Подходы к сокращению расходов на печать и детальный анализ экономии

1. Вебинар 07.05.2015
Как сократить
расходы на печать
на 57%?
1

2. План вебинара
 Что вы узнаете:
 Как сэкономить?
(варианты)
 Почему системы
управления печатью
помогают экономить
 Подсчёт экономии
для организации с
1000 сотрудников
 Как подсчитать
экономию в вашем
случае?
2
 Чего вы НЕ узнаете:
 Технические детали
реализации
 Рекомендации по
конкретным
продуктам
Продолжительность ~45 минут

3. Цена вопроса
3
Расходы
~20 тыс.руб./год
на сотрудника
Расходы на 1000 сотрудников ~20млн.руб./год
 Исследование ВЦИОМ (2013):
средний офисный сотрудник печатает 30-50 страниц в день
 Стоимость страницы ~2руб.

4. Как сэкономить?
4
№ Подход "За" "Против"
1
Организационные
ограничения
Просто и бесплатно
Сложно
контролировать
2
Совместимые и
восстановленные
картриджи
Сокращение расходов
на тонер в 3-4 раза
Качество печати
Поломки устройств
3
Замена парка
принтеров
Простота реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость
расходов
4
Аутсорсинг
печати
Перекладывание
технических вопросов
на аутсорсинг
Организационная
сложность работы с
аутсорсингом
5
Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный
подход
Сроки
Стоимость
6
Системы
управления
печатью
Сроки
Простота реализации
Увеличение сложности
ИС

5. Как сэкономить?
5
№ Подход "За" "Против"
1
Организационные
ограничения
Просто и бесплатно
Сложно
контролировать
2
Совместимые и
восстановленные
картриджи
Сокращение расходов
на тонер в 3-4 раза
Качество печати
Поломки устройств
3
Замена парка
принтеров
Простота реализации
Высокие кап.затраты
Непредсказуемость
расходов
4
Аутсорсинг
печати
Перекладывание
технических вопросов
на аутсорсинг
Организационная
сложность работы с
аутсорсингом
5
Реинжиниринг
бизнес-процессов
Комплексный
подход
Сроки
Стоимость
6
Системы
управления
печатью
Сроки
Простота реализации
Увеличение сложности
ИС
Дальнейшие подсчёты

6. Системы управления печатью
6
Мониторинг
устройств
Бизнес-правила
Печать с
подтверждением
Производители (выборка):

7. Мониторинг устройств
 Отслеживание состояния устройств
 Уровень расходных материалов
 Наработка ресурсных узлов (печки, фотокондукторы, …)
 Отслеживание статистики использования
 Напечатано/скопировано листов (чб/цвет, одност./дуплекс,
…)
 Отчеты и оповещения
7
Отчет PrintStat

8. Мониторинг устройств –
экономия
 Перераспределение устройств
на основе анализа статистики
 Сокращение трудозатрат на
обслуживание в связи с
переходом к проактивному
обслуживанию
 по оповещению от
устройства вместо заявки
от пользователя
 Выявление злоупотреблений с
тонером
8

9. Бизнес-правила
 Ограничения на печать
 Жесткие ограничения –
запрет, перенаправление на
другое устройство
 Мягкие ограничения –
напоминания о квотах,
требование подтверждения
 Параметры:
 Время, день недели
 Пользователь
(отдел, должность)
 Задание (объём,
количество копий,
цвет/чб)
 Ранее использованные
ресурсы (квоты)
9
Запрос подтверждения PCounter
Конфигурация бизнес-правил PCounter

10. Бизнес-правила – экономия
 Соблюдение установленных
ограничений (квот)
 Соблюдение ограничений на
цветную и одностороннюю печать
 Дисциплина: Персональный
контроль (название файла + имя
пользователя), снижение
количества личных документов
 Оптимизация, перенаправление
на корпоративные принтеры
 Снижение количества
невостребованных заданий
благодаря «мягким»
напоминаниям
10

11. Печать с подтверждением
 Задание отправляется в общую очередь печати
 Принтер печатает материал только после того, как пользователь
подошел к нему и физически идентифицировал себя
 Требуется оборудование принтеров считывателями
11
Печать
Общая
очередь
печати
Пользователь
подтверждает
задание
Пользователь
отправляет
задание1
2
3
4

12. Печать с подтверждением – экономия
 Не печатаются невостребованные
задания
 Статистика: около 20%
распечаток не востребованы
пользователями
 Возможность отказаться от
локальных принтеров,
существование которых
оправдывается
конфиденциальностью.
12

13. Модель экономии для 1000 сотрудников
13
Сценарии
Как есть
Мониторинг
устройств Бизнес-правила Подтверждение
Комплексная
оптимизация
Управляемые показатели
Доля сотрудников с локальными принтерами 10% 5% 10% 1% 1%
Доля печати на принтерах уровня рабочей группы 60% 40% 60% 60% 40%
Доля дуплексной печати 5% 5% 45% 45% 45%
Доля цветной печати 5% 5% 1% 1% 1%
Количество невостребованных страниц в год на сотр. 2000 2000 1500 100 100
Количество личных страниц в год на сотр. 500 500 50 50 50
Количество рабочих страниц в год на сотр. 7500 7500 7500 7500 7500
Общее количество страниц в год на сотр. 10000 10000 9050 7650 7650
Доля тонера, пропадающего в результате
злоупотреблений 5% 0% 5% 5% 0%
Доля заданий, вызывающих инциденты 0,5% 0,1% 0,3% 0,2% 0,1%
Время на подключение нового сотрудника, мин 30 30 5 5 5
Нами разработана финансовая модель для оценки экономии на
печати
 Шаблон Excel доступен на сайте www.tilbi.ru (раздел
«Материалы»)
 Экономия от каждой из систем управления по отдельности и от
всех вместе
 Оценено влияние на БДР (не БДДС) – оценивается амортизация
вместо разовых кап.затрат
 Основные предположения модели:

14. Максимальная экономия = 57%
14
27
21
19
14
12
0
5
10
15
20
25
30
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Все вместе
Расходы на печать в год, млн.руб.
Подсчёты произведены исходя из цен на устройства и расходные материалы на устройства HP:
Корпоративный Рабочая группа Персональный Цветной
HP LaserJet Enterprise M806dn HP LaserJet Pro 400 M401dne HP LaserJet Pro P1102w HP LaserJet Pro M476dw
На1000пользователей

15. Стоимость страницы и количество
страниц
15
0.00 ₽
0.50 ₽
1.00 ₽
1.50 ₽
2.00 ₽
2.50 ₽
3.00 ₽
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Средняя стоимость одной страницы
Поддержка (инциденты)
Бумага
Тонер и ресурсные элементы
2,61
1,44
На1000пользователей
10 10
9.05
7.65 7.65
0
2
4
6
8
10
12
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Количество напечатанных страниц,
млн/год

16. Амортизация устройств и поддержка
16
0
200
400
600
800
1000
1200
Как есть Мониторинг
устройств
Бизнес-правила Подтверждение Всё вместе
Постоянные (не зависящие от количества страниц)
расходы, тыс.руб. в год
Поддержка (подключение
пользователей)
Поддержка (управление
конфигурацией)
Амортизация устройств
1068
777
На1000пользователей

17. Примеры
 Logica: 58%
 Orange Business Services: 23%
17
Из практики внедрения FollowMe:

18. Как оценить экономию в вашей организации?
 Воспользуйтесь моделью
Excel
 Адаптируйте с
использованием своих
данных
18
Подсчитайте самостоятельно Закажите аудит печати
 Временная установка ПО
для мониторинга
 Продолжительность –
1-3 месяца
 Отчёт по результатам
Быстрее Точнее

19. Результаты аудита печати
19
Отчёт
по результатам
аудита печати
 Количество, расположение
устройств
 Модели, производители
 Принтеры/МФУ
 Объёмы печати
 Детализация по устройствам
 TOP пользователей, отделов
 ЧБ/цвет
 Одност./дуплекс
 Подсчёт TCO
 Рекомендации
 Оценка требуемых инвестиций и
экономии/ТЭО

20. 20
Считайте вашу экономию!

21. Спасибо за внимание!
21
www.tilbi.ru
+7 (499) 322-29-26
contact@tilbi.ru