Presentatie 'Het zakelijk deel van het beleidsplan' (Spoedcursus 'Het nieuwe decreet SCVW') - Socius

1. Spoedcursus ‘Het nieuwe decreet’
HET ZAKELIJK DEEL VAN HET BELEIDSPLAN
SOCIUS vzw, steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk

2. Wat zegt het decreet?
Art. 9. § 1. Het beleidsplan omvat:
1° een inhoudelijk deel voor de volgende beleidsperiode;
2° een zakelijk deel voor de volgende beleidsperiode;
3° de omvang en de resultaten van de werking, namelijk:
a) kerngegevens en cijfers over de financiën voor het tweede en derde jaar van de lopende beleidsperiode;
b) kerngegevens en cijfers over het personeel voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode;
c) kerngegevens en cijfers over de werking voor het derde en vierde jaar van de lopende beleidsperiode;
4° een zelfevaluatie van de werking van de voorbije jaren van de lopende beleidsperiode;
5° de gevraagde subsidie-enveloppe op jaarbasis voor de beleidsperiode waarop de
subsidieaanvraag betrekking heeft;
6° in voorkomend geval een plan van aanpak waarin wordt aangegeven hoe de sociaal-culturele
volwassenenorganisatie die een positieve evaluatie met aanbevelingen kreeg, vermeld in artikel 23, §
3, tweede lid, 2°, is omgegaan met die aanbevelingen;
7° een managementsamenvatting.
2

3. Drie beoordelingselementen voor het zakelijk deel van het beleidsplan:
1° een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid;
2° de toepassing van de principes van goed bestuur;
3° de afstemming tussen het voormelde inhoudelijke en zakelijke deel van het
beleidsplan.
3
Wat zegt het decreet?

4. Wat zegt de memorie van toelichting?
Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:
Het zakelijk beleid of de bedrijfsvoering gaat over de manier waarop een organisatie wordt bestuurd of
beheerd. De leiding van de organisatie heeft daarbij aandacht voor
- management van personeel (vast in dienst of freelancers),
- externe communicatie en PR,
- huisvesting,
- financiën,
- informatievoorziening en ICT
- en de organisatie-inrichting en -cultuur.
De aandacht voor deze ondersteunende processen staat ten dienste van de realisatie van de missie
en organisatiedoelen.
4

5. Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:
In de bedrijfsvoering gaat bijzondere aandacht naar kwaliteitszorg. Het is een
dynamische mix van concepten, technieken en methodieken. Kwaliteitszorg is geen
doel maar een hulpmiddel waarmee de organisatie, management en medewerkers,
zorg dragen voor een voortdurende verbetering van de resultaten. De keuze van de
organisatie voor bepaalde concepten, technieken en modellen van kwaliteitszorg as
such is geen punt van waardering. Dat betekent dat de keuze voor gehanteerde
methodes geen deel uitmaakt van de uitspraak van de commissies of het oordeel kan
bepalen.
5
Wat zegt de memorie van toelichting?

6. Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:
Naast kwaliteitszorg gaat ook aandacht naar het financieel beleid in de organisatie. Dit
houdt in: het verzamelen en interpreteren van financiële gegevens in functie van het
financieel gezond houden en het waarborgen van de toekomst van de organisatie.
6
Wat zegt de memorie van toelichting?

7. Over een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid:
Een onderbouwd, geïntegreerd beleid zet in op ontwikkeling en verbetering
vertrekkende vanuit de eigenheid en specifieke situatie van de organisatie. De
specifieke situatie van de organisatie wordt onder meer bepaald door de grootte van de
organisatie, haar ontwikkelingsfase en interne en externe factoren. Dit wil zeggen dat
bij de beoordeling van het zakelijk beleid van de organisatie er rekening gehouden
wordt met de schaalgrootte van de organisatie, met de ontwikkelingsfase waarin de
organisatie zich bevindt (vrij jong of niet...), interne veranderingen (bijvoorbeeld een
nieuwe directeur) en externe elementen (bijvoorbeeld besparingen of wijzigende
omgevingsfactoren).
7
Wat zegt de memorie van toelichting?

8. Over de afstemming tussen het inhoudelijke en zakelijke deel van het
beleidsplan:
Om de kwaliteit van het zakelijk beheer in te schatten, wordt nagegaan of het zakelijke
en het inhoudelijke deel van het beleidsplan en de werking op elkaar zijn afgestemd. De
organisatie verantwoordt hoe ze haar financiën, mensen en middelen inzet om haar
strategische en operationele doelen te bereiken.
8
Wat zegt de memorie van toelichting?

9. Over de gevraagde subsidie-enveloppe op jaarbasis voor de beleidsperiode
waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft:
De gevraagde subsidie-enveloppe staat in relatie tot de werking en de ambities van de
organisatie.
9
Wat zegt de memorie van toelichting?

10. Over de managementsamenvatting:
Een managementsamenvatting bevat de belangrijkste komende inhoudelijke en
zakelijke ambities en doelstellingen die de organisatie wil bereiken en geeft aan hoe ze
de verschillen ten opzichte van de werking tijdens de voorbije beleidsperiode (…) zal
realiseren.
10
Wat zegt de memorie van toelichting?

11. Dus !
Ø Afstemming inhoudelijk en zakelijk deel = rode draad! Inhoudelijk en
zakelijk deel moeten een coherent verhaal vormen dat het gevraagde
subsidiebedrag staaft.
Ø Gevolgen voor het beleidsplanningsproces: het inhoudelijk deel is mee
bepalend voor het zakelijk deel en vice versa.
Ø Ook het zakelijk deel is een meerjarenplan! Op elk moment van de 5 jaar
moet je beschikken over wat nodig is om je inhoudelijke ambities te
realiseren – denk in fasen.
11

12. Inhoudelijk deel of zakelijk deel?
Oefening
Welke doelstellingen horen thuis in het inhoudelijk deel,
welke horen thuis in het zakelijk deel van het beleidsplan?
12

13. INTERNE FACTOREN
FINANCIËN
GOEDBESTUU
R
COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR
M
EDEW
ERKERS
ACTIVITEITEN
SD’S EN OD’S
MISSIE
EN
VISIE
KENNIS-ENINFORMATIEM
AN
AGEM
ENT
ORGANISATIESTRUCTUUR EN
-C
U
LTUUR
KWALITEITSZORGEXTERNE FACTOREN
13
Inhoudelijk deel

14. INTERNE FACTOREN
FINANCIËN
GOEDBESTUU
R
COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR
M
EDEW
ERKERS
ACTIVITEITEN
SD’S EN OD’S
MISSIE
EN
VISIE
KENNIS-ENINFORMATIEM
AN
AGEM
ENT
ORGANISATIESTRUCTUUR EN
-C
U
LTUUR
KWALITEITSZORGEXTERNE FACTOREN
14
Inhoudelijk deel
Zakelijk deel

15. INTERNE FACTOREN
FINANCIËN
GOEDBESTUU
R
COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR
M
EDEW
ERKERS
ACTIVITEITEN
SD’S EN OD’S
MISSIE
EN
VISIE
KENNIS-ENINFORMATIEM
AN
AGEM
ENT
ORGANISATIESTRUCTUUR EN
-C
U
LTUUR
KWALITEITSZORGEXTERNE FACTOREN
15
Inhoudelijk deel
Zakelijk deel

16. Medewerkersbeleid
MvT: management van personeel (vast in dienst of freelancers)
Enkele richtvragen
• Hoe verdeel je rollen, taken, verantwoordelijkheden?
• Hoe ziet de leeftijdspiramide van je medewerkers eruit?
• Hoe motiveer je medewerkers?
• Hoe kunnen medewerkers hun talenten inzetten?
• Hoe geef je medewerkers de kans om hun competenties te versterken?
• Hoe kan je inzetten op meer diversiteit?
16

17. Organisatiestructuur en -cultuur
MvT: management van de organisatie-inrichting en –cultuur
Enkele richtvragen
• Welke strategische keuzes maak je voor de komende jaren? Is de huidige structuur
geschikt om deze keuzes te realiseren?
• Hoe stem je de verschillende werkingen, afdelingen op elkaar af?
• Hoe loopt de besluitvorming?
• Herken je de normen en waarden van je organisatie o.a. in externe communicatie, in de
manier waarop mensen met elkaar omgaan?
• Hoe loopt de samenwerking binnen de organisatie?
17

18. Financiën
MvT: financieel beleid. Dit houdt in: het verzamelen en interpreteren van financiële gegevens in functie van
het financieel gezond houden en het waarborgen van de toekomst van de organisatie.
Enkele richtvragen
• Hoe ga je de inkomsten en uitgaven op langere termijn in balans houden?
• Hoe is de verhouding tussen subsidies en andere inkomsten? Hoe wil je dat die verhouding
evolueert?
• Hoe kan je je inkomstenbronnen differentiëren en vergroten?
• Hoe zit het met de liquiditeit van je organisatie? Hoe wil je dat dit evolueert?
• Is er ruimte voor investeringen? Waarin wil je investeren?
• Hoe is de verhouding tussen de personeelskost en de totale kost? Hoe wil je dat die
verhouding evolueert?
18

19. Infrastructuur
MvT: management van huisvesting
Enkele richtvragen
• Is je infrastructuur afgestemd op de activiteiten van je organisatie?
• Zijn de locaties waar je activiteiten aanbiedt, makkelijk bereikbaar met openbaar vervoer?
• Hoe creëer je een goede werkplek voor je medewerkers?
• Zijn er duidelijke afspraken over wie de diverse facilitaire taken opneemt?
• Zorg je overal zelf voor of besteed je facilitaire taken uit?
• Hoe kan je je infrastructuur duurzaam beheren?
19

20. Communicatie
MvT: management van externe communicatie en PR
• Beschik je over een overzicht van de meest prominente doelgroepen?
• Zijn er strategische communicatiedoelen geformuleerd: de grote lijnen van wat je organisatie met haar communicatie wil bereiken?
• Zijn die geconcretiseerd in operationele communicatiedoelen, liefst SMART geformuleerd?
• Kun je communicatiedoelen rechtsreeks verbinden met inhoudelijke doelen uit het beleidsplan? En de betrokken doelgroepen?
• Zijn er behalve externe communicatiedoelen ook interne communicatie?
• Is er deskundigheid in huis, zijn medewerkers competent m.b.t. het communicatie-instrumentarium (boodschap, contentplanning,
kanaalplanning)?
• PR: beschikt je organisatie over ‘topkanalen’ (website, centraal telefoonnummer, centraal e-mail adres, onthaalbalie)?
• PR: gebruik je push-kanalen om je doelgroep(en) te bereiken (tijdschriften, e-mail, sociale media, affiches, brieven, pers, enz)?
• PR: is er deskundigheid inzake omgaan met de pers? Is er een woordvoerder?
20

21. Kwaliteitszorg
Uitvoeringsbesluit: integraal kwaliteitsbeleid
• Ben je bewust en systematisch bezig met de kwaliteit van de organisatie en de werking?
• Gebruik je zelfevaluatie, eventueel aan de hand van model of kader (b.v. EFQM, BSC, Canv
…) met verbetertrajecten?
• Gebruik je beleidsplan en voortgangsrapporten als basis van kwaliteitszorg?
• Beschikt je organisatie over een overzicht en ordening van de strategische partnerschappen
samenwerkingsverbanden?
• Welke zijn voor je organisatie de belangrijkste sleutelprocessen (of primaire processen)?
• Streef je continue verbetering na door de PDCA systematiek?
• Gebruik je stakeholdersmanagement?
• Hoe wordt de tevredenheid van de verschillende klantengroepen nagegaan?
21

22. Kennis en informatie
MvT: management van informatievoorziening en ICT
• Hoe hebben medewerkers en vrijwilligers toegang tot de informatie en kennis binnen de
organisatie?
• Is er een uitgewerkt kennis- en informatiemanagement (gebruik, ontwikkeling en investering)?
• Is je manier van werken (processen, werkwijzen) beschreven in documenten?
• Zorg je voor het borgen van kennis en ervaring van medewerkers en vrijwilligers?
• Beschik je over een degelijke en flexibele ICT-infrastructuur?
• Beschik je over een intranet waar je gebruiksvriendelijk alle essentiële documenten en gegevens
voor je werking kan vinden en klasseren?
• Weet je wat de kritieke kennis van de organisatie is? De kennis die je moeten behouden om de
kwaliteit van je werking te handhaven?
• Zijn de gegevens over je doelpubliek actueel, correct, passend bij de werking?
• Worden de persoonsgegevens waarmee we werken conform de privacywetgeving behandeld?
22

23. Aan de slag!
Inhoudelijk en zakelijk deel op elkaar afstemmen
Ø Herhaalde denkoefening tijdens het beleidsplanningsproces
Ø Besteed bij je SWO(AR)T en zelfevaluatie ook aandacht aan de zakelijke aspecten!
Oefening
23

24. Goed bestuur (1)
Ø Beoordelingselement
Ø Inspiratie bij ‘Vlaamse Code voor Cultural Governance van het Bilsen
Fonds’
Ø Vijf principes voor bestuursorganen, volgens het ‘comply or explain’-
principe
Ø 3 + 1 verplicht in het uitvoeringsbesluit

25. Goed bestuur (2)
et uitvoeringsbesluit vertaalt een aantal principes naar beoordelings- en evaluatiecriteria. Zo moe
en organisatie vanuit haar missie en doelen:
aangeven hoe ze transparantie en verantwoording van en in haar bestuur organiseert;
expliciteren wat de samenstelling, rol en bevoegdheden van de bestuursorganen zijn;
aangeven hoe interne en externe stakeholders betrokken zijn bij strategische beslissingen.
→ landelijke en regionale organisaties: beoordeling van de subsidieaanvraag (toekomst, intenties)
aantonen hoe ze de principes van goed bestuur nu toepast, waar ze eventueel verder in wil groeien en wel
initiatieven ze daarvoor neemt.
→ landelijke organisaties: evaluatiecriterium (toekomst vanaf eerste visitatie volgens nieuw decreet);
regionale organisaties: beoordelingscriterium (toekomstige werking)

26. Goed bestuur (3)
ansparantie en verantwoording
Samenstelling van het bestuur is openbaar (in het meerjarige beleidsplan, jaarverslag en/of op de website)
Directieteam verschaft de andere bestuursorganen tijdig en volledig de informatie die nodig is voor een goe
taakvervulling.
Huishoudelijk reglement voor de bestuursorganen bevat:
• delegatie van taken naar eventuele comités,
• periodiciteit van vergaderingen,
• regels omtrent voordracht, coöptatie, selectie en aftreden van bestuursleden,
• gebruik van de secretariële staf en andere ondersteuning vanuit de organisatie voor de bestuursorganen,
• het tijdig aanleveren van de vergaderstukken (minstens een week op voorhand),
• procedures voor de behandeling van eventuele conflicten tussen bestuurders, de voorzitter en/of leden van het
Directieteam,
• procedures inzake herhaaldelijk absenteïsme van bestuurders,
• (gebeurlijk) de wijze van (onkosten)vergoeding voor bestuursleden,
• de vertegenwoordiging van de organisatie naar externen en pers.

27. Goed bestuur (4)
menstelling, rol en bevoegdheden bestuursorganen
Evenwichtige samenstelling op basis van
• Profielen van bestuurders in functie van de doelen en de missie van de organisatie.
• Diversiteit en differentiatie.
• Bestuurders weten op basis van welke profielen zij aangezocht zijn en begrijpen dat hun mandaat kan aflopen bij he
wijzigen van deze profielen.
Periodieke evaluatie van de profielen.
De bestuurders zijn integer en werken in het belang van het maatschappelijk en cultureel doel van de
organisatie
De Raad van Bestuur bestaat uit een voldoende maar ook beperkt aantal leden. Het aantal leden hangt af
an de schaal van de organisatie en de functie van het bestuursorgaan.
Bestuurders worden aangesteld voor vier jaar met mogelijkheid tot eenmalige herbenoeming.
Bestuursmandaten langer dan acht jaar zijn niet wenselijk.
De Raad van Bestuur stelt een gefaseerd rooster van aanstellen en aftreden van bestuurders op.

28. Goed bestuur (5)
nterne en externe stakeholders betrekken
Stakeholders zijn belanghebbenden of mensen, groepen of organisaties die belang hebben bij (de
toekomst van) de organisatie. Stakeholders kunnen dus zijn: ieder individu, iedere informele of formele
groep of organisatie die de toekomst van de organisatie kan of wil beïnvloeden, of die erdoor
beïnvloed wordt.
Er zijn interne en externe stakeholders.
• Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige
medewerkers, freelancers en bestuursleden.
• Externe stakeholders zijn mensen of groepen die buiten de organisatie staan of er tenminste niet dagelijks bij
betrokken zijn: verenigingsleden, deelnemers aan activiteiten, kortom “klanten”.

29. Goed bestuur (6)
nterne en externe stakeholders betrekken
De Raad van Bestuur en het Directieteam ontwikkelen een strategie over hoe zij de stakeholders
kunnen betrekken bij het nastreven van missie en doelen.
Er wordt op een zo transparant mogelijke en aangepaste wijze gecommuniceerd aan de interne en
externe stakeholders over de manier waarop de doelstellingen worden nagestreefd en bereikt.
De rollen van de (bestuurs)vrijwilligers worden best op papier vastgelegd, in de statuten en/of het
huishoudelijk reglement.
De Raad van Bestuur rapporteert in de voortgangsrapportage over het omgaan met deze
aanbevelingen voor een ‘goed bestuur’. Voor zover dit niet het geval is, licht zij dit beargumenteerd
toe, volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe.
Tijdens het proces van beleidsplanning: gebruik de SWOART ipv SWOT. Interne stakeholders
inspireren met Aspiraties en externe stakeholders met gewenste Resultaten.

30. Goed bestuur (7)
Een groeipad uittekenen
• Zelfevaluatie in bestuursorganen (een quickscan kan al veel groeipunten opleveren).
• Aftoetsen aan principes ‘goed bestuur’.
• Verbeteringsdoelen formuleren, groeitraject meerjarenplan, verantwoorden en opvolgen.
• Documenteren (bijvoorbeeld in verslaggeving).

31. • Vandaag: in een notendop
• Pakket zakelijk plan: “poster” inhoudelijk en zakelijk deel beleidsplan,
fiches met toelichting en richtvragen, handleiding
• Vormingsaanbod: http://www.socius.be/agenda/, kijk naar de
vormingen met
• Website decreet:
http://www.socius.be/decreet-memorie-van-toelichting-en-
uitvoeringsbesluit/
31
Wordt vervolgd…
DECREET

32. 32

33. 33