Mục đích: Tài liệu này hướng dẫn các bước, cách chuẩn bị, techniques/tips cho một bài phát biểu. Áp dụng cho ngành IT (là chính) Đối tượng: Diễn giả # Các buổi chia sẻ về IT/Công nghệ # Đặc biệt là những diễn giả lần đầu phát biểu Thuyết trình Ban tổ chức sự kiện MC sự kiện

1. Guidelines for (IT)
public event speakers
Nguyễn Vũ Hưng (cảm ơn em Linh xinh xinh)
Hà Nội, 2016/08/24

2. Mục đích
Tài liệu này hướng dẫn các bước, cách chuẩn bị, techniques/tips cho một bài phát
biểu
- Phát biểu
- (Public) speaking
Áp dụng cho ngành IT (là chính)

3. Đối tượng
1. Diễn giả
a. # Các buổi chia sẻ về IT/Công nghệ
b. # Đặc biệt là những diễn giả lần đầu phát biểu
2. Thuyết trình
3. Ban tổ chức sự kiện
4. MC sự kiện

4. Các bước chuẩn bị
1. Bước 1: Lựa chọn chủ đề.
a. Xác định title, viết abstract, agenda (đơn giản), tự giới thiệu bản thân
2. Bước 2: Xác định mục đích, ý chính của slide
3. Bước 3: Research chủ đề
4. Bước 4: Phân tích người nghe và bản thân
a. ta = diễn giả có gì/nói gì,
b. người nghe là ai, muốn gì
5. Bước 5: Lên đề cương slide
6. Bước 6: Thực hành nói
7. Bước 7: Get reviewed/updated
a. Update lại các phần trên + slide

5. Bước 1: Lựa chọn chủ đề
1. Chọn chủ đề (topics) mình thích nhất, mạnh nhất
2. Trao đổi với Ban tổ chức và lựa chọn chủ đề
3. Được nhiều người quan tâm
4. Chọn theo xu hướng (trend)
5. Chủ đề mới
6. Từ “chủ đề", chốt “tiêu đề" (title) của bài chia sẻ

6. Bước 2: Xác định mục đích, ý chính của slide
1. Đối tượng nghe là ai, từ đó xác định mục đích
2. Bài chia sẻ giải quyết vấn đề gì
3. Từ mục đích, gạch đầu dòng những ý chính của slide
4. Viết những ý chính này ra giấy, note, mindmap, viết trong phần “mục lục" của slide
5. Lên khung slide đầu tiên với tiêu đề của slide là những ý chính đã được tổng kết ở trên

7. Bước 3: Research chủ đề
1. Phân tích tìm hiểu chủ đề sẽ chia sẻ
2. Tìm kiếm, thu thập, sắp xếp thông tin
3. Tự đặt câu hỏi phản biện với chủ đề đã nêu ra
4. Đặt mình vào vị trí người nghe để tìm ra ý chính
5. Làm việc với Ban tổ chức để đào sâu hơn chủ đề và những ý chính

8. Bước 4: Phân tích người nghe và bản thân
1. Người nghe là ai (dân IT), họ ở vị trí nào (lập trình viên, tester, project lead/manager, C level)
2. Trình độ họ ra sao? (Rất giỏi, khá, kém)
3. Họ quan tâm cái gì
4. Họ biết mà không biết cái gì
5. Họ từ đâu đến
6. Bản thân ta có gì, hiểu gì, là chuyên gia trong mảng nào, mạnh nhất/hứng thú nhất cái gì
7. Sự khác biệt của ta (với diễn giả khác, với phần còn lại của thế giới) là gì?
8. Từ đó xác định được câu hỏi WHAT và HOW với những ý sẽ chia sẻ

9. Bước 5: Lên đề cương slide
1. Xem lại bước 2
2. Update mục lục slide
3. Gạch đầu dòng ý chính
4. Triển khai, giải thích, vẽ hình, tìm thông tin (chính) cho các ý trên
5. Lặp lại, tự đọc/review các bước trên cho tới khi tự thoả mãn
6. Làm việc với Ban tổ chức, lấy feedback từ Ban tổ chức và test driver (người nghe tiềm năng)

10. Bước 6: Thực hành nói
1. Đọc nhẩm
2. Đọc, nói thành tiếng slide đã hoàn thành ở bước trên
3. Ghi âm bài nói
4. Đo thời gian (để điều chỉnh thờilượng)
5. Điều chỉnh nội dung
6. Thay đổi thứ tự slide

11. Bước 7: Get reviewed/updated
1. Gửi ban tổ chức, bạn bè review
2. Update
3. Review tiếp
4. Update tiếp (tổng thể và chi tiết)
5. Cho tới khi tự hài lòng

12. Việc nên làm
1. Chuẩn bị & chuẩn bị và chuẩn bị
2. Làm việc chặt chẽ với ban tổ chức
3. Xác định rõ đối tượng nghe
4. (Không) nói/viết gì (theo độ ưu tiên, đối tượng, mục đích buổi nói chuyện)
5. Hiểu rõ mình sẽ nói gì (và không nói gì)
6. Đưa ra kết luận ngắn gọn
7. Định nghĩa/giải thích thuật ngữ chuyên ngành, jargons

13. Việc KHÔNG nên làm/tránh
1. Giả định sai về người nghe
a. Họ (không) biết biết gì (trả lời câu hỏi: Ta nói cái gì),
b. Họ (không) quan tâm đề gì (Ta nói gì, và nói thế nào)
2. Lan man, không rõ và không tập trung vào chủ đề chính
3. Slide quá nhiều chữ hay quá nhiều (toàn) hình ảnh; chữ quá nhỏ
4. Copy/paste nhưng không hiểu nội dung
5. Nói về những điều mình không thực sự/RẤT hiểu

14. Một vài chú ý, kinh nghiệm, chia sẻ khác
[Nên đọc thêm khi có thời gian]

15. Diễn giả cần chuẩn bị gì
1. Tiêu đề/title
2. Tóm tắt/overview/abstract
3. Agenda (sẽ nói cái gì, theo thứ tự nào)
4. Slide (nếu cần, thường là cần)
5. Truyền thông (nếu cần)
a. Tự truyền thông
b. Ban tổ chức truyền thông giúp

16. Công cụ làm slide
1. Google Slide
a. Collaboration mạnh
2. Prezi
a. Đẹp
3. PowerPoint
a. Nhiều hiệu ứng
4. Mindmap
a. Lên khung chương trình,
b. Phác thảo ý tưởng
c. Công cụ: xMind, Freemind

17. Thứ tự slide
1. Trong giai đoạn đầu, chưa cần để ý quá nhiều đến thứ tự slide
2. Tập nói, review vài lần để sắp xếp thứ tự
3. Thứ tự slide trong agenda
4. Thứ tự theo một logic, một câu chuyện (story) nhất định

18. Chuẩn bị outline của bài chia sẻ
1. Gạch đầu dòng
2. Dùng mindmap để phác thảo
3. Chia sẻ với bạn bè để lấy feedback
4. Không cần quá dài
5. Không/chưa đi vào chi tiết khi outline

19. Xác định agenda
1. Tổng thời gian là bao nhiêu
2. Trong khung thời gian cho phép (2h), sẽ nói những phần nào
a. Phần 1 là… Thời lượng là...
b. Phần 2 là… Thời lượng là...
c. Phần 3 là… Thời lượng là…
3. Tập nói để phân bổ lại thời lượng
4. Gửi agenda sớm cho Ban tổ chức
5. Thỉnh thoảng review lại agenda và điều chỉnh (nếu cần)

20. Tự review và cross-review
1. Review để nâng cao chất lượng
2. Càng nhiều người review càng tốt
a. Người nghe (tiềm năng)
b. Ban tổ chức sự kiện
c. Bạn bè
d. Chính mình
3. Backlog cho review
4. Keep change log để xem sự thay đổi

21. Tập nói (ở nhà)
1. Đọc nhẩm
2. Đọc/nói thành tiếng
3. Ghi âm & nghe lại
4. Tự note lại (review cho chính mình)
5. Đo thời gian
a. Của từng slide
b. Của cả slides

22. Mẫu slide
1. Slide của ITEC
2. Slide của Agile Vietnam
3. Slide của Nguyễn Vũ Hưng :)
4. InfoQ
5. Mẫu prezi + staff picks

23. Control thời gian (khi phát biểu)
1. Luôn nhìn đồng hồ
2. Thời gian thiếu thì nói nhanh
3. Thời gian dài
a. Kể chuyện
b. Nói sâu
4. Q&A từ người nghe ảnh hưởng đến thời gian
5. Hold/queue lại câu hỏi tới cuối buổi nếu cần

24. Đối phó với câu hỏi
1. Câu hỏi khó: Hold lại
2. Câu hỏi off-topic: Hold lại, hoặc vẫn trả lời ngắn
3. Câu hỏi xoáy: Trả lời tích cực
4. Mình không biết câu trả lời: Hold lại, xin lỗi “không biết", hỏi người tham gia

25. Illustration/Minh hoạ
1. Vẽ hình
2. Bao nhiêu là đủ
3. Lấy hình (minh hoạ) ở đâu?
4. Cân bằng text và hình ảnh

26. Hiểu người nghe
1. Hiểu để biết mình nói cái gì, nói như thế nào, nói nông hay sâu
2. Xác định tập người nghe càng sớm càng tốt
3. Điều chỉnh mức độ nông/sâu, cách nói trong khi phát biểu

27. Hiểu mình
1. Biết mình, biết người, trăm trận trăm thắng
2. Biết mình biết bì
3. Biết mình không biết gì

28. Hiểu tiêu chí buổi chia sẻ
1. “Tiêu chí" ở mức độ trừu tượng hơn mục tiêu
2. Hỏi Ban tổ chức rõ ràng: Các tiêu chí (và mục tiêu) của buổi chia sẻ là gì
3. Chuẩn bị nội dung chia sẻ bám theo các tiêu chí đó
4. Tiêu chí này có thể do diễn giả nghĩ ra

29. Xác định lại mục tiêu buổi chia sẻ
1. Xác định LẠI mục tiêu
2. Điều chỉnh với Ban tổ chức
3. Điều chỉnh với chính mình
4. Điều chỉnh khi buổi chia sẻ đang diễn ra
a. Trầm quá
b. Buồn quá
c. Người nghe thông minh/ngu quá
d. Hỏi nhiều quá

30. Take-away của người nghe
1. Sau khi tham gia, người nghe được gì
2. Họ được những điểm sau
a. Một là…
b. Hai là…
c. Ba là…
3. Viết take away ở các slide cuối
4. Hoặc tự tổng kết lại vào thời gian cuối buổi chia sẻ

31. Kể chuyện vui
1. Giết thời gian
2. Thay đổi không khí
3. Là một phong cách phát biểu
4. Chuyển sang chủ đề mới
5. Nên kể chuyện vui có liên quan tới topic (tức có mục đích)

32. Hãy là chính mình
1. Người thật việc thật
2. Nói những gì mình biết
3. Không nên tỏ ra nguy hiểm
4. Không dấu (giốt)
5. Muốn nói mạnh/thẳng/tục: Nói đi
6. Thân mật, thẳng thắng (sẽ dễ nói hơn)

33. Copy/paste & originality
1. Copy paste xong cần sửa thành cái của mình
2. Give credit, reference đến nguồn mình copy
3. Lưu ý khi copy ảnh
4. Lưu ý khi quote

34. Làm việc với Ban tổ chức
1. Làm việc thường xuyên
2. Update, gửi slide mỗi khi có thay đổi chính/lớn (hou-ren-sou)
3. Dùng Ban tổ chức như nguồn review cho mình
4. Diễn giả và Ban tổ chức chia sẻ mục tiêu, họ (BTC) chắc chắn sẽ giúp diễn
giả

35. Đừng sợ
1. Cảm giác của người “lần đầu làm việc ấy"
a. Nói trước đám đông
b. Nói về điều có thể mình chưa hiểu
c. Run cầm cập
2. Lời khuyên
a. Cứ tự nhiên như ở nhà
b. Coi buổi nói public nhưng một buổi họp nội bộ công ty
c. Người lạ cũng là người quen, trước lại sau quen
d. Nhìn thẳng vào mắt người nghe (eye contact)

36. Bình tĩnh
1. Đừng sợ :)
2. Cứ tự nhiên như là nói một mình hay họp nội bộ thôi

37. Vào đề (bắt đầu) như thế nào
1. Bắt đầu bằng một câu chuyện vui
2. Bắt đầu bằng thời tiết, tắc đường
3. Kể một kỉ niệm
4. Vào thẳng đầu bài, nói nội dung ở slide thứ 1, 2, 3…
5. icebreaker (questions)
a. “Các bạn nghĩ thế nào về “
b. “Ở đây ai là/nghĩ… giơ tay?”

38. Phong cách thuyết trình của bản thân
1. Tự tạo phong cách thuyết trình của mình
a. Khó với người làm việc ấy lần đầu
b. “Hãy là chính mình"
c. Tự tin
2. Nhẹ nhàng như nói chuyện 1-1
3. Tự review (ghi âm, ghi hình) để xem lại và điều chỉnh bản thân

39. Nói cho mình hay nói cho người nghe
1. Nói cho mình
a. Nói cái mình thích
b. Nói cái mình biết/giỏi
2. Nói cho người nghe
a. Họ cần gì
b. Họ muốn gì
3. Cân đối hai điểm trên

40. Chỉ nói về những gì mình (rất) biết
1. Nói về những gì mình thích nhất, mạnh nhất
2. Tránh
a. Nói những gì mình không biết rõ
b. Những điều mình đang tìm hiểu (khi nói ở đám đông). Cần dừng đúng thời điểm
c. Không biết cũng nói (nói liều)
3. Lưu ý là diễn giả đang nói trước đám đông

41. Đừng sợ sai/xin lỗi
1. Không biết thì nói không biết
2. Không biết thì hold lại
3. Không biết: Hỏi người nghe “trong khán phòng có ai trả lời giúp không?”
4. Về nhà tìm hiểu, trao đổi sau
5. Hiểu rằng có thể bạn bị troll, thử thách (từ phía người nghe)

42. Xử lý câu hỏi off-topic
1. Là câu hỏi không liên quan đến chủ đề của buổi chia sẻ
2. Hold lại
3. Xin lỗi “off topic rồi, tôi sẽ trao đổi sau"
4. Nếu trả lời thì đừng quá mất thời gian
5. “Dịch" câu hỏi off-topic thành on-topic
6. Diễn giả, mà người điều phối (MC) có trách nhiệm giữ cho buổi chia sẻ đi
đúng hướng

43. Xử lý câu hỏi tấn công cá nhân (diễn giả)
1. Diễn giả làm gì nếu bị công kích “Sai rồi", “ngu thế mà cũng dám nói?”?
2. Bình tĩnh
3. Trả lời tích cực (!postive)
4. Tự nhận lỗi “Tôi cần học thêm"
5. Chuyển sang chủ đề khác/tiếp theo

44. Thông điệp của bạn là gì?
Tóm tắt, kết luận, ghi rõ ràng:
- Một là…
- Hai là…
- Ba là…
Nhắc lại thông điệp đó ít nhất hai lần, vào đầu và cuối buổi nói chuyện

45. Tự tin
1. Diễn giả là người hơn số đông còn lại :)
2. Trong buổi chia sẻ, bạn (diễn giả) là trung tâm

46. Thương hiệu cá nhân
1. Em L.
2. Anh N gà:
3. Tôi/Hưng:

47. Chuẩn bị
1. Chuẩn bị & review & update: Lần 1
2. Chuẩn bị & review & update: Lần 2
3. Chuẩn bị & review & update: Lần 3
4. Chuẩn bị & review & update: Lần 4
5. …
6. Cho đến khi cảm thấy tự hài lòng

48. Eye contact
1. Eye-contact với một vài người nghe (ngồi ghế đầu, ghế giữa, ghế xa)
2. Đảo mắt khắp khán phòng
3. Nhìn vào người hỏi khi trao đổi

49. Kể chuyện tục/vui
1. Tuỳ
2. Đây là phong cách
3. Toàn chuyện kỹ thuật quá cũng chán :)
4. Không quá nhiều
5. Không khí sẽ giãn ra, thoải mái hơn vì những chuyện vui này

50. Xen lẫn khoảng im lặng
1. Đưa ra một chủ đề, hỏi “vì sao?”, “các bạn nghĩ thế nào?” và im lắm
2. Nghỉ ngơi
3. Tạo khoảng lặng
4. Giành thời gian uống nước, ho :)
5. Thể hiện rằng diễn giả quan tâm đến người nghe

51. Body Language
1. Tự search Google
2. Là một dạng phong cách

52. Viết ít; hiểu nhiều
1. Viết ý chính
2. Gạch đầu dòng
3. Viết từ khoá quan trọng
4. Viết chữ to (quan trọng), chữ nhỏ (giải thích)
5. Phối hợp text (ít), hình (nhiều)
6. Viết ít = giảm thời gian chuẩn bị slide

53. Hài hước
1. Hài hước là phong cách
2. Là thương hiệu cá nhân
3. Giảm căng thẳng
4. Kéo gần người nghe và người nói

54. (Perosnal) Story telling
1. Chia sẻ kinh nghiệm/câu chuyện cá nhân
2. Nên là thật
3. Có thể tếu táo, phóng đại
4. “...và cái kết bất giờ"
5. Kể sao cho người nghe “à" lên vì câu chuyện của CHÍNH diễn giả

55. Thực hành
1. Thực hành lần 1
2. Thực hành lần 2
3. Thực hành lần 3
4. Thực hành lần 4
5. … (liên tục)

56. Dùng micro
1. “Tôi nói đồng bào nghe rõ không"
2. Test micro: Không quá to, quá nhỏ
3. Khoảng cách giữa miệng và micro hợp lý
4. Chú ý tạp âm (nếu có)
5. Nút power của micro: Tắt nếu cần im lặng
6. Hạn chế nói việc riêng khi dùng micro mà vẫn bật power: Người nghe nghe
được

57. Dùng máy chiếu
1. Máy chiếu độ phân giải gì?
2. (Full) HD (16 x 9) hay SD? (600x800-ish)
3. Độ phân giải máy tính
4. Máy chiếu hỗ trợ wifi không?

58. Dùng Laze pointer
1. Nên có laze point (hỏi ban tổ chức hoặc tự chuẩn bị)
2. Dùng smartphone để điều khiển

59. Nhịp thở
1. Thở đều, nhẹ
2. Đừng tỏ ra lo lắng (người nghe biết đấy)

60. Public Profile
1. Linkedin
2. Website (cá nhân, tổ chức liên quan)
3. Facebook
4. Blog
5. Ảnh (chân dung), size lớn, chuyên nghiệp

61. Hỏi thăm riêng người tham gia
1. Thể hiện sự quan tâm
2. Get feedback
3. Tạo cảm giác khoảng cách người nghe - người nói rất gần

62. Nguồn hình ảnh
1. Flickr.com
2. Google image search
3. Stock photo (có phí): www.istockphoto.com, www.shutterstock.com

63. Tham khảo (hướng dẫn public speaking)
https://www.ethos3.com/2016/03/5-guidelines-for-authentic-public-speaking/
http://www.studygs.net/speaking.htm
http://www.office.xerox.com/latest/XOGFL-45U.pdf
https://www.baruch.cuny.edu/wsas/academics/communication/documents/Guidelines.pdf
http://www.slideshare.net/EmilyWing/public-speaking-27763388

64. Tham khảo (sự kiện mẫu, slide)
https://www.facebook.com/agilevietnamcommunity/events
https://www.facebook.com/events/482101038646844/
https://www.facebook.com/events/1598127890507093/
https://www.facebook.com/events/352260844897652/
https://www.facebook.com/itlchanoi/?fref=ts
https://www.facebook.com/events/1166286836732303/
https://www.facebook.com/events/905854349526251/