Module3_Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản: Xử lý văn bản cơ bản (Word)

1. CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
PHẦN CƠ BẢN
Module 3- Xử lý văn bản cơ bản
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM TIN HỌC

2. N-Đ-T
NỘI DUNG
2
 Kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản
 Sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản
 Định dạng văn bản
 Làm việc với bảng biểu
 Nhúng các đối tượng vào văn bản
 Đánh số trang văn bản
 Kiểm tra văn bản trước khi in và in văn bản

3. N-Đ-T
3.1 Kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản
3
 Phần mềm soạn thảo văn bản thiết kế để soạn thảo các
văn bản điện tử với một số chức năng chính như sau:
 Hiển thị nội dung văn bản trên màn hình;
 Cho phép người dùng sửa đổi, bổ sung tại vị trí bất kì trong
văn bản;
 Thể hiện nhiều kiểu chữ (font), cỡ chữ, màu sắc khác nhau;
 Có thể kèm theo hình ảnh, bảng biểu trong văn bản;
 Lưu giữ văn bản dưới dạng Office button (hoặc File);
 Hỗ trợ in ấn;
 Có nhiều phần mềm cho phép soạn thảo văn bản trên
máy tính:
 Phần mềm trả phí: Microsoft Word
 Phần mềm miễn phí: OpenOffice Writer, LibreOffice Writer,
Google Docs…

4. N-Đ-T
3.1 Kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản
4
 Phần mềm soạn thảo văn bản thông dụng nhất
trên hệ điều hành Windows hiện nay là
Microsoft Word nằm trong bộ phần mềm văn
phòng Microsoft Office;
 Ngoài việc sử dụng chuột, người dùng nên sử
dụng các tổ hợp phím gõ tắt để tăng tốc độ xử
lý cũng như hiệu quả công việc;

5. N-Đ-T
3.2 Sử dụng phần mềm xử lý văn bản
5
 Tạo một văn bản mới: Office button (hoặc File)-
New hoặc tổ hợp phím Ctrl+N;
 Ghi văn bản vào đĩa: Office button (hoặc File)-
Save hoặc tổ hợp phím Ctrl+S;
 Ghi văn bản đang mở thành tên khác: Office
button (hoặc File)-Save As hoặc phím chức
năng F12;
 Mở văn bản đã có trên đĩa: Office button (hoặc
File)-Open hoặc tổ hợp phím Ctrl+O;
 Đóng cửa sổ văn bản đang mở: Office button
(hoặc File)-Close hoặc tổ hợp phím Ctrl+F4;

6. N-Đ-T
3.3 Định dạng văn bản
6
 Định dạng ký tự: Sử dụng lệnh HomeFont hoặc
nhấn tổ hợp phím Ctrl+D:
 Font name: Chọn font chữ đã được cài đặt trên hệ
thống;
 Font style: Định dạng kiểu dáng font chữ;
 Size: Kích thước font;
 Font color: định dạng màu chữ;
 Underline style: Lựa chọn kiểu gạch chân cho chữ;
 Effects: định dạng hiệu ứng đối với font chữ;
Có thể sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ để
định dạng nhanh font chữ cho văn bản.

7. N-Đ-T
3.3 Định dạng văn bản
7
 Định dạng đoạn văn bản: Sử dụng lệnh
HomeParagraph để định dạng đoạn văn bản
hiện tại (hoặc đang chọn)
 Thẻ Indents and Spacing: định dạng căn lề,
dãn cách giữa các dòng và các đoạn;
- Alignment: định dạng căn lề;
- Indentation: định dạng đoạn văn bản sang
trái, sang phải;
- Special: định dạng dòng đầu, toàn bộ văn
bản;
- Spacing: định dạng khoảng cách đoạn;

8. N-Đ-T
3.3 Định dạng văn bản
8
 Thẻ Line and page breaks: định dạng dòng,
phân chia trang, tổ chức trang văn bản
- Window/Orphan Control: bật/tắt chế độ kiểm
soát dòng kẻ đơn;
- Keep with next: bật/tắt chế độ giữ các đoạn tiếp
theo;
- Keep lines together: bật/tắt chế độ giữ các
dòng liên tục;
Ngoài cách trên, người sử dụng có thể sử dụng
các lệnh ở dạng biểu tượng trên thanh công cụ của
Microsoft Word.

9. N-Đ-T
3.2 Định dạng văn bản
9
 Định dạng trang văn bản: Chọn Page
laypoutPage setup rồi thực hiện khai báo các
tham số trong hộp thoại:
 Thẻ Margin: Cho phép cài đặt các lề trang,
hướng trang in;
 Thẻ Paper: Cài đặt khổ giấy, độ rộng và các
tùy chọn khác;
 Thẻ Layout: Cài đặt định dạng đầu ra của
văn bản như: tiêu đề đầu-cuối trang, số
dòng, đường kẻ, phạm vi ảnh hưởng…

10. N-Đ-T
3.4 Làm việc với bảng biểu
10
 Tạo bảng bằng cách vào menu InsertTable,
dùng chuột chọn số hàng, số cột cần chèn;
 Có thể vào menu InsertTableInsert Table rồi
khai báo các tham số:
 Number of columns: số cột cần chèn;
 Number of rows: số hàng cần chèn;
 Fixced columns width: khai báo độ rộng của các
cột;
 Autofit to contents: tự động điều chỉnh độ rộng của
bảng theo nội dung dữ liệu trong bảng;
 Autofit to window: tự động điều chỉnh độ rộng của
bảng theo độ rộng của cửa sổ đã định dạng;

11. N-Đ-T
3.4 Làm việc với bảng biểu
11
 Sau khi tạo bảng, Word sẽ tự động hiển thị
menu Table tools với 2 mục chọn Layout và
Design chứa các lệnh để chỉnh sửa, định dạng
bảng;
 Menu Table toolsDesign có các nhóm menu:

12. N-Đ-T
3.4 Làm việc với bảng biểu
12
 Menu Table toolsLayout có các nhóm menu:

13. N-Đ-T
3.4 Làm việc với bảng biểu
13
 Có thể dùng một số phím, tổ hợp phím để thao
tác trên bảng:
 Tab: Di chuyển con trỏ từ ô bên trái sang ô bên
phải;
 Shift+Tab: Di chuyển con trỏ từ ô bên phải sang ô
bên trái;
 Alt+Home: Di chuyển con trỏ về ô đầu tiên của
dòng hiện tại;
 Di chuyển đến ô cuối cùng bên phải của bảng,
nhấn phím Tab để thêm dòng;
 Lựa chọn cả hàng/cột rồi nhấn Shift+Delete để
xóa bỏ cả hàng/cột;

14. N-Đ-T
3.4 Làm việc với bảng biểu
14
Tạo bảng theo mẫu sau đây:
STT Họ và tên
Điểm thi Điểm
tổng
Ghi chú
Môn 1 Môn 2 Môn 3
1 Nguyễn Anh Hùng 5.0 8.0 7.0
2 Trần Thị Bảy 6.5 7.5 6.0
3 Lý Thị Cải 7.5 9.0 7.5
4 Âu Văn Lai 7.0 7.5 7.0
5 Thái Thị Tiêm 6.0 8.0 6.0
Thực hiện các yêu cầu sau:
- Đánh số thứ tự tự động cho cột STT;
- Tính Điểm tổng = Môn 1 + Môn 2 + Môn 3;
- Sắp xếp theo thứ tự giảm dần cho cột tổng điểm.

15. N-Đ-T
3.5 Nhúng các đối tượng vào văn bản
15
 Chèn hộp văn bản (Text
Box) vào văn bản:
 Vào menu Insert, chọn
lệnh Text Box;
 Lựa chọn các dạng mẫu
Text Box có sẵn để chèn
vào văn bản;
 Có thể chọn lệnh Draw
Text Box để tự chèn một
mẫu tùy chọn.

16. N-Đ-T
3.5 Nhúng các đối tượng vào văn bản
16
 Chèn các đối tượng đồ họa vào văn bản;
 Picture: Chèn ảnh từ
một Office button (hoặc File) có sẵn trên đĩa;
 Clip Art: Chèn ảnh, clip
tích hợp trong phần
mềm Microsoft Office;
 Shapes: Vẽ các hình họa theo dạng mẫu sẵn có;
 SmartArt: Chèn sơ đồ tổ chức;
 Chart: Chèn biểu đồ, đồ thị;
 Screenshot: Chụp màn hình và chèn vào văn bản

17. N-Đ-T
3.5 Nhúng các đối tượng vào văn bản
17
 Chèn chú thích cho văn bản: Để
thực hiện chèn các chú thích,
vào ReferenceInsert Footnote
và khai báo các tham số:
 Location: Vị trí chèn chú thích
(footnote-chú thích cuối trang;
endnote-chú thích cuối đoạn văn
bản);
 Format: Khai báo các định dạng
cho chú thích như: Number format,
Custom mark, Start at, Numbering,
Apply changes…

18. N-Đ-T
3.5 Nhúng các đối tượng vào văn bản
18
 Tiêu đề trang (Header and Footer): Sử dụng
lệnh InsertHeader để chèn tiêu đề đầu trang,
InsertFooter để chèn tiêu đề cuối trang.
 Lệnh Page Number để chèn số
trang cho văn bản.

19. N-Đ-T
3.6 Kiểm tra văn bản và in
19
 Sử dụng lệnh Office button (hoặc File)Print
hoặc tổ hợp phím Ctrl+P;
 Microsoft Word hiển thị
khuôn dạng trang in để
người sử dụng kiểm tra
và chỉnh sửa nếu cần
thiết;
 Có các mục chọn để
cài đặt tham số cho
việc in văn bản ra máy
in;

20. N-Đ-T
3.6 Kiểm tra văn bản và in
20
 Tham số Printer: Chọn máy in trong danh sách
các máy in đã cài đặt với máy tính;
 Tham số Settings để người dùng cài đặt các lựa
chọn:
 Copies: Số bản cần in ra (nhân bản)
 Pages: Nhập thứ tự trang cần in. Nếu các trang
riêng lẻ thì nhập cách nhau dấu phảy (VD:
1,3,6,8..) Nếu các trang liền nhau thì nhập ngăn
cách nhau dấu trừ (VD: 1-5, 8-12)

21. N-Đ-T
3.6 Kiểm tra văn bản và in
21
 Có thể lựa chọn thêm các tham
số trong mục Settings Document
như sau:
 Print All Pages: In tất cả các
trang của tài liệu;
 Print Current Page: In trang hiện
tại con trỏ đang đứng;
 Print Customs Range: In các
trang theo chỉ định bằng cách
nhập số thứ tự trang;
 Only Print Odd Pages: Chỉ in
những trang lẻ;
 Only Print Even Pages: Chỉ in
những trang chẵn.

22. N-Đ-T
3.6 Kiểm tra văn bản và in
22
 Khai báo lựa chọn in trên một
mặt hay hai mặt giấy như sau:
 Print One Sided: In trên một mặt
giấy;
 Print on Both Sides (Flip pages
on long edge): in trên 2 mặt giấy
(lật giấy theo chiều dọc)
 Print on Both Sides (Flip pages
on short edge): in trên 2 mặt giấy
(lật giấy theo chiều ngang)
 Manually Print on Both Sides: In
hai mặt, lật giấy thủ công.