O documento fornece 7 dicas para ouvir efetivamente, destacando a importância de se concentrar no que os outros estão dizendo, enviar mensagens não verbais de que está ouvindo, evitar conclusões prematuras e permanecer não defensivo. A escuta ativa, que requer dedicação intensa, é apontada como forma de líderes se tornarem melhores ouvintes e promoverem comunicação mais eficiente.

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7 Dicas para Ouvir Efetivamente
Abril 17, 2013
Para ter êxito no seu
trabalho, líderes devem escrever, falar e ouvir efetivamente.
Destas 3 habilidades, ouvir efetivamente talvez seja a mais
importante, considerando que eles são demandados a fazê-lo
com significativa frequência. Infelizmente, ouvir provavelmente
também é a habilidade mais difícil de dominar…
Ouvir efetivamente é um desafio e tanto, em parte porque as
pessoas frequentemente estão mais focadas naquilo que estão
falando do que naquilo que estão ouvindo de volta. De acordo
com um recente estudo realizado pela Harvard Business Review,
as pessoas consideram que as mensagens que elas enviam são
mais importantes do que as mensagens que elas recebem.
Geralmente, aqueles que enviam pensam que aquilo que elas
deixam na caixa postal dos outros é mais útil e urgente do que
pensam as pessoas que recebem tais dados.
Além disso, ouvir é difícil porque as pessoas não se dedicam tão
intensamente nisso quanto deveriam. Ouvir dá a sensação de
acontecer tão naturalmente que colocar um monte de energia
nisso não parece fazer sentido. Entretanto, dedicar-se
intensamente e energia é exatamente o que ouvir efetivamente
demanda.

2. Líderes devem ouvir explicações, raciocínios e defesas sobre
iniciativas e estratégias. Eles estão constantemente se
comunicando com diferentes profissionais cujas bagagens vão
de contabilidade à finanças, de marketing à TI. Além disso, as
explicações de diferentes equipes sobre qualquer iniciativa
pouco ortodoxa frequentemente introduz um desafio
significativo às habilidades de escuta do líder. Assim,
compartilho as seguintes técnicas que estes líderes podem
utilizar para aprimorar essa habilidades:
1. CONCENTRE-SE NO QUE OS OUTROS ESTÃO DIZENDO.
Quando está ouvindo alguém, você frequentemente se vê
pensando numa tarefa cujo prazo de entrega está se
esgotando? ou mesmo numa questão familiar importante? No
meio de uma conversa, você percebe às vezes que não ouviu
uma única palavra do que a outra pessoa falou? Pois é, a maior
parte dos indivíduos falam numa velocidade entre 175 a 200
palavras por minuto. Entretanto, pesquisas sugerem que nós
somos capazes de processar palavras numa velocidade de 600 a
1.000 palavras por minuto. O papel do líder hoje em dia é muito
rápido e complexo e, considerando que o cérebro não utiliza
toda a sua capacidade ao ouvir, a mente do líder talvez
devaneie pensando em perguntas e explicações que ainda estão
por vir ao invés de ouvir a mensagem presente. Esta energia
mental não utilizada pode ser uma barreira para ouvir
efetivamente, fazendo com que o líder perca ou mal interprete o
que os outros estão falando. É importante, portanto, que o líder
se concentre naquilo que os outros estão dizendo de forma a
que uma comunicação efetiva possa se estabelecer.
2. ENVIE A MENSAGEM NÃO VERBAL QUE VOCÊ ESTÁ
OUVINDO.
Quando alguém está falando com você, você mantém contato
visual com essa pessoa? Você demonstra a quem fala que você
está ouvindo balançando afirmativamente a cabeça? Sua
linguagem corporal transmite a mensagem de que você está
ouvindo? Você se inclina para frente e não utiliza suas mãos
para brincar com objetos? A maior parte dos peritos em
comunicação concorda que mensagens não verbais podem ser
3x mais poderosas do que mensagens verbais. Uma

3. comunicação efetiva fica difícil sempre e quando você envia uma
mensagem não verbal que você não está realmente ouvindo…
3. EVITE CONCLUSÕES PREMATURAS.
Ao ouvir, você frequentemente realiza julgamentos imediatos
sobre o que o outro está falando? Você assume ou imagina o
que o outro vai falar a seguir? As vezes você descobre mais
tarde que errou na correta interpretação do que o outro estava
lhe dizendo? Considerando que o ouvinte pode escutar numa
velocidade maior daquela que a maior parte dos locutores fala,
existe uma tendência a concluir rápido demais. Esta tendência é
talvez o maior obstáculo para ouvir efetivamente. É
especialmente importante evitar conclusões prematuras quando
se ouve uma pessoa com a qual você não concorda. Quando os
ouvintes começam a discordar da mensagem enviada, eles
tendem a mal interpretar o restante da informação e a distorcer
o significado originalmente pretendido de forma a que seja
consistente com as suas próprias crenças.
4. EVITE FICAR DEFENSIVO.
Você alguma vez levou para o lado pessoal o que outra pessoa
falou quando aquilo que ela dizia não tinha nenhuma conotação
pessoal? Você alguma vez ficou zangado em relação ao que
outra pessoa disse? Ouvir cuidadosamente não significa que
você sempre vai concordar com o ponto de vista do outro, mas
significa sim que você vai tentar ouvir o que a outra pessoa está
dizendo sem ficar exageradamente na defensiva. Tempo demais
gasto explicando, elaborando e defendendo sua decisão ou
posição é um sinal seguro que você não está ouvindo. Isto
ocorre porque seu papel mudou de um no qual você ouve para
outro no qual você convence os demais que eles estão errados.
Depois de ouvir uma posição ou uma sugestão que você não
concorda, simplesmente responda com algo do tipo: “Entendo o
seu ponto. Apenas discordamos nessa questão.” Ouvintes
efetivos podem ouvir calmamente uma outra pessoa mesmo
quando esta outra pessoa está discorrendo críticas injustas.
5. PARAFRASEIE.

4. Parafrasear é a arte de colocar em suas próprias palavras aquilo
que você considera que ouviu e dizê-lo de volta ao locutor. Por
exemplo, um subordinado pode dizer: “Você foi injusto ao me
dar uma nota tão baixa na minha avaliação de desempenho.
Você me avaliou abaixo do João. Eu posso fazer o trabalho
melhor do que ele e, além disso, estou há mais tempo aqui. ”
Parafraseando uma resposta seria: “Vejo que você está
transtornado em relação à sua avaliação Você acha que foi
injusto eu ter avaliado você desse jeito.” Parafrasear é uma
excelente técnica para melhorar suas habilidades de ouvir e
resolver problemas. Primeiro porque você tem que ouvir com
muito cuidado caso você deseje parafrasear exatamente o que
você ouviu. Segundo porque uma resposta parafraseada vai
clarificar o locutor que a mensagem dele foi corretamente
recebida e encorajá-lo a expandir aquilo que ele está tentando
comunicar.
6. OUÇA (E OBSERVE) SENTIMENTOS.
Ao ouvir, você se concentra apenas nas palavras que estão
sendo ditas, ou você também se concentra na forma como elas
estão sendo ditas? A forma como o locutor se posiciona, a tom
de sua voz e a inflexão que ele utiliza, bem como o que o
locutor está fazendo com as suas mãos, tudo isso faz parte da
mensagem que está sendo enviada. Uma pessoa que altera sua
voz está provavelmente ou zangada ou frustrada. Uma pessoa
olhando para baixo enquanto fala está provavelmente ou sem-
graça ou envergonhada. Interrupções podem sugerir medo ou
falta de confiança. Pessoas que fazem contato visual e se
inclinam à frente estão em principio exibindo confiança.
Discussões podem refletir preocupação. Silêncio inadequado
pode ser sinal de agressão e ser entendido como punição.
7. FAÇA PERGUNTAS.
Você geralmente faz perguntas quando está ouvindo uma
mensagem? Você tenta esclarecer o que uma pessoa disse para
você? Ouvintes efetivos se asseguram que eles escutaram
corretamente a mensagem que está sendo enviada. Faça
perguntas para esclarecer pontos ou para obter informação
adicional. Questões abertas são as melhores. Elas demandam
que o locutor passe mais dados. Formule suas perguntas de

5. forma a que fique claro que você ainda não chegou a conclusão
alguma. Isso vai assegurar a quem envia a mensagem que você
só está interessado em obter mais e melhores dados. E quanto
mais informações você como ouvinte tiver, melhor você pode
responder à comunicação do locutor.
OUÇA ATIVAMENTE
Em suma: nem todo mundo possui o mesmo estilo de escuta,
mas líderes que utilizam escuta “ativa” estão mais propensos a
se tornarem melhores ouvintes. Escuta ativa demanda que o
receptor de uma mensagem deixe da lado a crença de que ouvir
é fácil, que acontece naturalmente, para dar-se conta que ouvir
efetivamente requer intensa dedicação. Aí o resultado da escuta
ativa é uma comunicação mais eficiente e efetiva.
À propósito, aproveite que você está
aquecido em relação ao tema e faça a “prova dos nove”:
o Teste Para Avaliar Sua Habilidade de Ouvir.
Para estas e outras habilidades, conte comigo,
Pablo
P.S. – Gostou? Para me seguir no Facebook,
acessehttps://www.facebook.com/coachingexecutivo
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6. forma a que fique claro que você ainda não chegou a conclusão
alguma. Isso vai assegurar a quem envia a mensagem que você
só está interessado em obter mais e melhores dados. E quanto
mais informações você como ouvinte tiver, melhor você pode
responder à comunicação do locutor.
OUÇA ATIVAMENTE
Em suma: nem todo mundo possui o mesmo estilo de escuta,
mas líderes que utilizam escuta “ativa” estão mais propensos a
se tornarem melhores ouvintes. Escuta ativa demanda que o
receptor de uma mensagem deixe da lado a crença de que ouvir
é fácil, que acontece naturalmente, para dar-se conta que ouvir
efetivamente requer intensa dedicação. Aí o resultado da escuta
ativa é uma comunicação mais eficiente e efetiva.
À propósito, aproveite que você está
aquecido em relação ao tema e faça a “prova dos nove”:
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