Apresenta uma visão interdisciplinar, entre Administração, Arquivologia e Ciência da Computação, com ênfase na preservação de documentos arquivísticos digitais. Tem-se por objetivo idealizar um sistema de arquivo digital voltado para as administrações públicas e privadas, com a finalidade de otimizar o processo de busca e recuperação da informação administrativa contida nos documentos. Dentre os subtemas discutidos destacam-se: a autenticidade destes registros, a garantia de acesso no longo prazo, e o reuso da informação para auxiliar nas tomadas de decisão organizacionais.

1. Henrique Machado dos Santos
Arquivistada Universidade Federaldo Rio Grande
Mestre em Patrimônio Cultural
E-mail: henrique.hms.br@gmail.com
Blog: http://gestaodedocumentoseinformacoes.blogspot.com.br
Preservação de documentos
arquivísticos digitais: estratégias,
sistemas informatizados e normatização
Preservação de documentos
arquivísticos digitais: estratégias,
sistemas informatizados e normatização

2.  Tecnologia da informação e comunicação;
 Moderna burocracia;
 Sistemas de informação;
 Gestão da informação administrativa;
 Informação digital;
 Documento de arquivo;
 Necessidade de informação;
 Obsolescência tecnológica.
INTRODUÇÃO [1/2]

3.  Preservação digital;
o Estratégias;
o Sistemas informatizados;
 Gestão;
 Preservação;
 Acesso;
o Planejamento;
 Normas;
 Políticas;
 Padrões.
INTRODUÇÃO [2/2]

4. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO [1/2]
 Gerou a demanda por softwares, resultando em
maior disponibilidade, diversidade e volume de
dados (DE SORDI, 2008);
 E-science;
 Big data;
 Open access.

5.  Patrimônio em ambiente digital;
 Necessidade de preservação em longo prazo;
 Aumento da informação registrada, e do volume
de documentos arquivísticos (SOUSA, 2009).
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO [2/2]

6. DOCUMENTO DIGITAL
Fonte: INNARELLI (2009), preservação digital e seus dez mandamentos.
 Informação registrada em suporte e acessível
através de computador.

7. DOCUMENTO DIGITAL

8.  “Os documentos de arquivo são produzidos por
uma entidade pública ou privada, ou por uma
família, ou por uma pessoa, no transcurso das
funções que justificam sua existência como tal,
guardando esses documentos relações
orgânicas entre si. [...] Sua apresentação pode
ser manuscrita, impressa ou audiovisual; [...] sua
gama é variadíssima, assim como sua forma e
suporte” (BELLOTTO, 2006).
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

9.  Os documentos saem da Administração para
entrar na História (SANTOS, 2018a);
 Criados pelo valor imediato;
 Preservados pelo valor mediato.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO /
INFORMAÇÃO ADMINISTRATIVA

10. Informações em um Banco de dados...
Solicitação de Compra de cadeira
Execução de Venda de cadeira
Valor R$100,00
Valor R$150,00
Ano 2018
Ano 2017
INFORMAÇÃO / DOCUMENTO

11. Documentos em um sistema de arquivo...
Solicitação de
Compra de cadeira
Valor: R$100,00
Ano: 2017
INFORMAÇÃO / DOCUMENTO
Execução de
Venda de cadeira
Valor: R$150,00
Ano: 2018

12. CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
FLORES; ROCCO; SANTOS, 2016).

13.  Sistema informatizado para gestão documental
envolve (KANTORSKI; KROTH, 2015):
o Leis, decretos, portarias;
o Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos;
o Diretrizes do InterPARES;
o ISO’s – Information and documentation;
o Model Requirements for the Management of
Electronic Records (MoReq).
GESTÃO DE DOCUMENTOS [1/3]

14. Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de
Gestão Arquivística de
Documentos (e-Arq Brasil).
Utilizado para implementação
de um Sistema Informatizado
para Gestão Arquivística de
Documentos (SIGAD).
GESTÃO DE DOCUMENTOS [2/3]

15. GESTÃO DE DOCUMENTOS [3/3]

16. GUARDA PERMANENTE OU
ELIMINAÇÃO?
BRASIL, 2001)

17. OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA
 A vulnerabilidade pode se manifestar em nível
de: hardware, software e suporte;
 Causas: dificuldade de leitura/interpretação e
perda de documentos digitais;
 Necessidade de interferência humana.

18. PRESERVAÇÃO DIGITAL
 Atividade para garantir o acesso à informação
em meio digital, mantendo a sua
autenticidade. A informação deve ser
interpretada no futuro por uma plataforma
tecnológica diferente da qual foi utilizada em sua
criação (FERREIRA, 2006; CONARQ, 2004);
 Composta por procedimentos estruturais e
operacionais.

19. Estratégias de preservação digital:
A implementação de políticas de preservação é
considerada a iniciativa mais eficaz para garantir o
acesso em longo prazo aos documentos (MÁRDERO
ARELLANO, 2004).
 Estratégias estruturais (THOMAZ, 2004)
 Padrões;
 Normas;
 Metadados;
 Infraestrutura;
 Consórcios.
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO [1/3]

20. Estratégias de preservação digital:
Conjunto de atividades para efetuar a manutenção dos
documentos digitais em longo prazo (WEBB, 2003).
 Estratégias operacionais (THOMAZ, 2004)
Preservação de tecnologia;
Encapsulamento;
Emulação;
Migração;
Conversão;
Refrescamento (migração de suporte).
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO [2/3]

21. Fonte: FERREIRA (2006)
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO [3/3]

22. REPOSITÓRIOS DIGITAIS
 Atividades de preservação digital podem ser
mediadas pelo repositório digital;
 Desenvolvido em software livre,
 Conformidade com o modelo OAIS;
 Ter recursos financeiros em longo prazo;
 Exemplos:
 Dspace;
 Fedora;
 E-Prints;
 RODA;
 Archivematica.

23. OAIS – ISO 14721:2012

24. SAAI – ABNT/NBR 15472:2007

25. Do e-ARQ (SIGAD) ao OAIS (RDC)

26. SAAI – ABNT/NBR 15472:2007
Fonte: CCSDS (2012)

27. Fonte: CCSDS (2012)
OAIS DE ALTO NÍVEL

28. 4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS
RESULTADOS [4/11]
(CCSDS, 2012)

29. RECURSIVIDADE DA INFORMAÇÃO

30. AMBIENTE PARA PRESERVAÇÃO

31. FIXIDEZ
 Forma fixa: a apresentação do documento não
varia;
 Conteúdo estável: a informação apresentada
no documento é sempre a mesma.
A AA A A A

32. VARIABILIDADE LIMITADA
 A forma e o conteúdo do documento poderão
variar conforme regras previamente definidas;
 Conceito de propriedades significativas!
A AA A A A

33. SOFTWARE LIVRE
Fatores considerados na preservação digital:
 Gratuito, assim possibilita redução de custos;
 Sem restrições de funcionalidades;
 Minimiza o risco de obsolescência tecnológica.

34. CÓDIGO ABERTO
Fatores considerados na preservação digital:
 Licença de redistribuição;
 Acesso ao código fonte adiciona
confiabilidade, pois possibilita a reconstrução
do software ou formato de arquivo.

35. SISTEMA DE ARQUIVOS
INFORMATIZADO

36. Fonte:INNARELLI (2007),
preservação digital
e seus dez mandamentos.
RECOMENDAÇÕES [1/2]
OS DEZ
MANDAMENTOS
DA PRESERVAÇÃO
DIGITAL

37. RECOMENDAÇÕES [2/2]
 A autenticidade de documentos e informações
depende da implementação de um sistema de
arquivo;
 O sistema deve contemplar os ambiente de
gestão e preservação;
 Ambiente de gestão (SIGAD) em conformidade
com e-Arq Brasil ou MoReq;
 Ambiente de preservação (RDC-Arq) em
conformidade com o OAIS – ISO 14721;
 Uma linha de custódia ininterrupta, para
monitorar e agregar confiabilidade ao sistema.

38. Fonte:
SANTOS
(2018b)

39. REFERÊNCIAS [1/5]
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento
documental. 4. Ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006.
BRASIL. Arquivo Nacional do. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às
atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2001.
CCSDS - Consulative Committee for space data system. Reference model for
an Open Archival Information System (OAIS). Washington, 2002. Disponível
em <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>. Acesso em: 28
mai. 2014.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ (Brasil). Câmara Técnica
de documentos eletrônicos. Carta para a Preservação do Patrimônio
Arquivístico Digital. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/cartapreservpatrim
arqdigitalconarq2004.pdf>. Acesso em: 10 Ago. 2014.

40. REFERÊNCIAS [2/5]
DE SORDI, José Osvaldo. Administração da informação: fundamentos e
práticas para uma nova gestão do conhecimento. São Paulo: SARAIVA, 2008.
185p.
FERREIRA, Miguel. Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias
e atuais consensos, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho,
2006. Disponível em:
<https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1/livro.pdf>. Acesso
em: 02 Ago. 2014.
FLORES, D.; ROCCO, B. C. B.; SANTOS, H. M. Cadeia de custódia para
documentos arquivísticos digitais. Acervo, Rio de Janeiro, v. 29, n. 2, p. 117-
132, nov. 2016. Disponível em:
<http://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/717>.
Acesso em: 09 mai. 2017.

41. REFERÊNCIAS [3/5]
INNARELLI, Humberto Celeste. Preservação digital e seus dez
mandamentos. In: SANTOS, Vanderlei Batista (Org.). Arquivística: temas
contemporâneos, classificação, preservação digital, gestão do conhecimento.
Distrito Federal: SENAC, 2009.
KANTORSKI, G.; KROTH, M.. Proposta de informatização da gestão,
preservação e acesso a documentos arquivísticos de uma instituição de ensino
superior. In: XV Colóquio Internacional de Gestão Universitária. Argentina:
2015.
MÁRDERO ARELLANO, Miguel Ángel. Preservação de documentos digitais,
Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004.
Disponível em: <http://revista.ibict.br/ciinf/index.php/ciinf/article/view/305/1452>.
Acesso em: 25 Jul. 2014.

42. REFERÊNCIAS [4/5]
SANTOS. H. M. Auditoria e certificação de repositórios arquivísticos digitais
confiáveis: uma análise das normas ISO 14721 e ISO 16363. Dissertação
(Mestrado em Patrimônio Cultural). Santa Maria: UFSM, 2018a.
SANTOS, H. M. Manual para auditoria de repositórios arquivísticos digitais
confiáveis. Santa Maria: UFSM, 2018b. Disponível em:
<furg.academia.edu/HenriqueMachadodosSantos>.
SOUSA, R. T. B. A classificação como função matricial do que-fazer arquivístico.
In: SANTOS, V. B. (Org.). Arquivística: temas contemporâneos, classificação,
preservação digital, gestão do conhecimento. 3. Ed. Brasília: SENAC, 2009, p.
79-172.

43. REFERÊNCIAS [5/5]
THOMAZ, Kátia de Pádua. A preservação de documentos eletrônicos de
caráter arquivístico: novos desafios, velhos problemas. 389f. Tese (Doutorado
em Ciência da Informação). Escola de Ciência da Informação. Universidade
Federal de Minas Gerais, 2004. Disponível em:
<http://www.bibliotecadigital.ufmg.br/dspace/bitstream/handle/1843/VALA-
68ZRKF/doutorado___katia_de_padua_thomaz.pdf>. Acesso em: 28 Jul. 2014.
WEBB, Colin. Guidelines for the Preservation of Digital Heritage. Preparado
pela Biblioteca Nacional da Austrália para a Divisão de Sociedade de Informação,
UNESCO, relatório n. CI-2003/WS/3. 2003. Disponível em:
<http://unesdoc.unesco.org/images/0013/001300/130071e.pdf>. Acesso: em 17
Ago. 2014.

45. “No âmbito das trocas de informação, é a
oferta que cria a demanda, até porque o
receptor desconhece a qualidade dos
conteúdos guardados nos acervos e,
assim, não sabe o que poderia desejar,
apesar de conhecer, com alguma lucidez,
sua necessidade de informação”.
(Aldo de Albuquerque Barreto)
Henrique Machado dos Santos
Arquivistada Universidade Federaldo Rio Grande
Mestre em Patrimônio Cultural
E-mail: henrique.hms.br@gmail.com
Conteúdos: https://furg.academia.edu/HenriqueMachadodosSantos
Blog: http://gestaodedocumentoseinformacoes.blogspot.com.br