Prezentace společnosti CEAG.

1. Elektronická archivace a
fakturace
Mgr. Barbora Procházková, LL.M.
20. února 2013

2. Cíle prezentace
• Víte k čemu je elektronický podpis?
• Umíte správně nakládat s elektronickým originálem? Co nového
přinesla novela zákona o archivnictví a spisové službě?
• Chcete fakturovat elektronicky? Co to znamená a jaké přišly
změny?

3. Úvod
• Praktické dopady elektronizace
• Vysvětlení základních pojmů
• Nároky na nakládání s elektronickými originály dokumentů ve
světle novely zákona o archivnictví a spisové službě
• Důsledky nedodržení zákonné úpravy – právní domněnka
pravosti elektronického dokumentu
• Elektronická fakturace a novela právní úpravy

4. Praktické dopady elektronizace
• Elektronizace zpravidla vede k outsoursingu části IT služeb.
• Paradox: společnosti mívají větší pocit bezpečí, je-li jejich IT tzv.
„in house“
• Dva základní praktické dopady:
– jak elektronická data ochránit před zneužitím
– jak s elektronickými daty nakládat, abychom je zachovali po
potřebnou dobu
=> bezpečnost a spolehlivost

5. Cíle bezpečnosti a spolehlivosti
• Důvěrnost elektronických dat
• Integrita elektronických dat
• Dostupnost elektronických dat
=> tyto cíle spolu úzce souvisejí a pomůžou pochopit regulaci
týkající se nakládání s elektronickými dokumenty, včetně
elektronického podpisu

6. Základní problémy nakládání s
elektronickými dokumenty
• Technologie: nutnost vytvoření takové technologie, která umí
zajistit jak dlouhodobou čitelnost formátu, tak např. zacházet s
dlouhodobou platností elektronického podpisu
• Právo: zajištění možnosti shodného nakládání s elektronickými
dokumenty jako s papírovými (důkazní síla)

7. Elektronický originál (digitální podoba)
• Definice písemného úkonu a formy v občanském zákoníku
„Je-li právní úkon učiněn elektronickými prostředky, může být
podepsán elektronicky podle zvláštních předpisů…….Písemná
forma je zachována, je-li právní úkon učiněn telegraficky,
dálnopisem nebo elektronickými prostředky, jež umožňují
zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní
úkon učinila.“

8. Základní požadavky na zachování
důkazní síly elektronických originálů
• Základní požadavky na zachování důkazní síly elektronických
dokumentů (uchovávání dokumentů v digitální podobě dle
zákona o archivnictví a spisové službě):
- neporušitelnost obsahu (integrita, nesouvisí s formátem)
- označení původce (autentičnost, věrohodnost původu)
- čitelnost (přímo nebo prostřednictvím technického
zařízení)
 užití elektronického podpisu k právním úkonům včetně
časového razítka

9. Jaký typ elektronického podpisu
používat?
• Nepřímá novela zákona o EP - zavedení jednotného typu EP
pro komunikaci mezi soukromým a veřejným sektorem, tzv.
uznávaný elektronický podpis:
„zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném
certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem
certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují
jednoznačnou identifikaci podepisující osoby“

10. Ověřování platnosti EP
• Různá SW řešení
• Vyhláška o ověřování platnosti zaručeného EP č. 212/2012 Sb.
• Existence časového razítka
• Řetězení časových razítek
• Uchovávání dokladu o ověření

11. Domněnka pravosti elektronického
originálu
• „Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje
za pravý, byl-li podepsán uznávaným elektronickým podpisem
nebo označen uznávanou elektronickou značkou osoby, která k
tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a
následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a
kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický
podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a
kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná
elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým
razítkem.“
(zákon o archivnictví a spisové službě §69a odst.5)

12. Důsledky nedodržení zákonné úpravy
• Neprokazatelnost právního úkonu, snížení důkazní síly
 Špatné zacházení s platným dokumentem po jeho vzniku - porušení
důvěryhodné archivace nebo neaplikovatelnost domněnky pravosti
- po technické stránce : nedoložení migrace formátu, žádné časové
razítko nebo až po platnosti EP, jiný typ EP
- nesprávná doba archivace
- ztráta elektronického originálu z datové schránky po 90 dnech
• Neplatnost právního úkonu
 Nedodržení formy či jiné náležitosti právního úkonu – např. dokument nebyl
opatřen EP nebo podepsala osoba neoprávněná

13. Elektronická fakturace a novela
právní úpravy I
• Novela zákona o DPH č. 235/2004 Sb.
• Implementace směrnice 2010/45/EU
• Uvolnění regulace elektronické fakturace
• Účinnost od 1.1.2013
• Úvahy o zavedení povinné elektronické fakturace ve veřejném sektoru od
2016, minimálně pro veřejné zakázky

14. Elektronická fakturace a novela
právní úpravy II
• Zásadní změny v pravidlech fakturace – pouze zachování vlastností (nejen
Edi nebo el. doklad podepsaný uznávaným EP)
• Možnost převádět listinou formu nejen pro účely úschovy
• Souhlas musí být s použitím, nejen s vystavením
• Definování vlastností: věrohodnosti původu daňového dokladu,
neporušenosti jeho obsahu a jeho čitelnosti – jejich zachování od vystavení do
konce lhůty uchování
• Nové pojmy – auditní stopa, kontrolní mechanizmy

15. Elektronická fakturace a novela
právní úpravy III
• „Zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho
obsahu a jeho čitelnosti lze dosáhnout prostřednictvím kontrolních
mechanismů, procesů vytvářejících spolehlivou vazbu mezi daňovým
dokladem a daným plněním.“
• Kontrolní mechanismy – postupy, kterými osoba povinná k dani vytvořila,
provedla a udržuje přiměřenou míru jistoty, pokud jde o totožnost dodavatele
zboží či poskytovatele služby nebo vystavovatele faktury, neměnnost obsahu
týkajícího se DPH a čitelnost faktury od okamžiku vystavení do konce doby
uchovávání (dokumentace obchodního případu)

16. Elektronická fakturace a novela
právní úpravy IV
• Auditní stopa („spolehlivá vazba“) – zdokumentovaný tok plnění od zahájení,
zdrojového dokumentu až po ukončení, a naopak, který propojuje různé
dokumenty v rámci celého životního cyklu
• Spolehlivá, pokud je propojení mezi podklady a zpracovanými plněními
snadno sledovatelné (auditní stopa obsahuje dostatečně podrobné informace
k propojení dokumentů), odpovídá uvedeným postupům a zachycuje procesy,
které skutečně nastaly

17. Elektronická fakturace a novela
právní úpravy V
• Každá společnost si může najít svůj vlastní přístup a model
• Svobodná volba vede k vyšší odpovědnosti s rizikem zhoršení jistoty postupu
při daňové kontrole
• Ty společnosti užívající EP budou mít nejspíš výhodu
• EU dokument: Code of practice on electronic invoicing in the EU
• Metodické pokyny Generálního finančního ředitelství (nezávazné)
• EU dokument: Explanatory notes

18. Přehled základních právních předpisů
• Občanský zákoník (písemný úkon a forma)
• Zákon o elektronickém podpisu č. 227/2000 Sb. (uznávaný elektronický
podpis/značka)
• Zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. (domněnka pravosti
elektronického dokumentu)
• Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů č.
300/2008 Sb.
• Zákon o DPH č. 235/2004 Sb. (elektronická fakturace)
a navazující podzákonné normy a další speciální právní úprava jednotlivých
oblastí

19. Děkuji za pozornost!