Выступление Натальи Храмцовской о зарубежном опыте создания государственных электронных архивов на XVII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: опыт управления документами», 25-26 ноября 2010 г. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “International experience in creating government digital archives" at the VNIIDAD conference, Moscow, November 25-26, 2010.

1. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
11
ЗарубежныйЗарубежный опытопыт
созданиясоздания государственныхгосударственных
электронныхэлектронных архивовархивов
Храмцовская Наталья Александровна
ведущий эксперт по управлению документацией
компании «Электронные Офисные Системы»,
член “Гильдии Управляющих Документацией” и ARMA International

2. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
22
ПораПора создаватьсоздавать электронныеэлектронные архивыархивы!!
ТеснаяТесная взаимосвязьвзаимосвязь делопроизводстваделопроизводства ии архивногоархивного
деладела
ПрограммыПрограммы ««ИнформационногоИнформационного обществаобщества»» ии
««электронногоэлектронного правительстваправительства»»
КакКак следствиеследствие,, будутбудут созданысозданы огромныеогромные массивымассивы
изначальноизначально электронныхэлектронных документовдокументов,, вв тт..чч..
длительногодлительного ии постоянногопостоянного сроковсроков храненияхранения
–– ГдеГде ии каккак ихих хранитьхранить??
–– КакКак этиэти документыдокументы превратитьпревратить вв ценныйценный ресурсресурс??
ЗарубежныйЗарубежный опытопыт можетможет помочьпомочь

3. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
33
АнализАнализ зарубежногозарубежного опытаопыта
ИзученыИзучены сведениясведения попо 1616 проектампроектам созданиясоздания
государственныхгосударственных электронныхэлектронных архивовархивов
ИнформацииИнформации нене оченьочень многомного -- чемчем успешнееуспешнее
работаетработает электронныйэлектронный архивархив,, темтем меньшеменьше оо немнем
пишутпишут
УУ каждогокаждого проектапроекта естьесть своисвои ««изюминкиизюминки»»
ВыделеныВыделены общиеобщие чертычерты,, аа такжетакже четыречетыре наиболеенаиболее
характерныххарактерных проектапроекта

4. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
44
ISO 14721:2003ISO 14721:2003 ««ОткрытаяОткрытая архивнаяархивная
информационнаяинформационная системасистема.. ЭталоннаяЭталонная модельмодель»»
ИдеологияИдеология ии терминологиятерминология
построенапостроена нана основеоснове стандартастандарта
OAISOAIS –– ISO 14721:2003ISO 14721:2003
ОписываетОписывает основныеосновные
функциональныефункциональные модулимодули ии
процессыпроцессы электронногоэлектронного архиваархива
НужноНужно перевестиперевести!!

5. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
55
ОбщиеОбщие чертычерты ии тенденциитенденции
СерьезноеСерьезное вниманиевнимание уделяетсяуделяется законодательнозаконодательно--
нормативнойнормативной ии методическойметодической базебазе
СохранитьСохранить электронныеэлектронные документыдокументы вв ихих
первоначальномпервоначальном видевиде практическипрактически невозможноневозможно --
конверсияконверсия ии миграциямиграция каккак основныеосновные функциифункции архивовархивов
ОтказОтказ отот поддержкиподдержки возможностивозможности перепроверкиперепроверки ЭЦПЭЦП
ИспользованиеИспользование криптографическихкриптографических технологийтехнологий
ИспользованиеИспользование открытыхоткрытых форматовформатов,, считающихсясчитающихся
пригоднымипригодными длядля долговременногодолговременного храненияхранения
электронныхэлектронных данныхданных

6. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
66
ОсновныеОсновные закономерностизакономерности
реализацииреализации проектовпроектов
СрокиСроки реализацииреализации::
–– 22--44 годагода занимаетзанимает разработкаразработка концепцииконцепции проектапроекта
–– 11--22 годагода уходитуходит нана реализациюреализацию ««вв железежелезе»»
–– НаНа проектированиепроектирование ии вводввод электронногоэлектронного архиваархива вв
стройстрой уходитуходит околооколо 55 летлет
ДваДва основныхосновных подходаподхода кк форматамформатам::
–– СпециализированныеСпециализированные контейнерныеконтейнерные архивныеархивные
форматыформаты ((документдокумент ии егоего метаданныеметаданные))
–– ФайлыФайлы ++ файлыфайлы сс метаданнымиметаданными

7. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
77
ПодготовкаПодготовка документовдокументов кк передачепередаче
нана архивноеархивное хранениехранение
СтраныСтраны сс влиятельнойвлиятельной архивнойархивной службойслужбой –– архивархив
диктуетдиктует ««правилаправила игрыигры»»
–– АрхивАрхив регламентируетрегламентирует порядокпорядок созданиясоздания,,
ведомственноговедомственного храненияхранения ии сдачисдачи документовдокументов
–– ОбработкаОбработка документовдокументов ии переводперевод ихих вв нужныенужные
форматыформаты выполняетсявыполняется вв источникахисточниках комплектованиякомплектования
ВВ остальныхостальных странахстранах::
–– АрхивАрхив беретберет тото,, чточто даютдают,, ии нана негонего ложитсяложится нагрузканагрузка
попо обработкеобработке документовдокументов

8. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
88
ЧетыреЧетыре наиболеенаиболее характерныххарактерных
проектапроекта электронныхэлектронных архивовархивов
СШАСША ((программапрограмма ERA)ERA) –– самыйсамый амбициозныйамбициозный ии
самыйсамый дорогостоящийдорогостоящий проектпроект вв миремире
ШтатШтат ВикторияВиктория,, АвстралияАвстралия –– дольшедольше всеговсего
работающийработающий вв штатномштатном режимережиме,, наиболеенаиболее глубокоглубоко
концептуальноконцептуально проработанныйпроработанный
ШтатШтат ВашингтонВашингтон,, СШАСША –– примерпример дешёвогодешёвого,, быстробыстро
развёртываемогоразвёртываемого решениярешения нана основеоснове ««коробочногокоробочного»»
ПОПО общегообщего назначенияназначения
НедорогиеНедорогие проектыпроекты рядаряда странстран ((ВеликобританияВеликобритания,,
АвстрияАвстрия,, ШвейцарияШвейцария,, ФинляндияФинляндия,, ЭстонияЭстония)) нана
основеоснове специальногоспециального ПОПО фирмыфирмы TessellaTessella

9. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
99
ГосударственныйГосударственный электронныйэлектронный
архивархив СШАСША ((программапрограмма ЭРАЭРА))
СамыйСамый масштабныймасштабный проектпроект изиз всехвсех существующихсуществующих
СистемаСистема,, способнаяспособная решатьрешать всевсе возможныевозможные задачизадачи
–– электронноеэлектронное согласованиесогласование сроковсроков храненияхранения
–– автоматизацияавтоматизация процессапроцесса сдачисдачи
–– постоянноепостоянное хранениехранение ((сс проведениемпроведением попо меремере
необходимостинеобходимости миграциимиграции)) документовдокументов всехвсех ветвейветвей
властивласти
–– предоставлениепредоставление оперативногооперативного доступадоступа

10. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1010
УрокиУроки проектапроекта ERAERA
СамыйСамый амбициозныйамбициозный,, растянутыйрастянутый попо срокамсрокам ии
дорогойдорогой проектпроект (500(500 млнмлн.. доллдолл.. ужеуже потраченопотрачено))
МассаМасса проблемпроблем::
–– плохоеплохое управлениеуправление проектомпроектом сосо стороныстороны заказчиказаказчика
–– невыполнениеневыполнение подрядчикомподрядчиком своихсвоих обязательствобязательств
–– проблемыпроблемы сс фондообразователямифондообразователями ((БелымБелым ДомомДомом))
–– срывсрыв сроковсроков ии перерасходперерасход средствсредств
–– вынужденноевынужденное созданиесоздание несколькихнескольких слабосвязанныхслабосвязанных
системсистем……
ОднакоОднако постепеннопостепенно всёвсё этоэто начинаетначинает работатьработать

11. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном
обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1111
КонтрольКонтроль сосо стороныстороны
СчётнойСчётной ПалатыПалаты СШАСША (GAO)(GAO)
2002
2008
2003 2004 2005 2006
2007 2009 2010

12. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1212
КонтентКонтент системысистемы ERAERA
((нана августавгуст 20102010 годагода))
БазовыйБазовый модульмодуль ((документыдокументы федеральныхфедеральных ведомствведомств))
–– 1,41,4 терабайтатерабайта
МодульМодуль президентскихпрезидентских документовдокументов –– 7878 терабайттерабайт::
–– СвышеСвыше 250250 млнмлн.. проиндексированныхпроиндексированных элэл.. документовдокументов
–– СвышеСвыше 200200 млнмлн.. сообщенийсообщений электроннойэлектронной почтыпочты
–– СвышеСвыше 33 млнмлн.. цифровыхцифровых фотографийфотографий
–– 3030 млнмлн.. прочихпрочих электронныхэлектронных документовдокументов
МодульМодуль документовдокументов КонгрессаКонгресса

13. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1313
ЭлектронныйЭлектронный архивархив штаташтата
ВикторияВиктория,, АвстралияАвстралия
ТщательноТщательно продуманныепродуманные организационныеорганизационные мерымеры,, вв
тт..чч.. стыковкастыковка сс электроннымэлектронным документооборотомдокументооборотом
государственныхгосударственных органоворганов штаташтата
ПрименениеПрименение криптографиикриптографии ((««архивныхархивных»» ЭЦПЭЦП)) припри
хранениихранении документовдокументов
ИспользованиеИспользование контейнерногоконтейнерного форматаформата VEOVEO

14. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1414
СтратегияСтратегия VERSVERS опираетсяопирается нана стандартстандарт
PROS 99/007 (PROS 99/007 (версияверсия 2, 20032, 2003 гг.).)
Стандарт дополняет
комплект из 6
руководств и 5
спецификаций

15. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1515
ЭлектронныйЭлектронный архивархив штаташтата
ВашингтонВашингтон,, СШАСША
НаиболееНаиболее экономичныйэкономичный изиз всехвсех проектовпроектов
–– первоначальнаяпервоначальная реализацияреализация проектапроекта -- 44 млнмлн.. доллдолл..
–– 22 млнмлн.. доллдолл.. ежегодноежегодно нана поддержаниеподдержание деятельностидеятельности
ПервичноеПервичное развертываниеразвертывание занялозаняло менееменее годагода,, вово
многоммногом благодаряблагодаря использованиюиспользованию ««коробочныхкоробочных»»
продуктовпродуктов компаниикомпании МайкрософтМайкрософт
АрхивАрхив содержитсодержит порядкапорядка 100100 млнмлн.. электронныхэлектронных
документовдокументов,, значительнаязначительная частьчасть которыхкоторых доступнадоступна
черезчерез интернетинтернет

16. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1616
ЭлектронныйЭлектронный архивархив штаташтата ВашингтонВашингтон
((Washington State's Digital ArchivesWashington State's Digital Archives))
2323..1111.2010.2010 гг..
ВсегоВсего -- 9292 млнмлн..
документовдокументов;;
онлайнонлайн -- 2828 млнмлн..
01.200901.2009 –– 8080 млнмлн..
01.200801.2008 –– 2727 млнмлн..
01.200701.2007 –– 1010 млнмлн..

17. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1717
ИнтересИнтерес кк опытуопыту ВашингтонскогоВашингтонского
архиваархива проявилипроявили нене менееменее 99 штатовштатов

18. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1818
ЭлектронныйЭлектронный архивархив НациональныхНациональных
АрхивовАрхивов ВеликобританииВеликобритании ((UKDA)UKDA)
ПОПО –– TessellaTessella ““Safety Deposit BoxSafety Deposit Box””
ЭкономичноеЭкономичное,, быстробыстро развертываемоеразвертываемое решениерешение
ОсновнаяОсновная особенностьособенность –– развитыеразвитые средствасредства
планированияпланирования ии автоматизацииавтоматизации работработ попо
обеспечениюобеспечению долговременнойдолговременной сохранностисохранности
электронныхэлектронных документовдокументов
–– РеестрРеестр форматовформатов
–– АвтоматизированныйАвтоматизированный выборвыбор путейпутей миграциимиграции

19. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
1919
ВыводыВыводы длядля РоссииРоссии
МыМы ужеуже сейчассейчас напраснонапрасно теряемтеряем времявремя.. НеобходимоНеобходимо
каккак можноможно скореескорее начатьначать формированиеформирование ««командыкоманды»»
будущегобудущего государственногогосударственного электронногоэлектронного архиваархива ии
приступитьприступить кк разработкеразработке егоего концепцииконцепции
ВопросыВопросы законодательнозаконодательно--нормативногонормативного обеспеченияобеспечения
деятельностидеятельности электронногоэлектронного архиваархива
РазработкаРазработка стандартовстандартов ии методическихметодических
рекомендацийрекомендаций попо форматамформатам длядля архивногоархивного храненияхранения

20. 2525 ноябряноября 20102010 гг.. XVIIXVII международнаямеждународная научнонаучно--практическаяпрактическая конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв
информационноминформационном обществеобществе:: опытопыт управленияуправления документамидокументами»»
2020
Вопросы?