1. Kỹ năng lập kế hoạch

2. Lịch làm việc
- 15h00: Tập trung
- 15h15: Khởi động, chia nhóm
- 15h30: Thảo luận nhóm
“ Lập kế hoạch cho chuyến CTXH Trung thu ’09”
Các nhóm trình bày ý tưởng trên giấy Ao
- 16h30: Giải lao
- 16h45: Các nhóm trình bày nội dung đã thảo luận và trả lời thắc
mắc của nhóm khác (20 phút/nhóm)
- 17h45: Tổng hợp, đúc kết một số nguyên tắc lập kế hoạch
- 18h30: Lượng giá buổi làm việc
- 19h00: Kết thúc

3. Mục đích buổi huấn luyện
1. Giúp các bạn hình dung các bước cần thực hiện khi
triển khai một công việc cụ thể.
2. Cung cấp cho các bạn một vài kỹ năng tổ chức công
việc khoa học

4. Các yếu tố cần chú ý khi
hoạch định một công việc
1. Xác định mục tiêu
2. Lập kế hoạch
3. Truyền đạt kế hoạch
trong nội bộ nhóm
4. Đạt chuẩn mực về hiệu
quả công việc
5. Thu thập dữ liệu để đo
lường tiến độ
6. So sánh kết quả với
chuẩn mực và mục tiêu
7. Tiến hành điều chỉnh, sửa
đổi kế hoạch, nếu cần

5. Các câu hỏi cần trả lời khi lập kế hoạch
1. Phải thực hiện việc gì?
2. Tại sao phải thực hiện công việc đó, cho lợi ích của ai?
3. Ai sẽ thực hiện phần công việc nào?
4. Cách thực hiện công việc: phương pháp tiếp cận, quy
trình và kỹ thuật được sử dụng
5. Khi nào công việc bắt đầu và hoàn thành, và có thể là thời
hạn cho từng điểm mốc quan trọng trong quá trình tiến
hành dự án
6. Nơi thực hiện công việc
7. Ngân sách cho dự án

6. Tầm quan trọng của lập kế hoạch
Chuẩn bị Quyết định Hành động “Chữa cháy”
TIẾN TRÌNH CÔNG VIỆC
Hậu quả khi tiến trình công việc không được tổ chức rõ ràng và hợp lý:
Xung đột, đổ trách nhiệm, bất mãn, bị chậm trễ, giảm sút hiệu quả công việc!

7. To Do List - phân công và theo dõi công việc
STT Công việc Phân
công
Thời
gian ước
tính
Nguồn
lực
Dự trù
kinh phí
1
2
3
4

8. Các yếu tố cần chú ý
1. Theo dõi công việc tiến triển như thế nào để kịp
thời đối phó và thay đổi phương án với những tình
huống bất ngờ không?
2. Dành thời gian để lượng giá công việc chưa, đã
ghi lại những bài học đã có được cho lần sau
chưa?
3. Xây dựng nguyên tắc/thỏa thuận cho từng công
việc?
Khi triển khai một công việc, các bạn có:

9. Làm thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất khi
thực hiện công việc?
Ý kiến
cá nhân
Ý kiến
người khác
mẫu số chung
(đáp ứng cao nhất mọi
đề nghị được đưa ra)
đồng thuận
Quá trình
thảo luận

10. ... Để
• Tránh mâu thuẫn trong quá trình thực hiện công việc,
hoặc trong sinh hoạt nhóm.
• Tránh bất mãn của các thành viên. Điều này có thể làm
nản chí và giảm nhiệt tình của các thành viên.
• Nâng cao chất lượng của giải pháp được lựa chọn vì đã
quan tâm đến mọi khía cạnh của vấn đề và quan điểm
của từng thành viên.
• Qua đó nhóm càng được củng cố và làm việc hiệu quả
hơn.

11. Phương pháp cho điểm ưu tiên
Mục đích: tìm thứ tự ưu tiên của các
thành viên về một vấn đề một cách
nhanh chóng, hoặc lập thứ tự ưu tiên
của các đề tài cần thảo luận.
Cách áp dụng: Tùy theo số lượng đề
tài, mỗi thành viên được phát 3- 5
điểm và dán điểm lên những đề tài
hoặc vấn đề theo họ là quan trọng
nhất. Các thành viên có thể dán hết số
điểm mình có cho một hay nhiều đề
tài.
Cơ hội áp dụng: khi sinh hoạt nhóm,
tìm giải pháp tối ưu trong các giải
pháp được đề nghị, thăm dò ý kiến
của các tham dự viên

12. Ví dụ về mind map