Anders Sandberg och Håkan Sjöholm från ISO-kommittén

1. IPMA and ISO 21500
(Guidance on project management)
Presentation by Håkan Sjöholm
and Anders Sandberg
Stockholm 2012-09-17
1
Innehåll
1. Standarder generellt och ISO 21500
2. Projekt i en kontext
3. Projekt, projektkompetens och IPMA
4. Sammanfattning och förslag
2

2. 1. Standarder generellt och ISO 21500
3
What is standardisation?
A common solution to a recurring problem
Example: Different track gauges
Five reasons for a project management standard
1. Standards for project management are necessary for the ability of an
organisation to generate projects
2. Use of standards increases the probability for success, i.e. achievement of
objectives
3. Standards improve communication between the project stakeholders
4. Use of standards reduces the total risk for the project portfolio
5. Use of standards attracts qualified persons
4

3. Relationship between standard and other types of support
Focus on processes, roles and
Focus on processes, roles and
other principles
other principles
Standards (ISO
Standards (ISO ISO
CEN National)
CEN National) ISO 21500
ISO 10006
IPMA assess
IPMA assess
behaviour and
behaviour and
knowledge, PMI
knowledge, PMI
measures knowledge
measures knowledge
Certifying // Accrediting
Certifying Accrediting IPMA PMI
organisations
organisations
Small differences,
Small differences,
80-90% similarity
80-90% similarity
Project models
Project models XLPM PPS PRINCE2 etc.
PENG Gantt WBS SWOT OBS
Methods, tools, IT support
Methods, tools, IT support EVM RBS RUP ITIL Agile (Scrum, XP, DSDM)
Projectplace MS Project Mind manager Planisware etc.
Vendors of training,
Vendors of training,
consulting
consulting Faveo Dataföreningen CANEA ESI ASTRAKAN
Fujitsu Wenell Informator Microsoft SEMCON Qbis etc.
5
ISO 21500 Scope
Overarching guidance for project management
Any type of organization
Any type of project
High-level description of concepts and processes
Projects in context of programmes and project
portfolios
6

4. Processes in ISO 21500
4.3.2 Develop Project 4.3.3 Develop Project 4.3.4 Direct Project Work 4.3.5 Control Project 4.3.7 Close Project
Charter Plans Work. Phase or Project
4.3.6 Control Changes 4.3.8 Collect Lessons
Learned
4.3.9 Identify 4.3.10 Manage
Stakeholders Stakeholders
4.3.11 Define Scope 4.3.14 Control Scope
4.3.12 Create Work
Breakdown Structure
4.3.13 Define Activities
4.3.15 Establish Project 4.3.16 Estimate Resources 4.3.18 Develop Project 4.3.19 Control Resources
Team 4.3.17 Define Project Team 4.3.20 Manage Project
Organization Team
4.3.21 Sequence Activities 4.3.24 Control Schedule
4.3.22 Estimate Activity
Durations
4.3.23 Develop Schedule
4.3.25 Estimate Costs 4.3.27 Control Costs
4.3.26 Develop Budget
4.3.28 Identify Risks 4.3.30 Treat Risks 4.3.31 Control Risks
4.3.29 Assess Risks
4.3.32 Plan Quality 4.3.33 Perform Quality 4.3.34 Perform Quality
Assurance Control
4.3.35 Plan Procurement 4.3.36 Select Suppliers 4.3.37 Administer
Contracts
4.3.38 Plan 4.3.39 Distribute 4.3.40 Manage
Communications Information Communication
7
2. Projekt i en kontext
Hur projekt hänger ihop med verksamhet,
strategier, omgivning mm
8

5. PM concepts interrelations
Organization
Organizational Strategy
Opportunities
Benefits
Project Project
Enviroment Governance
Business Case
Operations Project
Organization
Project
Project Management Process
Deliverables Product Process
Support Process
9
Project documents as inputs and outputs
10

6. Example of a value creation framework
11
Projects, programmes and portfolios
Project Portfolio
Portfolio
Program
Project
Project Portfolio
Portfolio
Proje Proje Proje
Project
ct ct ct
Program
Project
Project
12

7. Project stakeholders
13
3. Projekt, projektkompetens och IPMA
Projektens komplexitet påverkar tillämpningen av
modeller och metoder samt ställer olika krav på
projektledarens kompetens
14

8. Komplexitetsindelning
Olika typer av revision för olika komplexa projekt
15
Komplexitetsnivåer
1. Icke komplext projekt
2. Projekt av lägre komplexitet
3. Komplext projekt
4. Mycket komplext projekt
16

9. Karakterisering av projekts komplexitet
Projektets omgivning
Betydelse, politiska förhållanden, antal
intressenter, förändringar
Projektets uppgift och förlopp
Resultatets funktion, lösning/teknologi, resultatets
struktur, tidsramar
Projektets resurser och organisation
Resursomfång, deltagarnas kompetens,
projektorganisation, geografisk placering
17
PX blankett
Parametrarnas
komplexitet
Beskrivning av Beskrivning av Motivering för
Parametrar komplexitet 1 1 2 3 4 komplexitet 4 bedömd nivå
Projektets omgivning
Projektets betydelse Liten betydelse för kund Vital/strategisk
och egen organisation betydelse för kund eller
egen organisation
Politiska förhållanden Hög grad av Stora motsättningar och
överenskommelse och krävande
enkel beslutsprocess beslutsprocess
Antal intressenter Få, välkända och Många och delvis
som ej kan hanteras i förutsägbara svårförutsägbara
grupp
Förändringar Medför minimala Medför viktiga/stora
förändringar internt och förändringar internt eller
externt externt
Projektets komplexitet !Division med noll
18

10. Fördelar med komplexitetsgruppering
Rätt ambitionsnivå för projektledningsinsatsen
Rätt ambitionsnivå för organisationens uppföljning
Rätt kompetenskrav på projektledaren
19
Projektledarcertifiering
Certifiering enligt uppslagsboken
certifiering (av medeltidslatin certi´fico 'bekräfta'), åtgärd genom tredje part
vanligtvis certifieringsorgan som visar att tillräcklig tilltro har erhållits att en
produkt, process eller tjänst är i överensstämmelse med standard eller annat
regelgivande dokument. Certifiering skall genomföras i enlighet med ett
certifieringssystem med bestämda regler och ledning för verksamheten.
Certifiering enligt regelboken
ISO/IEC 17024: Bedömning av överensstämmelse Allmänna krav på organ
som certifierar personer
Certifierad är ett kvalitetsbegrepp
Andra liknande kvalitetsbegrepp:
Legitimering
Auktorisering
Licensiering
20

11. Competencies of project personnel
Technical competencies for delivering projects in a
structured way, including the project management
processes defined in this standard
Behavioural competencies associated with personal
relationships within the defined boundaries of the
project
Contextual competencies related to the management
of the project within the organizational environment
21
Reference model for Module O ( Organisation ) questionnaire
Dimensions Elements Cross references
Mission / vision & strategy
Effectiveness & efficiency
ICB 3.0
Governance Organisation ISO 9001
Culture ISO 10006
(32 questions) Leadership & communication
Development ISO 21500
PP&P decision making
PP processes ICB 3.0
Processes Portfolio processes
Integration & alignment ISO 10006
(40 questions) Cooperation & contracting ISO 21500
Reporting & documenting
Competence of PP&P managers ICB 3.0
People Competence of stakeholders
PP&P staff recruitment ISO 9001
(16 questions) Competence development ISO 21500
Personnel management
HSSE, Finance, Legal
ICB 3.0
Context Procurement & logistics ISO 9001
System, products & technology ISO 10006
(18 questions) Business
Knowledge management ISO 21500
22

12. Processes in ISO 21500
4.3.2 Develop Project 4.3.3 Develop Project 4.3.4 Direct Project Work 4.3.5 Control Project 4.3.7 Close Project
Charter Plans Work. Phase or Project
4.3.6 Control Changes 4.3.8 Collect Lessons
Learned
4.3.9 Identify 4.3.10 Manage
Stakeholders Stakeholders
4.3.11 Define Scope 4.3.14 Control Scope
4.3.12 Create Work
Breakdown Structure
4.3.13 Define Activities
4.3.15 Establish Project 4.3.16 Estimate Resources 4.3.18 Develop Project 4.3.19 Control Resources
Team 4.3.17 Define Project Team 4.3.20 Manage Project
Organization Team
4.3.21 Sequence Activities 4.3.24 Control Schedule
4.3.22 Estimate Activity
Durations
4.3.23 Develop Schedule
4.3.25 Estimate Costs 4.3.27 Control Costs
4.3.26 Develop Budget
4.3.28 Identify Risks 4.3.30 Treat Risks 4.3.31 Control Risks
4.3.29 Assess Risks
4.3.32 Plan Quality 4.3.33 Perform Quality 4.3.34 Perform Quality
Assurance Control
4.3.35 Plan Procurement 4.3.36 Select Suppliers 4.3.37 Administer
Contracts
4.3.38 Plan 4.3.39 Distribute 4.3.40 Manage
Communications Information Communication
23
Example: Develop project team
Purpose
The purpose of Develop project team is to improve the
capabilities and the interaction of project team members
in a continuing manner to enhance their motivation and
the team s performance on the project.
24

13. Example: Develop project team
Description
Develop project team depends on the existing
competences of the project team. Ground rules of
acceptable behaviour should be established early in the
project to minimise misunderstandings and conflicts.
25
Example: Develop project team
Primary inputs Primary outputs
Staff assignments Team performance
Resource availability Team appraisals
Resource plan
Role descriptions
26

14. Sammanfattning och förslag
Med utgångspunkt från att projektens ökade betydelse,
bristande koppling mellan projekt och nyttor mm
Ta fram ett gemensamt ramverk för projektrevision
baserat på:
IAA:s regler för internrevision,
IS0 21500 (processerna )
IPMA:s komplexitet och kompetenskrav för olika
typer av projekt
27