1. Apuntes de herramientas I
Colegio de Bachilleres del Estado de Querétaro, plantel 7 “El Marques”.
Profesora: Ramírez Velázquez luz del Carmen.
Alumna: Ramírez Martínez María del Carmen.
Grupo: 3.4

2. Portada
Índice Introducción
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3

3. índice
Unidad 1: sistemas de información para la administración
de negocios.
Unidad 2: base de datos (Access).
Unidad 3: publicaciones electrónicas (Publisher).

4. introducción
El tema del trabajo es de herramientas de informática 1, tanto teóricas como
practicas; para el desarrollo de habilidades en el aula, con el fin de que se sepa
utilizar bien las aplicaciones que tiene estas. Delo importante que es saber
utilizarlas y como para un o una buena presentación de trabajo.
Se presentara como crear una base de datos utilizando el programa de ACCESS
y crear publicaciones electrónicas en Publisher.

5. Sistemas de Información
• Definición de sistema.
• Definición de información.
• Actividades de un sistema.
• Definición de sistemas de información.
• Objetivos de sistemas de información.
• Ciclo de vida de un sistema.

6. Sistema
Un conjunto de
información ordenada
con un fin en común.
Medio
ambienté
Abiertos
Intercambien
materia,
energía o
forma.
Cerrados
No
intercambian
materia,
energía o
forma.
Naturaleza
Concretos
Físico o
tangible.
Abstractos
Simbólicos o
conceptuales.
Origen
Naturales
Generados
por la
naturaleza,
tales como
los ríos.
Artificiales
Son
producidos
por la
actividad
humana (son
concebidos y
creados por el
hombre).
Relaciones
Simples
Con pocos
elementos y
relaciones.
Complejos
Con
numerosos
elementos y
relaciones.
Cambio en
el tiempo
Estáticos
No cambia el
tiempo
(sistema
numérico).
Dinámicos
Cambia el
tiempo.
Variable que
lo define
Discretos
Variables
discretas
(lógica
booleana).
Continuos
Variables
continuas
(ríos).

7. Actividades de un sistema.
Entrada: toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que
se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
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8. Proceso: efectúa los cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que
un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de
los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de
un año base.
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9.  Almacenamiento: es una de las actividades o capacidades más importantes
que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema
puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.
Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos.
siguiente

10.  Salida: saca la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a
otro Sistema de Información o módulo.

11. Definición de información
• Conjunto de datos organizados y procesados que constituyen mensajes, instrucciones,
operaciones, funciones y cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relación con un
ordenador.
• El procesador del mismo requiere de información para cumplir una orden recibida, y toda
tarea computacional implica el intercambio de un dato informativo de un lugar a otro.
• Esto no sólo ocurre en forma electrónica al interior del ordenador, sino que también es
natural a las acciones que un usuario cualquiera ejecute con una computadora.

12. Sistemas de
información
Apoyo a la toma de
decisiones.
Conjunto de programas y
herramientas que
permiten obtener
oportunamente la
información.
Es un ambiente de
incertidumbre.
Estratégicos.
Maneja la información
procesada de una
organización.
Se puede utilizar para
alcanzar el objetivo.
Transaccionales.
Diseñado para redactar,
almacenar, modificar y
recuperar todo tipo de
información.
Proceso que genera o
modifica.
Un conjunto de componentes
relacionados que recolectan,
procesan, almacenan y distribuyen
información.

13. Objetivos de sistemas de
información.
Generales.
Respalda la toma de
decisiones y generales.
Proporciona un diagnostico
de la empresa en un
momento dado.
Particulares.
Analizar y rediseñar los
procesos de ventas o
importación de repuestos,
para iniciar el análisis y
diseño.
Evaluar las distintas
alternativas a partir del
análisis.

14. Análisis.
Ciclo de vida de un sistema
• Investigación a conciencia para tratar de conocer todos los requisitos e implicaciones del proyecto que
estamos por abordar. Es de vital importancia que reunamos toda la información pertinente al software a
desarrollar y que comprendamos la naturaleza del problema o necesidad que tratamos de cubrir.
Diseño.
•Se enfoca en modelar la base de datos, la arquitectura del software, la interfaz y los algoritmos o procedimientos del mismo.
Desarrollo.
•Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la
medida del solicitante.
Capacitación.
•Se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las
especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.
Implementación
.
•Esta es la fase en que ponemos el software en funcionamiento en el mundo real, o dentro de la organización para la que fue desarrollado.
Mantenimiento.
•Como sabemos las organizaciones no permanecen igual, cambian a lo largo del tiempo, así también los gustos y necesidades de las personas
cambian, entonces el software necesita ser modificado para que se adapte a esos cambios, y es por ello que surge lo que en el software general las
famosas actualizaciones.

15. Base de Datos (ACCESS)
• ¿Que es una base de datos?
• Ventajas y desventajas de la base de
datos.
• ¿Que es ACCESS?
• ¿Que es una tabla y una tabla de
registros?
• ¿Que es un campo?
• Como esta integrada la pantalla inicial
de Access.
• Tipos de campos.
• ¿Que es un campo llave y uno no llave?
• Tipos de relaciones entre tablas.
• ¿Qué es un formulario y como hacer
uno?
• ¿Qué es un informe y como hacerlo?
• Abarrotes.
• Videoclub.

16. ¿Que es una base de datos?
• Es una colección de información organizada de forma que un programa de
ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesite.
• Es un sistema de archivos electrónicos.

17. Base de datos
Ventajas Desventajas
Compartir los datos. Tamaño.
Aumenta la productividad de los
programadores.
Complejidad.
Mejora el mantenimiento de los programas. Costo.
Seguridad. Requerimientos adicionales del equipo.
Balance de requerimientos de conflictos. Complejo al recuperar los datos.

18. ¿Que es Access?
Es un sistema de administración de base de datos relacionales, diseñado
especialmente para ser utilizado bajo Windows.
Un sistema de administración de base de datos relacionales es un instrumentó
que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información contenida en la
base de datos.

19. ¿Que es una tabla y una tabla de registros?
 Es un conjunto de registros referentes a una categoría determinada de información. Por ejemplo, una
tabla podría ser una lista de alumnos, de clientes, de autos, de pedidos, un inventario de artículos, entre
otras mil cosas mas.
 Los datos de la tabla se representan con columnas (llamadas campos) y con renglones (llamados
registros) que reúne la información de un elemento de la tabla.
Campo
Tabla.
Registros.

20. ¿Que es un campo?
Es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de
datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder;
un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir
campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de
cálculo los campos son llamados celdas.

21. Pantalla inicial
de Access
Barra de
titulo.
Barra de
herramientas de
acceso rápido.
Panel de
navegación.
Botón de
minimizar cinta
de opciones.
Cinta de
opciones.
Ayuda.
Minimizar. Tamaño.
Cerrar.
Barra de estado.

22. Tipos de campo
Valor Tipo de dato
Texto Son combinaciones tanto testo como numero.
Memo Es de texto extenso o igualmente combinación extensa.
Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
Moneda Valores monetarios que contienen entra uno y cuatro decimales.
Auto numeración Números sucesivos únicos.
Si/No Contienen uno de entre dos valores.
Objeto OLE Objeto vinculado o incrustado en una tabla.
Asistente para
búsquedas
Crear un campo que permite elegir un valor o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenada como textos y
utilizada como dirección de hipervínculo.

23. ¿Que es un campo llave y uno no llave?
• Un campo llave o combinación de campos que identifican singularmente
cada registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para
asociar datos entre tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente
recomendado. Acelera la recuperación de los datos y permite definir
relaciones predeterminadas entre tablas. Si una tabla no incluye un campo
clave principal obvio, es factible que Access asocie un numero único a cada
registro.

24. Tipos de relaciones entre tablas.
Relación de uno a varios (1,n). Se crea una relación de uno a varios si uno de los campos
relacionados es una clave principal. Esta relación es la más común. Cada registro de una tabla
puede estar enlazado con varios registros de una segunda tabla, pero cada registro de la segunda
sólo puede estar enlazado con un único registro de la primera.
 Relación de uno a uno (1,1). Se creará una relación de este tipo si ambos campos relacionados
son claves principales. En este tipo de relación, un registro de la tabla uno sólo puede estar
relacionado con un único registro de la tabla dos y viceversa. No es muy usada.
 Relación de varios a varios (n,m). En este caso, ninguno de los campos relacionados son
claves principales. Cada registro de la primera tabla puede estar enlazado con varios registros de la
segunda y viceversa. Este tipo de relación implica la repetición de los campos de cada tabla; esto
es lo que Access pretende evitar. Para establecer relaciones de este tipo, es necesario crear una
tabla intermedia que esté relacionada con las dos de uno a varios.
siguiente

25. Relaciones entre tablas.
Uno a uno
Uno a varios

26. ¿Qué es un formulario y como hacer uno?
• Un formulario es un diseño mes conveniente para introducir, cambiar y ver
los registros en una base de datos.
• En un formulario en Access es factible incluir listas de valores seleccionables,
usar colores para resaltar los datos importantes o presentar mensajes que
indiquen cuando se ha introducido un valor correcto, entre otras múltiples
cosas.
siguiente

27. Lo primero que se debe hacer para crear un asistente para formularios es:
 Ir a la cinta de opciones y darle clic en crear he ir hacia el icono Asistente para
formularios.
 Luego aparecerá un cuadro que será de esta forma:
Tendrás que darle clic al icono
seleccionar todos campos.
Después darle siguiente.
siguiente

28. Luego tendrás que escoger una distribución que
en este caso será justificado.
Luego te pedirá el titulo y como lo deseas abrir
en este caso le dejamos el mismo titulo y lo
abriremos en forma para modificarlo.
Y le daremos finalizar. siguiente

29. Así se vería el formulario terminado.

30. ¿Qué es un informe y como hacerlo?
• Es información organizada, según el criterio que hayamos elegido: impresa o
visualizada en pantalla. Se puede usar un informe para agrupar registros de
un diseño personalizado. La variedad de formas en que se puede presentarse
la información, citaremos por ejemplo: Lista de precios , etiquetas, facturas,
informes con totales y subtotales, inventarios, correspondencia
personalizada,etc.
siguiente

31. Ejemplo de un informe
siguiente

32. Para crear un informe se debe de dar clic a esta icono
Se aparecerá este cuadro
Dónde solo se selecciono el campo de películas.
Y le daremos siguiente
En este no pondremos nada.
siguiente

33. Aquí en distribución le pondremos tubular
y orientación horizontal.
Y le daremos siguiente.
Aquí pondrás el titulo y como
deseos la vista del informe.
Y por ultimo le darás finalizar.

34. Publicaciones eléctricas (Publisher)
• ¿Qué es Publisher?
• Ventajas y desventajas de Publisher.
• Plantillas de Publisher.
• Folleto.
• Libreta de direcciones.
• Calendario.
• Currículo.

35. ¿Qué es Publisher?
• Está diseñado para ayudar a las empresas a crear publicaciones internas
profesionales de forma rápida y personalizada. Con Publisher, puede crear,
diseñar y publicar materiales profesionales de marketing y comunicación para
imprimir, enviar por correo electrónico y publicar en Web.

36. Publisher.
Ventajas.
• Basta con haber usado antes Word,
Microsoft PowerPoint u otros programas
Office para que los usuarios aprendan
rápidamente a manejarse con Publisher y a
emplear la herramienta Office adecuada para
cada tarea
• Ahorrar tiempo al volver a usar el trabajo.
• Crear publicaciones personalizadas a partir
de una base de datos.
Desventajas.
• Compenetración con otros programas del
mercado.
• No es profesional, y no puede compararse
con el resultado del trabajo de un experto en
diseño grafico que use programas como
Photoshop y Corel...pero esta bastante bien
para el usuario común.
• Ocupa bastante para ser un programa tan
simple.

37. Plantillas de Publisher.
siguiente

38. siguiente

39. siguiente

40. siguiente

41. siguiente

42. siguiente

43. siguiente

44. siguiente

45. siguiente

46. siguiente

47. siguiente

48. siguiente

49. siguiente

50. siguiente

51. siguiente

52. siguiente

53. siguiente

54. siguiente

55. siguiente

56. siguiente

57. siguiente

58. siguiente