Доклад Жаклин Слатс ( Jacqueline Slats ) ИТ-директора Национального Архива Голландии, директора фонда «Открытые планеты» (Open Planets Foundation) об архивно-информационных услугах Национального Архива Голландии на Инфодокум Архив - 2012: Профессиональном форуме «Эффективные архив в управлении», 6-7 декабря 2012 г., г. Москва (перевод на русский язык к.и.н. Н.А.Храмцовской и к.т.н. А.В.Храмцовского) Presentation of Jacqueline Slats (Chief Information Officer, National Archives of Netherlands; Director of Open Planets Foundation) "Information- and Archive Services in the Netherlands" at the conference Infodocum Archives 2012, Moscow, December 6-7, 2012 (translated into Russian by Dr Natasha Khramtsovsky and Dr Andrew Khramtsovsky).

1. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
Архивно-информационные
услуги Национального
Архива Голландии
Жаклин Слатс
( Jacqueline Slats )
ИТ-директор Национального Архива,
директор фонда «Открытые планеты»
(Open Planets Foundation)
Профессиональный форум
ИНФОДОКУМ-2012
Москва

2. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
2
Сохранение будущего
Инициатива открытого доступа:
Сеть компетенций «Портал архивов Европы»
(Archives Portal Europe network of eXcellence, APEx)
Инициатива по обеспечению постоянной
доступности:
«Доверенные электронные хранилища» в качестве
коллективно-используемого сервиса

3. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
3
Сеть компетенций «Портал архивов Европы»
Проект APEx (Archives Portal Europe network of
eXcellence) стал продолжением проекта APEnet,
завершившегося 15 января 2012 года
Проект APEnet объединил 18 европейских
архивов, которые коллективными усилиями
создали «Портал архивов Европы»
(www.archivesportaleurope.eu), ставший первой
версией столь необходимой европейской точки
доступа к архивному контенту

4. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
4
Сеть компетенций «Портал архивов Европы»
Проект APEx будет развиваться на основе результатов
проекта APEnet, расширяя и углубляя, улучшая и
поддерживая доставку архивного контента к центральной
европейской точке доступа
APEx будет стимулировать и упрощать передачу архивных
материалов (оцифрованных и изначально-электронных) в
библиотеку Europeana. Конечные пользователи Europeana
смогут получать к нему доступ как к составной части общего
европейского культурно-исторического наследия,
хранящегося в библиотеках, музеях, архивах и
учреждениях, занимающихся аудиовидеозаписями, тем
самым делая «Портал архивов Европы» важным отраслевым
агрегатором для библиотеки Europeana

5. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
5
Сеть компетенций «Портал архивов Европы»
Проект APEx будет расширяться за счёт подключения к нему
большего числа европейских учреждений, и углубляться,
помогая этим учреждениям осуществлять агрегацию на
национальном уровне.
APEx будет активно сотрудничать с Europeana по вопросам
интероперабельности метаданных, форматов и управления
правами на архивные материалы. Это будет способствовать
достижению главной цели – подготовке максимально
возможного объёма европейского архивного контента к
доставке на европейскую точку доступа и к передаче
оцифрованных и изначально-электронных архивных
материалов на портал Europeana

6. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
6
Расширение
….превратить текущих и будущих
партнеров по APEnet в национальные
центры APEx-сообщества…
… в зависимости от ситуации в
конкретной стране: как часть задач
национальных архивов, через
национальный портал или как ветвь
национального агрегатора Euroneana…
… организовать поддержку этого
сообщества Europeana APEx через
центральный офис APEx - возможно, в
Гааге, во взаимодействии с
Europeana…
… пролагая таким образом дорогу для
обеспечения онлайн-доступности все-
европейского архивного контента.

7. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
7
Углубление
пример: Голландия Архивные учреждения:
- национальный архив
- 218 прочих архивных учреждений
Возможный контент:
- ~700 фондов в архиве
- ~1000 объектов в фонде
- ~153 млн. объектов
Возможный электронный контент:
- ~4% = 6,1 млн. скан-копий
Форматы метаданных:
- EAD + базы данных (6 систем)
Близится к завершению:
- нац.руководство по внедрению EAD, согласовано с форматом APEnet EAD
- доработка основных систем для EAD-экспорта согласно руководству
Занимаются:
- проектами массовой оцифровки
- созданием инфраструктуры и портала национальных архивов
- увязкой национальных (меж)дисциплинарных инициатив с Europeana

8. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
8
Структура APEx-сообщества
Портал архивов
Европы
Нац. Архив
= агрегатор архивов
нац. портал
= агрегатор архивов
Часть нац. агрегатора
Europeana
= архивная ветвь
- подчинённые
архивные учреждения
- национальные архивы
- региональные архивы
- городские архивы
- прочее
- национальные архивы
- региональные архивы
- городские архивы
- прочее
Европейское APEx-сообщество поддерживаемое офисом APEx
Страна Евросоюза
сценарий 1
Страна Евросоюза
сценарий 2
Страна Евросоюза
сценарий 3

9. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
9
До сих пор речь шла об открытом доступе.
Но как насчет постоянного доступа?

10. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
10

11. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
11

12. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
12
Носители информации

13. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
13
Сообщения об ошибках

14. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
14
Электронная сохранность
«Старые потоки битов никогда не умирают – они лишь становятся
нечитаемыми»
Джефф Розенберг (Jeff Rothenberg), 1999
Суть проблемы:
Изменения в технологиях и моральное устаревание; нет
никакой гарантии того, что нынешние компьютерные
среды и электронные объекты можно будет
восстановить/прочитать в будущем.
Оборудование Программное
обеспечение
Компьютерный
файл
Электронный
объект

15. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
15
WP4.2 -> Word 95 -> Word 97 -> Word Xp -> …
Время

16. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
16
Электронное хранилище
Национального Архива Голландии
Электронное хранилище (E-Depot) необходимо для:
1. Обеспечения постоянной доступности
электронных документов;
2. Эффективной онлайн-передачи электронных
документов от источников комплектования в
архивы;
3. Доступности через интернет для широкой и
разнообразной аудитории;
На основе стандарта ISO 14721:2002 «Открытая архивная
информационная система – Эталонная модель» (OAIS)

17. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
17
Национальный Архив выступает в роли
доверенного электронного хранилища,
обслуживающего другие архивные учреждения
Голландии
Национальный Архив выступает в роли
доверенного электронного хранилища для
источников комплектования
Варианты использования

18. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
18
Мультипользовательский архив

19. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
19
Думая в терминах сервисов:
Архивные сервисы:
Приём на архивное хранение
Хранение
Управление метаданными
Уничтожение
Обеспечение долговременной сохранности
Пользовательские сервисы:
Доступ
Управленческая информация
Отчеты

20. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
20
Думая в терминах сервисов:
Инфраструктурные
Оборудование
Программное обеспечение
Сети
Исследования
Организационные
Техническая поддержка
Поддержка программных приложений
Поддержание функциональных возможностей
Обучение

21. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
21
Подготовка к передаче документов на
архивное хранение
Регистрация и авторизация пользователей
Налаживание интерфейса с информационной системой источника
комплектования
Подготовка документов к передаче/приему на архивное хранение

22. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
22
Приём на хранение
Ввод в систему объекта
и его метаданных
Определение свойств и
проверка
Извещение и одобрение

23. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
23
Управление метаданными
Интерфейс с информационной системой источника
комплектования:
Экспорт из информационной системы и онлайн-
передача;
Метаданные в информационной системе в случае
изменения синхронизируются с метаданными в
электронном хранилище (e-Depot);
Доступ к документам в электронном хранилище с
использованием метаданных в его собственной
информационной системе.

24. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
24
Хранение
Хранение:
NetApp, онлайн-хранилище
ёмкостью 32,5 TB
Масштабируемо до 1 PB
Резервное копирование:
Ленточная библиотека HP
ПО для резервного копирования
CommVault
Восстановление в случае катастроф:
Используются «зеркалированные»
системы

25. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
25
Сервисы обеспечения долговременной
сохранности
Сервисы планирования
PLATO
Сервисы определения характеристик и
идентификации форматов
FIDO (OPF)
Глобальный реестр форматов (OPF)
DROID & JHOVE
PRONOM
Действия по обеспечению сохранности
Testbed & Corpora (OPF)
Миграция (конверсия): XENA, SIARD
Эмуляция: Dioscuri

26. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
26
Фонд «Открытые планеты»
(Open Planets Foundation, OPF)
Ключевые факты:
• Некоммерческая организация
• Основана в марте 2010 года
• 3 сотрудников
• 13 уставных членов:
национальные архивы,
библиотеки и научно-
исследовательские организации
• 8 ассоциированных членов:
университеты и научно-
исследовательские организации
• Среди членов - представители
Европы и США
• Фонд «Открытые планеты» был создан
для того, чтобы предоставлять
практические решения и опыт в области
электронной сохранности, используя в
качестве основы результаты
исследований и разработок, выполненных
в рамках проекта Planets
• Миссия OPF - обеспечить своим членам во
всем мире возможность решить свои
проблемы в области электронной
сохранности путем использования
решения, широко принятого и активно
применяемого организациями, хранящими
национальное культурно-историческое
наследие и многими другими

27. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
27
Преимущества
Концентрация сервисов
Концентрация знаний
Экономическая эффективность
Качество
Стандартизация и интероперабельность
Стабильный и постоянный доступ

28. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
28
Возможности для источников
комплектования
Есть возможность не только передавать документы на постоянное
архивное хранение по истечении установленного законом срока
временного хранения в организации (20 лет), но и:
1. Документы можно передавать раньше, и
2. Электронное хранилище будет также функционировать в качестве
«промежуточного» хранилища для документов временного срока
хранения, которые предполагается через несколько лет
уничтожить, но которые нужно сохранять слишком долго для того,
чтобы задачу их защищённого хранения можно было решить с
помощью систем управления документами, имеющихся у
источников комплектования

29. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
29
Принципы
Только закрытые дела;
Дела должны пройти экспертизу ценности;
Следует использовать схему метаданных для
«электронного правительства» Голландии
(основанную на Международном стандарте ISO 23081)

30. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
30
Голландским Кабинетом министров поставлена
цель:
В 2015 году
Все министерства подключат свои электронные
системы управления документами и контентом
(e-DRMS) к электронному хранилищу (e-Depot)
Национального Архива.
Дальнейшие шаги

31. Форум ИНФОДОКУМ-2012, 6 декабря 2012 г.
31
Спасибо за внимание!