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郵遞公文追蹤系統操作說明

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Publicado el

2016
0905/0907
向社會局各科室同仁說明操作流程

Publicado en: Servicios
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郵遞公文追蹤系統操作說明

  1. 1. 郵遞公文追 蹤系統操作 說明 社會救助科 曾苡馨
  2. 2. 這個系統能幫 我們做什麼事 郵寄公文 (雙掛號、送達 證書) 完成送達 回執聯、送 達證書 送達證明 遺失 信件退回 送達情形 不明 1.產製回執聯、 送達證書 2.管理送達證明 掃描檔 3.查詢交寄進度
  3. 3. 做這件事情有什麼 好處? 本來的流程是這樣的
  4. 4. 堆積如山又 總是不見的 回執聯 • 收到訴願和追繳溢領 案件的時候要舉證送 達時效。 • 無止境的人工作業, 卻無法確保找得到送 達證明文件。 單一科室一季累積待歸檔之雙掛號回執聯 人工加頁歸檔 掛號號碼手抄本 手寫回執聯
  5. 5. 原來的交寄、 歸檔流程 • 中間需要經過的流程 和作業時間,比承辦 人想像中要多很多。 須送達公文 筆硯系統 製作公文 印出 評估後續 須舉證送達效 力之可能性 單掛號 回執聯 送達證書 手寫雙掛號回 執聯 依律訂格式繕 打 送達證書 秘書室於信封 貼上掛號號碼 貼紙後,手抄 掛號號碼及收 件人姓名 交寄郵件 郵局寄回 送達證明文件 各科室 自行整理 交寄 歸檔 收迄 送達證明文件 分類回執聯 送達證書 辨識手寫公文 號碼 查詢系統確認 檔號 手寫公文號碼 及於公文系統 查詢之檔號至 固定用紙上 送回原承辦人 寫便箋 陳核至原公文 決行層級 送至檔案室 調出原案件 將送達證明文 件置於原案件 後加頁歸檔, 修正紙本頁數 於公文系統修 改歸檔公文頁數 確認文號 查詢系統確認 檔號 費時且易誤植、缺漏, 歸檔時不易辨識 耗時且後續 追蹤郵件不 易 無法確實掌握及 追蹤尚有哪些送 達證明文件未寄 回
  6. 6. 原來的查詢 流程 • 有的時候只是要找到 一張送達證明文件就 像是大海撈針...... 查詢 須舉證送達情形 於公文系統 調回原案件紙本 影印加頁歸檔之 送達證明文件 歸還檔案室 原案件紙本 已歸檔 確認歸檔與否 由承辦人尋找自 行保存或科室保 存之送達證明文 件紙本 找不到 送達證明 文件 待歸檔 無法確認 影印 送達證明文件 舉證送達 舉證送達 交寄6個月內 以收件人姓名 翻閱掛號號碼 手抄本 查詢掛號號碼 交寄逾6個月 郵局無留存記錄 無法舉證送達 以書面方式向郵 局查詢簽收紀錄 (付費15元) 郵局傳真回傳 簽收紀錄 (需1-3日) 以郵局傳真紀錄 舉證送達 查閱不易,耗 時 寄件時已付掛 號及回傳送達 證明文件郵 資,額外付費
  7. 7. 改善後的 操作流程 • 從一開始就給寄出去 的文件QRCode編號, 有效控管交寄流程。 須舉證 送達情形 於本系統 以公文號/姓名 查詢 取得 回執聯 / 送達證書 影像檔 列印影像檔 舉證送達 須送達公文 於筆硯系統製 作公文後匯出 di檔至電子公 文交換區(G:) 評估 須舉證送達 效力 雙掛號 回執聯 送達證書 於系統列印 有QRcode的 回執聯/送達證 書 交寄郵件 郵局寄回 送達證明文件 系統自動掃描 QRcode對應 公文號歸檔 秘書室掃描 回執聯/送達證 書影像檔 登入系統 交寄、歸檔 查詢 與目前操 作 方式相同 改善 流程 關鍵
  8. 8. 操作步驟: 其實只有4個動作 1. 決行後匯出 2. 上傳di檔 3. 下載回執聯 4. A5翻列印
  9. 9. 1. 決行後 匯出 按照日常發文步驟在筆硯 裡匯出。 *請在要發文的時候跟平 常一樣匯出即可,不需要 為了列印回執聯增加匯出 的動作。 *請不要打假的文號!!!
  10. 10. 2. 上傳 di檔 • 登入系統: http://di.tonyq.org/ • 帳密:請洽種子人員 • 上傳di檔: • 檔案路徑為:G:呈核發 文目錄XX科 • 進入資料夾後找到要列印 回執聯或送達證書的公文 • 點選【開啟(O)】 • 點選【Submit】即完成 上傳。
  11. 11. 3. 下載回 執聯 • 完成上傳後,系統會 自動跳到這份公文的 列印清單 • 點選回執聯【收件 者】,即可下載回執 聯的pdf檔。 • 打開pdf檔即可列印。
  12. 12. 4. A5翻 列印 • 紙張大小選擇【A5】 • 雙面列印
  13. 13. 送達證書 更簡單 • 完成上傳後,系統會 自動跳到這份公文的 列印清單 • 點選送達證明的【收 件者】,即可下載pdf 檔。 • 打開pdf檔即可列印。
  14. 14. 如何找到掃描 圖檔 • 在公文清單裡打文號、 姓名、主旨內的其中一 段文字都可以搜尋。 • 點掃描圖檔中的超連結, 即可連結到圖檔,供下 載、列印。 • 回執聯記得正反面都要 列印。 • 如郵戳時間模糊不清, 可藉由掛號號碼查詢。 點一下即可 連結到圖檔 打文號/姓名/主旨(ex.醫療補助)都可以搜 尋 點一下即可連結到圖檔
  15. 15. 實體紙本轉為 數位過程 • 送達證明文件收件地 址都是秘書室。 • 秘書室一整疊放進印 表機自動送紙匣,即 使上百張也不用5分鐘。 • 影像檔上傳至系統。 • 系統可產製回執聯清 單,定期彙整紙本放 進附件袋創號歸檔。
  16. 16. 手動歸檔 機制 • 目前QRCode系統自 動辨識歸檔成功率逾 95%。 • QRCode毀損時仍可 輸入影像檔中的文號 或收件人資訊進行手 動歸檔。 點一下即可 連結到圖檔
  17. 17. 印表機設定 設定紙匣: 1. 按使用者功能 2. 按紙匣 3. 將A4-R改為A5-R 4. 將專用紙張放進對應 紙匣 (有裁切線的部分請對齊 右下角)
  18. 18. Q:送達證明文件沒有回來怎麼辦?如何查詢郵局交寄進度? A:目前已取得郵局掛號郵件交寄進度每日回傳,於下載時即 自動取號印上掛號條碼,即可於系統查詢每日最新交寄進度 (不需上郵局網站)。 Q:普通掛號公文是否也可以有交寄進度查詢? A:目前列入第三階段系統規劃,【公文】產出時直接就有掛 號條碼,系統上已有雛型囉! 系統持續改進中, 我們還會繼續實驗……

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