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導入上手E點靈

導入手冊

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導入上手E點靈

  1. 1. 人事總帳系統- 導入手冊 1
  2. 2. 如何進入人事總帳系統 ? 1. 有購買人事總帳系統,會出現個人打卡和人事總帳 2個按鈕 2. 各系統管理員,必須完成各項系統導入作業,使用者才能正常使用系統功能 2
  3. 3. 步驟1 共用e點靈 步驟2 人資e點靈 步驟2 總帳e點靈 人事總帳系統-導入流程 系統管理員初次進入或未 完成共用導入作業,系統 會直接進入共用e點靈 完成共用e點靈後,系統 管理員和人資人員可進行 人資e點靈導入。 完成共用e點靈後,系 統管理員和會計人員 可進行總帳e點靈導入。 3
  4. 4. 人事總帳-導入首頁說明 系統管理員第一次進入系統的畫面 1.共用e點靈:主要確認組織、帳號、權限。完成後,管理員才能進入人資e點靈和總帳e點靈設定。 2.人資e點靈:主要設定出勤及薪資計算規則和員工資料導入。完成後員工才能使用人資系統功能 3.總帳e點靈:主要設定公司會計科目、立沖帳、期初導入設定。完成後員工才能使用總帳系統功能 4
  5. 5. 共用e點靈導入-進入 進入共用e點靈設定組織設定權限完成 5
  6. 6. 共用e點靈導入-1.設定組織 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 主要功能:組織確認及帳號權限設定 6
  7. 7. 點 ,,顯示組織圖,需確認 組織圖是否正確,不正確要通知 admin管理員修改,修改完成後, 再次登入系統,系統自動導入,請 再次確認。 共用e點靈導入-1.設定組織 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 7
  8. 8. 共用e點靈導入-1.設定組織 部門 公司 處 組織階層命名,通常最高層組織為 公司;最下層通常是最小組織,例 如:部門。中間層組織通常管理多 個下層 組織。例如:處或區名。 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 維護完成或使用系統預設 按【下一步】 8
  9. 9. 共用e點靈導入-2.設定權限 購買人數 剩餘人數 使用人數 顯示目前購買帳號使用狀況 總帳號=已使用(使用人數)+未使用 (剩餘人數) 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 9
  10. 10. 共用e點靈導入-2.設定權限 1.選擇【人資人員】 2.選擇【會計人員】 3.選擇可修改權限的人,通常為 admin管理員或人資人員 4.選擇人事總帳都可操作的人。 例如:總經理、老闆、管人事+帳務的行政人員 共用e點靈完成後 ,各系統的管理員可進入系統繼續設定作業。 例如:人資人員及系統最高管理員會進入人資e點靈導入畫面。 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 10
  11. 11. 共用e點靈導入-完成 完成【共同e點靈】 完成【共同e點靈】,開放進入 【人資e點靈】和【總帳e點靈】 進入共用e點靈1.設定組織1.1 確認組織樹1.2維護公司組織階層下一步 2.設定權限各系統管理員設定完成 11
  12. 12. 人資e點靈導入-進入 進入【人資e點靈】 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 12
  13. 13. 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 人資e點靈導入-1.出勤設定 主要功能:維護班別時段及維護員工上,下班使用的班別 13
  14. 14. 設定出勤起算日,預設導入當天日期,其目的是為 了讓導入前的出勤不出現異常。非月初導入,想要 有整月的出勤,可調整導入日為1日,再請員工補登 或補請假給主管審核,當月出勤才會完整不異常。 人資e點靈導入-1.出勤設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 14
  15. 15. 系統預設(是)員工要打卡; 若員工全部不用打卡,選(否) 人資e點靈導入-1.出勤設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 15
  16. 16. 人資e點靈導入-1.出勤設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置(常日) 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 1.維護員工平常上、下班 時間和休息時間。 2.點擊【加入員工】,進行員工班別設定。 將此時段上,下班員工加入。 16
  17. 17. 人資e點靈導入-1.出勤設定 1.顯示班別名稱及目前使用人數 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置(加入員工) 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 2.選擇使用這個班別的員工, 可依組織及員工進行【加入】 。 若全公司同仁使用相同班別, 按【加入全體同仁】 。 點擊【加入員工】, 進行員工班別設定。 3.顯示加入的名單。 17
  18. 18. 人資e點靈導入-1.出勤設定 點擊【其他時段設定】, 新增新的班別。 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置(新增/修改時段) 2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 1.維護上,下班時間和休息時間。 2.【存檔】,出現【加入員工】 , 進行員工班別設定。 3.【編輯】修改時段及 加入員工。 18
  19. 19. 人資e點靈導入-1.出勤設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 1.1出勤開始日期 1.2出勤打卡選擇 1.3員工考勤制度設置(排班/免卡) 下一步2.假別設定 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 加入排班人員名單, 【加入員工】 方式同常日班。 不用選擇特定班別, 員工依排班表上下班。 加入免打卡員工名單, 【加入員工】 方式同常日班。 試用於高階主管。需 維護上下班時間,方便差假作業時段 統計。 維護更多班別, 點【員工班別維護作業】 進入維護畫面。 維護完成或使用系統預設 按【下一步】 19
  20. 20. 人資e點靈導入-2.假別設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 主要功能:新增假別及修改請假單位和扣薪方式及提供特休假計算。 20
  21. 21. 人資e點靈導入-2.假別設定 預設勞基法請假假別, 不用修改,可 依公司差假辦法【編輯】請假單位、 扣薪方式 【存檔】 進入人資e點靈 1.出勤設定  2.假別設定2.1假別設定 2.2特休假計算 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 【新增】 請假假別, 可依公司差假 辦法新增假別、請假單位及扣薪方式。 21
  22. 22. 人資e點靈導入-2.假別設定 進入人資e點靈 1.出勤設定  2.假別設定2.1假別設定 2.2特休假計算下一步 3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 選擇年度特休計算方法: 1.曆年制:每年1/1-12/31整年度來計假 2.週年制:員工到職日為起算日 使用時機: 1.公司給假規則不同時,可匯入員工可休天數。 2.導入時,可匯入員工已休天數。 選取完成或使用系統預設 按【下一步】 22
  23. 23. 人資e點靈導入-3.薪資設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 主要功能:設定薪資規則參數及自訂薪資科目。 23
  24. 24. 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定  3.1薪資參數設定 3.2薪資科目設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 (1)設定每月預定發薪日期 (2)設定支付員工薪水的方式,選擇 轉帳,需選擇一組轉帳銀行 (3)公司有福委會及員工要提繳福 利金才要維護 (4)設定所得稅扣繳方式,系統提供二種方式: 1.按扣繳稅額表扣繳(預設。系統要維護扶養親屬) 2.按全月給付總額扣繳5% 人資e點靈導入-3.薪資設定 24
  25. 25. 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定  3.1薪資參數設定 3.2薪資科目設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 找不到目前有使用的薪資科目, 請進入【加入項目】協助你新增 更多的薪資科目 人資e點靈導入-3.薪資設定 系統預設科目,有使用打勾, 沒有用取消打勾。 25
  26. 26. 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定  3.1薪資參數設定 3.2薪資科目設定下一歩4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 人資e點靈導入-3.薪資設定 2.【加入項目】會依所選的薪資類 別及所得類別帶入預設值,請維護 名稱,加減項,【存檔】 。完成 科目新增。 1. 【加入項目】加 入更多的薪資科目 3.選取完成或使用系統預設 按【下一步】 26
  27. 27. 人資e點靈導入-4.薪資公式設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入 主要功能:設定薪資科目計算規則。 27
  28. 28. 前置作業-人資e點靈-薪資公式設 1.【加班費】:依勞基法規定加班費每小時工資 額應加給,人資可依公司辦法進行加給比率調整。 人資e點靈導入-4.薪資公式設定 2.【平日每小時工資額】= 月薪( 選取項目的加總)/30(基準天數)/8(基本工時)。 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定4.1加班費設定  4.2勤假扣款設定4.3福利金設定 4.4保險及補充保費 4.6法扣設定5.員工基本資料匯入 28
  29. 29. 【月薪】=選取項目的加總 【平日每小時工資額】= 月薪( 選取項目的加總)/30(基準天數)/8(基本工時)。 人資e點靈導入-4.薪資公式設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定4.1加班費設定  4.2勤假扣款設定4.3福利金設定 4.4保險及補充保費 4.6法扣設定5.員工基本資料匯入 29
  30. 30. 選取列入保費級距調整的薪資項目。 選取列入補充保費的薪資項目。 選取法扣使用的薪資項目。說明: 1.應領金額:薪水未扣保費和稅時計算法扣, 2.實發金額:薪水已扣完保費和稅計算法扣。 人資e點靈導入-4.薪資公式設定 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定4.1加班費設定4.2勤假扣款設定 4.3福利金設定 4.4方保險及補充保費4.6法扣設定下一步5.員工基本資料匯入 選取完成或使用系統預設 按【下一步】 30
  31. 31. 人資e點靈導入-5.員工基本資料匯入 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入5.1統一編號維護5.2員工基本資料轉入 主要功能:快速維護員工基資資料。 31
  32. 32. 1.維護總公司的統一編號 2.下載員工名單,維護excel資料 人資e點靈導入-5.員工基本資料匯入 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入5.1統一編號維護5.2員工基本資料轉入 32
  33. 33. 人資e點靈導入-5.員工基本資料匯入 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入5.1統一編號維護5.2員工基本資料轉入 2.開啟excel檔 3.讀取說明頁面(紅色為 必填欄位) 4.護匯入資料進行資 料維護。 1.下載【下載員工 資料Excel】 33
  34. 34. 1.下載目前有使用系統的員工名單,管理人可依下載的 excel要提供的資料進行準備。 人資e點靈導入-5.員工基本資料匯入 1.選擇維護完成的excel檔 3.確認轉入資料名單。 【轉入確認】更新員工基本資料。 【放棄轉入】不更新資料。 4. 【完成】人資e精靈導入。 2.按【上傳excel】 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入5.1統一編號維護5.2員工基本資料轉入完成 34
  35. 35. 人資e點靈-完成 完成【人資e點靈】 進入人資e點靈 1.出勤設定 2.假別設定3.薪資設定 4.薪資公式設定 5.員工基本資料匯入完成 35
  36. 36. 總帳e點靈-進入 進入【總帳e點靈】 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 36
  37. 37. 總帳e點靈導入-1.設定會計科目版本 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 主要功能:快速完成科目及立沖帳等設定 37
  38. 38. 總帳e點靈導入-1.設定會計科目版本 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本(選擇及確認版本)下一歩2.設定立沖帳3.新增科目 4.本期損益及年結科目設定5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 1.預設一般服務業。 二版本差異:是否含製造科目 2.預設全選導入所有費用科目。 3.以excel格式轉出確認將導入的 會計科目進行確認。 38
  39. 39. 總帳e點靈導入-2.設定立沖帳 1.預設及建議使用,讓系統管 理科目餘額。 2.預設選取66個立帳管理科目, 可自行選取或取消科目和還原系 統預設科目。 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳下一步3.新增科目 4.本期損益及年結科目設定5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 3.選取完成或使用系統預設 按【下一步】 39
  40. 40. 總帳e點靈導入-3.新增科目 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目下一步 4.本期損益及年結科目設定5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 步驟1已選取使用的會科版本,若預 設科目還有缺,可進行【新增科目】, 無需新增按【下一步】。 維護完成或使用系統預設 按【下一步】 40
  41. 41. 總帳e點靈導入-4.本期損益及年結科目 確認系統本期損益科目及年結科目。 本期損益:系統過帳時自動會將損益科目金額彙總至此科目中 年結科目:系統年結時會將全年度損益彙總至此科目中 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 下一步5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 確認完成按【下一步】 41
  42. 42. 總帳e點靈導入-5.設定稅額科目 1.確認稅額科目參數是否使用, 預設使用【是】 2.系統預設常用稅額科目,可依需求選擇及 取消科目。 功能說明:使用稅額科目必須輸入憑證號碼。 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目下一步6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 3.維護完成或使用系統預設 按【下一步】 42
  43. 43. 總帳e點靈導入-設定對象別科目 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目下一步7.設定開帳年月8.期初金額導入 1.設定對象別科目,系統預設不使用 【否】。依需求可維護為【是】 2.使用對象【是】要【新增對象別資料】 【否】不用維護 3.確認完成按【下一步】 43
  44. 44. 總帳e點靈導入-7.設定開帳年月 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月下一步8.期初金額導入 1.預設為【當月】, 記帳的起始日期。 2.確認完成按【下一步】 44
  45. 45. 總帳e點靈導入-8.期初金額導入 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 3.匯入維護新舊科目對照表 1.下載新舊科目對照表 2. excel維護舊版的會計科目。 45
  46. 46. 總帳e點靈導入-8.期初金額導入 1.匯出舊科目exce,進行期 初餘額維護。 3.開帳上個月餘額導入 2. Excel列出步驟1的舊科目, 維護開帳上個月舊科目餘額。 4.查閱報表確認舊科目轉換新 科目期初資料導入是否正確。 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入 46
  47. 47. 選擇歸屬部門,確定轉入資料。 2.轉入完成按【完成】 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入完成 47 總帳e點靈導入-8.期初金額導入
  48. 48. 總帳e點靈導入-完成 完成【總帳e點靈】 進入總帳e點靈1.設定會計科目版本2.設定立沖帳3.新增科目4.本期損益及年結科目設定 5.設定稅額科目6.設定對象別科目7.設定開帳年月8.期初金額導入完成 48
  49. 49. 人事總帳系統-完成導入-進入畫面 3.操作區 1.主選單 2.功能目錄 49

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