Intervento del dr. Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia. Nembro bg, 14/05/2013

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Corsi 2013
Conservazione degli archivi digitali
A cura di Mauro Livraga

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La normativa italiana in tema
di conservazione digitale
La normativa italiana in materia comincia a
prendere forma con il c. 15 art. 2 L 537/93
(finanziaria 1994), che prevedeva la possibilità
di esibizione dei documenti anche in forma
digitale.

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La normativa italiana in tema
di conservazione digitale
• AIPA n. 15/94, G.U. n. 216/94. Archiviazione ottica
sostitutiva; incompleta standard obsoleti; copie digitali di
documenti cartacei.
• AIPA n. 15/94, G.U. n. 192/98. Molto complessa e di
difficile realizzazione; documento formato all’origine su
supporto informatico/Firma digitale; conservazione anche
dei metadati, responsabile della conservazione.
• AIPA n. 42/01, G.U. n. 296/01. Conservazione digitale;
riversamento sostitutivo; supporti differenti da quelli ottici
per la conservazione; documenti analogici (originali
copie); conservazione per gruppi di documenti.
• CNIPA 11/04, adeguamento della 42/01 alla normativa
europea in materia di firme digitali.

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Il ruolo della Soprintendenza
archivistica per la Lombardia
• L'attività della Soprintendenza Archivistica per la
Lombardia consiste nella vigilanza sugli archivi di
tutti gli enti pubblici e su quelli privati che siano
giudicati di interesse storico, presenti nella regione
di competenza; tale vigilanza si esplica attraverso
una attività di tutela e di valorizzazione degli
archivi medesimi, mediante l'accertamento delle
loro condizioni di conservazione e
l'organizzazione del loro ordinamento.

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Il sistema di gestione dei documenti

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Archivio 1
• Complesso dei documenti prodotti o comunque
acquisiti da un ente durante lo svolgimento della
propria attività: corrente, deposito e storico.
• Si chiama archivio anche il locale in cui un ente
conserva i propri documenti.
• Si chiama archivio anche l’istituto nel quale
vengono concentrati archivi di provenienza
diversa.

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Archivio 2
• Per garantire la conservazione dei documenti
informatici bisognerà dotarsi di strutture di
archivio informatico, che abbiano impianti
tecnologici idonei ad assicurare la custodia
ininterrotta dei documenti e assicurino il regolare
svolgimento delle procedure di conservazione,
inoltre la struttura di gestione dell’archivio deve
essere dotata di personale qualificato.

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La creazione di un Sistema di gestione
dei documenti
• Il sistema si deve basare sulla normativa vigente e
sulla cultura e storia dell’organizzazione.
• La struttura del servizio è composta da :
– risorse umane;
– risorse fisiche:
• fondi di bilancio per attuare e gestire il sistema
• spazio fisico
• le attrezzature
• la tecnologia

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Modello organizzativo/1
• Sistema
centralizzato/decentralizzato.
• Sistema centralizzato è ideale per
gli enti piccoli e omogenei che
trovano vantaggi maggiori nella
centralizzazione.

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Modello organizzativo/2
• In un’organizzazione che si avvale di
un sistema ibrido (manuale ed
informatico) la scelta di quello
parzialmente decentralizzato diventa
obbligatorio per il funzionamento del
sistema stesso.
• Controllo dei sistemi elettronici di gestione
documentale.

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Modello organizzativo/3
• Il sistema informatico/tecnologia utilizzata
deve essere:
– Sicuro
– Interoperativo
– Utilizzare standard aperti
– Obsolescenza

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Modello organizzativo/4
• Il sistema documentale scelto deve essere
compatibile con l’intera “architettura tecnologica
dell’organizzazione” (Duranti) e dialogare con la
tecnologia utilizzata da altre organizzazioni.
• “… la sicurezza è una di quelle aree in cui le
regole procedurali imposte dal vertice
dell’organizzazione, insieme alla loro attuazione
sistematica, sono un complemento essenziale della
tecnologia” (Duranti).

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Modello organizzativo/5
• Il sistema documentale scelto deve permettere di produrre
e gestire (vedi sistemi di autenticazione) i documenti in
spazi di lavoro individuale condivisibili a vari livelli
(gruppi, uffici, settori) da tutta l’organizzazione.
• Lo spazio centrale condiviso (archivio informatici) non
deve contenere documenti virtuali o in bozze, ma solo
documenti stabili e immutabili. Le bozze dei documenti
devono essere gestire negli spazi di lavoro condivisi.
• Lo spazio centrale è gestito e controllato dal servizio
archivio avvalendosi della collaborazione del servizio
sistemi informativi.
• Tutte le operazioni sono gestite sul server centrale.

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Il protocollo informatico
• Il sistema di protocollo informatico non è la
riproduzione informatizzata del registro
cartaceo, ma un insieme integrato e
coordinato di azioni relative alla
produzione, gestione e conservazione dei
documenti cartacei e informatici di un ente
pubblico.

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Conservazione informatica e altro
• In fase di organizzazione del sistema
documentario devono essere affrontate anche le
problematiche della selezione e conservazione
della documentazione analogica/informatica.
• Conservazione informatica permanente: costi e
benefici.
• Conservazione, scarto e outsourcing.

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Conservazione

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Conservazione/analogico
• Organizzazione archivio:
corrente, deposito, storico.
• Non solo carta.
• Luoghi di conservazione.

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Conservazione/analogico
• Corrente: produzione e gestione dei
documenti, dei fascicoli; procedure e
operazioni manuali.
• Deposito: organizzazione e
versamenti/scarto.
• Storico: organizzazione, riordino,
inventariazione e consultazione.

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Conservazione/analogico
• Per documento analogico si intende il documento
formato utilizzando una grandezza fisica che assume
valori continui, come le tracce su carta, le immagini su
film, le magnetizzazioni su nastro (articolo 1, comma
1, lettera b) del Dm del 23 gennaio 2004).
• Non solo carta: pergamene,
fotografie, cilindri, dischi di
vinile, musicassette, nastri
magnetici ecc.

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Non solo carta

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Luoghi di conservazione
• L’archivio corrente: gli uffici; i depositi
settoriali.
• L’archivio di deposito e storico: i depositi;
la sezione separata d’archivio; il piano per
gli archivi.
• Vedi: http://www.sato-
archivi.it/pdf/requisiti-archivio-
comunale.pdf
• Accesso e consultazione.

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Conservazione/digitale

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Conservazione/digitale
• Il processo di conservazione dei
documenti informatici inizia fin dal
momento della loro produzione
nell’ambito del sistema documentario e
avviene principalmente attraverso il
meccanismo delle copie (detto anche
back-up). (Gambetta)

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Conservazione/digitale
• Organizzazione archivio: corrente,
deposito, storico.
• L’archivio digitale è molto complesso
è un insieme di di documenti propri
dell’Information Technology:
messaggi PE, documenti Office, PDF,
pagine html filmati, copie digitalizzate
di documenti cartacei ecc.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/1
• Hanno l’obbiettivo di garantire sicurezza,
autenticità alle informazioni e ai documenti,
renderne possibile l’accesso e la
comprensione anche in tempi lunghi.
• Devono permettere di ri-leggere
correttamente i bit così come erano stati
originariamente registrati, su supporti anche
diversi da quelli di registrazione.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/2
• Devono mantenere la possibilità di
comprensione dei dati anche quando le
tecnologie utilizzate, l’hardware, i
sistemi operativi ecc., sui quali sono
stati registrati potrebbero non essere
più disponibili.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/3
• Gli elementi su cui poggia il sistema sono:
• Documento digitale/Formati: standard (vedi
Diapositive n. 2).
• Responsabile della conservazione
• Integrità e autenticità delle informazioni:
regole e interrotta custodia.
• Metadati: regole.
• Integrità delle registrazioni.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/Responsabile conservazione
• Il Responsabile della conservazione svolge il ruolo
( Leggi di riferimento) di conservare i documenti
che gli vengono assegnati all’interno di un sistema
di protocollo informatico a norma.
• Il responsabile della conservazione può essere
interno o esterno alla P.A.
• L’ente pubblico rimane comunque responsabile di
eventuali perdite di documenti anche se conservati
all’esterno.
• La delega all’esterno per la conservazione.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/Integrità
• Per mantenere nel tempo:
• Organiche procedure e modalità di gestione,
mix di tecnologie. Operazioni di
duplicazione e replica, back-up/recovery,
disaster recovery.
• Virtualizzazione
• Claud: fino a 200 gb (basta bk su cd); è
realizzabile per un PA?.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/Integrità
• Appropriate politiche e procedure per:
– sicurezza fisica e logica;
– continuità operativa;
– disaster recovery;
– rigorosi processi e procedure per accessi, presa
in carico di informazioni /documenti, possibilità
di verifiche sui certificati legati ai documenti;
– documentabilità delle procedure e dei processi
di gestione e di controllo.

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I sistemi di conservazione della memoria
digitale/Storage
• In ambito informatico con il termine
storage si identificano i dispositivi
hardware, i supporti per la
memorizzazione, le infrastrutture ed
i software dedicati alla
memorizzazione non volatile di
grandi quantità di informazioni in
formato elettronico (Wikipedia).

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Storage/Le tecnologie per la
conservazione digitale
• I dischi magnetici.
• I nastri magnetici.
• I dischi ottici.
• La virtualizzazione.
Le prime tre tecnologie garantiscono una
conservazione di medio e lungo periodo con
l’onere però di continue migrazioni per
allungare nel tempo il ciclo di vita della
risorsa per la conservazione.

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Storage/Le tecnologie per la
conservazione digitale
• L’esigenza di conservare nel tempo i dati e i
documenti si scontra con il ciclo di vita
dell’infrastruttura tecnologica di
conservazione.
• Hardware 3-10 anni; dischi 3-5 anni; i
sistemi su nastro 5-20 anni.
• Sistemi eterogenei.

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Storage/Virtualizzazione
• Affidarsi a un unico fornitore.
• Virtualizzazione: utilizzo di storage
differenti e renderli visibili al server e/o
applicativi come un’unica risorsa
indipendentemente dalla loro utilizzazione
fisica.

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Strumenti archivistici
per la conservazione

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Selezionare per conservare
• La selezione della documentazione per la
conservazione è motivata da esigenze di carattere
giuridico/amministrativo e intellettuale/culturale
piuttosto che da quelle pratiche.
• Non tutto si può conservare.
• Non necessariamente si deve “scartare”.
• Ogni amministrazione a norma del DPR 445/00 si
deve dotare di un piano di conservazione integrato
con il piano di classificazione.

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Piani di conservazione/1
• Il piano di conservazione è uno strumento che
serve per la selezione e per l’organizzazione
documentaria.
• Non è esaustivo dei documenti.
• Nell’incertezza conservare.
• Agire per tipologia o analogia documentaria.
• La selezione dei documenti non deve essere
automatica rispetto al piano di conservazione, ma
graduata su ogni tipo di archivio.

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Piani di conservazione/2
• Tipologie di piani di conservazione si
possono trovare in:
http://www.archivi.beniculturali.it/serv
izioII/progetti.html

39. 39
Manuale di gestione
• Il manuale descrive il sistema di organizzazione e
di conservazione dei documenti e fornisce
istruzioni per il corretto funzionamento del
servizio per la gestione documentale.
• Nell’ambito di ogni Amministrazione pubblica
deve essere adottato un modello generale, da
specificare sulla base delle particolarità dell’ente.
• Vedi Diapositive n. 3.

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Conservazione sostitutiva
• Il concetto di conservazione sostitutiva è
enunciato solo in CNIPA N. 11/04 (altra
normativa di riferimento CAD).
• Si tratta di un concetto impreciso che si
presta a equivoci di interpretazione.
• La conservazione sostitutiva è la somma di
due distinti processi: riproduzione
sostitutiva e conservazione.

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Conservazione sostitutiva/Riproduzione
• Da documento analogico a documento
informatico.
• Da documento informatico a documento
informatico con modifica del formato.
• Cambia il modo della rappresentazione, ma
non il contenuto.

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Conservazione sostitutiva/Esibizione 1
• La normativa di riferimento è rappresentata dall'articolo 6
del Dm 23 gennaio 2004 e dall'articolo 6 della delibera
CNIPA n. 11/04. Il combinato disposto delle norme citate
dispone che il documento conservato su supporto
informatico deve essere reso leggibile (in qualunque
momento presso il sistema di conservazione o
conservazione sostitutiva) e disponibile, a richiesta degli
organi di controllo, su supporto cartaceo. In merito a
questo aspetto, occorre evidenziare, che l'articolo 3,
comma 1, lettera d), del Dm pone, in capo al soggetto
responsabile della conservazione, l'obbligo di predisporre
funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli
archivi informatici

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Conservazione sostitutiva/Esibizione 2
• Vista l'immaterialità dei documenti da esibire, la
prima operazione da porre in essere riguarderà il
controllo della regolare creazione e conservazione
degli stessi. Sarà, quindi, cura del responsabile
della conservazione collaborare con i verificatori e
fornire loro tutto il supporto necessario. In
particolare, anche se non previsto da nessuna
norma, il responsabile dovrebbe esibire il manuale
di gestione documentaria dell’ente.

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Grazie per l'attenzione