1. Tutorial KnowlegeTree DMS
08.27 yanuar hadiyanto 1 comment
deskripsi
knowledge tree adalah aplikasi yang digunakan untuk mengelola dokumen secara online dengan
fitur-fitur check in, check out, versioning, document permission berdasarkan group dan role
serta fitur document workflow.
instalasi
installasi knowledgetree tinggal next-next saja, pastikan tersedia koneksi ke internet supaya
installer dapat men-download mysql sendiri.
apabila mysql sudah ter-instal sebelumnya via wamp/xampp atau yang lainnya, ketika proses
instalasi knowledgetree download mysql boleh diskip.
knowledge tree sama saja seperti manajemen file di komputer biasa, bedanya pengaksesannya
dilakukan melalui web, kelebihan knowledgetree dibanding manajemen file offline biasa
(windows explorer, nautilus atau sejenisnya) adalah adanya fitur workflow, fitur ini dapat diatur
agar memindahkan atau meng-copy dokumen ke folder tujuan tertentu ketika suatu transisi
dilakukan.
apabila instalasi KnowledgeTree telah selesai kita dapat melakukan login ke knowledgetree
sebagai administrator dengan login defaultnya : user admin password admin pada alamat
http://locallhost/knowledgetree/
membuat fieldset
dokumen memiliki informasi yang disebut metadata seperti modified date, creator dst,
dokumen tertentu kadang membutuhkan metadata tambahan yang tidak disediakan oleh sistem
operasi, suatu fieldset bisa dibuat untuk menciptakan metadata baru, fieldset bisa memiliki fieldfield.
contoh fieldset : metadata_proposal(vendor,nomer surat,ditujukan ke,nilai proyek)
maksudnya pada umumnya dokumen proposal punya metadata tambahan seperti vendor, nomer
surat, dll
administration → document metadata and workflow.. → document fieldset
membuat tipe dokumen
tipe dokumen digunakan untuk menentukan tipe dokumen baru, tipe dokumen bawaan misalnya
foto, spreadsheet, persentasi, dll.

2. contoh : proposal, laporan, invoice, surat lamaran, dll
ketika membuat tipe dokumen baru kita dapat memilih fieldset yang harus ditempelkan pada tipe
dokumen baru tadi
contoh : tipe dokumen proposal fieldsetnya metadata_proposal
administration → document metadata and workflow.. → document fieldset → document
types
membuat control unit
control unit adalah folder utama untuk masing-masing divisi, digunakan untuk mengelompokkan
file, di dalam control unit masih dapat dibuat sub-sub folder baru dengan kedalaman yang tidak
dibatasi
contoh : suatu insansi bisa jadi memiliki control unit : sales, marketing, edukasi, dapur,
keuangan, rumah tangga
administration → user and group → control units
membuat group
group digunakan untuk mengelompokkan user, biasanya group disesuaikan dengan control unit
yang ada, tapi tidak harus seperti itu, fleksibel tergantung alur dokumen di instansi masingmasing..
contoh : suatu instansi bisa jadi memiliki group : sales, marketing, edukasi, dapur, keuangan,
rumah tangga
administration → user and group → manage groups
mendaftarkan subgroup jika diperlukan
pada umumnya ada divisi yang berada di bawah divisi lainnya, sehingga struktur group/user
perlu disesuaikan
contoh : di suatu instansi bisa jadi group marketing berada di bawah group sales
PENTING !!
di knowledgetree ketika modifikasi sub group cara membaca daftar group adalah dari kiri ke
kanan dibaca :
group kiri adalah sub griup dari group sebelah kanan BUKAN
group kiri MEMILIKI subgroup group sebelah kanan

3. jadi supergroupnya di kanan bukan subgroupnya.
administration → user and group → manage groups
membuat user
daftar user yang bisa login ke knowledgetree
administration → user and group → manage users
mendaftarkan user ke group
daftarkan masing-masing user sesuai dengan groupnya
administration → user and group → manage groups
bisa juga
administration → user and group → manage users
memberikan permission pada control unit / folder
suatu folder perlu ditentukan siapa saja yang boleh mengakses folder tersebut
browse documents → pilih folder yang mau disetting → pilih menu permission disamping
kiri
membuat role jika perlu
ketika user sudah dijadikan member group tertentu, user tersebut menjadi kurang cocok apabila
dijadikan member group yang lain
contoh : mustofa member group edukasi, hertinus member group sales, murtono member group
keuangan.
apabila ketiga user tersebut adalah direktur, tidak tepat kalau kita membuat group direktur dan
memasukkan mereka ke group tersebut.
yang tepat adalah kita harus membuat ROLE direktur.
administration → security management → roles
mendaftarkan role ke control unit
role dapat didaftarkan (dibuatkan permissionnya) ke masing-masing control unit, sama seperti
mendaftarkan group ke control unit.

4. browse documents → pilih folder yang mau disetting → pilih menu permission disamping
kiri
→ edit permission → pilih role yang ingin diberi permission
mendaftarkan user-user yang termasuk pada suatu role tertentu pada control unit tertentu
setiap control unit yang sudah diberi role permission dapat kita tentukan daftar user yang
merupakan member role tadi.
browse documents → pilih folder yang mau disetting → pilih menu allocate roles
disamping kiri →overide parent .. → edit user/edit group
dokumen workflow
fitur workflow digunakan ketika dokumen memiliki aturan aliran dari satu divisi ke divisi
lainnya
ketika terkait dengan dokumen workflow yang harus ditekankan :
•
•
satu folder hanya dapat memiliki satu workflow
suatu workflow dapat memiliki beberapa transisi
•
setiap transisi memiliki state awal dan state akhir
•
ketika terjadi transisi, dokumen dapat berpindah dari stu folder ke folder lain atau dicopy
dari satu folder ke folder lain
contoh : ketika mengajukan cuti
1.karyawan edukasi membuat dokumen state dokumen = “baru” di folder edukasi
2.karyawan menjalankan transisi = “ajukan ke direktur edukasi” state dokumen menjadi =
“cuti diajukan” dokumen masih berada di folder edukasi
3.direktur edukasi menjalankan transisi = “terima pengajuan cuti” state dokumen berubah
menjadi = “cuti diterima”, dokumen pindah ke folder keuangan
4.atau direktur menjalankan transisi = “tolak pengajuan cuti” state dokumen berubah menjadi =
“cuti ditolak” dokumen tetap berada di folder edukasi
dari data diatas bisa disimpulkan :
control unit : edukasi
workflow
: wf cu edukasi
transition : ajukan ke direktur edukasi, terima pengajuan cuti, tolak pengajuan cuti
state
: baru, cuti diajukan, cuti diterima, cuti ditolak

5. mengaktifkan fitur workflow
aktifkan fitur workflow, ada 2 pilihan workflow berdasar folder atau workflow berdasar tipe file.
umumnya berdasarkan folder.
administration → document metadata and workflow … → automatic workflow assignment
→ pilih folder workflow ..
membuat workflow
membuat workflow yang diinginkan
administration → document metadata and workflow … → workflows → buat baru
isi nama workflow, daftar transisi dan daftar state
apabila workflow sudah dibuat, tidak dapat dihapus, namun hanya dapat diedit
mensetting state awal dokumen pada suatu workflow
setiap workflow mestinya memiliki ketentuan apabila dokumen baru dimasukkan harus berada
dalam state tertentu, pada contoh ini state awalnya = “baru”
administration → document metadata and workflow … → edit workflow yang diinginkan
→ edit workflow details
menentukan state awal dan akhir suatu transisi
pada workflow dengan banyak transisi dan state, masing-masing transisi perlu ditentukan state
awal dokumen dan state akhir dokumennya
administration → document metadata and workflow … → edit workflow yang diinginkan
→ pilih menu states and transitions di sebelah kiri → configure workflow process
pada tampilan workflow process, bagian disebelah kiri adalah nama transisi, selanjutnya state
akhir, lalu checklist daftar state awalnya.
mensetting apa yang harus dilakukan ketika terjadi transisi
ketika dilakukan transisi tentunya state dokumen berubah dan mungkin dokumen perlu
berpindah control unit/folder atau di copy ke control unit/folder lain, tentukan tansition effectnya
administration → document metadata and workflow … → edit workflow yang diinginkan
→ pilih menu states and transitions di sebelah kiri → edit transitions yang diinginkan →
transition effects

6. mendaftarkan workflow ke folder
workflow yang sudah dibuat belum akan melakukan apa-apa apabila belum didaftarkan ke folder
yang diinginkan, lakukan pendaftaran workflow ke folder
browse documents → pilih folder → pilih menu workflow configuration di sebelah kiri →
pilih workflow yang harus diaktifkan pada folder aktual

7. mendaftarkan workflow ke folder
workflow yang sudah dibuat belum akan melakukan apa-apa apabila belum didaftarkan ke folder
yang diinginkan, lakukan pendaftaran workflow ke folder
browse documents → pilih folder → pilih menu workflow configuration di sebelah kiri →
pilih workflow yang harus diaktifkan pada folder aktual