prezentace ze semináře "Časté chyby  při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné  úpravy spisového řádu"

1. Časté chyby při výkonu
spisové služby
Stanislav Fiala
Praha, 14. 11. 2017

2. Základní legislativa Spisové služby
 Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
 Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
 Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 57/2017)
 Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a aut. konverzi dokumentů
 Zákon 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro el. transakce
 Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci
 Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů

3. eIDAS, NSESS, GDPR
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července
2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro
elektronické transakce na vnitřním trhu a o rušení směrnice 1999/93/ES
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna
2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů
a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné
nařízení o ochraně osobních údajů)
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679

4. eIDAS
 elektronická identifikace
 elektronický podpis
 elektronická Pečeť
 elektronická časová razítka

5. Dopady eIDAS
 Vyhotovovat dokumenty v PDF/A 2 nebo 3.
 Dokument elektronicky podepsat/pečetit.
 Připojit elektronické časové razítko.
 Přijímat a vyřizovat digitální dokumenty.

6. NSESSS
 Technická norma
 Prováděcí právní předpis zákona
 Verze 3, 2012  2017 ,částka 64/2012, 765 požadavků
 Verze 4, 2017  20XX ,částka 57/2017, 393 požadavků
 Přečíslování požadavků
 Odstranění doporučených požadavků
 Terminologie
 Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat
 Schéma XML pro export a import transakčního protokolu
Příjem dokumentů
Označování dokumentů
Evidence dokumentů
Rozdělování a oběh dokumentů
Vyřizování dokumentů
Vyhotovování dokumentů
Podepisování dokumentů
Odesílání dokumentů
Ukládání dokumentů
Vyřazování dokumentů

7. Dopady NSESS
 Seznámit se s novelou.
 Analyzovat jaká rozhraní jsou využívána
 Zajistit soulad ISSD s novelou.
 Implementovat upravené ISSD.
 Revidovat spisový řád.
 Upravit dokumentaci eSSL.

8.  Organizační oblast (Zákonnost, korektnost a transparentnost)
 Technická oblast (řízení přístupových práv, logování, atp.)
 Personální oblast
GDPR

9. Dopady GDPR
 Revidovat a pravidelně přezkoumávat interní normy.
 Přezkoumávat smlouvy.
 Řešit rozhraní eSSL na ISSD.
 Řídit přístupová práva a logovat přístupy.
 Vyřazovat dokumenty a spisy.
 Zničit vyřazené dokumenty a metadata.

10. 31.12.201825.5.2018
Zákon o OOÚ
101/2000 Sb.
Přechodné
období
GDPR
NIA
Přechodné
období
eIDAS
Od 4.7.2018
soulad eSSL
s NSESSS v.3
eFaktura (ISDOC)
eIdentifikace
od 1.7.2020 pouze NIA
2019/2020 příjem
eFaktury dle EU
eIDAS, GDPR
28.9.201831.7.2018
Účinnost
GDPR
Účinnost
eIDAS
Úplné
elektronické
podání
Od 29.9.2018
akceptace eID
Deutschland

11.  Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti
původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich
řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování,
podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení,
a to včetně kontroly těchto činností.
 Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná
informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena
původcem nebo byla původci doručena.
Spisová služba

12. Základní blokové schéma
Archivní
portál
Centrálníspisovna
Podatelna
Spisovna
Národní
digitální
archiv
Základní evidence
dokumentů
Samostatná evidence
dokumentů
Samostatná
evidence
dokumentů
SIP
SIP

13. Povinnosti původce
 Spisový řád, Spisový a skartační plán – zákon 499/2004 Sb., § 66
• určení původci vydají spisový řád,
• součástí spisového řádu je spisový a skartační plán.
 Výkon spisové služby
• soubor metodických a organizačních opatření,
• musí být jednotný, vymahatelný a kontrolovatelný,
• součinnost s dalšími interními předpisy.
 Základy péče o digitální dokumenty – zákon 499/2004 Sb., §3, (4)
• věrohodnost původu dokumentu,
• neporušitelnost obsahu dokumentu,
• čitelnost dokumentu,
• tvorba a správa metadat k dokumentu,
• připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.

14. Spisový řád
 Příjem dokumentů.
 Správa datové schránky.
 Označování dokumentů a
konverze.
 Evidence dokumentů a číslo
jednací.
 Tvorba spisu.
 Oběh dokumentů a spisů.
 Vyřizování dokumentů a spisů,
spisový znak.
 Vyhotovování a vzhled
dokumentů.
 Podepisování dokumentů a
užívání úředních razítek.
 Vypravení (odesílání)
dokumentů.
 Ukládání dokumentů a spisů.
 Vyřazování dokumentů a spisů,
skartační řízení.
 Spisová rozluka.
 Vedení spisové služby v
mimořádných situacích.
 Řízení a kontrola.

15.  Právní podklad
… je zpracováván na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. …
… výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů…
 Rozsah
… stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku,
až po vyřazení ve skartačním řízení
 Závaznost
… je závazný pro
… sankce při nedodržování
 Odpovědnost
… za vedení spisové služby úřadu je odpovědný
 Základní pojmy, zkratky
Preambule spisového řádu

16.  Zveřejnění informací o podatelně
• podatelna, adresa podatelny,
• přijímané formáty,
• způsoby doručení, nosiče,
• odmítnutí zásilky, potvrzení příjmu.
 U datové zprávy podatelna zjišťuje …
 Dokument dostupný podatelně, e-podpis.
 Příjem mimo podatelnu.
 Správa datové schránky, zodpovědnost, změna pracovníků …
Příjem dokumentů, správa datové schránky

17.  Označování A/D dokumentů jednoznačným identifikátorem.
 Zpracování A/D dokumentu.
 Výstupní datový formát – kontrola, převedení.
 Elektronický podpis a časové razítko.
 Převedení A->D, D->D (elektronická SSL), D->A (listinná SSL).
Označování dokumentů a převedení

18.  Evidence dokumentů
• Základní evidenční údaje SSL.
• Definice čísla jednacího způsob použití.
• Samostatné evidence.
• Přechod dokumentu mezi evidencemi.
 Tvorba spisu
• Tvorba spisu spojováním dokumentů / sběrným archem.
• Spisová značka – struktura, použití.
• Obsah spisu – soupis vložených dokumentů, pořadí.
• Spisový znak spisu, skartační znak a lhůta.
Evidence dokumentů, tvorba spisu

19.  Pravomoc a odpovědnost určení.
 Redistribuce přes podatelnu / přímo.
 Rozdíly v předávání A/D.
 Historie dokumentu / spisu.
 Avízo termínů a nečinnosti.
Oběh dokumentů a spisů

20.  Odpovědnost za vyřízení.
 Způsoby vyřízení.
 Vyřizující dokument.
 Spisový znak, skartační znak a lhůta.
 Kompletace a uzavření spisu.
 Příprava k uložení A/D/H spisy.
 Organizační a personální změny.
Vyřizování dokumentů a spisů

21.  Jednotný vzhled, struktura a formát dokumentu.
 Grafický manuál.
 Užití šablon dokumentů.
 Podepisování dokumentů
 Podpisová práva A/D.
 Náležitosti podpisů.
 Evidence certifikátů.
 Náležitosti razítek, evidence.
 Personální změny.
 Ztráta razítka, zneužití e-podpisu.
Vyhotovování a podepisování

22.  Způsob odeslání stanoví referent.
 Přípravu a kompletaci zásilek zajistí referent.
 Odeslání ze samostatné evidence.
 Vypravení zajišťuje výpravna.
 Protokoly pro poštu, kurýry atp.
 Sledování dodejek.
Odesílání a vypravení

23.  Ukládání krátkodobé (na odboru), pravidla a omezení.
 Ukládání střednědobé (spisovna), pravidla, termíny …
 Spisovny A/D, útvarové, specializované, centrální …
 Procedura předání do spisovny, kontrola úplnosti spisu.
 Způsob evidence uložených dokumentů.
 Spisovny musí zajistit udržení autenticity a čitelnosti dokumentů.
 Zodpovědnosti v přístupu k dokumentům, výpůjčky A/D.
Ukládání dokumentů a spisů

24.  Detailní popis procesu Skartačního řízení, zodpovědnosti.
 Dokumenty A-V-S s uplynulými skartačními lhůtami.
 Tvorba SIP balíčků pro dokumenty.
 Vytvoření skartačního návrhu, předat archivu.
 Odborná archivní prohlídka.
 Přejímka a řízené zničení dokumentů.
Žádné dokumenty nesmí být zničeny
bez řádného skartačního řízení !!!
Vyřazování dokumentů, skartační řízení

25.  Plán spisové rozluky.
 Definice zodpovědností na celý proces spisové rozluky.
 Realizace spisové rozluky.
 Hodnocení spisové rozluky.
 Náhradní evidence.
 Způsob přechodu na normální stav.
 Definice zodpovědností na řízení v mimořádné situaci.
Spisová rozluka, mimořádné situace

26.  Definice řízení a zodpovědností
výkonu spisové služby
 Zodpovědnost za oblasti -
organizační, metodická, technická,
personální.
 Zodpovědnost výkonná - celý úřad,
útvary, podatelna, spisovna…
 Zodpovědnost za průběžnou
kontrolu
 Vymahatelnost a sankce
Řízení a kontrola

27.  Spisová služba by měla být základním nástrojem pro zajištění
kontinuity administrativních úkonů a transparentního úřadování.
 Přistupovat k eSSl, jako ke klíčovému informačnímu systému,
který se dotýká všech činností původce.
 V rámci organizační struktury původce pevně stanovit
odpovědnost za výkon spisové služby.
 Při povaze této agendy je logické, že nadřízený pracovníků spisové
služby nemusí být vždy vyškolen v administrativní práci, v
důsledku čehož pak může dojít k podcenění významu řádného
výkonu spisové služby a smyslu uchovávání dokumentů.
Závěrečné shrnutí

28.  Vedení původců by mělo věnovat více pozornosti organizačnímu
začlenění a kompetencím útvarů odpovědných za výkon spisové
služby a s tím souvisejícímu odpovědnému výběru kompetentních
pracovníků.
 Národní archiv doporučuje takové organizační začlenění, které
umožní pracovníkům spisové služby co nejefektivnější ovlivňování
jejího výkonu.
http://digi.nacr.cz/wp-content/uploads/2015/11/2_Soucasny_stav_SSl_a_kontrola_353kB.pdf
Závěrečné shrnutí

29. Literatura
Autoři: Miroslav Kunt, Tomáš
Lechner
Formát: 145x205
Vazba: brožovaná
ISBN: 978-80-7502-233-2
EAN: 9788075022332
Vydáno: říjen 2017
Rozsah: 384 stran

30. DĚKUJI ZA POZORNOST.
STANISLAV FIALA.
„Jen profesionálové s odpovídající
kvalifikací umožní důvěryhodnou a
konkurence schopnou správu
dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)