"[Ringkasan]"
Dokumen tersebut membahas tentang penyusunan Key Performance Indicators (KPI) dan kompetensi dalam penilaian kinerja, meliputi tahapan menyusun KPI karyawan, menghitung skor KPI, menyusun komponen kompetensi, dan menghubungkan hasil penilaian dengan kebijakan reward.
2. 2
Agenda Kegiatan Workshop :
Menyusun KPI dan Kompetensi dalam PA
1. Dua Elemen Kunci dalam PA : Aspek KPI dan Aspek
Kompetensi
2. Tahapan untuk Menyusun KPI Karyawan
3. Cara Menghitung Skor KPI
4. Menyusun Komponen Kompetensi untuk PA :
Kompetensi Manajerial dan Kompetensi
Teknis/Fungsional
5. Menghubungkan Skor KPI dan Skor Kompetensi
dengan Kebijakan Reward and Punishment
3. 3
Siklus Performance Appraisal
Perencanaan kinerja
(menentukan target
kinerja)
Secara regular
mereview and
memonitor
kinerja
Masukan
Aksi
perbaikan
Unjuk kerja
Penilaian dan
Evaluasi
• Rencana Training &
Development
• Penyesuaian
Gaji/Bonus
Pengembangan Karir
5. 5
Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi)
Mengambarkan aspek hasil kerja
(results) karyawan. Pengukuran
hasil kerja dilakukan melalui
penyusunan key performance
indicators karyawan.
Mengambarkan aspek kompetensi
(kecakapan) yang perlu dimiliki
oleh karyawan agar mampu
menghasilkan kinerja (results) yang
optimal.
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja
7. 7
Komponen 1 : KPI (Key Performance
Indicators)
Identifying
Defining
Measuring
Monitoring
Reporting
Key Performance
Indicators
Area Kinerja
Utama
• Job
Description
• Work Flow
• Expected
Results
Hasil kerja
karyawan
dapat di-
ukur secara
lebih
obyektif
8. 8
Target dan Hasil Kerja yang Terukur
• Pekerjaan / Tugas
• Target dan Hasil
Kerja yang
Terukur / KPI
9. 9
Key Performance Indicators (KPI)
• KPI = Key Performance Indicators/Indikator
Kinerja Kunci
• Indikator harus bersifat terukur. Harus bisa
dihitung/diukur.
• Indikator merujuk pada hasil kerja kita (output kerja)
• Indikator yang memberikan informasi sejauh mana
kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang
telah kita tetapkan
10. 10
• Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja
yang jelas, spesifik dan terukur (measurable)
• Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan
rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur
• Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran
Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan
diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran
yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.
Menyusun KPI
18. 18
1. Review Tugas
Inti/Uraian Pekerjaan
Individual
3. Analisa dan sinergikan hasil dari
tahap 1 dan 2 dan lalu rancang
Sasaran Kinerja (SK)
4. Tentukan KPI dan
Bobot Setiap KPI
2. Review Tugas Ad
Hoc/Project
Langkah-langkah dalam Menyusun
KPI Pegawai
5. Tentukan target
setiap KPI
19. 19
• Review tugas inti/uraian pekerjaan anda
• Tuliskan tugas inti dan ekspektasi yang diharapkan
dari output itu
• Review dan negosiasikan dengan kepala bagian
jika peran/fungsi anda telah berubah
1. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan
Individual
20. 20
Contoh : Analisa Tugas – Manajer SDM
No. Jenis Pekerjaan Utama EKSPEKTASI
1
Melaksanakan sistem dan pedoman
pelaksanaan rekrutmen karyawan
Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat
baik dari segi kuantitas maupun kualitas
2
Mengelola pelaksanaan penilaian
kinerja dan perencanaan karir SDM
Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan
perencanaan karir yang mampu mendorong
pengembangan kapasitas individual dan sekaligus
sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi
3
Melakukan Pola Pelatihan yang
Berkelanjutan
Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan
monitoring regular untuk memastikan penerapan
materi yang telah diajarkan
4
Mengelola Biaya Karyawan yang
Optimal
Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan
yang efisien dan optimal
21. 21
• Review tugas khusus anda di masa mendatang —
terutama tugas spesical atau projek khusus yang
tidak tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini
• Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang bersifat
strategis dan penting
2. Review Tugas Khusus (ad hoc) atau Projek
22. 22
3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2
dan lalu rancang Sasaran Kinerja (SK)
• Review hasil dari tahap 1 dan 2
• Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan
kembangkan Sasaran Kinerja (SK)
• Kembangkan 5 – 8 sasaran kinerja untuk setiap
individu
23. 23
Format Tabel Kinerja Pegawai Berbasis KPI
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
2
3
4
5
24. 24
Contoh Tabel KPI untuk
MANAJER SDM
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators
Bobot
KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Tentukan 5 – 8
Sasaran Kinerja
(SK).
Taruh hasil dari
LANGKAH 3 di
kolom ini.
25. 25
4. Tentukan KPI untuk setiap Sasaran Kinerja
• Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI
• Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran
kinerja
26. 26
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order)
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak dipromosikan
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost
Tentukan KPI untuk Setiap
Sasaran Kinerja
27. 27
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI 25
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut 15
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak dipromosikan 20
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun 5
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu 15
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost 10
100
Tentukan Bobot untuk Setiap KPI
28. 28
Kriteria Pembobotan KPI
1. Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya,
sebaiknya semakin besar bobotnya
2. Tingkat kesulitan untuk mencapai target –
semakin sulit pencapaiannya, sebaiknya bobot
semakin tinggi
3. Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI –
semakin kredibel, sebaiknya bobot semakin tinggi
(kredibel artinya data pencapaian tidak mudah
dimanipulasi)
30. 30
Tentukan Target untuk Setiap KPI
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators
Bobot
KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI 25.00 100%
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut 15.00 80
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100%
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak
dipromosikan 20.00 10
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun 5.00 40 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan
monitoring secara kontinyu 15.00
10
program
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost 10.00 max 6%
31. 31
SMART - Kriteria Penetapan Target
1. Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat
spesifik, misal 40 jam per karyawan per tahun
2. Measurable – terukur, misal 100%, atau 10 program
3. Achiveable – dapat tercapai, challenging namun
masih bisa tercapai
4. Relevan – target harus relevan dengan sasaran
kinerja dan KPI yang telah disusun
5. Time – target sebaiknya juga diberikan batasan
waktu, misal naik 10 % di tahun 2008;
32. 32
Dasar Penetapan Target
• Baseline data (data pencapaian tahun
sebelumnya)
• Data benchmark industri sejenis (date
kinerja perusahaan lain dalam industri
yang sama)
• Target dari stakeholders (target dari
top manajemen)
33. 33
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators
Bobot
KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI 25.00 100% 90%
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut 15.00 80 90
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80%
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu 15.00
10
program 8
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost 10.00 max 6% 6%
Hasil atau Realisasi Target pada Akhir Tahun
34. 34
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target
Penghitungan SKOR
1. KPI Maximize
• KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik
• Contoh : laba, jumlah pelanggan baru
• Perhitungan skor :
• Realisasi/target x 100
35. 35
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target
Penghitungan SKOR
2. KPI MINIMIZE
• KPI dimana pencapaian makin RENDAH, makin
baik
• Contoh : jumlah komplain, jumlah temuan, jumlah
keterlambatan, rasio biaya
• Perhitungan skor :
• Target/realisasi x 100
36. 36
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators
Bobot
KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI 25.00 100% 90% 90
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut 15.00 80 90 112.5
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9 90
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu 15.00
10
program 8 80
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost 10.00 max 6% 6% 100
Penghitungan Skor pada Akhir Tahun
37. 37
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target
Example 1: KPI – Jumlah kesalahan proses kerja dalam setahun
Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0
Score 90 – jumlah kesalahan proses = 1
Score 80 – jumlah kesalahan proses = 2
Score 70 – jumlah kesalahan proses = 3
Score 60 – jumlah kesalahan proses = 4 kali dst.
Example 2: KPI – Jumlah Downtime Mesin
Score 100 – jika 0 dalam setahun
Score 80 – jumlah downtime 1 – 2
Score 60 – jumlah downtime 3 - 4
Score 40 – jumlah downtime 5 - 6
Score 20 – jumlah downtime 7 - 8
- Score 0 – jumlah downtime > 8
38. 38
Penghitungan Skor Akhir (skor x bobot KPI)
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators
Bobot
KPI Target Realisasi Skor
Skor
Akhir
(skor x
bobot)/100
1
Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
KPI
Jumlah karyawan yang telah
mengisi Form Kinerja Berbasis
KPI 25,00 100% 90% 90 22,50
2
Menerapkan Sistem
Rekrutmen yang Optimal
Skor Kinerja Karyawan 6 bulan
setelah direkrut 15,00 80 90 112,5 16,88
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10,00 100% 80% 80 8,00
3
Mengembangkan
Manajemen Karir yang
Efektif
Jumlah karyawan yang lolos tes
asesmen dan layak
dipromosikan 20,00 10 9 90 18,00
4
Menerapkan Pola Pelatihan
Berkelanjutan
Rata-rata Jam Pelatihan per
Karyawan per tahun 5,00 40 jam 38 jam 95 4,75
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan
monitoring secara kontinyu 15,00
10
program 8 80 12,00
5
Mengelola Biaya Karyawan
secara Efisien
Rasio HR Cost terhadap Total
Cost 10,00 max 6% 6% 100 10,00
100,00 92,13
41. 41
Jenis Kompetensi
Kompetensi Manajerial (soft competency)
Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi
dengan orang lain. Misal : problem solving, leadership,
communication, dll
Kompetensi Teknis/Fungsional (hard competency)
Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
fungsional pekerjaan. Berkaitan dengan seluk beluk teknis
yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Misal :
electrical engineering, accounting skills, computer skills,
marketing management, recruitment skills, dll.
42. 42
Identifikasi Jenis Kompetensi Posisi
Deskripsi
Jabatan -
Jobdes
KPI
Jabatan
Kompetensi
Manajerial
Kompetensi
Fungsional/
Teknis
43. 43
Contoh Kompetensi – Spv SDM
Kompetensi
Manajerial
Communication Skills
Leadership
Planning and Organizing
Problem Solving Skills
HR Management & Strategy
Recruitment Skills
Performance Management
Career Planning
Organizational Development
Kompetensi
Teknis/
Fungsional
44. 44
Contoh Kompetensi – Spv Marketing
Communication Skills
Leadership
Planning and Organizing
Problem Solving Skills
Marketing Management
Sales Management
Consumer Behaviors
Marketing Research
Kompetensi
Manajerial
Kompetensi
Teknis/
Fungsional
45. 45
Jumlah Kompetensi yang Dinilai
• Jumlah kompetensi manajerial (soft competency)
yang dinilai sebaiknya tidak lebih dari 8 item.
• Sejumlah riset perilaku menujukkan penilaian
lebih datri 8 item tidak akan memberikan
perbedaan signifikan (diferensiasi), namun justru
menimbulkan “kebingungan” pada penilai.
47. 47
Bias dalam Proses Penilaian
• Leniency Error – Semua kandidat dinilai superior /
sangat baik dan baik
• Central Tendency Error – Semua kandidat dinilai
rata-rata (nilai tengah)
• Contrast Effect – Impresi terhadap kandidat
sebelumnya mempengaruhi penilaian terhadap
kandidat berikutnya
• Halo Effect – Satu atau dua kesan baik/buruk dari
kandidat dijadikan dasar untuk menyimpulkan
keseluruhan kualitas kandidat
48. 48
Bias dalam Proses Penilaian
• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan
penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa
dengan kejadian yang sudah lama berlangsung)
• “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara
positif karena ia memiliki beberapa kesamaan
karakteristik dengan penilai (sama sekolah, sama
suku, sama kepribadian, sama daerah asal)
49. 49
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai
OBSERVASI
RECORD /
MENCATAT
EVALUASI
Perilaku dan
Kompetensi
Anak Buah /
Staff
50. 50
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai
• OBERVASI perilaku anak
buah / staf
• Fokus pada “key
momments” (kejadian –
kejadian kunci yang
menunjukkan perilaku)
OBSERVASI
51. 51
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai
• Melakukan recording atau
membuat catatan/notes atas
perilaku-perilaku yang
diamati dari anak buah
• Sebaiknya atasan memiliki
“Log Book” atau diary yang
berisi catatan perilaku anak
buah
RECORD
53. 53
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai
• Melakukan evaluasi
perilaku.
• Evaluasi berdasar rekap
diary / log book.
• Evaluasi menjadi lebih valid
karena didasarkan pada
data recording perilaku yang
rapi.
Evaluasi
56. 56
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja
Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Bobot : 60%
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)
Bobot : 40 %
Dari contoh (yang diuraikan
dalam slide sebelumnya)
terdapat data sbb:
Skor KPI = 92
Skor Kompetensi = 78
Maka Skor Total =
(60% x 92) + (40% x 78)
= 86
57. 57
Skor Total Kinerja (KPI dan Kompetensi)
• Skor > 100 Bonus 5 x dan kenaikan gaji 12%
• Skor 95 – 100 Bonus 4 x dan kenaikan gaji 10%
• Skor 90 – 94 Bonus 3 x dan kenaikan gaji 8%
• Skor 85 – 89 Bonus 2 x dan kenaikan gaji 6%
• Skor 80 – 84 Bonus 1 x dan kenaikan gaji 4%
• Skor < 80 Bonus 0 x dan kenaikan gaji 4%
59. 59
Menentukan KPI
dan Target
secara Tepat
Memantau
Realisasi KPI
berdasar DATA
Memberikan
Masukan untuk
Pengembangan
1. Menentukan KPI dan target secara
tepat (dengan prinsip SMART)
2. Pemantauan Realisasi KPI – data
realisasi KPI harus diisi dengan tekun,
konsisten dan berdasar data yang valid
3. Memberikan Umpan Balik dan
membahas pencapaian KPI secara
reguler (setiap bulan atau triwulan)
Key Success Factors