Àudio i vídeo aplicats a la transformació: VideoActa

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Solución de VídeoActa | 1VídeoActaTM © Ambiser Innovaciones 2014
VídeoActaTM © Ambiser Innovaciones 2015
Audio y video aplicados a la transformación:
Solución de VídeoActaTM
10 de Febrero de 2015

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Sobre Ambiser
 Creadora de Soluciones multiplataforma.
 Dirigida, sobre todo, al Sector Público.
 Comprometida con los estándares del mercado.
 Ofrece Soluciones propias en las áreas de Administración Electrónica y
Movilidad.
 Desarrolla y mantiene proyectos a la medida de sus clientes.
 Promotora de proyectos de I+D+i.
Sirviendo al ciudadano

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Índice
1. Concepto de VídeoActaTM
2. Beneficios del VídeoActaTM
3. Fases de un VídeoActaTM
4. Proceso completo de un VídeoActaTM
1. Preparación del Orden del Día
2. Grabación, minutaje y retransmisión
3. Post-minutaje
4. Firma electrónica
5. Custodia documental
6. Portal de reproducción
5. Esquema de funcionamiento
6. Arquitectura de la Solución
7. Proyecto de implantación
1. Integración Genesys i3
8. Referencias de VídeoActaTM (España)
9. Casos de éxito accesibles por Internet
10.Información de contacto

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1. Concepto de VídeoActaTM
Nuevo concepto que, con la misma validez legal que
el anterior, corresponde a un documento multimedia,
compuesto al menos por:
 El contenido completo (Diario de Sesiones) de
todo lo ocurrido en el Pleno, Junta, Asamblea, etc.
 El Acta sucinta con el resumen de acuerdos
alcanzados.
 Firma electrónica de curso legal de la persona o
personas que legalmente deban firmar el Acta.
Típicamente es un certificado digital expedido por
la FNMT o Autoridad Autonómica (CATCert,
Izenpe, ACCV, etc.) o un DNI electrónico.

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2. Beneficios del VídeoActaTM
 Simplificación administrativa
Las actas se generarán de forma
automática, ahorrando costes.
 Modernización administrativa
Introducción del uso de la firma
electrónica en Actas oficiales.
 Transparencia
Máxima difusión de la vida
institucional de la Entidad, con
retransmisiones tanto en directo
como en diferido.
 Eficiencia
Tanto empleados como ciudadanos
dispondrán de un proceso
optimizado de búsqueda de Actas.

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3. Fases de un VídeoActaTM
Antes del Pleno o Reunión
 Un usuario convencional elabora la agenda del
Pleno. Ésta se puede modificar en el momento
del minutaje añadiendo puntos imprevistos.
Durante el Pleno o Reunión
 Un operador realiza la grabación del Pleno y
se encarga de minutarlo mientras está
grabándose.
Después del Pleno o Reunión
 Un usuario convencional comprueba el
minutaje y prepara el vídeo para la firma,
aportando el acta sucinta del pleno.
 Los responsables firman el VídeoActaTM y se
ordena la publicación del mismo.
Técnico
Secretaria
Operador
Sala Plenos
Técnico
Secretaria
Antes…Durante…D
Preparación
Agenda Pleno
Minutaje
Pleno
Minutaje
y Firma
Publicación
VídeoActaTM
Grabación
Pleno

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5. Esquema de funcionamiento

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7. Proyecto de implantación
 Provisión e instalación del equipamiento y software necesario.
 Integraciones, si se necesitan (Sistema de Grabación, Administración
Electrónica, etc.).
 Gestión del almacenamiento de los contenidos audiovisuales.
 Personalización del Portal de publicación de vídeos.
 Formación a operadores y administradores.
 Soporte permanente post-implantación.
 La duración media del proyecto es de un mes.

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Gestión de
Plenos
Orden del día y
convocatoria
Comunicación y
Publicación
Resultado de
la sesión
Traslado de
acuerdos
Generación
Acta
Notificaciones
y Certificados
Integración Comunicación de los asistentes y puntos a tratar desde la plataforma de Gestión de Secretaria
Una vez producida la sesión se devuelve el control al proceso de Secretaria para almacenar la información
en el sistema y poder generar los acuerdos
El proceso de generación del acta se simplifica al máximo incorporando a los acuerdos tomados el enlace
directo al vídeo del punto en cuestión
El documento vídeo del Acta queda custodiado por la plataforma VideoActaTM. Adicionalmente éste puede
almacenarse en el Gestor de Documentos de Genesys i3
.
Gestión
VideoActa
Preparación
del Orden del
Día
Grabación,
minutaje y
retransmisión
Post-minutaje
Firma
electrónica
Publicación
7.1. Integración Genesys i3

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8. Referencias de VídeoActaTM

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10. Información de contacto
Audifilm Grupo Assystem
+34 972 01 01 01
comercial@audifilm.com
www.audifilm.com
José M. Hinojosa
Ambiser Innovaciones S.L.
jhinojosa@ambiser.es
902 810 645

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4. Proceso completo de un VídeoActaTM
1/6
• Preparación del Orden del Día
2/6
• Grabación, minutaje y retransmisión
3/6
• Post-minutaje
4/6
• Firma electrónica
5/6
• Custodia documental
6/6
• Portal de reproducción

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4.1. Preparación del Orden del Día
La aplicación contempla la indexación de
vídeo (minutaje) por los siguientes
conceptos:
 Orden del Día
 Intervinientes
Las correspondientes dos listas han de
introducirse antes de comenzar la
grabación.

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4.2. Grabación, minutaje y retransmisión
 La realización es efectuada por un operador sin conocimientos especiales.
 Puede controlar desde cero (sólo audio) hasta cuatro cámaras de vídeo.
 Realiza el minutaje tanto por los puntos del Orden del Día como por los
Intervinientes.
 Transmisión opcional, vía Internet, en
streaming.
 Pueden utilizarse entradas de vídeo ya
existentes.
 Soporta intervenciones y puntos del
Orden del Día no previstos.
Parámetros estándares de grabación:
• 25 frames por segundo
• Resolución de 320x240 pixels
• Tasa de muestreo de 225 kbps
Para un Pleno de 3 horas se precisan unos 300 Mbytes.
Para los Plenos de un año (unos 14) se precisan 4 Gbytes.

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4.3. Post-minutaje
La aplicación permite realizar el minutaje completo del VídeoActaTM después de
realizarse la grabación. Este hecho posibilita que puedan hacerse dos tipos de
acciones:
 Corrección del minutaje de un
VídeoActaTM (con reproducción
ralentizada si se precisa).
 Generación de nuevas VídeoActas a
partir de grabaciones convencionales
ya efectuadas.

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4.4. Firma electrónica
 Se firma directamente la grabación obtenida tras el Pleno o Reunión.
 Firman, sin límite, todas las personas que se estimen necesarias.
 Se incluye sello de tiempo junto con cada firma. Ello garantiza el conocimiento
del momento exacto de la firma.
 Cada persona firma con su certificado legalmente emitido (DNI electrónico o
cualquier otro).
 Se firma también el Acta sucinto de
acuerdos, aunque en formato digital y
suprimiendo la transcripción.
 Ambas firmas pueden no coincidir en
el tiempo.

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4.5. Custodia documental
La Solución asume la Custodia de las VídeoActas. Puede hacerlo, siempre según
los estándares de mercado, de varias formas:
 A través de su propia plataforma, basada en el Gestor Documental Alfresco.
 Adicionalmente, almacenándose también en el Gestor de Documentos del
Sistema de Información para la Administración Pública Genesys i 3

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4.6. Portal de reproducción
 Permite localizar VídeoActas por diferentes criterios.
 Permite seleccionar qué parte de cada VídeoActaTM reproducir, accediendo a la
misma por cualquiera de los criterios por los que se realiza el minutaje (Orden
del Día e intervinientes).
 Usualmente este Portal se integra con la Página Web institucional del cliente.

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6. Arquitectura
Salón de Reuniones CPD Internet
Entorno Apple Entorno Java o Microsoft Multiplataforma

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9. Casos de éxito accesibles por Internet
1. Ayuntamiento de Alzira
 Características: tres cámaras de vídeo, Portal integrado en la Web Municipal, Actas con enlaces a cada punto
tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e intervinientes.
 Dirección: http://alzira.videoacta.es
2. Ayuntamiento de Valdepeñas
 Características: tres cámaras de vídeo, acceso a través de la Web Municipal diferenciando entre Actas y vídeos,
enlaces en las Actas a cada punto tratado (pueden verse bajando cualquier Acta), incluye Juntas de Gobierno,
incluye transmisión de Plenos en directo.
 Dirección (Actas): http://www.valdepenas.es/VLDSedeWeb/Modulos/VLDPortal.nsf/wcmPrincipal?OpenFrameset
(elegir Ayuntamiento/Actas)
 Dirección (Vídeos): http://valdepenas.videoacta.es
3. Ayuntamiento de Mollet del Vallès
 Características: sin cámaras de vídeo (sólo audio), Portal integrado en la Web Municipal, Actas con referencias a
ficheros de audio (pueden verse bajando cualquier Acta), búsqueda por Orden del día e interviniente.
 Dirección: http://molletvalles.videoacta.es

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