Aktualizovaná verzia staršej prezentácie o užitočných tipoch pre organizáciu času, kalendáru či práce s emailami.

1. 24 tipov pre time
management
Juraj Sasko

2. ● 8 hodín spánku denne!
● Disciplíny
● Správnej životosprávy
● Cvičenia a správneho work-life balance
Akýkoľvek time management je
zbytočný bez:

3. Time management v
praxi

4. Google Calendar je základ plánovania
1. Google Calendar

5. Úlohy týkajúce sa projektov je potrebné vždy vytvárať do
projektového manažéra
2. Projektový manažér

6. ● V Google Calendar musíte mať úplne všetky úlohy,
ktoré trvajú aspoň 15/30 minút
● Aj osobné úlohy, voľný čas či cestovanie
3. Plánovanie všetkých úloh

7. Ak sa Vám opakujú niektoré úlohy, dajte si ich fixne do kalendára ako
opakujúce sa:
● Meetingy
● Reporting
● Aktivity
● Posilka
● Nákup
4. Fixné naplánovanie opakujúcich sa
úloh

8. Rozlišujte si úlohy v kalendári farebne:
● Stretnutia
● Presun
● Klienti
● Voľnočasové aktivity
5. Farebné rozlíšenie úloh

9. Každý email, ktorý treba vybaviť na viac ako 5 min. treba
dať okamžite do kalendára alebo do task managera
6. Gmail a task manager

10. Vždy si naraz plánujte len jednu úlohu, multitasking a
menšie úlohy nechajte na blok určený pre emaily a
administratívu
7. Multitasking NIE

11. ● Nikdy si na deň naplánujte viac ako 6 hodín taskov
● Určite príde niečo, čo treba riešiť okamžite a ak nie,
jednoducho presuniete úlohu z ďalšieho dňa na ten
dnešný
8. Maximálne naplánovať 6 hodín/deň

12. Dajte si do kalendára emaily a administratívu na každý
deň
9. Každý deň emaily a administratíva

13. Neotvárajte emailového klienta viac ako 3x za deň.
10. Kontrola emailov 3x za deň

14. Neoficiálna (interná) komunikácia:
● Áno, nie, OK
Oficiálna komunikácia:
● Emailové šablóny- canned responses
11. Rýchla odpoveď emailom

15. Plánujte si najprv jednoduchšie a kratšie úlohy (do 30-60
min)
12. Jednoduché úlohy najprv

16. ● Presuny
● Doprava
● Obed
● Prestávka
13. Plánovať aj extra čas

17. Treba myslieť na to, že po takmer každom meetingu
budú nasledovať nejaké úlohy:
● Odpoveď a sumarizácia
● Príprava ponuky alebo špecifikácie
● Vypracovanie dokumentu
14. Po meetingu prídu tasky

18. Treba si v kalendári vyčleniť čas na čistú prácu:
● Vypnúť zvonenie na telefóne
● Zatvoriť emaily a sociálne siete
● Ísť do zasadačky alebo ukázať tabuľku ,,nevyrušovať”
15. Čas bez telefónu, emailov a ľudí

19. Každý deň/týždeň je potrebné určiť si ciele s
konkrétnymi výstupmi, ktoré je potrebné dokončiť
16. Denné a týždenné ciele

20. Ak existuje niekto, kto vie vašu úlohu spraviť aspoň na
80% a je voľný, delegujte úlohu
17. Delegovanie

21. Nemôže existovať úloha, ktorá nemá svoj deadline!!!
18. Deadline úplne pre všetko

22. ● Nastavte si pri každom tasku v Google Calendar reminder cez
email
● Nový gmail už sám posiela reminders na emaily bez odpovedí
● Yesware či Boomerang pomôžu
19. Reminders

23. Pri každom vyhradenom čase na emaily sa musíte
dopracovať k prázdnemu inboxu:
● Na jednoduché emaily odpovedám rýchlo
● Zo zložitejších emailov si robíme tasky
20. Empty Inbox/ Zero email inbox

24. Na nezmyselné, nepotencionálne, neproduktívne alebo
nekoncepčné úlohy/návrhy treba povedať NIE
21. Naučte sa hovoriť NIE

25. Pre pravidelné a často opakujúce sa úlohy si na začiatku
stopujte čas pre lepšie plánovanie do budúcnosti
22. Stopovanie času

26. Ak máte väčšiu úlohu/ projekt, rozdeľte ho na menšie
tasky
23. Rozdelenie väčších úloh

27. ● Podobné tasky si plánujte hneď po sebe (zadávanie
nových projektov a pod.)
● Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v rovnaký čas a
na rovnakom mieste (ušetríte čas na cestovaní)
24. Spoločné plánovanie

28. Ďakujem
za pozornosť
sasko@visibility.sk