1. 1 Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen…
2009
Die Ablage von Dokumenten kann mit Voreinstellungen erheblich beschleunigt werden.
Wollen Sie beispielsweise mehrere Rechnungen nacheinander archivieren,
wählen Sie vorab die entsprechende Maske aus.
1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie
mit der rechten Maustaste das Kontextmenü
2. Wählen Sie "Verschlagwortungsmaske voreinstellen…"
Für ältere Versionen gilt:
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2. 1 Arbeiten in der Postbox: Verschlagwortungsmaske voreinstellen…
2009
3. Markieren Sie die gewünschte "Verschlagwortungsmaske" und bestätigen Sie mit "OK".
4. Wählen Sie bei der Ablage im Kontextmenü "Verschlagwortung bearbeiten …" , es erscheint nun
automatisch die bereits vorselektierte Verschlagwortungsmaske.
Wenn Sie anschließend Dokumente mit unterschiedlichen Verschlagwortungsmasken archivieren
wollen, stellen Sie einfach im Kontextmenü die Option "!Keine Vorgabe" ein.
Mit dieser Voreinstellung muss vor der jeweiligen Ablage wieder die benötigte
Verschlagwortungsmaske gewählt werden.
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3. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009
Häufig werden Dokumente mit immer wiederkehrenden Begriffen verschlagwortet.
Beispielsweise gehen Rechnungen vielfach von den selben Lieferanten ein.
Nun ist Lieferant nicht gleich Lieferant – zumindest nicht, wenn es eilig ist oder
gleich mehrere Benutzer Dokumente ablegen.
Da kann es vorkommen, dass sich beim Verschlagworten schnell ein Schreibfehler einschleicht...
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Stellen Sie zukünftig sicher, dass Sie immer den korrekten Wert eintragen und profitieren Sie davon:
1. Markieren Sie ein beliebiges Dokument und öffnen Sie
mit der rechten Maustaste das Kontextmenü
2. Wählen Sie "Verschlagwortung bearbeiten…"
Noch schneller geht’s … mit der Taste "F4"
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4. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009
3. Wählen Sie z.B. das Indexfeld "Kreditor"
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5. 2 Arbeiten in der Postbox: Funktionstaste F7
2009
4. Drücken Sie in dem Indexfeld die Taste "F7"
Nun werden sämtliche Kreditoren angezeigt, unter
denen bereits Eingangsrechnungen archiviert
wurden. Sie können diese nun per Mausklick
auswählen oder durch Tastatureingabe filtern.
Noch schneller geht’s …
wenn Sie bereits in dem Indexfeld die ersten
Buchstaben des gesuchten Begriffs eintragen
und anschließend die Taste "F7" drücken.
Profi-Tip : Haben Sie eine zentrale (und vor allem gepflegte) Adressdatenbank, kann diese direkt mit den Indexfeldern verbunden werden.
Beim Eingeben wird direkt und ausschließlich auf zentrale, einheitliche Daten zugegriffen – schnell, sicher, fehlerfrei !
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6. 3 Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen
2009
Ab Version 7.0
Neues Symbol in der Postbox
Wenn ein Dokument aus der Postbox ins Archiv abgelegt wurde und man anschließend das abgelegte
Dokument nachbearbeiten oder kontrollieren möchte, dann war es in der Vergangenheit nicht 'per Klick'
möglich, das neue Dokument im Archiv aufzusuchen. Insbesondere wenn die Ablage automatisch
durchgeführt wird, ist es mitunter schwer zu erkennen, wohin der Eintrag verschoben wurde.
Aus diesem Grund merkt sich ELO ab der Version 7.0 jeweils die letzte Ablageposition. In der Postbox
finden Sie die Schaltfläche "Zur Position der letzten Ablage springen" die dafür sorgt, dass der Client
in die Archivansicht wechselt und dort das zuletzt abgelegte Dokument anzeigt.
1. Legen Sie ein beliebiges Dokument wie gewohnt im Archiv ab.
2. Drücken Sie das Symbol "Zur Position der letzten Ablage springen".
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7. 3 Arbeiten in der Postbox: Zur Position der letzten Ablage springen
2009
Ab Version 7.0
3. Nach dem Klick wechselt ELO in die Archivansicht und zeigt das Dokument an.
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8. Impressum
docufied® Produktreihe
 Hersteller: id-netsolutions GmbH
Hamburg Remscheid
Segeberger Str. 9-13a
23863 Kayhude (bei Hamburg)
www.id-netsolutions.de
kontakt@id-netsolutions.de
fon: +49 (0) 40 645040-0
fax: +49 (0) 40 645040-999
 Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer, Marko Tilsner
 Handelsregister: HRB 1238 SE
Gerichtsstand: Amtsgericht Kiel
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August 2009
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