Um die #StrategischePersonalplanung sinnvoll durchführen und Maßnahmen ableiten zu können, ist ein gewisses Grundverständnis über #Strategie, der Rolle von Strategie, #Personalmanagement, sowie der Rolle von Personalmanagement notwendig. Diese Begrifflichkeiten haben sich in den vergangenen Jahren gewandelt; dies deshalb, weil sich diverse Rahmenbedingungen – u.a. alternde #Belegschaft, Annäherung an die Ruhestandswelle, #Fachkräftemangel, zunehmende Engpässe am #Arbeitsmarkt, Zunahme einer zeitlich befristeten, flexiblen Belegschaft, steigende Renditeerwartungen, Konsequenzen einer mangelhaften #Ausbildungspolitik, sowie Entwicklung von #Technologie und Werkzeugen - verändert haben und sich unter anderem durch Wirtschaft 4.0 weiter verändern werden. Haben sich noch vor wenigen Jahren zahlreiche #Recruiter und Personalentwickler entspannt zurück gelehnt, den bevorstehenden Fachkräftemangel als Farce abgetan und Humankapital zum Unwort des Jahres gewählt, so wächst allmählich die Erkenntnis, dass „die Effektivität des Personals eine der letzten großen Stellschrauben“ ist, um die #Wettbewerbsfähigkeit in Unternehmen zu steigern oder zumindest zu erhalten. Über den Einstieg und die Vorgehensweise im Rahmen der Strategischen Personalplanung spricht Herr Dr. Volker Mayer, CEO der @STRIMgroup AG am 28. September 2017 im Rahmne des KWP Fokustages 2017.

1. Strategische
Personalplanung
Vortrag im Rahmen des Fokustages der KWP INSIDE HR GmbH, 28. Sept. 2017

2. Wesentliche Inhalte des Vortrages
228. September 2017
► Kurzvorstellung der STRIM Unternehmensgruppe
► Definition und Primat der Strategischen Personalplanung
► Reifegrade der Strategischen Personalplanung
► Bausteine der Strategischen Personalplanung
► Situation in HR: Defizite und Handlungsempfehlungen
► Zusammenfassung und abschließende Anmerkungen

3. Kurzvorstellung der STRIM Unternehmensgruppe
Leistungsspektrum
STRIM Website: www.strimgroup.com 328. September 2017
Humanvermögen
Innovation & Digitalisierung
Operative Exzellenz
Kundenbeziehungen & Unternehmensmarke

4. Kurzvorstellung der STRIM Unternehmensgruppe
Evidenz-basiertes Management
Blogbeitrag: http://www.strimgroup.com/blog/hcm-strategie-2 428. September 2017
Identifikation genereller
Wirkzusammenhänge
(Theorien)
Identifikation spezifischer
Vorgehensweisen
(Instrumente)
Wissenschaft Praxis
Meta-
Analysen
Kontrollierte
Labor-/Feld-
Experimente
Umfassende
Korrelations-
studien
Syste-
matische
Reviews
Syste-
matische
Evaluation
Systematische
Verlaufs-
beobachtung
Experten-
befragung
Fall-
studie
externeEvidenz;fundierte,
wissenschaftlicheund
verallgemeinerbareErkenntnisse
interneEvidenz;organisations-
spezifischeFaktenaufBasis
systematischgesammelterDaten
die Interaktion schafft eine kollektive Intelligenz

5. Kurzvorstellung der STRIM Unternehmensgruppe
Steuerungsrelevante Kennzahlen und Indikatoren
628. September 2017

6. Definition der Strategischen Personalplanung
Blogbeitrag: http://www.strimgroup.com/blog/personalbedarfe-prognostizieren-
geschaeftsstrategien-umzusetzen
728. September 2017
► Noch vor einigen Jahren war die Personalplanung beschränkt auf die Lücke zwischen Angebot und
Nachfrage an Mitarbeitenden. Heute ist es ein deutlich anspruchsvollerer Prozess, ähnlich wie
Risk Management oder Supply Chain Management.
► Damit eine Personalplanung als „strategisch“ bezeichnet werden kann sind m.E. folgende
Eigenschaften notwendig:
► Verzahnung mit der Strategischen Unternehmensplanung,
► Gezielte Ausrichtung auf jene Belegschaftssegmente, welche die größten strategischen
Auswirkungen erzielen (z.B. unternehmenskritische Positionen, Aufgaben, die schwer zu erfüllen
sind, oder Fähigkeiten, die über eine lange Zeit hinweg aufgebaut wurden),
► Einbindung eines Entscheidungswerkzeuges, das obere Führungsebenen dazu befähigt,
Alternativen abzuwägen, Geschäftsentscheide herbeizuführen und bei der Strategischen Planung
Fortschritte zu machen.

7. Primat der Strategischen Personalplanung
Praxistauglichkeit der Methode geht vor theoretischer Perfektionierung
828. September 2017
► klare Abgrenzung zum operativen Ressourcenmanagement,
► Zahlen der strategischen Personalplanung unterliegen keinem Controlling und werden explizit als
Schätzwerte auf der Basis plausibilisierter Annahmen ausgewiesen,
► Szenarien-Simulation rückt noch stärker in den Mittelpunkt,
► die strategische Personalplanung ist eine Datengrundlage zur Bewertung von Handlungsoptionen mit
Blick auf deren auch langfristige personalseitige Konsequenzen,
► Entscheidung über den individuellen Aufwand für die strategische Personalplanung muss bei den
Geschäftsverantwortlichen liegen und nicht durch die Anforderungen der Methodik vorgegeben sein,
► modularer, flexibler stufenweise Ansatz sowie kontinuierliche Standardisierung und Automatisierung.

8. Reifegrade der Strategischen Personalplanung
Überblick von The Conference Board
The State of Human Capital 2012. False Summit; Mc Kinsey & Company, The Conference
Board, 2012. Five Years of Strategic Workforce Planning Research; The Conf. Board, 2013
928. September 2017
Reichweite
Planungsperiode
Durchführender
Anwendungsbereich
Voraussetzungen
Inputs
Outputs und Ergebnisse
Kommunikation

9. Reifegrade der Strategischen Personalplanung
Umfrage im Rahmen des HCA-Forums 2016
Im Forum HCA 2016 konnten vier
Entwicklungsstufen unterschieden werden:
► Personalkostenplanung und quantitative
Personalplanung (81 %),
► Aufbau und Einbindung eines
Kompetenzmodells, sowie mehrerer
Belegschaftssegmente (12 %),
► Aufbau und Pilotierung einer qualitativen
Personalplanung für erfolgskritische
Belegschaftssegmente (6 %),
► Einbindung von Arbeitsmarktdaten und/oder
Zuliefer- und/oder Kundendaten, sowie
Einbindung einer „contingent workforce“ (1 %).
28. September 2017Blogbeitrag: http://www.strimgroup.com/blog/workforce-success-through-analytics 11

10. 15
Bausteine der Strategischen Personalplanung
Arbeitspakete im Überblick
2 3 41 5
Personalbedarf –
Untern.strategie
Jobfamilien –
Bedarfsorient.
Personal-
bestand
Gap-Analyse
und Reporting
Maßnahmen –
Strat. Initiativen
6
Verankerung -
Regelplanung
► Ziel: Erkennen des
künftigen Personal-
bedarfs
► Vorgehen: Im
Mittelpunkt stehen
die Geschäfts-
bereiche
► Hürden: Nutzen für
Geschäftsbereiche
aufzeigen, Bus.
Cases rechnen,
qualitative Bedarfe
planen, lfr. Fokus
► Ziel: Transfer-
Potenziale sichtbar
machen
► Vorgehen: Einigung
auf einige, wesent-
liche Clusterungs-
kriterien und
Zuschreibungen
► Hürden: Hoher
Aufwand beim
Bauen von Job-
familien, Besitz-
standswahrung
► Ziel: Ist-Zustand
der Jobfamilien
analysieren und
Entwicklung linear
fortschreiben
► Vorgehen:
Erarbeiten der
Fortschreibungen
► Hürden: Arbeiten
mit Schätzwerten,
unvollständige
Datenbestände
► Ziel: Spezifikation
von Arbeitspaket 1
► Vorgehen:
Entwicklung einer
„Heatmap“
► Hürden: Software
liefert auf
Knopfdruck keine
Lösungen, der
menschliche Dialog
ist essentiell, eine
Gesamtübersicht
ist unrealistisch
► Ziel: Entwicklung
eines Maßnahmen-
portfolios
► Vorgehen: Fest-
legung von
Handlungsfeldern
entlang von Risiken
und Szenarien
(buy, build, borrow)
► Hürden: Silodenke
bzw. (zu) hohe
Anspruchs-
formulierung
► Ziel: Integration in
die Regelplanung
► Vorgehen: Klärung
des inhaltlichen
Schwerpunktes
► Hürden: Rolle und
Selbstverständnis
v. HR und/oder der
Business Partner
28. September 2017Quelle TCB: Young: Engaging Business Leaders in SWP, July 2011
► Environment
scanning
► Business strategy
► Organizational
capabilities
► Workforce
implications
► Projected
workforce demand
vs. supply
► HR strategy to deliver workforce required to
execute business strategy

11. Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 1: Das Unternehmen, das „Spielfeld“, die strategischen Optionen
► Business-Szenarien bilden die
Grundlage für Belegschafts-
Szenarien. Sie müssen von
Führenden „verkörpert“ werden, um
glaubwürdig zu sein.
► Die Abbildung zeigt das „Spielfeld“,
das Betriebe bei der Entwicklung
von Szenarien untersuchen sollten.
Quelle: Research Report, Scenario Planning for Human Resources and
Strategic Workforce Planning.
628. September 2017

12. Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 1: McKinsey-Assekuranz-Studie 2016
17
1 Based on Western European insurers; FTE = full-time equivalent.
Blogbeitrag: http://www.strimgroup.com/blog/personalbedarfe-prognostizieren-
geschaeftsstrategien-umzusetzen
28. September 2017
Projektbeispiel

13. The Conference Board: Managing the Total Workforce.
Bringing Contingent Labor inside the SWP Tent, 2013
2028. September 2017
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 1: Segmentierung der Belegschaft

14. Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 1: Segmentierung der Belegschaft
Quelle: The Conference Board: Managing the Total Workforce. 2128. September 2017
Projektbeispiel

15. 26
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 1: Personalbedarf aus Unternehmensstrategie ableiten
2 3 41 5
Personalbedarf –
Untern.strategie
Jobfamilien –
Bedarfsorient.
Personal-
bestand
Gap-Analyse
und Reporting
Maßnahmen –
Strat. Initiativen
6
Verankerung -
Regelplanung
Geschäftlichen Kontext bewerten:
► Was sind die Auswirkungen Ihrer geschäftlichen strategischen Prioritäten,
Mission, Vision und Werte auf die Belegschaft?
► Was sind die großen internen und externen Diskontinuitäten (demographische
Entwicklung, Wettbewerb, Regulierung, etc.), die wahrscheinlich Auswirkungen auf
Ihr Geschäft haben werden? Wie werden diese die Nachfrage nach Mitarbeitenden
beeinflussen?
► Was sind die kurz- (12 Monate), mittel- (drei Jahre) und langfristigen (5-10 Jahre)
Ziele für das Unternehmen und welche Fähigkeiten der Belegschaft wird es
brauchen, um diese Ziele zu erreichen?
28. September 2017
Das Belegschafts-Ökosystem; Blogbeitrag:
http://www.strimgroup.com/blog/zukunftsfaehigkeit-durch-qualifizierung-4-0

16. 29
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 2: Personalbedarf aus Unternehmensstrategie ableiten
Leiter 1 Leiter 2 Summe
20 0 20
Kompetenzcluster
Invest.-
volumen
Instand-
haltung
Kunden-
anschl.
Smart
Mieter
Geschäftstreiber Nachfrage-Parameter
Effi-
zienz
Make or
Buy
Versorg
qualität
Borrow
Flukt.-
risiko
Personalbedarf
I.Quote
10%
I.Quote
80%
Cluster 1 ja ja ja hoch +x
13 8 21Cluster 2 ja ja gering gering hoch +y
ca. 180
FTE
ca. 650
FTE
ca. 376
FTE
Projektbeispiel
2 3 41 5
Personalbedarf –
Untern.strategie
Jobfamilien –
Bedarfsorient.
Personal-
bestand
Gap-Analyse
und Reporting
Maßnahmen –
Strat. Initiativen
6
Verankerung -
Regelplanung
28. September 2017

17. 35
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 4: Gap-Analyse und Reporting initiieren
2 3 41 5
Personalbedarf –
Untern.strategie
Jobfamilien –
Bedarfsorient.
Personal-
bestand
Gap-Analyse
und Reporting
Maßnahmen –
Strat. Initiativen
6
Verankerung -
Regelplanung
► Shortage of critical skills within the
company´s workforce
► Shortage of critical skills in the
external labor force
► Gap between talent capabilities
and business goals
► Succession planning/leadership
pipeline and the impact on
business performance and
continuity
► Over/under use of external talent
to fill key roles
excessive turnover/failure to retain
critical talent
Inability to compete for critical talent
Alignment of pay and performance
Loss of critical knowledge through
attrition
Use of contingent workers
Behaviors and practices that
undermine diversity and inclusion
Employee wellness impacts individual
and company performance
Outsourcing and vendor management
Excessive labor costs
Managing talent through mergers and
acquisitions
Organizational culture that does not
support desired behaviors or
encourage undesirable ones
Personal-
risiken:
28. September 2017
Quelle: Research Report, Managing Human Capital Risk. A Call for Partnership between
Enterprise Risk Management and Human Resources. The Conference Board, 2011.

18. 41
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 5: „build, buy, borrow“
2 3 41 5
Personalbedarf –
Untern.strategie
Jobfamilien –
Bedarfsorient.
Personal-
bestand
Gap-Analyse
und Reporting
Maßnahmen –
Strat. Initiativen
6
Verankerung -
Regelplanung
Vielfält.
mögliche
PE-Maß-
nahmen
Kandida-
ten: An-
sprache,
Bewerb.,
Einstel-
lung
Leihar-
beitneh-
mer /
Zeitar-
beits-
kräfte
-x-
Unternehmens-
interne
Entwicklung
Befristeter /
unbefristeter
Vertrag
Zeitlich befrist.
Einbindung
Mitarbeitender
-x-
Maßnahmen
überdenken,
Strategien ggf.
anpassen
niedrig niedrig niedrig niedrig
hoch hoch niedrig hoch
Build?
(entwickeln?)
Buy?
(rekrutieren?)
Borrow?
(ausleihen?)
Move? Retain?
(verlagern? binden?)
The Conference Board: Buy, Build, Borrow, or None of the Above?, 2015 28. September 2017

19. Source: Human Capital Trends 2013. Leading indicators. Deloitte. 28. September 2017 42
Bausteine der Strategischen Personalplanung
zu AP 5: Unterschiedliche Ausprägungen von Talent

20. Defizite von HR, Handlungsempfehlungen an HR
Defizite:
►Zahlenaffinität
►Einbindung externer Daten
►Einstellung auf eine VUCA world
Handlungsempfehlungen:
►Wandel, Kreativität, etc. aktiv
vorantreiben
►vom Geschäft her denken und
handeln
►Vorgehensweise überdenken –
wenige, steuerungsrelevante
Kennzahlen
►interdisziplinär arbeiten
4528. September 2017

21. Zusammenfassung und abschließende Anmerkungen
Kritische Erfolgsfaktoren
► Executive Sponsorship, um die Billigung und die Beteiligung in Gang zu bringen.
► Relevanz für das Unternehmen: Personalplanung an wichtige betriebswirtschaftliche Fragen knüpfen
sowie an bestehende Planungsprozesse anbinden.
► Strategische Investitionen in Ressourcen, Bildung und Werkzeuge.
► Aufbau eines Kompetenzzentrums / CoE für Personalplanung mit dedizierten Ressourcen in den
Geschäftsfeldern des Unternehmens.
► Anerkennung der Personalplanung als Weg, um strategisch notwendige (HR-)Fähigkeiten
aufzubauen.
► Etablierung unternehmensweiter Werkzeuge, Kennzahlen und Berichtssysteme.
► Vereinbarung einer Rollenverteilung: HR verantwortet den Prozess, die Geschäftsfelder resp.
Unternehmensbereiche verantworten den Plan ( Reifegrade).
Robert D. Motion: It´s not just data (…) 28. September 2017 47

22. Zusammenfassung und abschließende Anmerkungen
Einführung der Strategischen Personalplanung
► Aufgrund zunehmender (HR-)Risiken (VUCA world) und Unwägbarkeiten wird Agilität und
Flexibilität in Unternehmen immer wichtiger. In diesem Zusammenhang wird aufgrund der
notwendigen Verbindung von Unternehmens- und Personalstrategie die Bedeutung der
Strategischen Personalplanung in den kommenden Jahren deutlich zunehmen.
► Eine zentrale Rolle kommt dabei der Flexibilisierung von Arbeitszeiten zu, so dass sie sich mit
einem schwankenden Personalbedarf synchronisieren lassen.
► Entlang einer nüchternen Segmentierung der Belegschaft ist zu entscheiden, in welchen
Fähigkeiten / Job-Codes Leiharbeitnehmer und Freiberufler eine Rolle spielen könnten bzw. sollten.
► Diese Segmentierung ist damit auch Grundlage für Überlegungen zu Investitionen in
Humankapital.
► Derzeit agieren die Unternehmen überwiegend noch in Reifegrad 1; d.h. der Umfang beschränkt sich
auf fest angestellte Mitarbeitende in ausgewählten Unternehmensbereichen.
28. September 2017 48

23. Zusammenfassung und abschließende Anmerkungen
Fazit
► Die Herausforderungen einer Strategischen Personalplanung bestehen zunehmend darin,
zukünftige Entwicklungen interner und externer Einflussfaktoren richtig einzuschätzen. Hierzu bedarf
es definierter Methodiken, hinreichender Expertise, kommunikativer und analytischer Fähigkeiten,
sowie Kenntnissen über die Unternehmensstrategie und -planung, die häufig nicht gegeben sind.
► Total Workforce Management umfasst neben der Personaleinsatzplanung auch die Prognose des
zu erwartenden Arbeitsaufkommens und des dafür benötigten Personals, die Optimierung des
Personaleinsatzes zur Vermeidung von Unter- und Überdeckung, die Administration von
verschiedenen Zeitkonten im Rahmen der Zeitwirtschaft sowie die Analyse und Steuerung des
gesamten Workforce-Management-Prozesses.
► Die Digitalisierung erfordert von Unternehmen - auch von den Versicherern (siehe Unternehmens-
beispiel) - einen weitreichenden Umbau ihrer Geschäftsmodelle, denn neue technologische
Möglichkeiten verändern das Verhalten und die Anforderungen der Kunden von Grund auf.
28. September 2017 49

24. Ansprechpartner
► CEO der STRIMgroup AG in Zürich,
Geschäftsführer der STRIM-Gesellschaften in
Deutschland
http://www.strimgroup.com
► Dozent an der HTWG Konstanz / LCBS im
MBA-Studiengang Human Capital Management
http://www.lcbs.htwg-konstanz.de
► Wesentliche Stationen:
► Head of Global HR Analytics, Deutsche Bank AG
► Sen. Manager Human Resources, PricewaterhouseCoopers AG
STRIM-Website: www.strimgroup.com 50
Gütschstrasse 22
CH-8122 Binz (Zürich)
Tel.: +41 (0)43 366 05 58
volker.mayer@strimgroup.org
Morgenröte 8a
DE-68305 Mannheim
Tel.: +49 (0)621 4236 018
volker.mayer@strimgroup.org
28. September 2017