prezentace ze semináře "Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení"

1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI
Stanislav Fiala
Praha, 21. 9. 2017

2. 2Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz
Obsah
• Příprava na skartační řízení
• Průběh skartačního řízení
• Změny pro zlepšení
• Diskuze

3. Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu
spisové služby,
Národní standard pro elektronické systémy spisové
služby novela publikovaná v částce 57 Věstníku
Ministerstva vnitra (VMV čá. 57/2017)
Legislativa

4. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich
uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti
původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a
čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto
dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení
údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto
vlastnosti musí být zachovány do doby provedení
výběru archiválií.
Legislativa

5. 5
31.7.20121.7.2009
- Spisová služba vedená
v listinné podobě
- Podací deník
- Analogové dokumenty
- Spisová služba vedená v elektronické podobě
- Základní evidenční pomůcka = ESSL
- Analogové dokumenty
- Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23)
- Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad)
- Spisová služba vedená
v elektronické podobě
- Soulad s NSESSS
- Digitální dokumenty v
ve V.D.F. (§23)
- Metadata dokumentu
Legislativa

6. 6
31.7.2012
Příloha 1 k čj. NA 1198-1/05-2015

7. • kontrola formátů dokumentu
• kontrola metadat dokumentu
– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky
– Nutných pro tvorbu SIP
• ESSS v souladu s NSESS
– Vytvoření SIP dle přílohy č.2
– Načtení přílohy č.4
7
Co je cílem
Původce
XML
SIP

8. Změna datového formátu
• Jediná legislativní možnost
• Vlastní omezení vstupních formátů
• Nutné licence migračních nástrojů
• Nutné zabezpečovací prvky
8
Z.D.F
ee e

9. Změna datového formátu
9
SPIS
a
e
e
e
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
Původce
Dokumenty ve výstupním
datovém formátu (V.D.F)

10. Konverze, změna převedení
10
Konverze z m.ú.
a
Podpis
e a
Podpis
a
Podpis
e
e
Převedení
e
a
Podpis
e
e
Z.D.F
ee e

11. Kontrola metadat
• Legislativní nutnost původce
• Základ autenticity
• Hromadné doplnění není vždy možné
• Povinnosti bez rozdílu A, V, S
11

12. Kontrola metadat a formátů
12
SPIS
e
e
a
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
Původce
Kontrola a doplnění
chybějících metadat
- datum doruč.
- odesilatel
- věc, značka
- schvalovatel
- zpracovatel
- skartační znak
- ověření podpisu
- Pooba dokumentu
- HASH
…..

13. Kontrola
• Při vyřízení
• Při uzavření
• Při příjmu do spisovny
• Při přípravě skartačního návrhu
• Při realizaci skartačního řízení
13

14. 14Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz
e
SIP
e e
Metadata
+
Dokumenty (V.D.F)
Příloha č.2 a 4 NSESS
XML
-vybrané za
archiválie
-určené ke zničení
-vyřazené ze
skartačního řízení
-……..
SPIS
a
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
e
S3,U
S3,U
e
S3,U

15. Jak ověřit?
http://digi.nacr.cz/validatorPDF/
15
http://digi.nacr.cz:8080/ValidatorSip
• informační výsledek
• možná diskuse, pokud validátor použitý původcem
dává rozdílný výsledek
• validuje se shoda se schématem
• ověřují se i některé údaje uvedené v SIP
• možná diskuse nad výsledky
• informační výsledek

16. 16
Jak ověřit?

17. 17Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz
Obsah
• Příprava na skartační řízení
• Průběh skartačního řízení
• Změny pro zlepšení
• Diskuze

18. E-skartace
18
Původce Archivář
www

19. 19
• archivář nahraje obdržené SIP do aplikace
• SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty)
• komponenty mohou být v nevýstupních formátech
(nedoporučujeme)
• v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí
• výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSESSS zašle původci
jako přílohu protokolu o výběru
E-skartace

20. 20
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS
- vybrané za archiválie
- určené ke zničení
- vyřazené ze skartačního řízení
E-skartace
www

21. 21
• původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním
formátu
• SIP předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem
(off-line, sftp na dohodnutou adresu)
E-skartace

22. 22
Původce Archivář
E-skartace
www

23. 23
• Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA
• Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty:
- identifikátor archivu
- identifikátor fondu
- identifikátor původce
E-skartace

24. 24
• NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy
a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě
potřeby provede konverzi (původní formát zůstává
zachován) a SIP uloží
• Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4
NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu
E-skartace

25. 25
• Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru
v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či
dokument
• vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím
příslušného archivu
E-skartace

26. 26
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS
- ID NDA
- zničení replik dokumentů
- zničení nepotřebných metadat
E-skartace
www

27. 27
• Pro původce končí smazáním komponent a metadat
• Skartační protokol je nový doručený dokument
• Skartační řízení – dokumenty ZEP, SEP (eSSL, ISSD)
• Skartační řízení – základ ochrany osobních údajů
E-skartace

28. 28
E-skartace

29. 29Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz
Obsah
• Příprava na skartační řízení
• Průběh skartačního řízení
• Změny pro zlepšení
• Diskuze

30. Změny pro zlepšení
• Přijímané formáty
• Z.D.F na vstupu
• Záznam/dokument
• Forma dokumentu
• Spisový plán
• Řešení minulosti
30

31. 31
e
Zjištění
Ověření
Zaznamenání
Formát
e
Převedení
Konverze
Příjem
a
Podpis
Vyřizování
e
Roztřídění
Označení
Otisk
Převedení
Převod
Změna
datového
formátu
Změny pro zlepšení

32. 32
SchváleníVytvoření
a
Podpis
e e e e
a
Podpis
Změny pro zlepšení

33. 33
31.7.20121.7.2009
- spisová služba vedená
v listinné podobě
- podací deník
- analogové dokumenty
- spisová služba vedená v elektronické podobě
- Základní evidenční pomůcka = ESSL
- Analogové dokumenty
- Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23)
- Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad)
- spisová služba vedená
v elektronické podobě
- Soulad s NSESSS
- Digitální dokumenty v
ve V.D.F. (§23)
- Metadata dokumentu
Změny pro zlepšení

34. 34
Další očekávaný vývoj
Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz
• Úpravy legislativních norem
– Zákonů, vyhlášek
– NSESS
• Rozvoj NDA
• Metodiky, komentáře, vzdělávání
– Původců
– Archivů

35. Kurzy IPSD 2017
Datum a místo
konání
Název semináře Lektor Určeno pro
26. 9. 2017, Praha Změny v Národním standardu a jejich dopad na původce i dodavatele Jan Frk
metodiky, správce,
projektové manažery
4. 10. 2017, Praha Zveřejňování a nahlížení do dokumentů veřejnoprávních původců
Tomáš Bezouška
Jan Frk
metodiky, odborné
referenty
24.10.2017, Praha Novinky pro rok 2018 vyplývající z eIDAS – elektronická identifikace osob Martina Macek
metodiky, odborné
referenty, pracovníky
podatelny
1. 11. 2017, Praha
Stanovení stupně utajení utajovaných dokumentů, jeho vyznačení, snížení nebo
zrušení v praxi
Petr Fík
referenty, pracovníky
spisovny
14.11.2017, Praha
Časté chyby při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné úpravy
spisového řádu
Stanislav Fiala metodiky
28.11.2017, Praha Směrnice GDPR a dopady na ochranu osobních údajů při správě dokumentů Martina Macek
pracovníky odpovědné
za ochranu osobních
údajů
5. 12. 2017, Praha Jednací protokol. Jeho zavedení, pravidla evidence a příklady z praxe Petr Fík pracovníky spisovny
http://www.ipsd.cz/vzdelavani/terminy-skoleni-a-seminaru/

36. DĚKUJI ZA POZORNOST.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací
umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou
správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)