1. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Information EDA, Kompetenzzentrum Web
Erfolgsfaktoren für das Social Intranet &
die Social Collaboration
Redesign EDA Intranet
2. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Was sie hören werden
• Die Hintergründe und Ziele des Projekts «Harmonisierung
Web EDA»
• Der konzeptionelle Ansatz
• Die organisatorischen Massnahmen
• Erfolgsfaktoren
• Lessons Learnt
i2Summit 2014 Erfolgsfaktoren für Social Intranet 2
Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
3. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Hintergrund des Projekts
(Ausgangslage)
• 3 Intranets, ca. 60 Extranets, CUGs, Wikis, Foren und Blogs
• 6 verschiedene CMS-Systeme
• Insgesamt rund 17’000 Dokumente und 4’000 Webseiten
• Teilweise veraltete Systeme im Einsatz (end of life)
• Neue Bedürfnisse
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
4. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Ziele des Projekts
• Einheitlicher Webauftritt (inkl. Design)
• Eine gemeinsame Benutzeroberfläche, personalisierbar
• Bi-direktionaler Datenaustausch und Kollaboration mit
Externen
• Einfache und effiziente Bewirtschaftung der Webinhalte
• Schaffung einer skalier- und entwickelbaren Plattform
• Koordination der (dezentralen) Bewirtschaftung und Weiter-entwicklung
der Plattform durch ein Kompetenzzentrum Web
• Steuerung der Weiterentwicklung durch ein Change Board
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
5. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Spezielle Herausforderungen
• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Unterschiedliche Kulturen
• Verschiedene Reifegrade punkto Web
• Mehrsprachigkeit
• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
6. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Konsulat Botschaft Kooperationsbüro
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
7. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Spezielle Herausforderungen
• 200 Schweizer Vertretungen in 134 Ländern
• Rechtliche Rahmenbedingungen
• Unterschiedliche Kulturen
• Verschiedene Reifegrade punkto Web
• Mehrsprachigkeit
• Unterschiedliche Qualität der Telekom-Infrastruktur
(Entwicklungsländer!)
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
8. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Info EDA, CC Web
KONZEPTIONELLER ANSATZ
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
9. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der
Informationslandschaft
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
10. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Diverse Informationstöpfe
EDA
Intranet
DEZA
Intranet
Intranet
EDA IT
SAP
Projektdatenbank
EDA scout
Prozessmodellierung
Fabasoft
Dokumenten-management
dGroups
CH@World Sharewebs
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
Wikis
CUG PA
IV
im EDA Intranet
CUG
EDA-JUS
im EDA Intranet
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Intranets
Applikationen
Collaboration
11. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Integration
EDA
Intranet
Zentraler Zugang zu allen Informationen
CH@World SAP
Projektdatenbank
EDA scout
Prozessmodellierung
Personen-verzeichnisse
8 Verzeichnisse
Fabasoft
Dokumenten-management
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
12. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der
Informationslandschaft
Informations-Auffindbarkeit
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
13. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich
erschliessen
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
14. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Unterschiedliche Zugänge
Unterschiedliche Zugänge
Nach Organisation
Nach Typ/Format
Formular, Leitdokumente, Prozesse,
Dienstleistungen
Nach Land
Nach Internationaler Organisation
Nach Thema
Über Suche & Schnellzugriffe
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
15. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Unterschiedliche Zugänge
Personalisierter Zugang
Meine Inhalte
Meine Kontakte
Meine beobacheten Inhalte
Personalisierte News
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
16. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Info EDA, CC Web
Beispiel Länderseite (1/2)
Aggregation aller
Informationen zu
einem Land.
Personen
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17. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Beispiel Länderseite (2/2)
Aktivitäten
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18. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Grosse Informationsmenge
Information unterschiedlich
erschliessen
Navigationsform, welche das
Erkunden optimal unterstützt
Bis zu 7 Ebenen
Trennscharfe Überbegriff nicht
immer möglich
Fehlklicks müssen einfach
korrigierbar sein
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19. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Info EDA, CC Web
Wusch-Wusch-Navigation
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Generalsekretariat
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Wusch-Wusch-Navigation
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
28. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
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Arbeitsplatzbeobachtungen
Heterogenität der
Informationslandschaft
Informations-Auffindbarkeit
Collaboration über
Organisationsgrenzen hinweg
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Collaboration
Geografische Dimension:
200 Schweizer Vertretungen
in 134 Ländern
Organisations-Dimension:
Diverse Kooperationen mit
unterschiedlichsten
Organisationen
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30. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Integrierte interne und externe
Collaboration
EDA Intranet
«Normativer»Teil
Prozesse
Interne Dienstleistungen
Reglemente
Formulare
Organisation
«Collaboration»Teil
OE-Gruppen
Arbeitsgruppen
Interessensgruppen/
Themengruppen
Sharewebs
Collaboration ist Teil
des Intranets und
dennoch extern
zugänglich
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31. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
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Integrierte interne und externe
Collaboration
Gruppe mit Internen
und/oder Externen
Mitgliedern – durch jeden
EDA-Mitarbeiter erstellbar
Kollaboration in Gruppen:
• OE-Gruppen
• Arbeitsgruppen
• Interessensgruppen
• Sharewebs
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32. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Organisatorische Massnahmen
• Konzeptionelle Rahmenbedingungen schaffen!
• Online Strategie EDA
• IT-Architektur
• Bewirtschaftungskonzept
• Organisatorische Voraussetzungen
• Aufbau eines «Kompetenzzentrums Web EDA» zur
zentralen Steuerung der Kommunikation, Interaktion und
Kollaboration über elektronische Kanäle
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33. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
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Bewirtschaftungskonzept
Steuerung der Weiterent-wicklung
durch ein Change
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Board
Koordination der (dezen-tralen)
Bewirtschaftung
und Weiterentwicklung
der Plattform durch ein
Kompetenzzentrum Web
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Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Erfolgsfaktoren
• Kennen der Nutzer und Einbezug der Nutzer
(Arbeitsplatzbeobachtungen, Usability-Tests)
• Dezentrales Publishing
• Gouvernanz UND Freiheit
• Kontinuität: Weiterführen von Bewährtem
• Bewusstsein: ein Intranet Redesign ist nicht (primär) ein IT-Projekt
sondern Change Management und die Veränderung
einer Unternehmenskultur
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35. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Lessons learnt
• Kommunikation – so viel wie möglich
• Schulung – nicht nur virtuell
• Migration – Sorgfältige Planung
• Timing – Technologie-Fortschritt vs Projektdauer
• Wahl der Plattform – Konzeption vor Technik
• Konzeption – ein Prototyp macht vieles klar
• Usability – im Test
• Anforderungsmanagement – Mut zur Priorisierung
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
36. Eidgenössisches Departement für auswärtige Angelegenheiten EDA
Generalsekretariat
Info EDA, CC Web
Fragen?
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
Andreas Schöne
andreas.schoene@eda.admin.ch
Gregor Urech
gregor.urech@zeix.com
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Projekt ‘Harmonisierung Web EDA – Das neue Intranet EDA
Notas del editor
Was waren der Hintergrund und die Zielsetzung für das Projekt?
Was war der konzeptionelle Ansatz für das Projekt?
Welche organisatorischen Maßnahmen wurden für das Projekt durchgeführt?
Was wurde durch das Projekt im Unternehmen erreicht?
Was waren die Lessons-Learned zum Projekt und der Projektdurchführung?
Ziele:
Funktional
Technisch
Organisatorisch
Präsenz in 134 Ländern, 200 Schweizer Vertretungen im Ausland
Auslandvertretungen: Botschaften, Missionen/Delegationen und ständige Vertretungen, Generalkonsulate, Büros der DEZA
Rechtliche Rahmenbedingungen
Datensicherheit, Datenschutz und Personensicherheit
Gesetzliche Grundlagen (->Verordnung)
Personal-Nr. / Bild als schützenswürdig Pierre Maurer
Nutzung bestehender Datenbestände
Unterschiedliche Kulturen
Innerhalb der Organisation
EDA, DEZA: z.B. unterschiedliche geographische Definitionen, abweichende (Funktions)Bezeichnungen, je eigene Abläufe
Von Land zu Land (->interkulturelle Kompetenzen, Schriften-Fonts, links-rechts vs rechts-links
Verschiedene Reifegrade punkto Web
Zwischen den Direktionen
Von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
Projektmanagement in der Verwaltung
Best Effort vs Harte Termine
Beschaffungsrechtliche Vorgaben (u.a. WTO)
Mehrsprachigkeit
3 Amtssprachen + Englisch (+Spanisch)
Ländersprachen (~20)
Präsenz in 134 Ländern, 200 Schweizer Vertretungen im Ausland
Auslandvertretungen: Botschaften, Missionen/Delegationen und ständige Vertretungen, Generalkonsulate, Büros der DEZA
Rechtliche Rahmenbedingungen
Datensicherheit, Datenschutz und Personensicherheit
Gesetzliche Grundlagen (->Verordnung)
Personal-Nr. / Bild als schützenswürdig Pierre Maurer
Nutzung bestehender Datenbestände
Unterschiedliche Kulturen
Innerhalb der Organisation
EDA, DEZA: z.B. unterschiedliche geographische Definitionen, abweichende (Funktions)Bezeichnungen, je eigene Abläufe
Von Land zu Land (->interkulturelle Kompetenzen, Schriften-Fonts, links-rechts vs rechts-links
Verschiedene Reifegrade punkto Web
Zwischen den Direktionen
Von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
Projektmanagement in der Verwaltung
Best Effort vs Harte Termine
Beschaffungsrechtliche Vorgaben (u.a. WTO)
Mehrsprachigkeit
3 Amtssprachen + Englisch (+Spanisch)
Ländersprachen (~20)
Grösste Problemati wie immer:
Heterogenität, Redundanzen und Inkonsistenzen
> Anmerkung: Ist in jedem Unternehmen immer so:
zu viele Applikationen
keine klare Abgrenzung -> wo muss ich suchen?
z.T. redundante Informationen enthaltend
die schlecht verknüpft sind -> z.T. sogar unterschiedliche Kundennummern
Konkret die wichtigsten vorhandenen Applikationen
Unterschiedliche vereinen in einem Intranet
Nicht bei allen möglich bzw. sinnvoll
Die restlichen bleiben zwar bestehen
Die Inhalte werden aber neu über das Intranet erschlossen
Grösste Problemati wie immer:
Heterogenität, Redundanzen und Inkonsistenzen
> Anmerkung: Ist in jedem Unternehmen immer so:
zu viele Applikationen
keine klare Abgrenzung -> wo muss ich suchen?
z.T. redundante Informationen enthaltend
die schlecht verknüpft sind -> z.T. sogar unterschiedliche Kundennummern
17000 Dokumente
4000 Webseiten
Viel Inhalt wird noch mehr wegen Integration
Wenn viele Autoren mitarbeiten wird es immer Inhalte geben, die im Empfinden des Nutzers „falsch“ eingeordnet sind
Was die „richtige“ Einordnung ist, ist immer abhängig von
Kontext
Use Case des Nutzers
Vorwissen des Nutzers
Konventionen
Informationen unterschiedlich erschliessen
-> nicht nur organisatorisch
-> nicht nur über Suche
Viel Inhalt wird noch mehr wegen Integration
Wenn viele Autoren mitarbeiten wird es immer Inhalte geben, die im Empfinden des Nutzers „falsch“ eingeordnet sind
Was die „richtige“ Einordnung ist, ist immer abhängig von
Kontext
Use Case des Nutzers
Vorwissen des Nutzers
Konventionen
Unterschiedliche Wege:
-> Transparenz zu sehen, was andere machen in einem Land oder zu einem Themas durch Aggregation
-> Collaboration geschieht ja zwischen Menschen und diese Menschen müssen zuerst einmal rausfinden, dass sie gemeinsame „Interessen“ haben -> Deshalb Aggregation der Inhalte über Thema/Land/Organisation
Viel Inhalt wird noch mehr wegen Integration
Wenn viele Autoren mitarbeiten wird es immer Inhalte geben, die im Empfinden des Nutzers „falsch“ eingeordnet sind
Was die „richtige“ Einordnung ist, ist immer abhängig von
Kontext
Use Case des Nutzers
Vorwissen des Nutzers
Konventionen
Unterschiedliche Wege:
-> Transparenz zu sehen, was andere machen in einem Land oder zu einem Themas durch Aggregation
-> Collaboration geschieht ja zwischen Menschen und diese Menschen müssen zuerst einmal rausfinden, dass sie gemeinsame „Interessen“ haben -> Deshalb Aggregation der Inhalte über Thema/Land/Organisation
Beispiel Länderseite:
- Aggregation aller Information zu einem Land
- z.B. auch welche Personen arbeiten wo -> das ist Förderung von Collaboration und Knowhow-Austausch
„ You can't manage knowledge. Knowledge is between two ears and only between two ears.” Peter F. Drucker, (b. 1909) American Management Consulta
Navigationsform, welche das Erkunden optimal unterstützt
- tiefe und breite Navigationen
- Seitenreload bei jedem Klick
- Fehlklicks sind für den Nutzer „teuer“
- Exploratives Suchen unmöglich
Grösste Problemati wie immer:
Heterogenität, Redundanzen und Inkonsistenzen
> Anmerkung: Ist in jedem Unternehmen immer so:
zu viele Applikationen
keine klare Abgrenzung -> wo muss ich suchen?
z.T. redundante Informationen enthaltend
die schlecht verknüpft sind -> z.T. sogar unterschiedliche Kundennummern
Schlussendlich geht es darum Personen zu verbinden.
Die 200 Vertretungen in 134 Ländern sind fast alle an die IT-Infrastruktur angebunden
Alle Mitarbeitenden arbeiten mit diversen Externen zusammen (Internationale Organisationen (Diplomatische Dienste mit UNO, EU, WTO etc., Entwicklungshilfe, Humanitäre Hilfe mit NGOs, Firmen aus Privatwirtschaft, Konsularische Dienste mit nationalen Regierungsorganisationen und Verwaltungen).
Deshalb:
Collaboration zu unterstützen bringt nur etwas, wenn sie nicht nur intern zugänglich ist
ein Teil zwar rein intern
wirklich nützlich aber vor allem, wenn auch extern zugänglich
aber nicht wieder eine neue Plattform (wie vorher gesagt Integration)
… und zwar ohne die Prozedur der Beantragung eines VPN-Zugangs
Vorteile davon:
- 1 Zugang zu allen Informationen für Interne
Für Interne funktionieren Intranet-Funktionalitäten wie:
Suche
Merken
Beobachten
News
-> Niederschwelligkeit, um neue Gruppen anzulegen
Rahmenbedingungen schaffen
Online Strategie EDA: «Das Intranet des EDA ist das zentrale Arbeitsinstrument aller Mitarbeitenden und bietet Zugang zu Informationen und Dienstleistungen. Es ermöglicht Kommunikation, Kollaboration, Partizipation und Wissensaustausch»
Technisch:
Aufbau einer neuen IT-Architektur, welche den Zugang von Externen zulässt
SharePoint als strategisches Tool (Vorgabe IT-EDA)
Bewirtschaftungskonzept
Change Board
Dezentralisiertes Publishing
Rollen, Prozesse und Abläufe
Erkennen und Abholen der Bedürfnisse
User Centered Design, Personas
Card Sort Methode zur Erarbeitung der Informationsarchitektur
Zeix als Partner für die Konzeption
Kommunikation
Beiträge im EDA Bulletin
Intranet-Projektseite
Blog
«Tournée» in den Direktionen
Flyer
Präsentationen an (internen) Konferenzen
End User Adoption
Videos
Anleitungen
Schulungen
Good Practice-Beispiels
Pilotgruppen (OE-Gruppen: Peking, Paris; Interessensgruppen: «Family Office»; Arbeitsgruppen: SKH)
Publisher-Netzwerk (Gruppe): «Publisher’s Corner»
Botschafter
Change Board (schon während des Projekts
Einbinden aller Involvierten
Abholen der (speziellen) Bedürfnisse (und Probleme) der Aussenstellen
Gleichermassen Zugang für alle Mitarbeitenden zu benötigten Informationen
Einbinden von externen Partnern (Arbeitsabläufe)
End User Adoption
Operative Ebene:
Schulung
Publisher/Anwender-Gruppen -> «Publishers’ Corner»
Pilot-Gruppen
Good Practice-Beispiele
Zusätzl. Ressourcen: «Web Supporter», temporär
Strategische Ebene
Change Board
Gründung Kompetenzzentrum Web
Content Life Cycle Management
Draft, Final Draft, active, inactive, archive
Archivierung der EDA Web-Inhalte
Klare Zuordnung Inhalt<->Person («Inhaltsverantwortliche»)