Apps4Finland 2012 Idea-sarja - Kunnan esityslista uusiksi - Jaana Huhta ja Kari A. Hintikka

1. Esityslista uusiksi - kunnan master data avoimeksi Esimerkkikonsepti kunnan perustiedon käyttämisestä avoimena datana Apps4Finland 2012 Ehdotus Idea-sarjaan 22.10.2012 Jaana Huhta Kari A. HintikkaJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

2. Avoin esityslista -konseptiesittelyn sisältö• Avoin esityslista -konseptin kuvaus• Johdatus master dataan• Master datan avaamisen hyötyjä• Case: kaupunginvaltuuston esityslista Vantaalla - nykytilanne• Nykyisen esityslistan ongelmia• Käyttötapaus: Vantaan kaavoitusprosessin hahmottaminen• Ajatuksia jatkokehitykselle• Kiitämme Facebookin Finnish Open Data Ecosystem -ryhmää konseptin ja master datan sparrauksesta.Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

3. Avoin esityslista -konseptin kuvaus• Kunnallishallinnon esityslistat ja muut asiakirjat esitetään hypertekstimäisesti, esimerkiksi Wikipedian tapaan – Dokumentit linkittyvät toisiinsa esimerkiksi diaarinumeron perusteella – Helposti hahmotettavia kokonaisuuksia päätöksenteon tueksi – Mahdollisuus prosessien ajallisen etenemisen tarkasteluun – Käyttöliittymä tukemaan tablet-koneita ja kosketuskäyttöliittymää – Sopii myös pdf- ja skannattujen dokumenttien käsittelyyn – Haut ja linkitys voidaan ulottaa myös avoimen internetin puolelle• Voidaan toteuttaa ilman master dataakin, mutta sopisi toteutettavaksi MD-viitearkkitehtuurin käyttöönoton yhteydessä• Itse konsepti on täysin geneerinen ja sopii minkä tahansa organisaation päätöksentekoprosessin modernisointiinJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

4. Johdatus master dataan• Master datalla (MD) tarkoitetaan koko organisaation toiminnan ydintietoa, jota käytetään yhteisesti eri prosessien, yksikköjen ja koko organisaation tietotarpeiden läpi – Samanlaisuuden ja -laatuisuuden vaatimus - "yhteismitallisuus" – Esimerkkejä master datasta kunnassa asianhallinnassa käytetyt tunnisteet dokumenttien diaarinumerot, asian id-numerot, toimielimen tunnus ja nimi• Kuntien Tiera on parhaillaan laatimassa kuntien yhteistä MD -viitearkkitehtuuria (ei toistaiseksi sisällä asianhallintaa tai paikkatietoa)• Master data -hallinta lähtöisin liike-elämästä – kuntien erityistarpeet huomioitava – Asianhallinnan sekä paikkatietojen merkitys - esimerkiksi spontaanit kuntalaisten käymät nettikeskustelut/järjestämät tapahtumat eivät "asioidu" virallisesti diaarin kautta eikä niillä ole tunnistetta – Virkakoneiston ulkopuoliset huomioon (luottamushenkilöt, kuntalaiset, organisaatiot) – Tulevaisuus: avoin data, koneluettavuus, yhden luukun periaate, julkinen/salainen• Viitearkkitehtuurin käyttöönotossa kunta voisi samalla avata päätöksenteon dokumenttinsa ja master datan: ydintieto palvelemaan laajaa ja avointa käyttöä Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

5. Master datan avaamisen hyötyjä• Kuntatason master datan (kirjaamo, arkisto) kuvaaminen ja järjestäminen avoimesti ja yksistään jo diaarinumeron avulla tarjoaisi mahdollisuuksia räätälöidyille appseille, päätöksentekoon ja kaupalliseen tarjontaan• Kohderyhmiä, hyötyjiä ja hyötyjä: – Kuntalaiset, järjestöt: demokratia, yhdenvertaisyys, seuranta, osallistuminen, tiedonkulku – Kunnan luottamushenkilöt: asiantuntijuus vahvistuu, päätöksenteko helpottuu – Kunnallishallinto: yhtenäisyys, nopeus, joustavuus, tiedonantorasitus vähenee – Kunnan alueen liiketoiminta: seuranta, löydettävyys, liikeideat – Muut sidosryhmät, kuten Tilastokeskus, Kuntaliitto ja ministeriöt: tiedonkulku, tilastojen ja tietojen laadun parantuminen•• Kaiken kuntaan liittyvän toiminnan - demokratiasta sisäiseen hallintoon - merkittävä tehostuminen informaation haun ja jäsentämisen myötä• Päätöksentekoprosessien selkiyttäminen ja osallistavuusJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

7. Nykyisen esityslistan ja pdf:n haasteita eli ongelmia• Noin 25–50 Mb pdf-tiedosto: jopa 1 000 sivua liitteineen ja kokousteknisesti kankeasti esitettynä• Sopii heikosti tablet-käyttöön• Dokumenttia voi vain selailla vain alusta loppuun tai sisällysluettelon kautta• Sisältöä ei voi jakaa eikä kopioida edes omaan käyttöön saati tehdä muistiinpanoja (kiinnitettyjä muistilappuja)• Esityslistan asiat eivät linkity millään tavallaan toisiinsa (sama pykälä eri instansseissa), ajassa tai edes samassa dokumentissa• Erityisesti varavaltuutettujen, uusien valtuutettujen ja kuntalaisten on hankala hahmottaa päätöksentekoprosesseja eli sitä, missä vaiheessa ao. käsiteltävä aihe on: mitä on päätetty aiemmin, millaisia taustaselvityksiä jne.• Kuntalaisen korkea kynnys asiantuntijuuteen yksinkertaisissakin aiheissaJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

8. Käyttötapaus: Esityslista valtuutetun näkökulmasta1. Aihe herättää valtuutetulle useita kysymyksiä -ne liittyvät toisiinsa ja voivat olla ristiriitaisiakin Hyöty- ja Kehärahan Mikä on riskianalyysi? meluselvitys? Kehäradan reitti? Miten tämä vaikuttaa Miltä kaava näyttää? asuinalueeseeni? Miten kuntalaiset Mitä ja ketkä tästä ovat reagoineet? on jo päätetty? Entä julkisuus Voiko tähän ja uutisointi? enää vaikuttaa? Miten ryhmäni on Haluan jakaa äänestänyt? tämän nettiinJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

9. Käyttötapaus: Kehärata III valtuutetun näkökulmasta2. Sovelluksen käyttöliittymä muuttuu näkymän mukaan Mitä kaikkea Kehärata III:een liittyy? Valitaan sormella tai hiirellä tarkasteltava kohta Sovellus tunnistaa diaarinumeron ja muuta master dataa joko numeerisesti tai tekstin kontekstistaJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

10. Käyttötapaus: 3. Sovellus tunnistaa dokumenttiin kytketyn master datan ja tuo näkyviin etsinnän tarkasteluvaihtoehdot Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae TallennaValittu teksti siirtyy myös vapaa-hakua varten Yleistiedot Eteneminen Kaavalausunnot Kartat KuntakeskustelutSovellus tuo näkyviin Muistutuksetkaavoihin liittyvät vaihtoehdot UutisetKunnallisprosessit, joista ei ole dokumentteja,näkyvät harmaana Miten prosessiEsimerkiksi kuntakeskustelun puuttuminen voi on edennyt?olla indikaattoriHintikka © 2012 luonteesta Jaana Huhta & Kari A. prosessin

11. Käyttötapaus: 4. Sovellus listaa aiheeseen liittyvät dokumentit diaarinumeron ja muun master datan avulla Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae Tallenna Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010) Ylä-Tikkurilan rakennuskaava kaavamuutosnumero 002097 Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103) Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097 Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12 Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29 Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39 Kehäradan meluselvitys >>> Yleistiedot Eteneminen Kaavalausunnot Kartat Kuntakeskustelut Muistutukset UutisetSovellus listaa aiheeseen liittyvät dokumentit Miten ympäristö- kysymykset ovat huomioitu? Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

12. Käyttötapaus: 5A. Sovellus näyttää dokumentit prosessina Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae Tallenna 2010 2011 2012 Yleistiedot Eteneminen Kaavalausunnot Kartat Kuntakeskustelut Muistutukset Internet Uutiset• Edellisessä näkymässä valittu dokumentti näkyy aluksi keskellä näkymää• Prosessin dokumenteista näytetään muun muassa ajalliset kytkökset toisiinsa,• Dokumenttien linkit kertovat myös sisällölliset kytkökset (vrt. Wikipedia) Mitä kaikkea• Aikajanaa voidaan selata on jo päätetty? Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

13. Käyttötapaus: 5B. Dokumentteja voi painottaa Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaihe kaavanumero 002097 Hae Tallenna 2010 2011 2012 Luetuimmat Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010) Ladatuimmat Ylä-Tikkurilan rakennuskaava Jaetuimmat Kaavamuutosnumero 002097 Rahasummat Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103)Käänteisesti Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097 Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12 Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29 Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39 Kehäradan meluselvitys >>> Yleistiedot Eteneminen Kaavalausunnot Kartat Kuntakeskustelut Muistutukset Uutiset• Dokumenteille luodaan painoarvo muun muassa käyttömäärän ja -tapojen mukaan Mitkä ovat• Lajittelu esimerkiksi Facebookin lukijamäärien perusteella tärkeimmät• Valittu painoarvo esitetään esimerkiksi tiedostoikonin kokona taustadokumentit?• Dokumenttien sisällöistä voidaan ottaa esimerkiksi esitetyt summat tai osallistujien määrä• Arvoja voidaan tarkastella myös käänteisesti, kuten vähiten suosituimmat Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

14. Käyttötapaus: 5C. Dokumentteja voi selailla eri tavoin Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaiheIntranet kaavanumero 002097 Hae Tallenna 2010 2011 2012 Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010) Ylä-Tikkurilan rakennuskaava Kaavamuutosnumero 002097 Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103) Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097 Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12 Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29 Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39 Kehäradan meluselvitys >>> Yleistiedot Eteneminen Kaavalausunnot Kartat Kuntakeskustelut Muistutukset UutisetDokumentteja voi tarkastella esikatseluna ja järjestää dokumenttien suhteet eri tavoin,kuten äänestykset, käsittelyaika, osallistuneet lautakunnat ja kunnan yksiköt Mitä dokumentitMahdolliset hakusanat, valittu metadata yms näytetään korostettuna tekstissä, oikeastaan sisältävät?mikä nopeuttaa dokumenttisen selausta Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

15. Käyttötapaus: 6. Pikakäyttöliittymä - toiminta tiedonhaun jälkeen Osallistumis- ja arviointisuunnitelmavaiheIntranet kaavanumero 002097 Hae Tallenna 2010 2011 2012 Asemakaavat (Asemakaavaselostus 22.11.2010) Ylä-Tikkurilan rakennuskaava Kaavamuutosnumero 002097 Helsingin hallinto-ikeuden päätös (09/0792/5/00619/09/4103) Osallistumis- ja arviointisuunnitelma (mielipiteet ja vastineet) 0002097 Kaupunkisuunnittelulautakunta 22.11.2010 § 12Muiden navigointiapujen lisäksi Kaupunginhallitus: 29.11.2010 § 29sovelluksessa on kelluva Kaupunginhallitus 7.3.2011 § 39(floating) pikakäyttöliittymä Kehäradan meluselvitys >>>Sillä voidaan (oikealta vasemmalle)esimerkiksiA) sulkea mikä tahansa Yleistiedot Eteneminenesityskerros KaavalausunnotB) Siirtyä seuraavaan KartatC) Tallentaa KuntakeskustelutD) Siirtyä edelliseen Muistutukset UutisetE) Jakaa näkymä eri kohderyhmilleLisäksi sovelluksessa voisi ollaesimerkiksi yksinkertainen Mitä ja missä tästämuistiinpanoikkuna on jo päätetty? Jaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012

16. Ajatuksia jatkokehitykselle• Julkishallinnon asianhallinta-logiikan ja master datan määrittely dokumenttien yhdistelyn mahdollistamiseksi ja datan avaamiseksi – Diaarinumero – Paikkatieto (katuosoite, koordinaatit) – Kaikelle tallennettavalle datalle id-tunniste lennosta datan tyypistä riippumatta • usein kunnallisprosessi alkaa ilman virallista diaarinumeroa • esimerkiksi blogikirjoitus tai statuspäivitys – Semanttiset ratkaisut, kuten metadata ja ontologiat• Master data on yksi näkökulma organisaation datavarantoon eikä ainoa, kuten – Master data: organisaation (pääosin) muuttumaton ydin- tai perusdata – Big data: käyttäjien käytöksen ja toiminnan tallentaminen eri lähteistä – Tosiaikadata: dynaaminen ja muuttuva data, jossa tärkeintä on ”nyt” – Semanttinen web, metadata ja ontologiat: datan luokittelu ja lajitteluJaana Huhta & Kari A. Hintikka © 2012