Guia rápido do financeiro

Guia rápido
Módulo Financeiro

Introdução
¥  Este guia irá apresentar como configurar os
diferentes planos praticados pela assessoria e
acompanhar os valores recebidos dos atletas.
¥  E também serão apresentadas dicas para
controlar o contas a pagar e receber através
do Treinus.

2011 © AF2G – Soluções em mídias sociais www.treinus.com

Contas a Receber
Controle de Planos dos atletas

1 - Configurar planos
Configurar planos
1

Cancelar e Definir plano do
6 2
Encerrar plano do atleta
atleta

Gerar Consultar
5 3
mensalidades mensalidades

4 Baixar
mensalidades

1- Configurar planos
¥  Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Opções > Tipo de plano
¥  Todos os planos praticados pela assessoria devem ser cadastrados.
¥  Para valores ou dia de vencimento diferentes deve-se criar um novo tipo de plano.
¥  O sistema permite criar planos para cobrança mensal, bimestral, trimestral, semestral ou
anual.


Configurando novo tipo de plano
¥  Após clicar em “Criar um novo plano”, o primeiro passo é
selecionar o tipo que será criado.

Explicação de cada tipo de plano:
•  Gratuito = aluno bolsista;
•  Mensal = aluno que paga a mensalidade tradicional;
•  Bimestral/trimestral/semestral/anual = planos com duração e condição pré-definida;
•  Faturado = planos utilizados para convênios com empresas em que as mensalidades são
faturadas contra a empresa ao invés do aluno pagar diretamente à assessoria.

Configurando Plano Mensal
Defina o código para
identificação do plano e o
seu nome.

Ex.: Mensal vencto dia 5;
Mensal 120; Semestral Vip
3x;



Defina o valor da
mensalidade e o dia de
vencimento.



Ao gerar o contas a receber
para cada mensalidade será
utilizado o tipo de
documento definido no
plano. Esta informação será
importante para
acompanhamento do fluxo
de caixa.


Cobrança antecipada: a mensalidade
é cobrada antecipada ao treinamento.

Cobrança após o mês de
treinamento: a mensalidade será
cobrada no mês seguinte ao
treinamento.

Acumular cobrança proporcional do
mês no próximo dia de vencimento:
Se esta opção estiver marcada, para o
atleta que iniciar o treinamento no
decorrer do mês o sistema irá cobrar
o valor proporcional do primeiro mês
de treinamento no próximo dia de
vencimento.



Primeiro dia do mês de
cobrança indica o dia de
referência que o sistema
d e ve c o n s i d e r a r p a r a
calcular o mês proporcional.
Exemplo: se for dia 5, o
sistema considera como
mês cheio do dia 5 ao dia 4
do mês seguinte.



*Para este tipo de plano
foi definido o número de
4 parcelas no valor
estipulado de 90,00 para
cada parcela

Dica: A configuração de planos bimestral, trimestral, semestral ou anual é similar. A diferença
entre eles é apenas a duração do plano.


Regra do sistema para definir quando
será o vencimento da 1ª parcela do
plano, as demais vencerão
sucessivamente a cada mês.

As opções disponíveis são:

§  Início da vigência do plano
§  Mês seguinte à vigência do plano
§  Data de vencimento deverá ser
informada


2 – Definir plano do atleta
Configurar planos
1

6 2
atleta

Gerar Consultar
5 3

4 Baixar
mensalidades

Definindo plano do atleta
¥  Caminho: Administração da equipe > Financeiro > Plano por atleta



Selecione o tipo de
plano contratato.



Selecione a data de início dos
treinamentos, o sistema irá definir a
data do primeiro vencimento de
acordo com as regras dos plano
selecionado.

ATENÇÃO: Para planos mensais, o
sistema calcula o valor proporcional
da primeira mensalidade quando o
atleta iniciar os treinamentos no
decorrer do mês.



DICA: quando o atleta já fez algum pagamento para assessoria, é possível inserir os dados deste
pagamento tipo de pagamento, data e um comentário para auxiliar na identificação.


Neste exemplo, o plano é cobrado em 6 parcelas de R$ 100,00. Todas as parcelas foram
recebidas com cheques, o primeiro a vista e os demais pré-datados.


¥  Marque a opção Enviar comprovante por e-
mail quando desejar que o sistema envie um
e-mail para o aluno com os dados do plano
contratado.



¥  O plano contratado já está disponível para consulta em Planos por atleta.
¥  No Perfil do atleta > Financeiro também é possível consultar os planos contratados.


3 – Consultar mensalidades
Configurar planos
1

6 2
atleta

Gerar Consultar
5 3

4 Baixar
mensalidades

Consultando mensalidades
¥  As mensalidades e parcelas de planos poderão
ser consultadas em Administração da Equipe >
Financeiro > Contas a Receber.


Opções para consultar mensalidades

¥  Selecione a situação que deseja consultar.

¥  Selecione o período para consulta ou marque
definir outro período e indique o intervalo
desejado.


Relatórios de mensalidades

¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Relatórios


4 – Baixar mensalidades
Configurar planos
1

6 2
atleta

Gerar Consultar
5 3

4 Baixar
mensalidades

Baixando mensalidades
¥  As mensalidades que foram pagas pelos alunos
devem ser baixadas no Contas a Receber
¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Contas a receber


Baixar mensalidades
¥  Localize a conta do aluno que será baixada.
¥  Clique no ícone baixar a conta, confirme os
valor pago, data e tipo do pagamento.


Recebimento com boletos
¥  Se estiver usando a cobrança por boletos bancários o processo de baixa
será automatico.
¥  Para sincronizar os dados do banco com o Treinus será necessário
importar o arquivo de retorno disponibilizadopelo banco.
¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Processamento do arquivo de retorno


5 – Gerar mensalidades
Configurar planos
1

6 2
atleta

Gerar Consultar
5 3

4 Baixar
mensalidades

Gerando mensalidades
¥  Para os planos mensais é necessário executar
a rotina gerar mensalidades no início de cada
mês.
¥  O sistema irá gerar mensalidades para todos
os atletas ativos que contrataram algum plano
mensal.
¥  Os planos bimestrais, trimestrais, semestrais e
anuais não geram mensalidades porque eles já
são cobrados em parcelas pré-definidas.


¥  Caminho: Admin. da equipe > Financeiro > Gerar mensalidades

Selecione o mês e ano

Marque todos os planos
ou selecione apenas
aqueles que deseja gerar
novas mensalidades.
Dica: selecione
sempre todos.


¥  Confirme se está tudo ok e clique em avançar.

Se deseja enviar um aviso
por e-mail com a
mensalidade basta marcar
esta opção.



Aguarde alguns segundos
e consulte a situação da
geração das mensalidades.


6 – Cancelar e Encerrar plano do
atleta
Configurar planos
1

6 2
atleta

Gerar Consultar
5 3

4 Baixar
mensalidades

Cancelando plano do atleta
¥  O sistema não permite alterações no plano do
atleta depois que ele foi definido.
¥  Quando houve algum engano no momento de
vincular o plano ao atleta a alternativa é fazer
o cancelamento do plano.


Cancelando plano do atleta
¥  Caminho: Administração da Equipe > Financeiro > Plano por atleta

¥  Localize o nome do atleta e o plano que será
cancelado e clique no ícone de cancelar plano.


Cancelando plano
¥  Confirme se o plano que deseja cancelar e
clique em Cancelar Plano.

ATENÇÃO: não é possível retroceder um cancelamento. Depois de cancelado todas as informações do
plano serão perdidas.
O sistema somente permitirá o cancelamento de planos que não contenham mensalidades ou parcelas pagas.
Se for preciso cancelar um plano nesta condição, antes de cancelá-lo será necessário cancelar as baixas em
Financeiro > Contas a Pagar.

Encerrando um plano
¥  Os planos mensais, gratuito e faturados não possuem duração
pré definida.
¥  Antes de definir um novo plano para o atleta é preciso
encerrar a vigência do plano anterior.
¥  Localize o atleta e o plano que deseja encerrar. No exemplo,
vamos encerrar um plano Mensal co início em 01/10. O Atleta
irá contratar um novo plano semestral a partir de 01/11.


Encerrando um plano

Selecione a data de
t é r m i n o, E m n o s s o
exemplo, deve ser 31/10
já que o novo plano
começará no dia 01/11.


Consultando planos encerrados e
cancelados
¥  Os planos cancelados ou encerrados não
estarão visíveis na página Planos por atleta.
¥  Se deseja consultar algum plano nesta
situação, vá no perfil do atleta e selecione
Financeiro no menu atalhos.
¥  Em seguida, selecione a aba Planos, marque a
opção Exibir Planos antigos (corresponde aos
encerrados) ou Exibir planos cancelados de
acordo com o que deseja consultar.


Contas a Pagar e Receber
Visão geral

1 – Clientes e Fornecedores Externos
Clientes e Forncedores
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e
Econômico documentos

Cancelar e Excluir 6 3
Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Clientes e Forncedores externos
¥  Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Clientes/Fornecedores Externos

¥  Utilize para cadastrar
empresas e pessoas
com as quais as sua
empresa faz negócios
como compradora ou
vendedora.


2 – Tipos de documentos
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Tipos de documento
¥  Caminho: Adm. Equipe > Financeiro > Tipos de documento
¥  O cadastro de tipos de documento é fundamental para classificação das
contas.
¥  Inclua os tipos de documento de acordo com as receitas e custos/
despesas da assessoria.


Criando tipo de documento

¥  Preencha o código e nome do tipo de documento,
¥  Selecione o tipo:
¥  Crédito è Contas a Receber
¥  Débito è para Contas a Pagar


3 – Incluir contas
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Incluindo uma conta
¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Contas a Pagar ou Receber

¥  Clique em para abrir a janela de nova
conta.


Incluindo conta
Selecione o nome do beneficiário do pagamento.
Preencha a data de vencimento e valor da conta.
Selecione o “tipo” da conta.

Use o histórico
a l g u m
comentário para
auxiliar na
identificação da
conta.
Se a conta já foi paga, marque “Gerar conta já
baixada” para incluir os dados pagamento.


4 – Baixar contas
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Baixar contas
¥  Abra o Contas a Pagar ou Receber e localize a conta que será baixada.
¥  Clique no ícone baixar a conta, confirme o valor pago, data e tipo do
pagamento.


5 – Consultar e alterar contas
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Consultando contas
¥  Selecione contas a pagar ou receber de
acordo com o que deseja consultar.


Opções para consultar contas
¥  Selecione a situação que deseja consultar.

¥  Selecione o período para consulta ou marque
definir outro período, preencha a data de início,
término e clique em atualizar.


Alterando uma conta
¥  Para alterar algum valor da conta, clique no
ícone de edição ou dê um dublo clique na
linha da conta.


Alterando uma conta
¥  Najanela de edição será
possível alterar o vencimento,
valor, desconto e histórico da
conta. Clique em Salvar para
confirmar a alteração.
Os campos número, tipo e nome
não podem ser alterados. Neste
caso, deve cancelar ou excluir a
conta errada e incluir uma nova
conta com os dados corretos.

6 – Cancelar e Excluir contas
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Cancelando e excluindo contas
¥  Para Cancelar ou Excluir uma conta, localize a
conta e clique no ícone de Edição.
¥  Selecione Cancelar conta ou Excluir.
¥  Aguarde exibir a janela de cancelamento ou
exclusão e confirme a operação.

2

1


Cancelando e excluindo contas
¥  Apenas contas em Aberto poderão ser canceladas ou
baixadas.
¥  O cancelamento apenas altera a situação da conta para
cancelado mas ela é mantida no sistema. Para visualizar as
contas canceladas, marque a opção Exibir contas canceladas.
Por outro lado, as contas excluídas serão removidas
integralmente e não será possível recuperá-la.

As contas originadas de planos de atletas e mensalidades não podem ser
canceladas ou excluídas. Exceto quando o plano que as gerou for
cancelado, neste caso, as contas serão automaticamente canceladas
juntamente com o plano.

Cancelando a baixa de uma conta.
¥  Para cancelar a baixa de uma conta, localize a
conta.
¥  Clique no ícone de Edição ou dê clique dublo
em cima da conta.
¥  Clique em Cancelar baixa.

O cancelamento da baixa é necessário quando
quiser alterar o valor, data ou tipo de pagamento.
Como estes campos não podem ser alterados, deve
cancelar a baixa e fazer uma nova baixa com os
valores corretos.


7 – Fluxo de Caixa e Econômico
1
Externos

7 2 Tipos de
Fluxo de Caixa e

Incluir contas
contas

5 4
Baixar contas
Consultar e alterar
contas

Fluxo de Caixa
¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo de Caixa

¥  Utilizeo fluxo de caixa para visualizar o
resultado da sua assessoria mês a mês.
¥  Os valores exibidos no fluxo de caixa
correspondem aos pagamentos das contas que
já foram baixadas.


Fluxo de Econômico
¥  Caminho: Adm. da Equipe > Financeiro > Fluxo Econômico

¥  Utilizeo fluxo econômico para visualizar o
resultado previsto da sua assessoria mês a
mês.
¥  Os valores exibidos no fluxo de caixa
correspondem aos valores das contas
independente do pagamento ou não da conta.
DICA: O fluxo econômico corresponde ao previsto e o fluxo de
caixa, o realizado.


Dúvidas, relatar problemas ou sugestões

¥  No caso de dúvidas, relatar problemas ou
sugestões compartilhe com a equipe de
implementação do Treinus através da área de
Feedback e Suporte.


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