SAP dispose d’un module dédié à la gestion documentaire : SAP DMS. Celui-ci est peu connu, il permet pourtant de gagner en productivité et de sécuriser les processus opérationnels SAP lorsqu’il est bien utilisé. En effet, les processus métiers SAP nécessitent de créer des dossiers qui se composent des formulaires SAP et de documents associés(plans, modes opératoires, consignes de sécurité…). La génération de ces dossiers se décompose en différentes opérations manuelles coûteuses en temps et comportant des risques d’erreurs... (Recherche manuelle de documents, impression interactive, tri manuel, distribution manuelle...) (Tous les documents doivent-ils être imprimés ? Est-ce dans la bonne séquence ? Est-ce que c’est la bonne version du document ? ...) SEAL Systems vous propose de découvrir sa solution DMS PUR qui permet de générer et distribuer automatiquement les dossiers d'achat (SAP MM ). La simple opération d'impression de la commande permet de lancer en arrière plan, tout le processus de recherche, de constitution et diffusion du dossier d'achat.

1. Sebastien Legru
Responsable Consulting SEAL Systems France
Saïd El Morabiti
Responsable commercial SEAL Systems France

2. Présentation intervenants SEAL Systems :
Sébastien Legru
Saïd EL Morabiti
Objectifs du Séminaire :
Présentation de notre solution de génération et distribution de dossiers Achats SAP MM
Exposition de notre solution au travers d’une démonstration live
Organisation :
- Durée : 30 minutes
- Possibilité de poser vos questions en directe
SEAL Systems Pty Ltd 2006
(réponse en fin de session)

3. Editeur de solution de Document Output Management
Société Allemande – Filiales en France, USA, Australie
Partenaires au Benelux, en Scandinavie, en Afrique du Sud, en Suisse et au
Royaume-Uni
Solutions pour :
Imprimer et diffuser des documents
Convertir
Publier
> 1.000 Installations dans 35 pays
> 650 Intégrations SAP
SAP Certified Software Partner
SEAL Systems Pty Ltd 2006

4. SEAL Systems Pty Ltd 2006
Irish Rail

5. AREVA TNI
ECL
NFM
PSA
Renault
Saint Gobain Seva
SAFRAN Informatique
Solystic
Thales Electron Devices
SEAL Systems Pty Ltd 2006
…..

6. SEAL Systems Pty Ltd 2006
netdome
PLOSSYS

7. Mainte -
Achats Vente SAP Fabricat. nance
CO SD FI PP MM PM
DMS
SEAL Systems Pty Ltd 2006

8. SAP DMS ?
- Un module inter-applications SAP
- Dispose des fonctions GED :
- Création / Modification / Affichage d’objets Documents
- Stockage, traitement, visualisation, diffusion de fichiers originaux
- Gestion des versions
- Gestion de cycle de vie (statuts)
- Liaisons d’objets (article, etc)
- Recherche de documents
- Classification
- Contrôle des autorisations d’accès
- Nomenclature de documents
SEAL Systems Pty Ltd 2006
« SAP Document Management System dispose de toutes les
fonctions nécessaires à une gestion documentaire »

9. SAP DMS
Administration
Créer, rechercher,
classifier, structurer,…
vos documents
Par SEAL Systems Par SEAL Systems
Procédures Procédures de
d‘acquisition diffusion
Système de
stockage
SEAL Systems Pty Ltd 2006
SAP DMS

10. SEAL Systems Pty Ltd 2006

11. Vos processus opérationnels nécessitent
généralement de constituer des :
Dossiers d’achats
Dossiers clients
Dossiers de fabrication
Dossiers de maintenance
Ils sont bien souvent composés de
formulaires SAP et de documents techniques
ou bureautiques
SEAL Systems Pty Ltd 2006

12. Un cas typique sans SEAL Systems :
1- Impression des formulaires dans SAP R/3®
2- Recherche et récupération des documents
liés au processus
3- Impression / conversion de ces documents
4- Tri manuel / mise à disposition des dossiers
5- Distribution
SEAL Systems Pty Ltd 2006

13. Toutes ces manipulations sont :
Coûteuses
Recherche manuelle de documents
Impression interactive
Tri manuel dans la constitution de dossiers
Distribution manuelle
Sources d’erreurs
Est-ce que tous les documents doivent être imprimés ?
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Est-ce dans la bonne séquence ?
Est-ce que c’est la bonne version du document ?

14. La solution de Document Output Management de SEAL Systems permet
d’optimiser les diffusions de documents liés aux processus métiers SAP.
Complets
(formulaires et documents)
Triés
Estampillés
Sécurisés
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15. Source des documents :
Nomenclatures articles
Les documents peuvent être liés à :
Une demande d’achat
Une commande d’achat
Un contrat cadre
Un appel d’offres
Autre fonction d’achat
Configuration :
Collecte : Définition des paramètres de recherche de documents et
d’éclatement de nomenclature
Restitution : Bordereau d’envoi / Estampillages / modes de diffusion
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16. Ex : transaction me2xn
Interface derrière
le contrôle de
messages
Créer une
requête de sortie
avec les documents
liés à la commande
d’achat
SEAL Systems Pty Ltd 2006

17. Une requête de sortie SEAL Systems est
composée de trois objets SAP :
Liste de documents
Paramètre de sortie
Liste de destinataires
Options de recherche de requêtes de sortie :
Créateur de la requête
Destinataires de la requête (ex:
fournisseurs)
Moyen de restitution (imprimante, fax,
email)
Etc.
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18. Support des codes barres
Ajout d’estampillages
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19. Commande d’achat
Nomenclature Dessins techniques
Autres
docs
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Conditions d’achat

20. Le module DMS Repro Server permet de soumettre les requêtes de
sortie de SAP vers le serveur d’impression SEAL Systems (PLOSSYS)
PM / PP / PS / MM
SAP DMS Repro GUI ® for SAP
SAP DMS
Accès aux fichiers
ContentServer Impression
Accès aux fichiers
DMS Repro Server®
PLOSSYS®
WEB
SEAL Systems Pty Ltd 2006
Impression sur n’importe quelle imprimante ou via un moyens de diffusion
électronique

21. 1) Installer DMS Repro dans SAP (ordres de transport)
2) Installer le serveur d’impression PLOSSYS
3) Adapter les programmes d’impression SAP pour appeler les BAPIs SEAL
4) Configurer DMS Repro GUI
- Estampillages, propriétés d’imprimantes
5) Configurer l’interface avec SAP MM
- Définir les filtres de recherche de documents SAP DMS liés aux
commandes d’achat
- Définir les types de documents à récupérer
Mise en œuvre en quelques jours seulement…
SEAL Systems Pty Ltd 2006

22. La solution peut être étendue à
d’autres processus métiers :
Ordres de fabrication
Projets (OTP)
Avis Qualité
Commandes clients
Ordres de maintenance
Ou plus généralement
partout où vous pouvez
lier des documents aux
processus métiers SAP!
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23. Productivité :
:
S le
Génération et distribution automatique de dossiers d’achat
IE b
Tri et assemblage automatique
M ra
O u
Impression en mode batch
ON es
Diffusion intégrée dans l’environnement SAP
E C Im
Processus sécurisés :
RO
(Réduction des risques et erreurs)
Processus sécurisés par filtrage automatique de documents (dernière version du
document validé)
Ajout d’estampillages sur les sorties papier (statut du document, numéro de commande
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client, utilisateur, date et heure)
Intégrée SAP – PAS de discontinuité dans le processus

24. DEMONSTRATION
« Génération et distribution
automatique d’un dossier d’achat »
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25. Questions
Réponses !
www.sealsystems.fr
SEAL Systems Pty Ltd 2006
© SEAL Systems

26. Said El Morabiti
Responsable Commercial
Tél: +33 1 4397696-66
SEAL Systems France
Mobile: +33 661358711
30 Rue de la Varenne
Fax: +33 1 439 7696-09
F-94100 St. Maur de Fossés
www.sealsystems.fr
FRANCE
selmorabiti@sealsystems.fr
Sebastien Legru
Responsable Consulting
Tél: +33 1 4397696-61
SEAL Systems France
30 Rue de la Varenne Mobile: +33 660 308721
SEAL Systems Pty Ltd 2006
F-94100 St. Maur de Fossés Fax: +33 1 439 7696-09
FRANCE www.sealsystems.fr
slegru@sealsystems.fr