L’obbiettivo è quello di fornire e discutere gli aspetti generali dell’introduzione di un sistema di gestione documentale (GED) in una PMI manifatturiera italiana. Indipendentemente dalla varietà dei documenti presenti in ogni azienda, le tipologie qui considerate possono essere interpretate come un campione significativo caratteristico di ogni azienda del settore; i volumi assoluti possono invece variare notevolmente da caso a caso. Tutte le considerazioni riportate nascono da situazioni e dati reali.

1. Quaderni
1
0827 agosto 2009
APPUNTI
DIGITALI
Premessa
L’obbiettivo di questo documento è quello
di fornire e discutere gli aspetti generali
dell’introduzione di un sistema di gestione
documentale (GED) in una PMI
manifatturiera italiana. Indipendentemente
dalla varietà dei documenti presenti in ogni
azienda, le tipologie qui considerate
possono essere interpretate come un
campione significativo caratteristico di ogni
azienda del settore; i volumi assoluti
possono invece variare notevolmente da
caso a caso. Tutte le considerazioni
riportate nascono da situazioni e dati reali.
Nel seguito ci si propone di evidenziare gli effetti e le implicazioni per ciascuno dei
tre “elementi notevoli” che caratterizzano e influenzano le scelte di un sistema GED:
organizzativo
giuridico
tecnologico
In primo luogo con il committente è necessario raccogliere e sintetizzare le
informazioni che forniscono il quadro generale della situazione:
le tipologie di documenti di interesse
le modalità di archiviazione attuale e degli anni precedenti
i volumi medi
Contenuti:
Premessa
Documentazione amministrativa
Documentazione del rapporto con i clienti
Documentazione di gestione delle commesse
Documentazione tecnica
Documentazione del rapporto con I fornitori
Logiche di avviamento e impiego
Elementi notevoli della soluzione
La gestione elettronica dei
documenti
Elementi
notevoli per la
scelta di una
soluzione di
gestione
elettronica dei
documenti

2. 2
© ing. Roberto Gallerani
le esigenze e le condizioni generali attuali, concernenti la ricerca e il reperimento
dei documenti
Con riferimento alla situazione reale qui considerata, le tipologie interessate di
documenti sono state classificate nei seguenti raggruppamenti documentali:
Documentazione
amministrativa
Note
Fatture attive In relazione anche alla gestione commessa del
cliente
Fatture passive In relazione anche con gli ordini di acquisto
Giornali bollati
Archivi contabili, e/c bancari
Doc. cassa, note spese, e/c c.
di credito
Documentazione del rapporto
con i clienti
Note
Offerte clienti
Pratiche clienti In relazione alla gestione commessa del cliente
Conferme d’ordine In relazione alla gestione commessa del cliente
Contratti In relazione alla gestione commessa del cliente
Documentazione di gestione
delle commesse
Note
Documentazione commesse In relazione alla gestione del rapporto cliente
Pratiche commessa In relazione alla gestione del rapporto cliente
Documentazione tecnica Note
Manuali In relazione anche con la gestione commessa del
cliente
Ricambi In relazione anche con la gestione commessa del
cliente
Disegni tecnici e schemi In relazione anche con la gestione commessa del
cliente
Documentazione del rapporto
con i fornitori
Note
Ordini di acquisto In relazione con le fatture passive
Documentazione amministrativa
Aspetto tecnologico
Prescindendo dallo storico cartaceo, fatture passive, fatture attive, giornali bollati
provengono in generale dal sistema ERP e da documenti direttamente in formato
elettronico o mediante acquisizione via scanner, così come altri tipi di documentazione
quali note spese o assimiliabili. La documentazione relativa ai rapporti con gli istituti
di credito, è prevalentemente ottenuta attraverso le funzioni di home banking e di
interscambio di documenti elettronici, fattore che ne agevola l’archiviazione nel
sistema GED.
Aspetto giuridico
La normativa consente di limitare l’applicazione della conservazione sostitutiva
anche ad uno o più tipologie di documenti e quindi non necessariamente a tutti (art. 4
comma 2 D.M.E.F. 23 gennaio 2004). L’attuazione della conservazione sostitutiva
per una specifica tipologia di documento, attraverso un opportuno modulo software
certificato (ossia che crei i “media” di conservazione in forma e modalità aderenti
alla norma italiana), consente di non creare, e quindi eliminare, i corrispondenti
archivi cartacei.
Esempi di
raggruppamenti
documentali in
un caso reale
Documentazione
amministrativa

3. 3
© ing. Roberto Gallerani
Le tipologie di documenti del raggruppamento tipicamente poste in conservazione
sostitutiva sono: fatture passive, fatture attive, giornali bollati. Per la restante
documentazione, ed in particolare quella riguardante i rapporti bancari, vale il criterio
che, laddove si desideri conservare in forma unicamente elettronica documenti aventi
giuridicamente valore probatorio (data e origine certe) in caso di dibattimento, per essi
dovrà essere effettuata la conservazione sostitutiva.
Aspetto organizzativo
Sebbene l’effettuazione della conservazione sostitutiva non richieda necessariamente
l’impiego di un sistema di archiviazione (l’alimentazione del modulo di conservazione
sostitutiva potrebbe avvenire direttamente dall’ERP per fatture attive e giornali bollati,
da documenti elettronici o acquisizione mediante scanner di documenti cartacei per le
fatture passive, ecc), il suo impiego è da considerarsi propedeutico. Attraverso le
funzioni di archiviazione, i documenti soggetti alla conservazione sostitutiva possono
essere gestiti in una forma più completa e organica rispetto a quanto previsto dalla
normativa e quindi dal modulo software di conservazione sostitutiva; ad esempio
potrebbero essere mantenute ed utilizzate le relazioni tra fatture attive e commesse
cliente, tra fatture passive e ordini di acquisto ecc., favorendo, in caso di bisogno, la
navigazione e l’ utilizzo associativo dei documenti.
Documentazione del rapporto con i clienti
Aspetto tecnologico
Oltre allo storico cartaceo, i documenti possono essere in formato elettronico come
Microsoft Word, Excel, mail, fax oppure in forma cartacea e quindi da digitalizzare
attraverso uno scanner.
Aspetto giuridico
Per una parte dei
documenti potrebbe
essere applicata
proficuamente la
conservazione
sostitutiva. Si pensi ai
contratti per i quali si
manterrebbe il valore
probatorio pur in
assenza di una loro
gestione cartacea.
Aspetto organizzativo
Dal punto di vista
organizzativo,
l’archiviazione dei documenti nel GED non solo agevolerebbe le operazioni di messa
in conservazione sostitutiva, ma ne favorirebbe un utilizzo più efficiente ed agevole.
Ad esempio, per la gestione contratti che produce annualmente, nel caso in esempio,
circa 45.000 documenti, il sistema di archiviazione potrebbe permettere di organizzare
automaticamente i contratti in relazione alle offerte clienti e alle commesse,
consentendo di ricercare documenti nell’archivio per parole o frasi di riferimento (per
clausole del contratto o parole chiave ecc.)
Documentazione di gestione delle commesse
Aspetto tecnologico
La documentazione, al di là dello storico cartaceo, può essere direttamente in
formato elettronico come Microsoft Word, Excel, mail, fax oppure in forma cartacea e
quindi da digitalizzare attraverso uno scanner.
Documentazione
del rapporto con
i clienti
Documentazione
di gestione delle
commesse

4. 4
© ing. Roberto Gallerani
Aspetto giuridico
La documentazione relativa alle commesse costituisce la base per la ricostruzione
motivata degli elementi di fatturazione attiva. In tal senso, premessa la necessità di
un approfondimento sugli aspetti civilistici attinenti, la scelta eventuale di mantenere
tale documentazione unicamente in formato elettronico, potrebbe comportare
l’esigenza/utilità di porre in conservazione sostitutiva quei documenti di cui si voglia
mantenere l’opponibilità a terzi in sede di contenzioso o dibattimento, oppure nel caso
di ispezioni fiscali.
Aspetto organizzativo
Dal punto di vista organizzativo l’archiviazione della documentazione di commessa si
verrebbe a collocare in un contesto di maggior controllo ed efficienza d’uso, potendosi
relazionare automaticamente con la documentazione amministrativa e tecnica
corrispondenti.
Documentazione tecnica
Aspetto tecnologico
Oltre allo storico cartaceo, la provenienza può essere da altri sottosistemi informatici
aziendali come CAD e PDM/PLM, tipicamente documenti già in formato elettronico, di
origine interna o esterna (come nel caso della manualistica multilingua quando
venga gestita da studi esterni), oppure documenti trasmessi in forma cartacea e quindi
da digitalizzare mediante uno scanner.
Aspetto giuridico
Di considerazioni attinenti alla conservazione sostituiva, in questo caso non paiono
esservene. Va però sottolineata l’importanza della possibilità di mantenere e gestire
efficientemente nel GED i fascicoli tecnici delle macchine e degli impianti.
Aspetto organizzativo
Dal punto di vista organizzativo le funzioni di archiviazione possono consentire di
creare e gestire le relazioni ed i collegamenti ai documenti amministrativi e di
commessa corrispondenti, favorendo un maggiore controllo.
Documentazione del rapporto con I fornitori
Aspetto tecnologico
Al di là dello storico cartaceo, l’origine è tipicamente in formato elettronico e risulta di
agevole archiviazione nel sistema GED.
Aspetto giuridico
Nulla da rilevare
Aspetto organizzativo
Come per gli altri raggruppamenti, l’agevole gestione attraverso il sistema di
archiviazione favorisce l’utilizzo e il controllo anche attraverso le relazioni automatiche
con fatture passive o altre tipologie di documenti che si desiderino aggiungere in
futuro.
Logiche di avviamento e impiego
Per l’avviamento e l’impiego del sistema GED, in relazione al momento del suo avvio
in produzione, possono essere identificate due situazioni:
pregresso (pre-esistente)
futuro
Documentazione
tecnica
Documentazione
del rapporto con
I fornitori
Aspetti inerenti
all’avviamento

5. 5
© ing. Roberto Gallerani
Futuro
I raggruppamenti documentali, indicati precedentemente, possono essere
convenientemente trattati in forma elettronica attraverso le funzionalità di
archiviazione. L’ acquisizione intelligente della carta, per i documenti in ingresso
all’azienda ancora in questa forma, da sistemi fax e di posta elettronica, le funzionalità
di fascicolazione automatica nelle cartelle elettroniche, concorrerebbero tutti nel
tempo a creare un assieme organico e integrato dei documenti e delle informazioni
trattate. Attraverso le funzioni di BPM (Business Process Management), laddove
richiesto, sarebbero realizzabili percorsi assistiti o automatici per il trattamento di
particolari tipologie di documenti (es. approvazione di fatture passive, approvazione
delle note spese, gestione commesse ecc.). Gli strumenti di ricerca e analisi dei
documenti assicurerebbero la piena reperibilità mediante attributi chiave e l’uso di
parole o frasi chiavi del testo. Inoltre i documenti archiviati, soggetti a conservazione
sostitutiva, sarebbero immediatamente disponibili per la preparazione dei media a
norma di legge.
Una parte più o meno significativa del sistema “pregresso” sarebbe ereditata
(importata) nel sistema “futuro” con criteri da delineare in funzione del valore
attribuibile a fattori guida quali:
costo/risparmio legati al mantenimento, inteso come “stoccaggio”, della carta
(senza importazione)
costo/risparmio legati alla frequenza di utilizzo dei documenti, ai costi di ricerca
ed individuazione
costo/risparmio legati allo “sforzo dell’importazione” del pregresso nel GED
Di tali aspetti si discuterà nel seguito.
Poichè il sistema GED, nel suo impiego quotidiano, è inserito in uno scenario
aziendale composto da altri sistemi informatici (ERP, CRM, CAD, PDM/PLM, FAX
SERVER, MAIL SERVER, ecc), una componente importante del progetto deve
prevedere l’analisi e la definizione delle tipologie di documenti e informazioni trattate,
in relazione alle modalità di utilizzo ed integrazione tra i diversi sistemi aziendali.
Dal punto di vista economico concorrono poi anche fattori legati alle modalità di
distribuzione o concentrazione dei documenti e delle informazioni. Lo scenario più
semplice è quello di creare un punto unico di concentrazione di documenti e
informazioni ; gli utenti delle diverse sedi potranno accedere mediante programmi
Client/Server in LAN o su VPN, oppure attraverso un accesso web con un browser
internet.
In base alle esigenze o a valutazioni di performance legate alle linee di
comunicazione, si può anche optare per un approccio distribuito basato su più punti
di accesso e concentrazione, in questo caso da sincronizzare con politiche da definire.
In ogni caso occorre valutare e prevedere la disponibilità di hardware atto a:
servire l’applicazione (“application server”)
raccogliere e gestire i dati su database relazionale (“database server”)
raccogliere i documenti in area protetta (“file server”)
permettere la connettività via web (“web server” / “web application server”)
Come noto la scelta dell’hardware, in condizioni di regime, è in funzione tra l’altro:
del carico di lavoro
Valutare con
attenzione quanto
del pregresso
debba essere
effettivamente
importato
Valutare il grado di
integrazione con
gli altri sistemi
aziendali
Valutare
l’opportunità di
una soluzione
come servizio
(Saas) oppure
come sistema
hardware/software
aziendale

6. 6
© ing. Roberto Gallerani
del numero di documenti e della quantità di dati associati ad essi
della tipologia e delle dimensioni dei documenti
del numero di utenti concorrenti
delle modalità e delle linee di comunicazione
del livello di “alta affidabilità” (non interrompibilità del servizio) ritenuto “necessario
e sufficiente”
L’adozione di criteri di alta affidabilità porterebbe a considerare soluzioni che
suddividano le funzionalità server (application, database, file) su più macchine in
cluster attivo tra loro (ossia con la capacità di ogni macchina di sostituire quella che
nel frattempo cessasse di erogare il servizio) e l’impiego di SAN (storage area
network) o disk array su cui concentrare documenti e informazioni a disposizione del
cluster.
A titolo di esempio, nello
scenario aziendale
considerato era ipotizzabile la
produzione, ogni anno, di circa
300.000 nuovi documenti, da
considerare in formati e
contenuti anche ampiamente
diversi tra loro. In maniera
assolutamente indicativa e
media, rispetto a situazioni
analoghe, se si immagina
una produzione annuale
suddivisa in:
70 % 0,2 MB impegno basso-medio
30 % 0,8 MB impegno medio-alto
si ha
300.000 * 0,7 * 0,2 = 42 GB
300.000 * 0,3 * 0,8 = 72 GB
-------------
114 GB / anno
E peri dati strutturati per ogni documento:
300.000 * 700 Bytes = 200 MB/anno
Anche con i volumi considerevoli del caso in esempio, indicativamente l’occupazione
annuale potrebbe essere non molto distante dai 110-130 GB/anno .
E’ evidente che l’impiego di hardware specifico (SAN, disk array), oltre che per gli
aspetti di affidabilità, contribuirebbe a rendere più flessibile e potente la gestione di
ampi volumi di dati e documenti.
Ovviamente gli stessi risultati funzionali, ma non il medesimo grado di affidabilità,
sarebbero ottenibili mediante l’impiego di normali server anche non in cluster e con
una sovrapposizione sulla stessa macchina di più funzioni. Questa ipotesi potrebbe
essere altresì vista come una possibilità transitoria in fase iniziale, consentendo
eventualmente l’uso di apparati già presenti in azienda, per poi procedere
gradualmente, in escalation, verso la configurazione di regime.
Uno scenario più articolato è quello di tipo “dipartimentale”, in cui ogni sede dispone
delle risorse locali di archiviazione (server locali), concorrendo a mantenere
aggiornato e sincronizzato un sistema centrale attraverso linee di comunicazione a
livello geografico.

7. 7
© ing. Roberto Gallerani
Gli apparati hardware necessari, acquistati o noleggiati, possono poi essere collocati
presso il CED aziendale o in “housing/outsourcing” presso un data center esterno.
Inoltre deve essere valutata, in relazione alle esigenze ed allo scenario aziendale, la
possibilità di impiegare delle soluzioni di tipo SaaS (Software as a Service),
considerando le necessità, le funzionalità, il numero di utilizzatori ed i canoni di
fruizione del servizio.
Pregresso
Per il pregresso, sia esso in forma cartacea o elettronica, è opportuno valutare:
Il costo/risparmio legato al mantenimento, inteso come “stoccaggio”, della carta
(senza importazione), denominato semplicemente nel seguito “stoccaggio”.
Il costo/risparmio legato alla frequenza di utilizzo dei documenti e delle
informazioni ed ai costi di ricerca e individuazione, denominato semplicemente
nel seguito “utilizzo”.
Il costo/risparmio legato allo “sforzo di importazione” del pregresso nel sistema
GED, denominato semplicemente nel seguito “importazione”.
Raggruppamento
documentale
Documentazione amministrativa
Fattori guida
“Utilizzo” Molte delle informazioni attinenti all’esercizio in corso e
la sintesi degli esercizi precedenti, sono ricavabili dal
sistema ERP/CRM. Per gli esercizi precedenti, l’utilizzo
diretto dei documenti, legato a esigenze interne o
all’eventualità di verifiche fiscali, decresce con il
regredire nel tempo verso il termine di 10 anni. In
generale le frequenze di utilizzo ed i tempi di accesso
non risultano critici.
“Importazione” I costi di un’importazione nel GED della
documentazione pregressa in forma cartacea, pur in
presenza di sistemi di automazione basati su
“tecnologie esperte”, risulterebbero comunque
significativi sia in sede di analisi che di attuazione. Per
la documentazione disponibile in formato elettronico, i
costi di importazione risultano in generale molto
inferiori.
“Stoccaggio” Lo stoccaggio di una decina d’anni di documentazione
amministrativa, unito ad altra eventuale
documentazione storica di altri raggruppamenti,
costituisce senza dubbio un fattore di costo importante
per impegno di locali ed infrastrutture che ne
garantiscano una conservazione adeguata.
A titolo di esempo, per il caso in esame, 10 anni di
documentazione amministrattiva potrebbero
corrispondere a circa:
1.600.000 pagine (supponiamo in prevalente formato
A4)
che, archiviate in raccoglitori A4, corrisponderebbero a
circa:
22 m
3
di volume occupato
36 m di scaffali alti 2 mt
Considerazioni
sullo stoccaggio
del materiale
pregresso

8. 8
© ing. Roberto Gallerani
ma a circa soli:
24 DVD oppure 4 BLUE RAY
Indicazioni generali
Se per il “futuro” l’archiviazione e la conservazione sostitutiva attraverso il GED non
appare in dubbio, per il pregresso cartaceo, in considerazione degli elementi rilevati
si potrebbe ipotizzare:
70 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego, stoccata in ambienti
sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di servizi di stoccaggio
esterni
20 % della documentazione cartacea stoccata “in casa” , ad esempio per i due
esercizi precedenti a quello corrente, per garantire un accesso più rapido ed
economico in caso di controlli o verifiche fiscali
10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce
alla documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri
raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi e una semplificazione
nella gestione e nella navigazione dei documenti e delle informazioni. A titolo di
esempio si pensi al caso in cui si decidesse di importare dal pregresso cartaceo la
documentazione di parte delle commesse passate; anche la corrispondente
documentazione di fatturazione attiva verrebbe ad assumere una sua rilevanza in
relazione con le corrispondenti commesse.
Raggruppamento
documentale
Documentazione del rapporto con i clienti
Fattori guida
“Utilizzo” I tipi di documenti assumono rilievo assieme a quelli di
gestione delle commesse, per la rilevazione e il
controllo del rapporto con i clienti. Inoltre, insieme alla
documentazione specifica di commessa, possono
costituire elemento di rafforzamento della fondatezza
della fatturazione attiva in caso di verifiche fiscali (si
pensi alla contrattualistica e alle pratiche clienti). La
frequenza di utilizzo ed i tempi di reperimento
assumono in questo caso un peso maggiore. La
disponibilità, anche parziale, in linea nel sistema GED
del “fascicolo cliente” permette di agevolare
notevolmente le attività aziendali.
“Importazione” I costi di un’importazione nel sistema di archiviazione
della documentazione pregressa in forma cartacea, pur
in presenza di sistemi di automazione basati su
“tecnologie esperte”, risulterebbero comunque
significativi sia in sede di analisi che di attuazione. Per
la documentazione disponibile in formato elettronico, i
costi di importazione sarebbero inferiori. Molta della
documentazione di questo raggruppamento è
ipotizzabile che abbia un’origine elettronica: in linea su
file server, ERP, CRM o archiviata sotto forma di
backup storici.
“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato
alla rilevanza delle relazioni con la documentazione di
carattere amministrativo e con la previsione delle
esigenze di consultazione.
Nel caso in esame i dati forniti, hanno portato a stimare
per questo raggruppamento, circa 1.500.000 di pagine
distribute su un arco temporale che va dai 2 a 18 anni a
Considerazioni
sullo stoccaggio
del materiale
pregresso

9. 9
© ing. Roberto Gallerani
seconda della tipologa di documento.
Documenti che archiviati in formato cartaceo, ad
esempio in raccoglitori A4, corrisponderebbero a circa:
21 m
3
di volume occupato
ma a circa soli:
24 DVD oppure 4 BLUE RAY
Indicazioni generali
In questo caso la documentazione cartacea di impiego meno frequente, anche rispetto
a criteri di datazione, potrebbe essere stoccata, come servizio, esternamente
all’azienda e quella ormai obsoleta distrutta; quella elettronica non importata viene
implicitamente considerata archiviata storicamente su file server o sistemi di backup
off-line. La documentazione a conferma della fondatezza della fatturazione attiva
potrebbe essere mantenuta internamente all’azienda per i 2-3 esercizi precedenti a
quello corrente e, per gli altri anni sarebbe da valutare in relazione alla natura,
cartacea o elettronica, ai costi di stoccaggio e alla rilevanza di un suo mantenimento o
meno.
Se per il “futuro” l’archiviazione attraverso il GED non appare in dubbio, per il
pregresso in considerazione degli elementi rilevati si potrebbe ipotizzare:
80 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego (quella più datata),
stoccata in ambienti sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di
servizi esterni di “stoccaggio”
10 % della documentazione cartacea stoccata “in casa”, per una più agevole
consultazione in caso di necessità
10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce
a quella documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri
raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi ed una semplificazione
nella gestione e nella navigazione di documenti e informazioni
Raggruppamento
documentale
Documentazione di gestione delle commesse
Fattori guida
“Utilizzo” Le tipologie di documenti considerate nel
raggruppamento forniscono traccia dello sviluppo di
commessa ed evidenziano la fondatezza della
fatturazione attiva in caso di verifiche fiscali. La
frequenza di utilizzo ed i tempi di reperimento
assumono un peso significativo. La disponibilità, anche
parziale, in linea nel sistema GED del “fascicolo
commessa cliente”, in relazione a quello più generale
del cliente, permette di agevolare le attività aziendali.
“Importazione” Al solito, i costi di importazione della documentazione
pregressa andrebbero valutati attentamente in funzione
dell’origine esclusivamente cartacea, oppure anche
elettronica, dei documenti stessi.
Per la documentazione disponibile in formato
elettronico, i costi di importazione sarebbero certamente
molto inferiori. Molta della documentazione del
raggruppamento è di origine elettronica: in linea su file
server, ERP, CRM o archiviata sotto forma di backup
storici recuperabili.
“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato
Considerazioni
sullo stoccaggio
del materiale
pregresso

10. 10
© ing. Roberto Gallerani
alla rilevanza delle relazioni con la documentazione di
carattere amministrativo e con la previsioni di
consultazione dei documenti storici.
Nel caso in esame, i dati forniti, hanno portato a
stimare per questo raggruppamento, circa 2.500.000 di
pagine distribute su un arco temporale che va
principalmente da 5 a 8 anni, con punte per alcune
situazioni anche di “decenni”.
Documenti che archiviati in formato cartaceo
potrebbero corrispondere a circa:
35 m
3
di volume occupato
ma a circa soli:
39 DVD oppure 7 BLUE RAY
Indicazioni generali
La documentazione di impiego meno frequente, anche rispetto a criteri di datazione,
potrebbe essere stoccata, come servizio, esternamente all’azienda oppure distrutta nel
caso fosse obsoleta; quella elettronica non importata viene implicitamente considerata
archiviata storicamente su file server o sistemi di backup off-line. La documentazione
di commessa utilizzabile a evidenza della fondatezza della fatturazione attiva
potrebbe essere mantenuta internamente all’azienda per i 2-3 esercizi precedenti a
quello corrente e, per gli altri anni, sarebbe da valutare in relazione alla natura,
cartacea o elettronica, ai costi di stoccaggio ed alla rilevanza del suo mantenimento o
meno.
Se per il “futuro” l’archiviazione attraverso il sistema GED non appare in dubbio, per il
pregresso, in considerazione degli elementi rilevati si potrebbe ipotizzare:
80 % della documentazione cartacea, a ridotto livello di impiego (quella più datata),
stoccata in ambienti sicuri ma a minore accessibilità, anche attraverso l’impiego di
servizi esterni
10 % della documentazione cartacea stoccata “in casa”, per una più agevole
consultazione in caso di necessità
10 % acquisita e importata nel sistema di archiviazione. In questo caso ci si riferisce
a quella documentazione che, nell’ipotesi di acquisizione anche parziale per altri
raggruppamenti documentali, possa apportare dei vantaggi e una semplificazione
nella gestione e nella navigazione di documenti e informazioni.
Raggruppamento
documentale
Documentazione tecnica
Fattori guida
“Utilizzo” Manualistica, documentazione relativa alle parti di
ricambio e disegni/schemi tecnici costituiscono
senz’altro, per il pregresso, una consistente mole di
materiale con formato ed origine dei documenti molto
differenziati. Certamente questo raggruppamento è
caratterizzato dalla maggiore esigenza, rispetto agli
altri, di disponibilità e di reperibilità dei documenti e
delle informazioni. L’impiego del sistema GED
favorisce la gestione elettronica del fascicolo cliente e
di commessa.
“Importazione” Al solito, i costi di un’importazione nel GED della
documentazione pregressa devono essere valutati
attentamente in funzione dell’origine esclusivamente
Considerazioni
sullo stoccaggio
del materiale
pregresso

11. 11
© ing. Roberto Gallerani
cartacea o elettronica.
Per la documentazione disponibile anche in formato
elettronico, i costi di importazione sarebbero
certamente inferiori. Molta della documentazione di
questo raggruppamento è ipotizzabile che sia di origine
elettronica, in linea su file server, CAD, PDM/PLM o
archiviata sotto forma di backup storici recuperabili. Tra
l’altro per i disegni tecnici, intesi come esecutivi, layout
ecc., approvati e rilasciati nel tempo, l’importazione
dovrebbe prevedere un’eventuale valutazione tra
l’acquisione in “formato raster” (per soli fini
documentali) oppure in formato vettoriale allo scopo di
consentirne un reimpiego nei sistemi CAD.
“Stoccaggio” Lo stoccaggio dello storico cartaceo è fortemente legato
alla rilevanza delle esigenze di reperimento e
consultazione e, soprattutto per i disegni tecnici, gli
schemi, i layout posti su carta, l’occupazione di spazio
può risultare estremamente elevata e la consultazione e
l’uso non agevoli.
Indicazioni generali
Data la natura della documentazione, lo stoccaggio del cartaceo dovrebbe essere
considerato prevalentemente in sede o, comunque, da vincolare a condizioni di facile
accesso.
Andrebbe valutato il volume cartaceo eventualmente eliminabile o collocabile in
ubicazioni di stoccaggio anche in servizio esterno. Per la documentazione in formato
elettronico, in funzione della natura, della collocazione e delle esigenze di
accessibilità, occorre valutare in dettaglio in quali casi effettuare l’importazione nel
sistema GED.
Raggruppamento
documentale
Documentazione del rapporto con i fornitori
Fattori guida
“Utilizzo” Nel caso in esame non ne viene indicato un frequente
e significativo utilizzo, anche se nell’ambito del sistema
GED le relazioni automatiche creabili con le relative
fatture di acquisto, potrebbero far sorgere nuove
opportunità di consultazione: in tal senso molto
dipende anche dal grado di impiego del sistema ERP e
delle sue funzionalità di gestione e controllo del “ciclo
passivo”
“Importazione” Data la natura del documento ed il periodo temporale a
cui si riferisce è presumibile una pressochè completa
disponibilità in forma elettronica, con un impatto
trascurabile, rispetto agli altri raggruppamenti, sul
processo di importazione nel sistema GED
“Stoccaggio” Le esigenze di stoccaggio, per il caso in esame,
appaiono trascurabili
Indicazioni generali
Nel ribadire l’impatto trascurabile, rispetto agli altri raggruppamenti documentali, si
tratterebbe di identificare l’eventuale sottoinsieme di documenti da importare nel
sistema GED mantenendo i restanti disponibili, internamente all’azienda, sul loro
supporto originale.
Elementi notevoli della soluzione
Per l’individuazione della soluzione di gestione documentale gli elementi da
selezionare, valutare e pesare in relazione alle esigenze, sono riassumbili in:
Considerazioni
sullo stoccaggio
del materiale
pregresso

12. 12
© ing. Roberto Gallerani
funzioni e servizi di elaborazione dei documenti e dei dati, sia di origine cartacea
che elettronica
servizi di stoccaggio della documentazione cartacea
modalità di fruizione e data center
piattaforma software e funzionalità
Ovviamente si deve osservare che, a seconda delle esigenze, dei volumi, delle
modalità e della gradualità con cui si ritiene opportuno affrontare il processo,
l’influenza, l’importanza e il peso dei diversi elementi indicati, può variare
notevolmente.
Elaborazione dei documenti
A tal fine il software deve essere in grado
di trattare i documenti acquisiti mediante
scanner, con strumenti di OCR (Optical
Character Recognition), di riconoscimento
dei barcode, con funzionalità di
elaborazione intelligente del documento per
estrarre le informazioni, effettuarne
l’indicizzazione ed, in taluni casi,
riconoscere il tipo di documento, allo scopo
di eseguire una corretta fascicolazione
anche in relazione ad altri documenti già
archiviati. Ad esempio nel caso delle fatture
passive, la funzione dovrebbe poter
riconoscere il tipo documento fattura
passiva ed estrarne le informazioni notevoli
(importo, numero documento, data emissione, ecc.), effettuare automaticamente
l’indicizzazione e archiviare la fattura fascicolandola anche in relazione all’ordine di
acquisto già archiviato.
Per i documenti di origine elettronica provenienti da altri sottosistemi aziendali (ERP,
CRM, PDM/PLM, FAX SERVER, MAIL SERVER, ecc.), le funzioni devono consentire
l’integrazione nella forma più semplice ed economica, la manipolazione e la
conversioni di files in formato testo, raster, vettoriale, ecc., con riconoscimento delle
informazioni contenute e generazione di file XML per l’interscambio tra i sistemi
coinvolti, pervenendo all’archiviazione organica, nel sistema GED, dei documenti e
delle informazioni. Il tutto riducendo al minimo gli interventi di configurazione e,
soprattutto, di scrittura di personalizzazioni software.
Trattando materiale cartaceo, deve essere valutatata anche la possibilità di fruire di un
servizio di digitalizzazione e preparazione per l’archiviazione elettronica nel sistema
scelto. In generale gli elementi principali che determinano il costo del servizio sono:
Formato (che determina le caratteristiche degli scanner da utilizzare), numero di
documenti e numero di pagine per documento
attività/tempi di suddivisione dei documenti per tipologia
attività/tempi di separazione delle singole pagine e di successiva ricomposizione
modalità di indicizzazione delle informazioni (automatica attraverso software,
mediante digitazione dei dati chiave, mista)
modalità di fruizione del servizio (con invio/fornitura diretti del materiale cartaceo,
con invio di materiale elettronico derivante da acquisizioni svolte internamente in
azienda, attraverso spedizioni via email o FTP, oppure utilizzando portali web
dedicati)
Elementi notevoli
della soluzione
Elaborazione dei documenti

13. 13
© ing. Roberto Gallerani
La valutazione e la scelta della soluzione sono determinate dalle tipologie e dai volumi
dei documenti in gioco, oltre che dalla valutazione dell’opportunità di demandare
all’esterno o meno l’esecuzione di queste operazioni. In taluni casi il ricorso al servizio
in “outsourcing” è permanente, mentre in altri è impiegato nella fase iniziale di
importazione del pregresso, per poi passare ad operare autonomamente.
Servizi di stoccaggio
Il servizio di stoccaggio della documentazione cartacea viene normalmente fornito dai
fornitori di soluzione, calcolando i costi in funzione della modalità di stoccaggio, con
una suddivisione in generale del tipo:
per pallet di dimensioni prefissate €/mese per pallet
per raccoglitori singoli €/mese per raccoglitore
per metri lineari di scaffali atti a ospitare i raccoglitori €/mese per metro lineare
impegnato
L’azienda fornisce il
materiale cartaceo
attraverso spedizioni con
corriere organizzate dal
fornitore del servizio,
avendo cura di apporre sui
singoli raccoglitori delle
opportune etichette
identificative con le
informazioni essenziali; le
etichette ed il formato delle
informazione sono
forniti/concordati con il
fornitore del servizio.
All’arrivo del lotto di
documenti il fornitore del servizio registra le informazioni in concomitanza dello
stoccaggio del materiale. La richiesta di documenti al fornitore del servizio può essere
effettuata, a seconda delle modalità, per fax o attraverso un opportuno portale web,
fornendo le informazioni chiave indicate all’invio sulle etichette. Normalmente la
richiesta viene gestita a livello di raccoglitori (ad esempio DOX o altro) e non a livello
di singolo documento. A seconda della modalità di stoccaggio i tempi di recupero
possono essere molto diversi: raccoglitori ospitati per metro lineare su scaffali sono
reperibili molto più rapidamente di quelli stoccati per pallet. In quest’ultimo caso, molti
fornitori del servizio, non prevedono neppure la possibilità di ricerca, in quanto i
documenti potrebbero non essere organizzati per raccoglitore: in questo caso è il
cliente che deve recarsi presso il centro di stoccaggio e ricercare autonomamente nel
pallet i documenti. I raccoglitori richiesti vengono quindi spediti all’azienda la quale,
dopo l’utilizzo, provvederà al reinvio al fornitore del servizio. Utilizzando un portale
web di norma è anche possibile avere informazioni sullo stato della consegna dei
documenti richiesti. Nel caso sia previsto un servizio di estrazione di singoli documenti
essi vengono trasmessi via fax o email, oppure sono resi accessibili in forma
elettronica attraverso un portale web.
Naturalmente il fornitore del servizio deve offrire tutte le garanzie di qualità e sicurezza
attinenti alla buona conservazione fisica del materiale cartaceo affidatogli.
Modalità di fruizione e Data Center
Optando per la fruizione della soluzione in modalità SaaS (Software as a Service),
sarà importante valutare oltre alle caratteristiche del software utilizzato anche quelle
della piattaforma hardware e del Data Center, e in particolare:
Elementi notevoli
della soluzione
Servizi di stoccaggio
Modalità di fruizione e Data
Center

14. 14
© ing. Roberto Gallerani
infrastruttura di sicurezza di rete
infrastruttura di sicurezza fisica (ingressi
blindati, registrazione accessi, impianti
antincendio, allarmi, criteri di costruzione
antisimica degli edifici, condizioni di sicurezza
contro gli allagamenti, gruppi elettorgeni e di
continuità, ecc
larghezza di banda assicurata sul lato Data
Center e larghezza di banda disponibile dal
lato aziendale
sistemi e procedure di backup e disaster
recovery
SLA (Service Level Agreement) assicurate per
l’utilizzo del servizio
modalità di accesso da remoto e fisicamente
presso il data center
Nel caso di collocazione in “housing/outsourcing” di propri apparati, oltre alla
valutazione delle caratterstiche specifiche del Data Center, sarà indispensabile
valutare la scelta equilibrata dei propri apparati di elaborazione ed archiviazione,
acquistati o noleggiati
Piattaforma software e funzionalità
Nella valutazione della soluzione, prima ancora delle funzionalità, occorre considerare
la modalità di fruizione utile all’azienda, ed in particolare la necessità di accedere
anche, o esclusivamente, via web mediante un browser internet. Le soluzioni
client/server, anche se spesso sono più ergonomiche ed efficienti, presentano diversi
ostacoli per l’impiego pratico e sicuro attraverso internet. In ogni caso la maggior parte
delle soluzioni sul mercato di tipo client/server prevede anche l’accessibilità via web;
molte altre soluzioni sono invece disponibili solo su piattaforma web. Questi aspetti
sono importanti anche nel caso di un’installazione interna, in relazione alle esigenze di
impiego dall’esterno (casa, altre sedi, partner, clienti, utilizzatori mobili, ecc.)
Dal punto di vista
funzionale un sistema
di gestione
documentale è una
soluzione software
integrata che
consente, con
flessibilità e
semplicità,
l’acquisizione,
l’archiviazione, la
gestione, la
distribuzione e la
conservazione
sostitutiva della
documentazione,
operando con pc in
ambiente Microsoft
Windows e via web
attraverso un browser
internet. La
soluzione deve
essere modulare e in grado di soddisfare le esigenze dei diversi settori aziendali
secondo modalità e importanza diverse in ogni azienda, coprendo tutte le esigenze
Elementi notevoli
della soluzione
Piattaforma software e
funzionalità

15. 15
© ing. Roberto Gallerani
di gestione dei documenti e delle informazioni associate, strutturate e non, favorendo
l’integrazione con le altre componenti del sistema informativo aziendale.
Acquisizione intelligente dei documenti cartacei
Nell’acquisizione via scanner dei documenti cartacei, oltre al consueto processo di
riconoscimento dei caratteri, può risultare utile disporre di funzionalità per la
determinazione automatica del tipo di documenti ( es. fatture di acquisto dei diversi
fornitori, documenti di trasporto, ordini dei diversi clienti , ecc). In molte soluzioni,
durante l’acquisizione, dopo la fase di riconoscimento dei caratteri, un sistema di
classificazione, basato su tecniche di tipo semantico e “logica fuzzy”, permette
l’individuazione automatica del tipo di documento e successivamente l’estrazione delle
informazioni, sia per gli attributi strutturati (es: n. fattura, data emissione,ecc) che per i
contenuti testuali del corpo del documento. In questo modo si ottengono significativi
risparmi di tempo ed una sostanziale riduzione degli errori. Naturalmente poiché
l’esecuzione di questi processi di riconoscimento, richiede la configurazione ed un
“addestramento” del software, deve essere valutato l’impiego caso per caso, in
funzione del volume delle diverse tipologie di documenti.
Inserimento di nuovi documenti elettronici
I documenti già in formato elettronico è opportuno che siano archiviabili direttamente
attraverso le funzioni standard di salvataggio del programma che li gestisce (es:
Microsoft Word, Microsoft Excel, Autocad, ecc) senza alcuna funzione aggiuntiva o
modifica software del programma stesso. In questo modo l’utilizzatore non è costretto
ad apprendere ed utilizzare funzioni e comandi diversi da quelli normalmente
impiegati, eliminando al contempo il pericolo di malfunzionamenti legati al processo di
revisione del software di elaborazione dei documenti. I documenti archiviati, suddivisi
per tipologia, sono classificati nelle cartelle elettroniche; in alcuni sistemi possono
essere introdotte delle regole per effettuare una fascicolazione automatica dei
documenti, creando al contempo delle relazioni tra documenti inerenti (ad esempio
archiviando una fattura passiva dalla quale sia stata estratta l’informazione n. ordine di
acquisto di riferimento, il sistema potrebbe correlare automaticamente la fattura al
documento d’ordine corrispondente).
Ricerca e utilizzo dei documenti e delle informazioni
La fruizione dei documenti avviene attraverso la ricerca con gli attributi specifici di
ogni tipo di documento, oppure mediante parole chiave o contenuti del corpo del testo.
In alcuni sistemi sono anche disponibili moduli opzionali per l’estensione delle funzioni
di ricerca con tecniche di tipo associativo, mediante l’impiego di reti semantiche,
attraverso cui risolvere ambiguità di significato delle parole o estenderne il senso (es:
espresso treno, caffè, veloce; polo automobile, volkswagen, t-shirt, maglietta ).
L’impiego di queste funzionalità può essere particolarmente utile in settori fortemente
specialistici o tecnici come il farmaceutico o quelli tecnologici di ricerca e sviluppo, a
causa della significativa presenza di sigle, acronimi e termini specialistici.
Business Process Management e gestione del ciclo di vita dei documenti
Dei documenti viene gestito il ciclo di vita, generalmente attraverso i tipici stati di
Modifica, Verifica, Approvazione ed Archiviazione storica, con l’inoltro ed il
coinvolgimento assistito, nelle singole fasi di gestione, delle figure autorizzate.
Mediante un modulo di BPM (Business Process Management) i documenti e le
informazioni possono essere trattati nei processi aziendali (processi di approvazione
di documenti, processi di aggiunta di informazioni, processi di scambio di documenti e
informazioni, ecc), interagendo con gli altri strumenti e sistemi presenti. La definizione
e la manutenzione dei processi avviene attraverso una consolle grafica di “design
interattivo” e con l’impiego di linguaggi di programmazione degli aspetti operativi.
Elementi notevoli
della soluzione
Piattaforma software e
funzionalità

16. 16
© ing. Roberto Gallerani
Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica
Un modulo per la conservazione sostitutiva
dei documenti permette l’eliminazione della
documentazione cartacea, nel pieno rispetto
delle normative italiane. I documenti
selezionati dopo una ricerca, vengono resi
disponibili alla funzione che si occupa di
generare, in modo completamente
automatico, i media contenenti i documenti
con firma elettronica e marca temporale,
pronti per essere collocati in una cassaforte
dopo l’applicazione delle etichette di
riferimento generate dal sistema.
L’ammissibilità di legge nella conservazione
della documentazione fiscale, ed in generale
in tutti i casi in cui debba essere mantenuto il
valore probatorio di un documento, incentiva il
pieno utilizzo di questa funzionalità, riducendo
l’onere ed i costi di gestione del cartaceo a favore di una condizione di esercizio più
efficiente, semplice e sicura.
Attraverso un ulteriore funzione in molti sistemi è anche possibile la preparazione e la
spedizione automatica di fatture elettroniche, ossia provviste di firma digitale e
riferimento o marca temporale.
Comunicazioni e lavoro di gruppo
Funzioni di integrazione con i sistemi di Groupware come Microsoft Exchange Server
/ Outlook e Ibm Lotus / Domino permettono l’archiviazione automatica della posta in
arrivo ed in uscita negli opportuni fascicoli. Allo stesso modo anche la gestione
automatizzata dei fax in arrivo ed in uscita beneficia degli stessi vantaggi. Email e fax
diventano quindi, a tutti gli effetti, documenti caratterizzati da attributi e da contenuti
informativi, collocati in cartelle elettroniche del sistema sulla base di criteri di
classificazione.
Integrazione con sistemi di ERP e CRM
Particolarmente importante è poi la valutazione delle funzionalità di integrazione con
gli altri sistemi aziendali come ERP, CRP, PDM/PLM ecc. In molte soluzioni esistono
moduli standard certificati per l’integrazione con in princapli software applicativi
(Microsoft Dynamics NAV, SAP/R3, Microsoft Dynamics CRM, ecc.). L’integrazione
certificata con un ERP rende accessibili i documenti direttamente dall’ERP attraverso
la loro associazione agli “oggetti contabili”; le funzioni di ricerca e gestione dei
documenti vengono rese disponibili direttamente dalle interfacce funzionali dell’ERP,
inoltre viene generalmente automatizzato il processo di acquisizione di documenti
passivi dal cartaceo al sistema documentale, scambiando le informazioni con il
sistema ERP.
Integrazione generalizzata verso altri sistemi
Al fine di favorire l’integrazione e la personalizzazione delle interazioni con i diversi
sistemi aziendali (importazione di documenti e informazioni da ERP diversi da quelli
previsti, la conversione automatica di formato dei documenti, l’estrazione di
informazioni da lotti di documenti e la trasmisione in XML, ecc.), sono utili funzioni per
effettuare operazioni di manipolazione e conversioni di files in formato testo, raster,
vettoriale, ecc., con riconoscimento delle informazioni contenute e generazione di file
XML per l’interscambio tra i sistemi coinvolti. Il tutto riducendo al minimo le operazioni
di configurazione o personalizzazione attraverso la scrittura di programmi specifici. In
alcuni sistemi, la maggior parte degli interventi è possibile effettuarla attraverso la
Elementi notevoli
della soluzione
Piattaforma software e
funzionalità

17. 17
© ing. Roberto Gallerani
configurazione di pannelli interattivi, mediante cui fornire i dati necessari per eseguire
le operazioni richieste, e senza scrivere nessuna riga di software.
Altri riferimenti
Dematerializzazione e conservazione sostitutiva
http://www.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A05-Dematerializzazione-e-conservazione-sostitutiva-V001.pdf
La fattura elettronica
http://www.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A06-La-fattura-elettronica-V001.pdf
Documenti elettronici-Cifratura, firma elettronica e marca temporale
http://www.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A03-Documenti-elettronici-Cifratura-firma-elettronica-e-marca-temporale-V001.pdf
Struttura organizzativa nelle PMI
http://www.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A02-Struttura-organizzativa-nelle-PMI-V001.pdf
CRM Customer Relationship Management, tra organizzazione e tecnologia
http://www.gallerani.it/wordpress/wp-content/uploads/2010/01/A07-CRM-Customer-Relationship-Management-tra-organizzazione-e-tecnologia-V001.pdf

18. 18
© ing. Roberto Gallerani
Quaderni 08 27 AGOSTO 2009
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
ing. Roberto Gallerani
a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:
Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:
• Gestione elettronica dei documenti
• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
• CRM: Customer Relationship Management
• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico
Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
e la “business continuity”:
• Architetture di elaborazione in cluster
• Virtualizzazione e consolidamento
• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS
Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:
• Electronic Document Management
• Product Data Management / Product Lifecycle Management
• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
• Gestione dei processi di formazione aziendali
Progetti speciali
• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile