1. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
НА ПРИМЕРЕ
МЕЖДУНАРОДНОГО ДЕЛОВОГО ФОРУМА
«НОВОЕ АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ. БУДУЩЕЕ
ГИБРИДОВ И ЭЛЕКТРОМОБИЛЕЙ В
РОССИИ»
Москва, 2012

2. Структура работы
ГЛАВА 1. МЕРОПРИЯТИЕ КАК ПРОЕКТ И ЕГО ОСОБЕННОСТИ
ГЛАВА 2. ПРОЦЕСС ПРОДЮСИРОВАНИЯ ДЕЛОВОГО
МЕРОПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ МЕЖДУНАРОДНОГО
ДЕЛОВОГО ФОРУМА «НОВОЕ АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ.
БУДУЩЕЕ ГИБРИДОВ И ЭЛЕКТРОМОБИЛЕЙ НА
РОССИЙСКОМ РЫНКЕ»
ГЛАВА 3. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ НА ПРИМЕРЕ ПРОЕКТА
МЕЖДУНАРОДНОГО ДЕЛОВОГО ФОРУМА «НОВОЕ
АВТОМОБИЛЕСТРОЕНИЕ. БУДУЩЕЕ ГИБРИДОВ И
ЭЛЕКТОМОБИЛЕЙ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ»

3. Цель работы
Рассмотрение организации делового
мероприятия как проекта.
Раcчет показателей эффективности
делового мероприятия, как до его
проведения, т.е. формирование
предварительной стоимости участия, а
так же количества участников, так и
после.

4. Актуальность темы обусловлена
практической необходимостью в
решении организационных и
стратегических задач для проектных
менеджеров сферы эвент-менеджмента

5. Мероприятие — уникальный отрезок
времени, проводимый с использованием
ритуалов и церемоний для
удовлетворения особых потребностей
д-р Джо Голдблатт

6. Этапы жизненного цикла мероприятия
Творческая
разработка
Исследование Планирование
Анализ Реализация и
результатов координация

7. Участники проекта делового мероприятия
Команда проекта
Спонсоры проекта либо заказчики
Партнеры проекта
Спикеры и делегаты
СМИ

8. Руководитель отдела
Продюсер 1 Продюсер 2
Менеджер по Менеджер по работе Менеджер по PR
работе со с делегатами и работе с
спонсорами (продажи) партнерами

9. Работа с PR и работа
Работа со
Проект делегатами с
спонсорами
(продажи) партнерами
Проект 1
Продюсер 1
Проект 2
Менеджер 1 Менеджер 2 Менеджер 3
Проект 3
Продюсер 2
Проект 4

11. Целевая аудитория
представители мировых автоконцернов,
автомобильных дилеров и разработчиков
современного оборудования и материалов для
гибридов и электромобилей на территории России и в
странах СНГ
генеральные директора,
коммерческие директора,
директора по развитию
бизнеса, руководители
департаментов, отделов по
маркетингу

12. SWOT-анализ проекта делового мероприятия «Новое
автомобилестроение. Будущее гибридов и электромобилей в
России»
Положительное влияние Отрицательное влияние
Новизна темы
Внутренняя среда
Практически Новизна темы
отсутствие конкурентов Малое количество
Предложение о высококлассных
составлении экспертов в России
Меморандума к
правительству РФ по
поддержке отрасли
Неопределенность
Интерес со стороны развития данного
Внешняя среда
экспертов направления в
Интерес со стороны России
СМИ Неопределенность
Интерес со стороны коммерческого
разработчиков успеха индустрии в
России

13. Маркетинг и PR
делового мероприятия

15. ПРИМЕНЕНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ МЕРОПРИЯТИЙ
Gantto
Мегаплан
Dropbox
Project Expert
MS Project

16. БИЗНЕС-ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЛОВОГО
МЕРОПРИЯТИЯ

17. первые 30 участников
спикеры, специальные гости

18. Наименование Кол-во Цена Сумма
Фиксированные
маркетиговые расходы
пресс вол (наличные) 1 2000 2000 Распределение затрат на проект
макет чб
макет цветной (наличные)
0
1
500,00
1000,00
0
1000
между делегатами
печать второго буклета 0 0 0
конверты 0 0,00 0
отправка почтой 0 0,00 0
покупка базы Стоимость участия =
Покупка домена и хостинг 1 2000 2000
(фиксированные расходы + накладные расходы
Дополнительные расходы на площадке
Доп.оборудование (синх.перевод) 1 19200 19200 +30 участников * (конференц-пакет + печать
Микрофон безпровод 1 1500 1500
материалы конференции программы)
бейджи (ленты+ кармашки) 1 2 179 2179
макет программы 1 1000 1000 + Х количество участников *( доп.заказ ланча +
перевод (наличные) 7 3900 27300
Фотограф 1 5000 5000 печать программы))/
Звук 0 0 0
Проектор 1 5500 5500 /Х количество участников
расходы на дополнительный персонал 0 0
Хостес 0 0
Перевозка материалов 0 0 Стоимость
грузчик 0 0 0 Кол-во участия для
Всего фиксированных расходов 66679,22 делегатов одного
Накладные делегата
Оплата труда 3х менеджеров в течение 5 15 25893,615
мес. 200000 20 19798,961
Всего накладных расходов: 200000 25 16142,169
Переменные
Ресторан+питание
30 13704,307
конференц-пакет 30 2900 87000 35 11962,978
Ланч (дозаказ) 0 1115 0 40 10656,981
Доп.расх.на питание (нал) 0 0 0 45 9641,2049
Парковка 0 0 0
50 8828,5844
материалы конференции
ручки 0 0 0 55 8163,7131
печать программы 50 400 20000 60 7609,6537
брошюровка программы (нал) 0 0 0 Среднее
Всего переменных расходов: 107000 13240,22
значение
TOTAL EVENT COSTS 373679,22

19. Динамика стоимости участия в зависимости от
количества участников, руб.
40000
35000
30000
25000
20000
15000
10000
5000
0
101214161820222426283032343638404244464850525456586062

20. Расчетная таблица по мероприятию «Новое автомобилестроение» в
зависимости от количества участников при стоимости участия 13240 руб., в руб.
Расходы
Кол-во
фиксированные переменные общие
участников доход прибыль
расходы расходы расходы
5 66679 106575 173254 -133799 -307053
10 66679 114150 180829 -67598 -248427
15 66679 121725 188404 -1397 -189801
20 66679 129300 195979 64804 -131175
25 66679 136875 203554 131005 -72549
30 66679 144450 211129 197206 -13923
35 66679 152025 218704 263408 44703
40 66679 159600 226279 329609 103329
45 66679 167175 233854 395810 161956
50 66679 174750 241429 462011 220582
55 66679 182325 249004 528212 279208
60 66679 189900 256579 594413 337834
65 66679 197475 264154 660614 396460
70 66679 205050 271729 726815 455086
75 66679 212625 279304 793016 513712
80 66679 220200 286879 859217 572338
85 66679 227775 294454 925418 630964
90 66679 235350 302029 991619 689590
95 66679 242925 309604 1057821 748216
100 66679 250500 317179 1124022 806842

21. Прибыль и расходы по мероприятию «Новое автомобилестроение» в
зависимости от количества участников при стоимости участия 13240 руб., руб.
1200000
фиксированные
1000000
расходы
переменные
800000
расходы
итого, общие
600000
расходы
доход
400000
прибыль
200000
0
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100
-200000
-400000

23. 27

24. ПОКАЗАТЕЛИ
ЭФФЕКТИВНОСТИ

25. Прибыль

26. o Общая удовлетворенность участников Форума;
o Участие в программе Форума в качестве
спикеров представителей иностранных
компаний;
o Участие в программе Форума в качестве
спикеров представителей государственных
структур;
o В программе в качестве спикеров должно
присутствовать не менее 50% топ -
менеджмента от приглашенных компаний;
o Форум должен получить огласку в прессе (без
определенных количественных показателей)

27. ФИНАНСОВЫЕ
И НЕФИНАНСОВЫЕ
ИТОГОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ПО МЕРОПРИЯТИЮ

28. Распределение затрат на мероприятие «Новое
автомобилестроение» от общего объема затрат
2%
Маркетинговые
расходы
29% Оплата
площадки, питание
Доп.расходы на
площадке
61%
2% 6% Материалы
конференции
Дополнительные
расходы

29. Распределение доходов мероприятия «Новое
автомобилестроение» по источникам поступления
Продажа Спонсорс
делегатс кие
ких мест взносы
52% 48%

30. Распределение оплат делегатских взносов в
зависимости от суммы делегатского взноса
8 000 руб.
4%
9 000 руб.
12%
10 000 руб.
46%
8 800 руб.
38%

31. Динамика распределения финансовых
поступлений и затрат по времени и объему
200000
180000
160000
140000
Поступления
Рубли
120000
Расходы
100000
80000
60000
40000
20000
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Номер недели

32. Прибыльность проекта
итоговая прибыль/доход
Рентабельность проекта
итоговая прибыль/(доход-итоговая прибыль)

33. Распределение трудовых ресурсов по времени проекта
10
9 9
Количество занятых человек
8
7
6
5 5 5 5
4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4
3 3
2 2 2 2
1 1 1 1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Номер недели

36. Структура участников делового мероприятия
по должностям
Специалисты Представители
по развитию гос.структур
7% 11%
Специалисты
по маркетингу
18%
Директора и Генеральные
руководители директора
департаментов 26%
5% Представители
иностранных
компаний
18%
Директора
33%
Представители
российских
компаний
82%

38. Выводы
• Организацию мероприятия можно считать
проектом
• Эффективность мероприятия
рассматривается в зависимости от целей его
проведения
• Расчет формирования стоимости участия при
организации деловых мероприятий имеет
практическую значимость для компании
• Анализ показателей эффективности
мероприятия дает основание считать проект
успешным и перспективным

39. Спасибо за
внимание