El documento proporciona instrucciones para instalar y utilizar un registro de calificaciones de Access. Explica cómo configurar el registro para un grupo en particular, incluida la adición de estudiantes y parámetros. También describe cómo tomar asistencia, agregar y evaluar diferentes tipos de instrumentos de evaluación como tareas y pruebas, e imprimir informes. El objetivo es brindar orientación paso a paso para que los usuarios puedan administrar efectivamente las calificaciones de los estudiantes en el registro de Access.

1. Ministerio de Educación Pública
Dirección de Gestión Evaluación de la Calidad
Departamento de Evaluación de Calidad
Complementarias y Secundaria

2. Instalación de AccessRuntime 2007.
1. Diríjase a la carpeta que copió en su equipo.
2. Seleccione y ejecute el archivo AccessRuntime2007
3. Si al abrir el archivo sale un mensaje de confirmación indique Sí.
Recuerde que cada vez que use una computadora
diferente para trabajar el registro, debe instalar el
Access Runtime 2007.

3. Instalación de AccessRuntime 2007.
4. Al salir el siguiente mensaje debe aceptar los términos de licencia y
seguidamente hacer click en [Continuar]

4. Iniciar el registro de Calificaciones:
¿Cómo abrir el registro específicamente con el AccessRuntime si se tiene
otro paquete de Office?
1. Hacer click con el botón derecho del mouse sobre el icono del
registro.
2. Abrir con…
3. Icono de llave de
Access.

5. Iniciar el registro de Calificaciones:
Es posible que al iniciar el registro se muestre el siguiente mensaje de
seguridad. Este mensaje se presenta a raíz de que es la primera vez que
se inicia el registro en este equipo. Para continuar debe hacer click en
[Abrir]

6. Iniciar el registro de Calificaciones: Apariencia del registro.
Registro sin SIGCE-PIAD
Registro generado con SIGCE-PIAD
La diferencia está en que los
registros descargar SIGCE-
PIAD van con grupos y listas
de sección.

7. Uso de accesibilidad en el registro de
calificaciones
Este check
permite
habilitar esta
característica
Esta característica permite el usuario hacer uso de alguna herramienta
externa que provea la lectura de pantalla.
El registro ha sido formateado a nivel de mensajes, controles mejor
distribuidos, donde se han agregado información contextualizada para
mejor la navegación a la hora de hacer uso del mismo.

8. Iniciar el registro de Calificaciones:
Encontraremos 2 botones :
1. El primero me permite ingresar al registro e iniciar con la configuración
general e introducción de los datos de los estudiantes.
2. El segundo permite Actualizar mi registro de calificaciones de una
versión anterior a la actual por ejemplo de la v1.0 a la v1.1
Este botón
actualiza a una
nueva versión

9. Iniciar el registro de Calificaciones:
Caso contrario podrías encontrar :
1. Casilla de selección de grupo.
2. Botón de [Entrar]

10. Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Escriba su identificación (Los datos
personales y de centro deben
rellenarse automáticamente, caso
contrario debe indicarlos
manualmente).
2. Seleccione la asignatura dentro
de la lista (si no existe anote el
nombre y seleccione la modalidad
que corresponde el centro
educativo).

11. ¿Cómo agregar nueva asignatura o taller?
1. Escribe el nombre de la asignatura.
2. Acepta los mensajes que se presentan.
Si por algún motivo no seleccionaste de
forma correcta la modalidad de la
asignatura puede volver reasignarla
haciendo click en este botón.

12. ¿Cómo agregar nueva asignatura o taller?
1. Se muestra una ventana
emergente con todas las
modalidades posibles de la
asignatura… Selecciona una
opción de 1 a 8 según
corresponda.
2. Luego de indicar la opción haz
click en [Aceptar]

13. Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Cinta PRINCIPAL 2. Click en el botón [Parámetros de registro]
3. Seleccionar la ficha [Parámetros de aplicación]
Actividad: desactive
y active funciones
complementarias. Al
final mantenga la
configuración como
se muestra en la
figura anterior.

14. Configuración inicial del registro de calificaciones:
Para llegar aquí:
1. Cinta PRINCIPAL
2. Botón [Editar grupo]
Actividad 1: Seleccione el nivel del grupo que desea agregar.
Actividad 2: Seleccione la sección del grupo.
Actividad 3: Anote el nombre del profesor o
docente guía (No es requerido).
Si se descarga el
registro desde el
SIGCE-PIAD esta
parte no debe
hacerse.

15. Configuración inicial del registro de calificaciones:
Seleccionando la
ficha [Parámetros
del grupo]
1. Configure los
días que
impartirá al
grupo creado
(indicando
número de
lecciones).
2. Calcule las lecciones de
cada periodo, puede usar
el botón [Calcular
lecciones] , también
puede agregar nuevos
días no lectivos dentro de
la lista haciendo click en
[Editar].
3. Establezca la cantidad de instrumentos que evaluará en
cada uno de los componentes, tome en cuenta que la
información de trabajo cotidiano debe ser un vaciado final
ya que el cotidiano consiste en un proceso y no un
producto.

16. Configuración inicial del registro de calificaciones:
1. Agregue la
información
básica de un
estudiante.
2. Puede
especificar
algún correo
electrónico del
encargado del
estudiante,
este correo te
permitirá
enviar emails
desde el
registro.
3. Indique el tipo de movimiento la matrícula puede ser ordinaria
o proveniente.
4. Si el estudiante posee alguna adecuación curricular debe indicarse y así durante
las evaluaciones poder hacer las modificaciones en porcentajes o puntos.

17. Configuración inicial del registro de calificaciones:
2. Se abrirá un archivo que se guardará en el
Escritorio, ingresa los datos de todos los
estudiantes de un grupo en el orden que se
indica en el mismo:
Cédula|Apellido1|Apellido2|Nombre|Sexo|FechaNacimiento
3. Cierra y guarda el archivo de Excel.
4. Haciendo clic en el botón [Importar
datos de un archivo de Excel]
5. Selecciona el archivo de Excel que se
encuentra el escritorio que se llamará según
el grupo DatosGrupo_x-x_importar.xls.
6. Clic en [Abrir] y observarás la lista de los
estudiantes cargados.
Si se descarga el
registro desde el
SIGCE-PIAD esta
parte no debe
hacerse.
Seleccionando la
ficha [Edición e
importación de
datos para este
grupo]
1. Haciendo clic
sobre el botón
[Excel], te permitirá
generar un archivo
de ejemplo para
importar datos de
estudiantes.

18. Agregar grupos pendientes en el registro
1. Hacer click en la cinta PRINCIPAL.
2. Click en el botón [Nuevo grupo]
3. Sigue los pasos sugeridos en las diapositivas anteriores >>Ir
Si se descarga el
registro desde el
SIGCE-PIAD esta
parte no debe
hacerse.

19. ¿Cómo tomar asistencia rápidamente?
1. Click en cinta PRINCIPAL
2. Click en botón [Control de asistencia diaria]

20. ¿Cómo tomar asistencia rápidamente?
1. Escribe la fecha que deseas registrar y que corresponda a un día lectivo al
que se le imparte al grupo.
2. Hace click en el botón [Cargar], generará la lista de los estudiantes que
corresponden al grupo.
3. Ingresa las ausencias o justificaciones que correspondan al estudiante

21. ¿Cómo evaluar a los estudiantes?
1. Hacer click en la cinta PRINCIPAL
2. Haz click en EVALUACIONES (mostrará una nueva cinta donde encontrarás
cada uno de los componentes de evaluación).

22. ¿Cómo evaluar el Trabajo Cotidiano ?
1. Haciendo click en [NUEVO] te permitirá abrir el formulario de
creación.
2. Seleccione el modo que desea ingresar los datos de las
evaluaciones.
3. Ingrese la fecha de referencia de la evaluación, tome en cuenta que
debe estar dentro del periodo seleccionado.
4. Indicar la cantidad de puntos que tendrá la evaluación, luego en
click en [Aceptar].

23. ¿Cómo evaluar trabajo cotidiano?
En caso de que en el grupo existan adecuaciones se mostrará una ventana
emergente:
1. Puedes modificar el porcentaje y los puntos según corresponda.
2. Después hacer click en [Evaluar grupalmente] te llevará al lugar donde puedes
ingresar las evaluaciones.

24. ¿Cómo evaluar a los estudiantes?
1. En esta ventana ya puedes iniciar indicando la nota obtenida y las
observaciones de cotidiano según correspondan.

25. ¿Cómo evaluar el Portafolio?
En caso de que la asignatura contemple la evaluación del portafolio, este se crea
ubicándose en el componente de trabajo cotidiano. Para crear el portafolio,
debe exitir en primera instancia el instrumento de cotidiano.
1. Haga clic en [NUEVO], esta acción añadirá el nuevo instrumento, solicitándole
los datos de creación correspondientes.
2. Después hacer click en [Evaluar grupalmente] te llevará al lugar donde puedes
ingresar las evaluaciones.

26. ¿Cómo agregar una tarea?
Cintas
PRINCIPAL>EVAL
UACIONES
1.Hacer click en el
botón [Tarea]
2. Click en
[NUEVO]
3. Seleccionar el modo de
ingreso de los datos.
4. Ingresa la fecha de
referencia del instrumento.
5. Si tienes más de un instrumento
establecido puedes modificar el porcentaje
según corresponda.
6. Indique los puntos que vale el
instrumento, luego [Aceptar]

27. ¿Cómo generar el informe de tarea y trabajo cotidiano?
1. Haciendo click en este botón puedes ver la vista previa del instrumento
2. Para imprimir el informe solo debes presionar CTRL+P

28. ¿Cómo agregar o modificar una evaluación de trabajo cotidiano o tarea?
Haciendo click en el botón [Evaluar grupalmente] nos lleva
1. Evaluar los indicadores establecidos en el instrumento.
2. Puedes escribir alguna observación con respecto al trabajo presentado por el
estudiante.

29. ¿Cómo agregar evaluación de pruebas?
Cintas
PRINCIPAL>EVALUACION
ES
1.Hacer click en el botón
[Pruebas]
2. Click en [NUEVO]
3. Seleccionar el modo
de ingreso de los
datos.
4. Ingresa la fecha de
referencia del
instrumento.
5. Si tienes más de un instrumento establecido
puedes modificar el porcentaje según corresponda.
6. Indique los puntos que vale el
instrumento, luego [Aceptar]

30. ¿Cómo agregar o modificar la evaluación de una prueba?
Haciendo click en el botón [Evaluar grupalmente] nos lleva
1. Evaluar a los estudiantes indicando los puntos en este caso.
2. Puedes escribir alguna observación con respecto a la evaluación realizada por
el estudiante.

31. ¿Cómo agregar evaluación de asistencia por mes?
1. Hacer click en
[Asistencia]
2. Click en el botón
[NUEVO]
3. De la lista
desplegable
seleccione el mes
que desea.
4. Ubíquese en la
celda correcta
(Estudiante, Día).
5. Tramite las
justificadas o
ausencias según
corresponda.
Al tramitar ausencias podemos
encontrar información con
respecto a presencia y
ausentismo.

32. ¿Cómo editar un instrumento ya existente?
Seleccionas el componente
que deseas modificar en la
cinta Evaluación.
1. De la lista desplegable
seleccionas el instrumento
que deseas modificar o
editar.
Si deseas modificar los
puntos, porcentajes o
fecha de referencia solo
debes hacer click en
[Editar instrumento].
Para cambiar evaluaciones
hacer click en [Evaluar
grupalmente].

33. ¿Cómo evaluar estudiantes provenientes?
Importante: Puedes evaluar
proveniente si el estudiante
tiene fecha de ingreso
posterior al primer periodo,
caso contrario debes evaluar
al estudiante en cada uno de
los instrumento aplicados.
Cinta Evaluación
1. Botón [Evaluar
provenientes]
2. Seleccionar de la lista
desplegable el
estudiante a asignar la
nota final del periodo.
3. Escribe la nota según
el traslado.
4. Agrega la asistencia si
tienes el informe de
ausencias del centro
proveniente.
Importante: Si el
estudiante no recibió tu
asignatura en el colegio
de origen, debes indicar
en el espacio para
observaciones NR.

34. ¿Cómo agregar la actividad de recuperación?
En caso de que la asignatura contemple al final del periodo, este se crea
ubicándose en el botón [Actividad de recuperación] , luego hacer clic en
[NUEVO].
1. En la lista solo se mostrarán los estudiantes que tienen derecho a esa actividad
según lo estipulado en el REA.
2. Después hacer click en [Evaluar grupalmente] te llevará al lugar donde puedes
ingresar las evaluaciones.
3. En la calificación se especifica la nota mínima cuando se haya superado esta.

35. ¿Cómo asignar una adecuación a un estudiante?
1. Cinta PRINCIPAL
2. Click en [Estudiantes]

36. ¿Cómo asignar una adecuación a un estudiante?
3. Selecciona el estudiante que presenta
Adecuación Curricular.
4. Hacer click en el botón [Adecuación]
5. Indica el tipo de adecuación y el nivel
de funcionamiento correspondiente.

37. ¿Cómo agregar un nuevo estudiante al registro de
calificaciones?
1. Cinta PRINCIPAL
2. Click botón [Estudiantes]

38. ¿Cómo agregar un nuevo estudiante al registro de
calificaciones?
3. Click en el botón
[Agregar
estudiante]
4. Indicar fecha y
tipo de movimiento
Importante! Si es un estudiante proveniente en una fecha
muy cercana al final del periodo es favorable indicar una
fecha de admisión que esté dentro del periodo siguiente.
Ayuda en la introducción de la nota final por ser proveniente.

39. ¿Cómo cambiar de un periodo a otro?
1. En la cinta
Evaluaciones
2. Hacer click en el
periodo que desea
valorar.
Nota! Al cambiar entre un periodo y otro se
mostrará el avance o estado general en cada uno
de los componentes que se evalúan.

40. ¿Cómo puedo conocer el estado actual de rendimiento
de un estudiante?
1. Activar y desactivar opciones
según corresponda
2. Muestra una ventana
emergente con información
similar al punto 3.
3. Estado actual de rendimiento por
Componente, Periodo o Anual.

41. ¿Cómo buscar información de estudiantes en
cualquier punto del registro?
1. En la cinta Grupos/Estudiantes o en
Evaluación puedes tener acceso a las
funciones de búsqueda: Escribe cualquier
dato que conozcas del estudiante y presiona
[Enter] se desplegará una ventana si existen
coincidencias
2. Selecciona el estudiante del cual
necesita la información.
3. Selecciona el reporte de la lista
desplegable y luego [Aceptar]

42. ¿Qué otras funciones presenta el registro?
En la cinta de opciones:
1. Repara la base de datos por
situaciones de incongruencias en los
reportes.
2. Respalda o hace backups del
registro y así evitar pérdidas de
información
3. Permite importar un registro que
por motivos de errores o de
desactualización necesite ser
reemplazado por una versión
reciente.
4. Muestra el formulario de ayuda
del registro de calificaciones. Con
posibilidad e búsqueda de
información.
5. Acceso a múltiples enlaces de
internet relacionados con el registro o
con el MEP.
6. Acceso a múltiples videos de ayuda
sobre las diferentes funciones y
procesos que realiza el registro de
calificaciones.

43. ¿Qué otras funciones presenta el registro?
En el pie del formulario: Avance proceso
1. Haciendo doble click sobre los tres puntos (…) puedes agregar o modificar
recordatorios.
2. Gestor de email desde el registro de calificaciones sin necesidad de ingresar al
editor de tu correo. Permite enviar email a profesores y/o padres de familia.
3. Acceso a la página Educatico del MEP, podrás encontrar múltiples materiales de
apoyo docente o de investigación para tus estudiantes.
4. Acceso a la página Educatico formato tradicional del MEP, podrás encontrar
múltiples materiales de apoyo docente o de investigación para tus estudiantes.
5. Calendario de pagos del Ministerio de Hacienda.

44. ¿A que videos tengo acceso en el registro?

45. ¿Cómo agregar un recordatorio de evento o actividad?
1. Hacer doble click en los tres
puntos(…)
2. Escribe la anotación o recordatorio
3. Si deseas que el registro te recuerde el
evento debes especificar la fecha y hora
correspondiente y activar el Check
[Recordatorio(activado)]

46. ¿Cómo reparar el registro?
1. Hacer click en repararBD.
2. Si en el registro existen
inconsistencias por la
inexistencia en algún momento
de AccessRuntime debes
confirmar con[Si] para
recalcular o reparar los
reportes
3. La acción de Compactar
permite corregir y disminuir el
tamaño de la base de datos
que posee el registro de
calificaciones.

47. ¿Cómo respaldar o crear backup del registro?
1. Click en Respaldar.
2. Confirmar con [Si] a la
interrogante
3. Esperar a que el
proceso de respaldo
concluya.
4. Al completar el proceso podrás encontrar la Base de Datos
respalda, debes tomar en cuenta que el archivo resultante no es
un registro es solo la información.
Este respaldo podrás utilizarlo en caso de emergencia para
recuperar la información de tus evaluaciones.

48. ¿Cómo utilizar la ayuda del registro?

49. ¿Cómo enviar correo electrónico desde el registro?

50. ¿Cómo generar reportes?
Cinta de reportes generales:
Cinta de reportes detallados:

51. ¿Qué puedo hacer con los reportes?

52. En la Cinta EVALUACIONES:
Nuevo informe
correspondiente
a ‘Rendimiento
Académico’
Rendimiento, Escapes, Revisión
aplazados
También puedes ir a rendimiento por Prueba en [PRINCIPAL]>[Detalle] y
elegir el rendimiento de la prueba a analizar.

53. Revisión de estudiantes con derecho a actividad de
recuperación en las asignaturas que correspondan
Aquí se mostrarán estudiantes que
tienen derecho a ala actividad de
recuperación según los requerimientos
del REA

54. Revisión aplazados
Nuevo informe
correspondiente
a ‘Revisión de
Aplazados’

55. Colaboradores:
Roris Pimentel Batista
César Pimentel Batista
Inés Cowan Morales
César Elizondo Valverde
Guisela Céspedes Lobo
Actualizado: 29/05/2018
55
Dirección de Gestión y Evaluación de la Calidad
Departamento de Evaluación de la Calidad
Unidad de Implementación PIAD