Difícilmente podremos gestionar nuestra organización si no conocemos exactamente las tareas que debe hacer cada participante y el estado de las mismas. Gracias a tacnetting es posible la asignación de tareas a los participantes de los proyectos (o procesos de negocio), de forma que cada participante/empleado/colaborador sepa exactamente las tareas que debe realizar, incluyendo las fechas máximas de realización.

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TACNETTING . C
Tacnetting,
Inteligencia para su
Organización
(Gestión de Tareas)
W .
TAC7
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con fines diferentes de los que han originado su elaboración y entrega, sin el permiso escrito de TAC7, SL.

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Gestionando las tareas en tu organización
“¡Difícilmente podremos gestionar nuestra organización si no conocemos
exactamente las tareas que debe hacer cada participante y el estado de las
mismas!”
Gracias a tacnetting es posible la asignación de tareas a los participantes de los
proyectos (o procesos de negocio), de forma que:
Que cada participante/empleado/colaborador sepa exactamente las tareas que
debe realizar, incluyendo las fechas máximas de realización.
Que cada participante entienda que su tarea forma parte de un “todo” en la
organización y tome conciencia de que su trabajo influye en el trabajo de los
W .
demás.
Que cada participante pueda asignar (en función de sus atribuciones), tareas al
resto de los participantes.
Que los mandos intermedios (o superiores) a cargo de grupos de trabajo, puedan
gestionar de forma sencilla y eficaz la carga de trabajo que tienen cada uno de sus
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participantes.
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Flujo de trabajo básico
De igual forma que es importante conocer las tareas globales en todos los proyectos
de la organización, igual de importante es saber el estado de las mismas así como
la secuencia de pasos que deben seguirse para completarlas.
Tacnetting proporciona un flujo básico de tareas para aquellos líderes de proyecto que
deseen gestionar de una forma rápida. También es posible que cada líder personalice
la forma en la que las tareas se deben mover en la organización.
Toda tarea puede estar en cuatro estados distintos:
inactivo
W .
desarrollo
realizado
historico
W
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Flujo de trabajo básico
inactivo desarrollo realizado historico
Inactivo: Aún no se ha empezado a realizar la tarea. Cuando asignemos una
tarea a un participante, este será el estado del punto de partida.
Desarrollo: Se está trabajando con la tarea. Cuando un participante reciba la
tarea y va a empezar a trabajarla, debe indicar este estado de forma que el resto de
compañeros sepa que está trabajando en la misma.
Realizado: Se ha finalizado la tarea. Cuando un participante haya terminado de
W .
hacer una tarea, debe pasarla a este estado, de forma que la persona que la asignó,
sepa que está terminada.
Histórico: La tarea se ha finalizado y se ha supervisado correctamente.
Cuando el creador de la tarea recibe una tarea realizada, puede pasarla al estado
histórico simbolizando que es correcta. Si no fuese correcta, volvería a remitirla al
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usuario destinatario.
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Ejemplo práctico
s
sabe
Si no
JO: a n
Veámoslo con un ejemplo CO NSE ceder acta co
Antonio oa c ont tu
práctico. Supongamos un (líder del cóm tting, c dor de
e a
proyecto donde el objetivo la tacn ministr tting
proyecto) d e
el a cio tacn
preparación de un presupuesto a es p a
un cliente. El proyecto consta de
4 participantes donde Antonio es
el líder del proyecto y María,
Juan e Isabel son participantes
en el mismo.
Se desea gestionar todas las
W .
actividades que se realizan
(incluyendo sus estados)
utilizando tacnetting, por lo que
los cuatro deben tener cuenta en
tacnetting y estar asignados un
W
María Juan Isabel
proyecto concreto.
Responsable Subdirección Responsable
de compras técnica de finanzas
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Ejemplo práctico
Antonio, como lider, crearía el proyecto en la Antonio
herramienta y asignaría al resto de usuarios como (líder del
participantes del mismo. proyecto)
Por lo tanto, Antonio y el resto de participantes ya
pueden ver dicho proyecto.
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Ejemplo práctico
A continuación Antonio, entrando en el proyecto, crearía las
Antonio
tareas para el resto de participantes (dejando el estado de (líder del
las mismas como inactivo, significando que aún no se ha proyecto)
empezado a trabajar con dichas tareas. Además asignaría la
fecha máxima de realización de cada tarea).
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Ejemplo práctico
Por lo tanto, en este momento, Antonio puede ver en tiempo
Antonio
real que la tarea “Búsqueda de proveedores” la debe realizar (líder del
María (como responsable de la misma), que María tiene hasta proyecto)
el día 21/09/2010 para completarla y además, María aún no
ha empezado a trabajar con dicha tarea.
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Ejemplo práctico
María recibe un correo electrónico automático alertándola de
que tiene una tarea nueva pendiente para el proyecto María
denominado “Preparación de la Propuesta al cliente”. María Responsable
puede entrar en tacnetting y pinchar en la opción MIS de compras
TAREAS
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Ejemplo práctico
María decide empezar a trabajar en esta tarea, por lo que debería
pasarla al estado desarrollo, manteniendo la tarea en su bandeja
María
de MIS TAREAS, por lo tanto cambiaría el estado de la misma a Responsable
desarrollo -> maria. Simultáneamente Antonio recibe un email de compras
indicándole que esta tarea ya está en marcha.
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Ejemplo práctico
Una vez María ha terminado de trabajar con dicha tarea, la pasaría
al estado realizado -> antonio (de esta forma, la tarea se mueve
María
hacia la bandeja de Antonio para que pueda comprobar si la tarea Responsable
se ha realizado correctamente o no). de compras
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Ejemplo práctico
A continuación Antonio, entrando en MIS TAREAS, podría
Antonio
comprobar que María finalizó su trabajo. Si es correcto, (líder del
Antonio podría pasar dicha tarea a historico. En caso de no proyecto)
ser correcto, podría volver a remitírsela a María para su
corrección.
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TAC7, SL les agradece la atención prestada y queda a su entera disposición
para cualquier duda o consulta que deseen plantear en la dirección
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