A Digiscan BPO é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa.

1. Gerenciamento Eletrônico de
Documentos e Digitalizações

2. SUMÁRIO
1 A Empresa 10 Estatística (2)
2 GED 11 Contatos
3 Cenário Atual
4 Implantação
5 Benefícios
6 Aplicabilidades
7 Soluções (Digitalização)
8 Soluções (Certificação Digital)
9 Estatística (1)
Mais informações: www.digiscan.com.br

3. A EMPRESA
A Digiscan BPO é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a
estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa.
Sediada em Salto/SP, conta com uma equipe composta por profissionais altamente
qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia
da Informação.
Atuamos no segmento público e também no privado, direcionamos nossos esforços para o
desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do
tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos.
A Digiscan oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente,
buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da
performance de seus negócios.
A área de atuação da empresa é inicialmente no mercado do estado de São Paulo, onde a
empresa vai buscar mostrar suas diferenças, na prestação dos seus serviços; expandindo-se
assim brevemente para o Brasil e exterior.
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4. GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente
armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante
todo o seu “ciclo de vida”.
O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele
relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia
de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner.
Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.
Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem
eletrônicos: são documentos em word, excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de
documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de
arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.
Para controlar esse mundo de informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito
sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida
informacional da empresa.
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento
de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade,
ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e
conhecimento das empresas.
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5. CENÁRIO ATUAL
- Documentação arquivada sem tratamento técnico;
- Dificuldade na consulta e recuperação de documentos;
- Acondicionamento em material arquivístico e espaço físico inadequados;
- Inexistência de padronização para integração dos acervos;
- Falta de controle automatizado;
- Áreas cada vez maiores para o armazenamento de documentos;
- Acesso cada vez mais lento;
- Probabilidade de perda de informação.
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6. IMPLANTAÇÃO
1º PASSO: Gestão Documental
Organização da documentação. Higienização, retirada de grampos e etc..
2º PASSO: Digitalização
Digitalização do documento, passando para um formato eletrônico.
3º PASSO: Indexação
Cadastro dos arquivos já eletrônicos no banco de dados.
4º PASSO: Disponibilização
Definição dos níveis de acesso e privilégios dos usuários.
Documento Digitalização Indexação Disponibilização na rede e mídias
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7. BENEFÍCIOS
Por que Implantar um Sistema GED?
- Possibilita o controle sobre o acesso aos documentos;
- Facilita auditorias;
- Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
- Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
- Eliminação de fraudes.
- Aproveitamento de espaço físico.
- Evita extravio ou falsificação de documentos.
- Integração com outros sistemas e tecnologias.
- Mais agilidade nas transações entre empresas.
- Melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas.
- Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.
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8. APLICABILIDADES
Algumas aplicabilidades do GED:
- Apoio aos processos de fiscalização;
- Automação de cartórios;
- Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto;
- Conversão de acervos históricos;
- Desenhos de engenharia e relatórios técnicos;
- Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais;
- Documentação administrativa de hospitais;
- Documentação de auditoria;
- Documentação de consórcios;
- Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo;
- Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto;
- Documentação e relatórios contábeis e financeiros;
- Documentos e processos de tribunais;
- Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros;
- Documentos em geral de instituições de ensino;
- Gerenciamento de contratos em geral;
- Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos;
- Gerenciamento de ordens de serviço;
- Gerenciamento de processos de concessão;
- Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção;
- Prontuários de pacientes em hospitais;
- Resultados de exames laboratoriais;
- Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização;
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9. SOLUÇÕES (DIGITALIZAÇÃO)
Digitalização:
O formato de saída dos arquivos da digitalização é da escolha do cliente, e
dependendo do serviço oferecemos todo suporte ao uso da extensão PDF, ao qual a
Digiscan buscará em 2009 ter profissionais certificados nas ferramentas
mais avançadas quando se fala em produtos da Adobe e relacionados ao PDF. São
usadas saídas também em JPG, TIFF, CALL etc.
Digitalize seus acervos de documentos que:
- São acessados constantemente;
- Devem ter acesso rápido em caso de crises;
- A perda pode causar grande prejuízo;
- São fundamentais no desenvolvimento de novos produtos;
- São fundamentais em casos de recuperação de desastres;
- São constantemente copiados;
- E todos os documentos críticos e estratégicos para sua empresa.
Exemplos:
- Desenhos de engenharia;
- Documentos fiscais e contábeis;
- Documentos de RH;
- Acervos técnicos;
- Fichas de fabricação de medicamentos;
- Prontuários médicos e radiografias;
- Documentos jurídicos, contratos etc.
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10. SOLUÇÕES (CERTIFICAÇÃO DIGITAL)
A Digiscan, tem parceria com Cartórios de Registro de Títulos e
Documentos e oferece a seus clientes o serviço de digitalização com certificação.
Utilizamos o método eletrônico e válido através da Medida Provisória Nº 2.200-2, de
24 de Agosto de 2001. Através da ICP-BRASIL. A Certificação Digital pode ser
usada para inúmeras finalidades.
Com ampla base legal, está prática tem sido utilizada por empresas para o
armazenamento de documentos como:
- Recursos Humanos
- Contratos
- Atestados
- Certidões
- Comprovantes
- Contábeis
- Entre outros
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11. ESTATÍSTICA
Dados Interessantes
A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará
nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. Cada vez mais estamos gerando mais documentos
em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International,
EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos
estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.
Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.
• Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de
armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.
• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
• Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.
• Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de
documentos.
• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA,
esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de
documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos, no Brasil estudos ainda estão sendo realizados.
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12. ESTATÍSTICA
Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) movimentam um total de 250 milhões de reais, em
aproximadamente 2.500 empresas no Brasil. Os dados foram divulgados pela Associação para Informação e Gerenciamento
de Imagens (AIIM, na sigla em inglês), que revelou
ainda que as empresas usuárias desse
sistema podem aumentar sua produtividade em até 400%.
O estudo, realizado em parceria com o Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação),
mostra ainda que, mundialmente, 89% dos entrevistados acreditam que o gerenciamento eletrônico de documentos é
importante para seus objetivos estratégicos. No Brasil 72% dos respondentes têm a mesma opinião, isso mostra o
crescimento do conceito GED.
No Brasil, segundo o instituto, os projetos de TI que mais despertarão interesse entre os próximos 12 e 18 meses envolvem o
controle de documentos (66%) e a gestão de documentos (64%). Nesse mesmo período, 74% citam a tecnologia do GED
como foco dos projetos, seguida por gerenciamento de conteúdo web, com 54%, e workflow e Business Performance
Management (BPM ou EPM), com 53%. Em relação aos investimentos brasileiros nessas tecnologias, a pesquisa apurou que
podem chegar a 54,4 milhões de dólares até 2010.
Fonte: Computerworld
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13. CONTATOS
Agradecemos a oportunidade.
Walter Vieira (Diretor de Tecnologia) Érico Romano (Diretor Operacional)
E-mail: walter@digiscan.com.br E-mail: erico@digiscan.com.br
MSN: msn@digiscan.com.br MSN: msn@digiscan.com.br
Tel:. +55 11 9966-6182 Tel:. +55 19 8141-8654
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Obrigado!
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