Laporan Sistem Informasi Akuntansi Pada Alfa Midi

1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA
GERAI ALFAMIDI
PT. MIDI UTAMA INDONESIA
Tugas Kelompok
Untuk Memenuhi Tugas Materi Sistem Informasi Akuntansi
Program Studi : D3 Akuntansi
Disusun Oleh :
1. Aldy Rivaldy (143060020576)
2. Cecilia Rooschella (143060020771)
3. Lestari Purnamasari (143060019900)
4. Masyhar Fauzin (143060020443)
5. Rahma Noor Fadhila (143060019483)
6. Tri Setiawan (143060020216)
POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN
Tangerang Selatan
2016

2. 2
DAFTAR ISI
JUDUL.................................................................................................................... 1
DAFTAR ISI........................................................................................................... 2
BAB 1 ..................................................................................................................... 3
Pendahuluan ........................................................................................................ 3
A. Latar Belakang ......................................................................................... 3
B. Tujuan....................................................................................................... 6
C. Rumusan Masalah .................................................................................... 6
D. Metode Penelitian..................................................................................... 6
BAB 2 ..................................................................................................................... 8
ISI ........................................................................................................................ 8
A. Siklus Pendapatan..................................................................................... 8
B. Siklus Produksi....................................................................................... 11
C. Siklus Pengeluaran ................................................................................. 13
D. Siklus Penggajian ................................................................................... 21
E. Manajemen Risiko.................................................................................. 22
BAB 3 ................................................................................................................... 28
Kesimpulan........................................................................................................ 28
Daftar Pustaka...........................................................................................................

3. 3
BAB 1
Pendahuluan
A. Latar Belakang
Dewasa ini teknologi informasi selalu mengalami perkembangan.
Berbagai jenis kegiatan tak lepas dari yang namanya teknologi, terutama
dalam kegiatan suatu perusahaan. Dalam pencatatan transaksi kegiatan,
perusahaan menggunakan suatu sistem yang disebut Sistem Informasi
Akuntansi.
Sistem sendiri memiliki pengertian kumpulan dari beberapa unsur atau
komponen yang berhubungan antara satu dengan lainnya dan akan
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu atau sistem adalah
suatu kesatuan yang terdiri dari dua/lebih komponen yang terjalin satu sama
lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bisa dikatakan bahwa suatu sistem
yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam
organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi bagi
pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
Menurut Feriyanto terdapat dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem.
Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Sistem
menurut pendekatan ini didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen
yang saling berkaitan dan berinteraksi satu dengan lainnya untuk mencapai
suatu tujuan tertentu. Definisi kedua lebih menekankan pada prosedur-
prosedur, menurut pendekatan ini sistem diartikan sebagai suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-
sama untuk melakukan suatu tujuan tertentu.
Sedangkan pengertian sistem menurut Mulyadi adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan.
Dari definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari
sistem adalah sebagai berikut:

4. 4
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan RI (No. 476 KMK. 01 1991)
pengertian akuntansi adalah suatu proses pengumpulan, pencatatan,
penganalisaan, peringkasan, pengklasifikasian dan pelaporan transaksi
keuangan dari suatu kesatuan ekonomi untuk menyediakan informasi
keuangan bagi para pemakai laporan yang berguna untuk pengambilan
keputusan.
Menurut beberapa ahli, pengertian Sistem Informasi Akuntansi yaitu
sebagai berikut:
1. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem
informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu
entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain,
untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi
akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi
dari para pengguna atau pemakainya (users).
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar
dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh
Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertian sistem informasi akuntansi adalah,
“Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur
untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini
dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai
pengambilan keputusan.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3)
mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan
dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.”

5. 5
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess &
Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem
akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna
mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola
perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik,
kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”
5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998,
h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan,
prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data
mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan
tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-
laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-
usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti
pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk
menilai hasil operasi.”
Sehingga Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi
fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti
sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi
lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini
menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem
informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi
akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi
Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
2. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam
proses pengambilan keputusan.
3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Pada Sistem Informasi Akuntansi dikenal sebagai suatu sistem yang
terdiri dari beberapa siklus, dimana siklus-siklus saling berhubungan satu
sama lain. Siklus-siklus tersebut yaitu:

6. 6
1. Siklus Pendapatan
2. Siklus Produksi
3. Siklus Pengeluaran
4. Siklus Penggajian
B. Tujuan
1. Mempelajari lebih dalam mengenai Sistem Informasi Akuntansi.
2. Mengetahui sistem informasi akuntansi pada PT Midi Utama Indonesia
dari berbagai siklus kegiatan yang ada.
3. Membandingkan mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang ada pada
teori dengan keadaan nyata atau yang dipraktikkan oleh perusahan-
perusahaan.
C. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Siklus Pendapatan pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi
Utama Indonesia?
2. Bagaimana Siklus Pengeluaran pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi
Utama Indonesia?
3. Bagaimana Siklus Produksi pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi
Utama Indonesia?
4. Bagaimana Siklus Penggajian pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi
Utama Indonesia?
D. Metode Penelitian
Dalam melaksanakan penelitian ini, kami menggunakan metode. Metode
penelitian yanng digunakan oleh kelompok kami adalah metode studi kasus.
Pengertian studi kasus menurut beberapa pakar sebagai berikut. Menurut
Bogdan dan Bikien (1982) studi kasus merupakan pengujian secara rinci
terhadap satu latar atau satu orang subjek atau satu tempat penyimpanan
dokumen atau satu peristiwa tertentu.

7. 7
Surachrnad (1982) membatasi pendekatan studi kasus sebagai suatu
pendekatan dengan memusatkan perhatian pada suatu kasus secara intensif
dan rinci. Sementara Yin (1987) memberikan batasan yang lebih bersifat
teknis dengan penekanan pada ciri-cirinya. Ary, Jacobs, dan Razavieh (1985)
menjelasan bahwa dalam studi kasus hendaknya peneliti berusaha menguji
unit atau individu secara mendalarn. Para peneliti berusaha menernukan
sernua variabel yang penting.
Berdasarkan batasan tersebut dapat dipahami bahwa batasan studi kasus
meliputi:
1. Sasaran penelitiannya dapat berupa manusia, peristiwa, latar, dan
dokumen;
2. Sasaran-sasaran tersebut ditelaah secara mendalam sebagai suatu
totalitas sesuai dengan latar atau konteksnya masing-masing dengan
maksud untuk mernahami berbagai kaitan yang ada di antara
variabel-variabelnya.

8. 8
BAB 2
ISI
A. Siklus Pendapatan
Data Flow Diagram Sales Order Entry Alfa Midi
Data Flow Diagram Shipping Alfa Midi

9. 9
Data Flow Diagram Billing Alfa Midi
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan
barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari
penjualan-penjualan tersebut. Siklus Pendapatan merupakan prosedur
pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan
barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Siklus
pendapatan terkait dengan penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari
yang dibutuhkan pelanggan, Alfa Midi melakukan pemasarannya dengan
menggunakan tiga program, yaitu Special Big Event, Program Thematic and
Exclusive Fair, dan Off Air Events, serta program-program promosi
berkelanjutan program Hemat Awal Pekan dan program JSM (Jumat Sabtu
Minggu).
Program pemasaran tersebut didukung oleh Komunikasi Pemasaran
Above the Line (ATL) berupa media konvensional, media digital maupun
media sosial serta media-media Below the Line (BTL). Ada juga program
berkelanjutan yaitu program loyalitas pelanggan (Cotumer Loyalty Program)
berupa apresiasi pelanggan serta berbagai program promosi bagi anggota
Midicard (kartu pelanggan untuk gerai Alfamidi, Alfaexpress dan Lawson).
Program bernilai tambah terus ditingkatkan baik dari segi pelayanan maupun
dari segi informasi teknologi.
Aktivitas bisnis pada Siklus Pendapatan yaitu:

10. 10
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
a. Mengambil pesanan pelanggan
b. Menjawab permintaan pelanggan
2. Pengiriman barang
a. Ambil dan pak pesanan
b. Kirim pesanan
c. Penagihan dan piutang usaha
3. Penagihan kas
a. Menangani kiriman uang pelanggan khusus
b. Menyimpannya ke bank
4. Pemeriksaan jumlah fisik barang (stock opname)
a. Pesanan dari pelanggan disesuaikan dengan ketersediaan barang
yang ada di gudang.
b. Melakukan pencatatan barang yang masih ada di gudang.
Siklus Pendapatan memiliki beberapa tujuan yang dibedakan menjadi
tujuan utama dan tujuan lainnya. Tujuan utama siklus pendapatan adalah
menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga
yang sesuai. Tujuan-tujuan lain :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat. Setiap transaksi yang masuk
akan langsung dicatat dengan menggunakan sistem komputer.
5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. Penggunaan sistem
komputer yang canggih membuat Alfa Midi tidak perlu mengalami
kerugian dalam penjualan barangnya. Setiap penjualan atau transaksi
yang terjadi dicatat secara online dengan data yang mudah diupdate.
Oleh sebab itu, kemungkinan adanya kehilangn ataupun pencurian
aset dapat ditelusuri dengan mudah.

11. 11
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif yaitu,
pelanggan mengambil sendiri barang yang mereka butuhkan pada rak
barang yang ada di Alfa Midi.
B. Siklus Produksi
Berbagai inovasi terus dilakukan oleh perusahaan dalam usaha
mengembangkan bisnis perseroan dan memenangkan persaingan yang
senakin ketat. Salah satu hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan perusahaan adalah melakukan pengembangan produk yang
disediakan di gerai-gerai perseroan, peningkatan jumlah gerai dan penyediaan
gudang, dan pengembangan informasi teknologi.
1. Gudang perseroan
Pada tahun 2014, PT MIDI UTAMA INDONESIA memiliki 6
gudang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan/transit pasokan
barang sebelum dikirim ke gerai-gerai perseroan. Setiap gudang
dirancang untuk melayani kebutuhan pasokan bagi sekitar 150-450 gerai.
Pada akhir 2014, gudang perseroan menyuplai berang persediaan ke 843
gerai perseroan. Lokasi gudang perseroan tersebar di 6 wilayah, yakni
Bitung, Bekasi, Surabaya, Makasar, Medan, dan Samarinda.
Pada mulanya, terdapat gudang persediaan yang berlokasi di daerah
serpong namun dalam rangka peningkatan pelayanan dan pengembangan
teknologi, perseroan memindahkan gudang perseroan yang pada awalnya
berlokasi di Serpong ke daerah Bitung, Cikupa pada Mei 2014. Dengan
luas gudang yang lebih besar, perseroan mampu meningkatan pasokan
barang untuk lebih dari 450 gerai.
Gudang perseroan dibagi menjadi 2 kategori yaitu Gudang Dry dan
gudang fresh. Gudang Dry menyediakan pasokan barang makanan kering
dan menampung kurang lebih 7.600 SKU. gudang fresh menyediakan
pasokan barang berupa sayur, buah, dairy, dan makanan beku yang
menampung 600 SKU. Pemisahan tersebut dilakukan dengan maksud

12. 12
menjaga kualitas barang agar sampai di gerai dengan kondisi yang baik
dan siap dijual kepada konsumen.
Dalam hal pengaplikasian teknologi di gudang perseroan, gudang
telah ditunjang menggunakan sistem PTL (Pick to Light) dan terdaoat 2
gudang yang telah dilengkapi dengan sistem conveyor belt untuk proses
pemenuhan pesanan pasokan untuk dikirim ke gerai-gerai perseroan serta
penyiapan barang yang akurat dan tepat waktu.
Sistem pemesanan pasokan dari perseroan ke pemasok dilengkapi
dengan sistem order Business to Business yang dilengkapi dengan fitur
skedul, pengiriman produk, rute, dan informasi lainnya.
Proses pengiriman barang dari gudang ke gerai, perseroan
menggunakan jasa pengiriman pihak lain dimana 1 mobil angkutan dapat
menampung pasokan untuk 1-2 gerai untuk kebutuhan barang dry food
dan non-food dan 8-10 gerai untuk kebutuhan barang fresh dan frozen
food.
2. Penyediaan Pasokan Barang
Didalam laporan tahunan PT MIDI UTAMA INDONESIA
dinyatakan bahwa perseroan melakukan perencanaan penyediaan produk
di gerai dengan senantiasa memperhatikan bauran produk yang tepat
yang memberikan margin yang optimal dengan harga yang terjangkau
dan kompetitif dalam usaha memenuhi kebutuhan pelanggan.
Ketersediaan pasokan barang di gerai menyesuaikan pasokan barang
di gerai dengan kebutuhan pelanggan, menentukan bauran produk yang
tepat dan menyediakan barang dengan harga yang bersaing. Alfamidi
sebagai gerai keluarga mempunyai diferensiasi dengan gerai jenis lainnya
yakni gerai alfamidi juga menjual sayur serta buah-buahan. Untuk
memenuhi pasokan persediaan barang tersebut, perseroan bekerjasama
dengan petani setempat. perseroan berusaha untuk terus menjaga kualitas
sayur serta buah-buahan serta memberikan pelatihan kepada karyawan
mengenai tata cara penanganan sayur dan buah di gerai.

13. 13
Gerai alfamidi juga berupaya menyediakan kebutuhan keluarga
sehari-hari. Pemenuhan jenis produk fresh semakin dilengkapi sehingga
dapat memenuhi kebutuhan memasak, seperti ayam, telur, buah, sayur,
ikan beku, dan lain-lain. Alfamidi menambahkan penjualan produk-
produk premium di beberapa gerainya yang berlokasi di daerah
pemukiman menengah keatas. Hal ini merupakan salah satu strategi yang
dilakukan oleh perseroan. Jika strategi tersebut mendapat tanggapan yang
positif, jumlah toko yang menjual produk-produk premiun akan ditambah.
C. Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas
barang dan jasa yang dibeli. Pada PT Midi Utama Indonesia memfokuskan
pada pembelian barang jadi dan perlengkapan rumah tangga. Dalam Siklus
pengeluaran, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu
pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam
melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat

14. 14
subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan
utang atau sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas.
Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok,
sedangkan pihak internal yang terkait adalah bagian Distribution Center,
siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi
antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran
menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan bagian Distribution
Center tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu
kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga mengirimkan
data biaya ke sistem buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam
laporan keuangan dan laporan kinerja. Interaksi tersebut digambarkan secara
lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari
diagram arus data seperti pada gambar.
Siklus Pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis
komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme
pengolahan datanya, sedangkan input dan output yang dihasilkan relative
sama. PT Midi Utama Indonesia menggunakan sistem berbasis komputer

15. 15
dalam setiap pencatatan atau transaksi yang ada pada siklus pengeluaran.
Sistem berbasis komputer ini mengolah transaksi dalam siklus pengeluaran
yang mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:
1. Prosedur Permintaan Pembelian
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus
pengeluaran adalah permintaan barang atau supplies. Keputusan
yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa
yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan
di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas
persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang
kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang
yaitu gerai Alfamidi. Permintaan pembelian kadang-kadang juga di
buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang
menyampaikan informasi tentang back order. Dengan kecanggihan
teknologi informasi, bagian Distribution Center dapat mengetahui
barang apa saja yang perlu dibeli dari pemasok dan barang apa saja
yang harus diantar ke masing-masing gerai Alfamidi.
2. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesanan supplies. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh
petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman
pembelian. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah
pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas
barang, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan
pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,
terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau
dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh
sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah
produk, identitas pemasok tersebut akan menjadi bagian dari data
perusahaan atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika

16. 16
akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini,
maka kinerja pemasok secara periodik dievaluasi untuk
menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan
atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,
namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman
barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga
dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.
Pada salah satu gerai Alfamidi yang berada tepat di seberang
kampus PKN STAN, menggunakan pemasok yang sudah dikelola
oleh Distribution Center dan pemasok lain. Barang-barang
kemasan (makanan atau selain itu) dikirim pemasok ke Distribution
Center, lalu dari bagian Distribution Center selanjutnya
mengirimkan ke setiap gerai Alfamidi. Tetapi untuk barang berupa
sayur dan buah segar langsung dipesan dan diantar oleh pemasok.
3. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang di
setiap gerai Alfamidi bertanggung jawab untuk menerima barang
yang dikirim oleh Distribution Center atau pemasok. Selain barang
diterima, kemudian dilaporkan atau diinput invoice yang dibawa
oleh pihak pengirim. Maka data persediaan secara otomatis akan
berubah dan langsung masuk ke kantor pusat. Tujuan
diselenggarakan prosedur ini adalah
a. untuk menjamin bahwa semua penerimaan barang yang
dikirim Distribution Center atau pemasok telah diotorisasi.
b. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses
persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan
oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap
direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah

17. 17
untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input
aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang,
pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan
pembelian (purchase order detail files).
Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul
saat barang diterima.meskipun demikian, untuk alasan praktis,
sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan
disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah
untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima
layak di bayar. Tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar
jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh
bagian Distribution Center dan/atau gerai Alfamidi. Untuk
mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian
(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang
(berupa laporan penerimaan barang.
Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan
bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian
benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang
diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan
kondisi yang diterima.
5. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran
faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas
pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab
kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini
adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok
dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi
aplikasi ini adalah catatan dari file voucher. Keputusan kunci dalam
prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan
akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak.
Untuk membuat keputusan ini, dibutuhkan informasi anggaran kas

18. 18
jangka pendek dan jumlah barang pemasok yang terjual. Dalam
anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus
kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya
satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut
berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan
proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order
pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,
yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi
sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan
kas untuk pembayaran gaji karyawan. Apabila cukup anggaran kas
menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah
yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas, maka fasilitas
potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh
penghematan pengeluaran kas.
Tujuan dari Siklus Pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas
dengan pemasok barang perusahaan. Secara lebih rinci, tujuan Siklus
Pengeluaran adalah sebagai berikut:
1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai
dengan aturan yang dibutuhkan.
2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa
barang yang diterima dalam kondisi baik.
3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang yang benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.
6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan
pengeluaran yang telah diizinkan.
8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan
akurat.
Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:
Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan

19. 19
Pembelian Kredit Permintaan Pembelian
Pesanan Pembelian
Laporan Penerimaan Barang
Voucher
Pengeluaran Kas Check
Retur Pembelian Memo Debit
Seperti halnya siklus yang lain, dalam Siklus Pengeluaran ini juga
dihasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan pengawasan (control report),
register, dan laporan khusus (special report).
1. Laporan Kontrol
Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah
file. Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada
tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk
menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses
pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang
a. transaksi yang telah diposting, atau
b. jumlah angka atau nomor transaksi, atau
c. daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file
Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record
count, control total, dan cash total. Petugas pengawas data
mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk
menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan
secara tepat.
2. Register
Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode
waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan.
Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening
buku besar, sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran
audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam
sistem manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya

20. 20
register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut
dengan jurnal.
3. Laporan Khusus
Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer
dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.
Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:
a. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report)
Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di
bayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data
pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.
b. Laporan Umum Voucher
Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya. Laporan
ini sangat bermanfaat, karena jika perusahaan sampai
memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu
tertentu, akan berakibat negative bagi perusahaan.
Meskipun demikian, informasi yang disajikan dalam laporan-laporan
tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain. Setiap
kegiatan atau transaksi yang dilakukan oleh masing-masing gerai Alfamidi
maupun pada kantor pusat PT Midi Utama Indonesia langsung diinput dalam
aplikasi, sehingga akan selalu up-to-date dan lebih mudah dalam mengontrol
kegiatan perusahaan.

21. 21
D. Siklus Penggajian
Pada dasarnya, setiap usaha mengetahui bahwa tingkat kepuasan
pelanggan merupakan hal yang menentukan tingkat loyalitas pelanggan dan
menjadi salah satu tujuan perseroan yang terus berusaha dicapai. Salah satu
hal yag dilakukan perseroan untuk mencapai tujuan tersebut adalah
melakukan pelatihan serta peningkatan kemampuan karyawan sesuai dengan
standar yang ditentukan oleh perusahaan. Perseroan senantiasa
memprioritaskan efisiensi kinerja perseroan dengan cara manajemen sumber
daya manusia.
Operasional gerai secara harian didukung oleh karyawan yang telah
memperoleh pelatihan oleh perseroan sebelum ditempatkan di setiap gerai
perseroan yang ada. Hal tersebut dimaksudkan agar kinerja karyawan sesuai
dengan harapan dan standar perseroan dalam rangka mempertahan tingkat
kepuasan konsumen. Selain pemberian pelatihan di tahap awal kerja,
perseroan juga memberikan pelatihan secara tahunan melalui NOM (National

22. 22
Operation Meeting) dengan memberikan pengarahan, motivasi, serta
manyampaikan rencana, target, serta strategi tahun berjalan. Untuk
memotivasi karwayan gerai dalam bekerja, perseroan menyelenggaran suatu
program yang memberikan penghargaan kepada gerai yang mampu mencapai
tingkat prestasi prestasi yang ditetapkan perusahan, serta product of the
month dengan maksud untuk meningkatkan penjualan produk tertentu.
Didalam pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap gerai
yang dimiliki, perseroan memenuhi kebutuhan tersebut dengan membuka
rekutmen karyawan sesuai bidang-bidang serta kemampuan yang saat itu
dibutuhkan oleh perusahaan. Data jumlah karyawan yang direkrut akan
memperbarui data jumlah karyawan yang ada di perseroan. Data jumlah
karyawan beserta posisi dan gaji karyawan tersebut, karyawan tetap maupun
karyawan tidak tetap, dari kantor pusat akan diolah untuk menentukan total
gaji karyawan pada bulan atau tahun berjalan. Data penggajian yang telah
diolah akan diberikan ke kantor cabang (branch office) sesuai total biaya
penggajian di tiap cabang serta akan dicatat catat di laporan keuangan
perseroan. Data yang telah diterima oleh branch office tersebut akan diolah
untuk menerbitkan slip gaji setelah slip gaji dibuat, slip tersebut kemudian
diberikan ke setiap karyawan
E. Manajemen Risiko
Fungsi manajemen risiko merupakan tanggung jawab seluruh jajaran
manajemen dan unit kerja pada setiap dungsi bisnis dengan tugas
mengidentifikasi risiko sesuai wewenang yang melekat pada masing-masing.
Perusahaan menelaah dan menyetujui kebijakan pengelolaan risiko
sebagaimana dirangkum di bawah ini:
1. Risiko Pasar
Risiko pasar adalah risiko nilai wajar arus kas masa depan suatu
instrumen keuangan akan berfluktuasi karena perubahan harga pasar.
Harga pasar mengandung dua tipe risiko: risiko tingkat suku bunga dan
risiko nilai tukar mata uang asing. Instrumen keuangan yang terpengaruh

23. 23
oleh risiko pasar termasuk kas dan setara kas, uatang bank – jangka
pendek, utang lain-lain dan utang bank – jangka panjang,
2. Risiko Tingkat Suku Bunga
Risiko tingkat suku bunga adalah risiko dimana nilai wajar arus kas di
masa depan akan berfluktuasi karena perubahan tingkat suku bunga pasar.
Perusahaan terpengaruh risiko perubahan suku bunga pasar terutama
terkait dengan utang bank – jangka pendek dan utang bank – jangka
panjang dengan suku bunga mengambang yang dimiliki perusahaan.
Perusahaan mengelola risiko ini dengan melakukan oinjaman dari bank
yang dapat memberikan tingkat suku bunga yang lebih rendah dari bank
lain.
3. Risiko Mata Uang Asing
Risiko mata uang asing adalah risiko nilai wajar arus kas di masa depan
yang berfluktuasi karena perubahan kurs pertukaran mata uang asing.
Perusahaan tidak memiliki risiko perubahan mata uang asing yang
signifikan karena sebagian besar transaksi dilakukan dalam rupiah,
kecuali untuk penempatan kas di beberapa bank.
Eksposur risiko terkait dengan nilai tukar relatif tidak signifikan karena
aktivitas utama perseroan dilakukan dalam mata uang rupiah.
4. Risiko Kredit
Risiko kredit adalah risiko dimana lawan transaksi tidak akan memenuhi
kewajibannya berdasarkan instrumen keuangan atau kontrak pelanggan,
yang menyebabkan kerugian keuangan. Perusahaan hanya terkena risiko
kredit dari kegiatan operasi yang berhubungan dengan penjualan. Risiko
kredit pelanggan dikelola sesuai kebijakan perusahaan, prosedur dan
pengendalian yang telah ditetapkan yang berkaitan dengan manajemen
risiko kredit pelanggan. Posisi piutang pelanggan dipantau secara teratur.
5. Risiko Likuiditas
Risiko likuiditas adalah risiko yang terjadi jika posisi arus kas
menunjukkan pendapatan jangka pendek tidak cukup menutupi
pengeluaran jangka pendek.

24. 24
Manajemen risiko likuiditas yang hati-hati berarti mempertahankan kas
dan setara kas yang memadai untuk mendukung kegiatan bisnis secara
tepat waktu. Perusahaan menjaga keseimbangan antara kesinambungan
pendanaan modal dan mengelola pinjaman yang jatuh tempo dengan
mengatur kas dan ketersediaan pendanaan melalui sejumlah fasilitas
kredit yang cukup. Perusahaan secara regular mengevaluasi proyeksi arus
kas dan terus menerus menilai kondisi pasar keuangan termasuk utang
bank dan isu pasar modal.
6. Risiko Persaingan Usaha
Persaingan usaha yang semakin ketat dari pemain lokal yang telah ada
maupun pemain baru dengan menggandeng retail chain Internasional,
dapat mempengaruhi pendapatan perseroan.
Secara rutin tim merchandising dan tim operation perseroan melakukan
evaluasi/pengecekan harga dan unit barang dagangan (SKU) dan
berupaya menyediakan barang dagangan yang beragam dengan harga
yang kompetitif serta pelayanan yang unggul sesuai segmen konsumsen
yang dituju. Perseroan berupaya meningkatkan pendapatan operasi
lainnya melalui peningkatan pendapatan value added services yang
berbasis jaringan dan secara aktif memasarkan waralaba perseroan.
Perseroan juga berupaya berinovasi melalui perluasan luasan area
penjualan. Langkah-langkah ini diharapkan dapat mengantisipasi
terhadap risiko yang terkait dengan persaingan usaha.
7. Risko Kegagalan/Keterlambatan Dalam Pengembangan Jaringan
Gudang/Gerai
Kegagalan/keterlambatan dalam pengembangan jaringan gudang/gerai
karena tidak diperolehnya ijin usaha dan ijin membangun, tidak
didapatnya lokasi yang cocok, keterlambatan konstruksi bangunan yang
mengakibatkan keterlambatan pembukaan gerai atau beroperasinya
gudang, tidak tersedianya dana yang cukup dan karyawan yang kompeten,
semuanya ini dapat mempengaruhi pendapatan perseroan.

25. 25
Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain
melakukan perencanaan dan persiapan yang matang, menyiapkan tim
yang memadai dan berkompeten pada masing-masing cabang yang setiap
hari melakukan survey dan pencarian lokasi serta melakukan pendekatan-
pendekatan ke pemilik properti. Untuk mengurangi risiko tidak
diperolehnya ijin usaha, perseroan berupaya mencari lokasi yang
peruntukannya sesuai dan melengkapi persyaratan yang diminta sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Tidak Diperpanjangnya Masa Sewa dan/Atau Persyaratan dan Kondisi
Sewa Yang Berubah Signifikan
Tidak diperpanjangnya masa sewa oleh pemilik properti dan/atau
persyaratan dan kondisi sewa yang berubah signifikan dapat
mempengaruhi pendapatan perseroan.
Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain
melakukan negosiasi perpanjangan sewa lebih awal, membina hubungan
baik dengan pemilik properti dengan memelihara dan menjaga properti
agar tetep dalam kondisi yang baik, dan mencari properti alternatif di
lokasi yang berdekatan.
9. Risiko Perubahan atas Kebijakan dan Peraturan Pemerintah
Perubahan peraturan pemerintah khususnya di bidang perdagangan,
waralaba dan peraturan-peraturan lainnya yang terkait dapat
mengakibatkan tidak dapat dibukanya gerai baru dan/atau semakin
ketatnya persaingan usaha karena masuknya investor asing yang
mempunyai kemampuan permodalan yang lebih besar, sehingga dapat
berpengaruh langsung maupun tidak langsung pada pendapatan perseroan.
Langkah-langkah mitigasi risiko yang diambil oleh perseroan adalah
melalui partisipasi perseroan di Aprindo (Asosiasi Pengusaha Ritel
Indonesia). Perseroan melakukan dialog dan/atau menyampaikan
pandangan perseroan atas regulasi yang sudah ada dan/atau regulasi baru
dan dampaknya terhadap perkembangan bisnis ritel lokal khususnya dan
pertumbuhan perekonomian Indonesia pada umumnya. Perseroan juga

26. 26
berusaha menjalin hubungan kemitraan yang baik dengan masyarakat
luas dengan menggandeng pengusaha lokal sekitar gerai/gudang
perseroan untuk menjadi pemilik gerai waralaba perseroan, membantu
pedagang kecil sekitar gerai perseroan untuk dapat mengakses barang
dagangan dari pemasok perseroan dengan harga khusus, membuka
peluang kerja bagi masyarakat sekitar gerai perseroan, sehingga dengan
demikian keberadaan perseroan dapat memberi manfaat bagi masyarakat
luas di Indonesia dan komunitas sekitar gerai perseroan. Sepanjang
Peraturan Pemerintah mengijinkan, perseroan terus berupaya membuka
gerai pada lokasi dan kota-kota yang masih mempunyai potensi usaha
yang bagus.
10. Risiko Sehubungan Dengan Syarat-Syarat Perdagangan, Pengadaan
Pasokan dan Layanan
Syarat-syarat perdagangan atau trading terms dari pemasok adalah
komponen penting dari pendapatan perseroan. Tidak disetujuinya trading
yang menguntungkan bagi perseroan dapat mempengaruhi pendapatan
perseroan.
Perseroan berupaya menjalin hubungan baik dengan para pemasok
dengan cara menjaga komitmen yang telah disepakati dan menerapkan
pola berpikir saling menguntungkan untuk jangka panjang. Untuk
mengurangi kosentrasi risiko dari ketergantungan pada pemasok tertentu,
perseroan membeli barang dagangan dari beberapa pemasok, sehingga
kontinuitas pasokan, harga yang kompetitif dan ketersediaan barang
kebutuhan dan pada waktu yang tepat lebih dapat terjamin.
11. Risiko Ketergantungan Teknologi Informasi (IT)
Perseroan mengandalkan teknologi informasi dalam melakukan transaksi
di gerai dan gudang, kegagalan sistem dan jaringan dapat berpengaruh
pada pendapatan perseroan.
Secara rutin tim IT perseroan dan/atau melalui kerja sama dengan vendor
perusahaan IT dan perusahaan telekomunikasi terpilih, melakukan
evaluasi dan kajian atas kecukupan jaringan komunikasi, kapasitas server

27. 27
atau perlatan IT lainnya dan disaster recovery system serta melakukan
investasi sesuai kebutuhan secara konsisten. Organisasi IT, keahlian dan
kompetensi sumber daya manusianya juga ditingkatkan melalui
pelatihan-pelatihan yang diberikan dan kesempatan pengembangan karir.
12. Risiko Keuangan
Perseroan mengandalkan kredit usaha dari para pemasok, fasilitas kredit
dari Bank dan kas internal untuk membiayai modal kerja dan modal tetap
antara lain berupa pembayaran di depan sewa jangka panjang dan
pengeluaran modal untuk aktiva tetap. Perubahan credit term utang usaha
dan berkurangnya likuiditas perbankan dapat berdampak pada tidak
tersedianya dana yang cukup untuk pengembangan usaha dan beban
bunga yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh terhadap perseroan.
Langkah-langkah mitigasi yang diambil oleh perseroan adalah
melakukan perencanaan keuangan yang matang dan berhati-hati,
menjaga hubungan baik dengan para pemasok dari Bank, melakukan
diversifikasi sumber pendanaan dan menjaga keseimbangan antara utang
jangka pendek dan utang jangka panjang.
13. Risiko Bencana Alam
Kegiatan operasional perseroan terletak di Indonesia yang rentan
terhadap gempa bumi, banjir, tsunami, letusan gunung berapi dan wabah
penyakit. Terjadinya salah satu bencana alam tersebut akan
mempengaruhi kelangsungan usaha pendapatan perseroan.
Langkah-langkah mitigasi risiko yang di ambil oleh perseroan adalah
mengasuransikan sebagian besar aset perseroan dengan nilai
pertanggungan yang cukup.

28. 28
BAB 3
Kesimpulan
Sistem Informasi Akuntansi yang merupakan suatu sistem dimana terdiri dari
beberapa siklus sebagai berikut:
1. siklus pendapatan,
2. siklus produksi,
3. siklus pengeluaran, dan
4. siklus penggajian,
dalam realisasi di dunia nyata, memiliki peran penting. Peran penting tersebut
selalu melekat pada setiap kegiatan di perusahaan seperti gerai Alfamidi oleh PT
Midi Utama Indonesia yang berada tepat di seberang kampus Politeknik
Keuangan Negara. Seperti yang dijelaskan pada setiap bagian siklus, PT Midi
Utama Indonesia mempunyai alur kegiatan yang jelas dan terstruktur. Sehingga
dalam pelaporannya dapat dimengerti dan diterima oleh pihak eksternal.
Meskipun PT Midi Utama Indonesia memiliki ancaman risiko yang sewaktu-
waktu dapat menyerang perusahaan, tetapi pihak manajemen risiko telah
mengantisipasi dengan memberikan opsi mitigasi risiko sesuai dengan kegiatan
yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan menjalankan Sistem Informasi
Akuntansi yang baik dan benar juga memberikan pengaruh yang besar terhadap
kelangsungan kegiatan di perusahaan.
Dalam hal ini kami menyimpulkan bahwa pelaksanaan Sistem Informasi
Akuntansi pada gerai Alfamidi oleh PT Midi Utama Indonesia berjalan dengan
baik dan terstruktur sehingga dapat meminimalkan risiko-risiko yang ada.

29. 29
Daftar Pustaka
https://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/13/sistem-informasi-akuntansi/ 31
Januari 2016
http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-sistem-informasi-akuntansi/ 31 Januari
2016
https://carapedia.com/pengertian_definisi_akuntansi_info2032.html 31 Januari
2016
https://ardhana12.wordpress.com/2008/02/08/metode-penelitian-studi-kasus/ 31
Januari 2016
http://siaaprecia.blogspot.co.id/2012/04/1-siklus-pendapatan.html 31 Januari
2016
http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-
informasi.html 31 Januari 2016