Dokumen tersebut membahas berbagai aspek pengelolaan persediaan obat di apotek, termasuk diskon tunai, ketentuan penjualan, diskon promosi, kebijakan pengembalian barang, dan kontrol persediaan. Kontrol persediaan dipandang penting untuk mengoptimalkan biaya sambil melayani pelanggan. Berbagai jenis barang dikelompokkan berdasarkan tingkat kontrol yang dibutuhkan.
Keputusan Mayor Persediaan Barang – Manajemen Farmasi
1. Keputusan Mayor Persediaan Barang – Manajemen
Farmasi
3. KEPUTUSAN MAYOR KONTROL PERSEDIAAN BARANG
Diskon tunai adalah pengurangan harga yang ditawarkan kepada orang-orang yang membayar
tagihan mereka tepat pada waktunya. Mereka ditawarkan oleh pemasok karena diskon tunai itu
bisa mengamankan uang mereka dengan mengurangi risiko kredit dan kerugian dari kredit
macet. Mereka juga mengizinkan pemasok untuk menginvestasikan atau menanam uang
kembali dari awal pembayaran tagihan atau menggunakannya untuk membayar tagihan mereka
sendiri.
Hal ini perlu diperhatikan jika berurusan dengan pemasok yang menawarkan diskon tunai
terbaik. Ketentuan kredit dari pemasok biasanya bervariasi dari 30 hingga 90 hari dan sampai
dengan 6 bulan dalam kasus khusus. Diskon tunai sering didapatkan jika tagihan dibayar dalam
10 hari.
Ketentuan penjualan diberikan sebagai “2/10, net 30? atau “2/10 n/30,” berarti pemasok
memberikan diskon tunai 2% jika tagihan dibayar dalam 10 hari dari tanggal faktur. Angka 30
mewakili jumlah hari dalam pembayaran yang harus dilakukan. Ketentuan penjualan diberikan
sebagai “2/10 E.O.M. n/30? berarti waktu penentuan tanggal tidak dimulai sampai akhir bulan
(E.O.M.) dari tanggal yang ditunjukkan pada faktur. Jika pembeli mempunyai uang, pembayaran
sebaiknya dilakukan dalam waktu 10 hari dari tanggal faktur atau akhir bulan karena perkiraan
diskon tunai sebesar 36% per tahun. Contoh perkiraan lain dari diskon tunai, tersedia
berdasarkan tahun seperti :
1% dalam 10 hari, net 30 hari 18% per tahun
2% dalam 10 hari, net 60 hari 14% per tahun
2% dalam 30 hari, net 60 hari 24% per tahun
3% dalam 10 hari, net 30 hari 54% per tahun
3% dalam 10 hari, net 60 hari 21% per tahun
1/8
2. Contoh ini menunjukkan mengapa hal itu perlu diperhatikan jika memanfaatkan diskon tunai.
Jika pembeli sangat mempertimbangkan risiko kredit, pemasok biasanya akan membutuhkan
COD (kas pada pengiriman).
Walaupun manfaat dalam mengambil diskon tunai sangat besar, ada juga beberapa kerugian
yang sama pentingnya. Tidak semua diskon tunai mewakili transaksi yang bagus – tergantung
perbedaan waktu dan persentase yang ditawarkan. Bagaimanapun yang lebih penting, adalah
pengaliran uang dalam transaksi ini yang cenderung menjadi penyebab. Rancangan untuk
mempercepat arus masuk kas pada pemasok, mereka melayani untuk mengosongkan sumber
penghasilan kas. Jika apotik sedang mengalami kekurangan arus kas, diskon ini akan
memperbesar frekuensi dan kepelikan masalah.
Diskon trade (atau fungsional) yang diberikan kepada perantara atau orang lain yang bertindak
dalam lingkup kegiatan layanan pendistribusian yang sebaliknya harus dilakukan oleh
produsen. Misalnya, sebuah produsen bisa memberikan diskon 40% dan 10% dari daftar harga
sebesar $5 untuk pedagang grosir/besar (tengkulak). Potongan 40% dan 10% akan diterima
oleh pedagang besar, yang kemudian berlalu pada 40% untuk pengecer. Dengan demikian,
setiap item seharga $5, tengkulak akan membayar $2.70 [$5 - (0.40 x $5) = $3, dan $3 - (0.10 x
$3) = $2.70], dan pengecer akan membayar $3 [$5 - (0.40 x $5) = $3]. Metode umum dari
diskon daftar harga ini relatif populer, meskipun bentuk yang sebenarnya bervariasi dari
produsen ke produsen.
Diskon promosi (atau pemberian uang untuk suatu maksud) dapat diberikan untuk menjalankan
periklanan tertentu, penjualan, atau kegiatan merchandising, misalnya, melebihkan etalase dan
ruang display interior, untuk mempromosikan sebuah produk. Berbagai jenis tunjangan
termasuk pembayaran tunai sesungguhnya atau tambahan sejumlah “barang gratis.” Bagian
penghematan ini seringkali ditujukan untuk konsumen.
Kebijakan pengembalian barang khususnya ditetapkan oleh produsen dan pedagang besar.
Kebijakan ini menunjukkan kondisi barang yang akan diterima kembali dari apotik. Manajer
apotik harus sepenuhnya menyadari kualitas barang seperti apa yang memenuhi kebijakan
pengembalian barang dan batasan waktu seperti apa yang berlaku. Untuk menjaga sistem
pengembalian barang, pengembalian seharusnya dilakukan secara teratur, pada waktu-waktu
tertentu.
Aspek hukum pembelian
Ketentuan dalam pembelian harus menurut hukum yang sama seperti bunyi teori ekonomi.
Ketentuan penjualan yang menurut hukum disangsikan atau diragukan dapat membawa
masalah antara pembeli dan penjual, kekacauan tentang hak dan kewajiban dari pihak yang
terlibat, dan banyaknya biaya serta waktu yang diperlukan untuk mengajukan perkara ke proses
pengadilan. Jelasnya, ketentuan yang tidak menguntungkan dalam proses pengadilan dapat
2/8
3. berarti kerugian nilai ekonomis yang besar serta dapat menyebabkan kehilangan pihak-pihak
yang terlibat.
Manajer apotik harus menjaga arus perundang-undangan yang berkaitan dengan ketentuan
pembelian dan persediaan. Ini merupakan suatu kebenaran pada hari ini dalam kerumitan yang
tinggi dan lamanya perubahan lingkungan apotik, terutama dilihat dari meningkatnya campur
tangan pemerintah dalam apotik. Dalam beberapa situasi dimana kesahan dari ketentuan
penjualan, kontrak, atau praktek bisnis yang kelihatannya ragu-ragu atau kontroversial,
penasehat hukum-lah yang seharusnya diperiksa.
Keputusan penting dalam kontrol persediaan
Kontrol persediaan adalah suatu proses pengelolaan persediaan dalam rangka untuk
memenuhi permintaan konsumen dengan biaya serendah mungkin dan dengan investasi yang
minimal. Tidak seperti kebanyakan faktor dalam manajemen apotik, persediaan ini diawasi oleh
manajemen. Manajer apotik yang berhak menentukan berapa banyak investasi persediaan
yang dibuat, kapan melakukan pemesanan kembali, dan dalam menentukan jumlah.
Biasanya, investasi terbesar di apotik pengecer independen rata-rata adalah barang inventaris,
dan, dengan demikian, pengontrolannya secara signifikan mempengaruhi keuntungan.
Keberhasilan implementasi program pengontrolan persediaan memerlukan laporan seperti
pembelian barang yang setara dengan penjualan, variasi musiman, mengubah pola
penggunaan, dan pemantauan untuk barang curian. Tantangan dari manajemen persediaan
yang produktif adalah mendorong ke arah yang lebih baik dalam penjualan sambil tetap
menjaga investasi pada tingkat yang paling rendah dengan layanan konsumen yang memadai.
Pentingnya sistem kontrol persediaan dijelaskan oleh perusahaan Playing Card U.S.
Perusahaan itu merupakan pembuat kartu yang terbesar dan tertua di dunia. Di Amerika
Serikat, perusahaan itu mempunyai sekitar 65% sampai 70% dari pangsa pasar dan di seluruh
dunia, sekitar 45%. Di seluruh dunia, perusahaan itu membuat sekitar 220,000 bungkus kartu
setiap hari. Antara pabriknya di Cincinnati dan spanyol, perusahaan itu membuat sekitar 75 juta
bungkus. Tentu saja, persediaan tersebut melibatkan biaya yang tinggi. Sesungguhnya, biaya
persediaan perusahaan itu terlalu tinggi sehingga tampak pada sistem kontrol persediaannya.
Hingga baru-baru ini, perusahaan itu tidak memiliki sistem kontrol produksi persediaan.
Persediaan ini ditumpuk dimana-mana. Dengan sistem kontrol persediaan baru, Playing Card
U.S. melihat perusahaan mendapat keuntungan yang melambung dan sekali perusahaan jatuh
dari waktu yang buruk ke yang lebih baik.
Dalam usaha untuk mengontrol persediaan, manajer sering condong ke arah menjaga tingkat
persediaan pada sisi yang tinggi, sekalipun begitu investasi terbesar (memberikan sejumlah
keuntungan yang tetap) meningkatkan risiko dan hasil yang lebih rendah kembali pada
investasi dolar. Ini merupakan salah satu dari permintaan yang bertentangan yang dibuat
3/8
4. manajer dengan mematuhi untuk menjaga inventarisasi. Yang lainnya termasuk:
1. Mempertahankan variasi persediaan – jangan membuat persediaan yang terlalu sedikit
untuk barang yang fast moving.
2. Meningkatkan omset persediaan – jangan mengorbankan tingkat pelayanan.
3. Menjaga persediaan serendah mungkin – jangan mengorbankan pelayanan.
4. Berusaha memperoleh harga yang lebih rendah dengan volume pembelian yang lebih
besar – tidak berakhir dengan barang yang slow moving.
5. Memiliki persediaan yang cukup – namun jangan sampai kadaluarsa.
Keberhasilan manajemen inventarisasi melibatkan usaha secara bersamaan untuk
mengimbangi biaya inventarisasi dengan manfaat dari inventarisasi. Banyak pemilik bisnis kecil
sering gagal untuk mengerti sepenuhnya biaya sebenarnya dari membawa inventarisasi , yang
meliputi tidak hanya biaya penyimpanan langsung, asuransi, pajak, dll, tetapi juga biaya dari
uang yang terikat dalam inventarisasi. Inventarisasi juga terikat modal, yang bisa menyiksa
farmasi dan mengakibatkan krisis tunai yang berat. Pengelolaan inventarisasi yang baik
meningkatkan layanan konsumen, meningkatkan penjualan, meningkatkan keuntungan, dan
meningkatkan modal kerja tanpa harus meminjam uang.
Penentuan kontrol seperti apa
Meskipun pentingnya kontrol persediaan dalam keseluruhan pengelolaan aset milik apotik, tidak
ada yang menyangkal bahwa kegiatan ini dapat memakan waktu dan biaya. Dan tidak jarang
ditemukan kesamaan sebagian besar pendukung yang tak menyerah dalam menghabiskan
sebagian besar waktu untuk mengontrol pengawasan inventarisasi daripada mereka akan rugi
dengan sistem yang kurang efisien. Pada umumnya, bagaimanapun, hal ini berkemungkinan
besar menunjukkan persediaan tidak sedang dikontrol untuk tingkat yang seharusnya, dan
menyimpan keuntungan yang hilang.
Sebuah langkah awal dalam proses kontrol persediaan adalah menentukan perkiraan biaya
yang dibutuhkan dalam persediaan. Biaya ini meliputi pengeluaran sebagai biaya penyimpanan
(pajak, asuransi, sewa), risiko persediaan (kerusakan persediaan, pencurian dan kemalingan,
penurunan harga) dan hilangnya kesempatan dari biaya yang terkait dengan modal yang
mengikat. Telah jelas, banyaknya biaya ini sulit ditentukan dengan tepat. Meskipun demikian,
ada kemungkinan bisa diperkirakan sebagian besar untuk pengambilan keputusan manajemen.
Biaya modal dan peluang merupakan yang paling penting dari hubungan itu dengan pemegang
persediaan. Dengan investasi dalam persediaan, pemakaian lain untuk uang yang hilang –
penggunaan yang dapat memberikan penghasilan yang lebih besar. Yang paling sering
digunakan patokan untuk mengukur biaya modal adalah suku bunga yang berlaku. Idealnya,
pengukuran ini seharusnya ditujukan untuk sebuah investasi dengan risiko yang sebanding,
tetapi hal itu jarang terjadi. Akibatnya, beberapa hampir bebas risiko investasi, seperti tagihan
kas, yang sering digunakan sebagai gantinya.
Terkait erat dengan biaya modal yang merupakan peluang biaya penggunaan ruang untuk
salah satu jenis barang dagangan daripada yang lain. Saat ini perbedaan antara biaya-biaya ini
4/8
5. bisa menunjukkan hal yang tak berarti. Namun, biaya modal mewakili keputusan yang
mendasar mengenai apakah akan berinvestasi dalam persediaan, sedangkan peluang biaya
menyangkut persediaan jenis apa yang diadakan.
Terlepas dari biaya yang sebenarnya yaitu pengadaan barang yang spesifik dalam persediaan,
ada sedikit keraguan untuk beberapa barang yang lebih perlu dikontrol daripada barang yang
lain. Beberapa biaya yang berlebih, dan oleh karena itu mewakili investasi keuangan yang lebih
besar. Beberapa tanggal hanya memiliki masa pakai yang relatif pendek, dan lainnya bisa
menjadi alasan yang penting.
Karena ini, inventarisasi dapat diberi label sebagai barang dagangan A, B, atau C. Ini
memberikan pengenalan terhadap pentingnya berbagai jenis inventarisasi farmasi. Akibatnya,
penggolongan barang dagangan ke dalam barang A, B, dan C memungkinkan manajer farmasi
untuk mengidentifikasi lebih baik lagi dan mengontrol barang yang lebih penting. Seperti
ditunjukkan dalam Gambar 19-1, persentase yang relatif kecil dari total barang dagangan akan
mewakili persentase yang sangat besar dari investasi dolar dalam inventarisasi. Misalnya,
sekitar 20% dari barang inventarisasi seharusnya menerima banyak perhatian lebih besar
daripada 80% sisanya sejak merekamenghitung untuk 90% atau lebih dari investasi
inventarisasi. Hilangnya kontrol atas beberapa barang ini merupakan masalah yang lebih serius
daripada hilangnya kontrol atas sejumlah besar barang yang lain.
Barang dagangan akan betul-betul dipertimbangkan yang paling penting dalam pengontrolan.
Biasanya, ini meliputi inventarisasi bagian peresepan, tingginya biaya di awal dan akhir barang
dagangan, dan pertimbangan dasar secara tradisional dalam ruang lingkup farmasi (misalnya,
menggunakan narkoba [OTCs] seperti aspirin, sirup batuk, dan antasida). Tentu saja,
inventarisasi bagian peresepan pada umumnya adalah yang paling penting karena mahal,
dasar untuk menyimpan operasi, dan memiliki batasan shelf life. Bagaimanapun, tingginya
biaya di awal dan akhir barang dan kebutuhan tersebut digunakan sebagai gambaran
penyimpanan yang harus dikontrol sehati-hati mungkin. Dengan demikian, barang A ini
seharusnya menjadi perhatian yang utama dari upaya manajer farmasi untuk mengontrol
inventarisasi.
Barang C, di sisi lain, akan dianggap kurang penting untuk dikontrol, dan tidak layak
menggunakan sistem terperinci yang digunakan untuk mengontrol barang A. Biasanya barang
C ini menjadi barang yang tidak terlalu mahal yang bernilai untuk investasi dolar yang kecil
dalam inventarisasi, dan tidak memerlukan ruang khusus yang besar. Barang B akan
ditempatkan dipertengahan, dan kontrolnya tergantung pada biaya dari kontrol inventarisasi
yang sebenarnya.
Pengukuran omset persediaan
Salah satu cara menilai keefektifan sebuah sistem kontrol persediaan yaitu omset. Omset
persediaan mewakili rata-rata waktu persediaan itu terjual dan tergantikan lagi selama jangka
waktu yang diberikan (biasanya setahun). Pada umumnya, omset yang tinggi menunjukan
bahwa tingkat penjualan barang dagangan itu relatif baik untuk rata-rata jumlah penyimpanan
persediaan dalam stok. Omset yang rendah menunjukkan bahwa barang dagangan itu tidak
5/8
6. mengalami pergerakan yang sangat cepat untuk rata-rata persediaan yang ada.
Omset persediaan dihitung dengan membagi rata-rata persediaan yang terjual berdasakan
dasar dari dolar penjualan pengecer, biaya, atau unit barang. Omset persediaan dihitersediaan
menilai dihitung dengan membagi rata-rata penjualan ke inventarisasi. Rumus dibawah ini akan
memberikan omset persediaan yang identik pada situasi:
IRT = S = SC = U
AIRD AIC AIU
Di mana IRT = omset persediaan; S = dolar penjualan bersih; SC = biaya penjualan (atau biaya
dari penjualan terbaik); U = jumlah unit yang terjual; AIRD = rata-rata persediaan di pengecer;
AIC = rata-rata biaya persediaan dan AIU = rata-rata persediaan dalam unit satuan.
Untuk menggambarkan bagaimana rumus ini bekerja, anggaplah penjualan farmasi 300 widget
dalam setahun. Biaya widget total adalah $3,000 dan farmasi mempunyai penjualan bersih
sebesar $6,000. Jika rata-rata persediaan yaitu 50 widget seharga $500 dan dinilai dengan
dasar pengecer seharga $1,000, maka:
Berdasarkan ‘Lilly Digest’, bahwa ‘Turnover Rate’ untuk pemeliharaan peningkatan total
penjualan bahkan meningkatkan investasi dalam bentuk dolar lebih dulu. Pada tahun 1989.
sebagai contoh, farmasis dengan penjualan dibawah 400,000 dolar mendapatkan ‘Turnover
Rate’ sebesar 4.3 kali dalam satu tahun, sementara farmasis dengan penjualan 500,000 dolar
sampai 600,000 dolar mendapatkan ‘Turnover Rate’ sebesar 5.2 kali setiap tahunnya, dan
farmasis dengan penjualan melebihi 1 juta dolar mendapatkan ‘Turnover Rate’ sebesar 5.9
kali.
‘Turnover Rate’ dapat digunakan sebagai kontrol untuk tujuan standar inventarisasi.
Standar Turnover dapat dikempangkan oleh masing-masing farmasis adau dari industri yang
seperti dijelaskan oleh ‘Lilly Digest’. Setelah menetapkan standar Turnover, manajer farmasi
harus membedakan dengan inventarisasi terbaru yang ada pada standar industri agar farmasis
memiliki banyak jumlah penjualan dalam satu tahun dan melakukan analisis deviasi dari standar
yang ada.
6/8
7. Tabel 19-2 menunjukkan data statistik proses operasi yang terpilih dari dua kelompok farmasis
yang jumlahnya banyak dalam menjalankan metode ‘Turnover Rate’ dan dengan ‘Turnover
Rate’ yang rendah. Data menunjukkan bahwa dengan mengontrol nilai investasi dan
membiayai ‘Turnover Rate’ yang tinggi, farmasis dapat meningkatkan pendapatan mereka dari
persen total penjualan. Berdasarkan pengamatan pada ‘Lilly Digest’, farmasis pada
kelompok Turnover yang tinggi memiliki nilai inventaris yang lebih rendah dari persen
penjualan. Namun, harga barang penjualannya lebih tinggi, kesimpulannya gross marginnya
lebih rendah dibanding pada farmasis kelompok Turnover yang sedikit. Rendahnya gross
margin dapat dikompensasikan dengan menurunkan biaya asosiasi dengan inventarisasi yang
kecil. Karena denga control yang demikian, farmasis dengan kelompok “Turnover Rate’ yang
banyak akan menghasilkan pemasukan sebagai persen total pendapatan yang banyak pula.
3.3 The Economic Order Quantity (EOQ)
Satu terbaik yang diketahui modelnya untuk control persediaan barang pada kuantitas
pelayanan ekonomi (EOQ). Manfaat pada model ini ada 2 yaitu: usaha memperoleh harga dan
pengaruh harga.
Procurement cost meliputi pembuatan daftar permintaan, menulis pesanan, menerima dan
memeriksa barang-barang, melengkapi transaksi pembelian, dan menyimpan bukti pembelian.
Biasanya biaya yang dibutuhkan adalah tetap, tanpa memperhatikan jumlah pesanan.
Carrying cost meliputi beberapa item, seperti bunga, asuransi, pajak, penyusutan, kerusakan,
kadaluarsa, pemeliharaan, dan pergudangan. Bunga biasanya dapat menjadi nilai tertinggi bila
jumlah inventarisasinya besar. Karena porsi yang signifikan dari pekerjaan farmasis untuk
menentukan inventarisasi tersebut, penyusutan yang kecil dapat terjadi pada peningkatan yang
signifikan tadi, dan akan mengurangi jumlah uang yang digunakan untuk melakukan pembelian.
Bahkan jika farmasis tidak membeli sejumlah barang untuk inventarisasi, itu akan
menguntungkan untuk mengurangi tingkat inventarisasi dan uang dapat diinvestasikan dalam
bentuk yang lain.Rumus untuk perhitungan EOQ adalah EOQ = dimana D = kebutuhan
tahunan; PC = pembanyaran suatu tempat dalam satu pemesanan; ICC = pembayaran
penyimpanan persediaan barang; dan UC = pembayaran unit pada tiap jenis.
Model EOQ adalah tergantung dari tiga asumsi dasar, yaitu:
1. Perusahaan tahu dengan pasti penggunaan item khusus setiap tahunnya yang telah
tertulis dalam buku inventarisasi.
2. Penggunaan item tidak berubah setiap tahunnya.
3. Pesanan ditempatkan untuk melengkapi inventarisasi yang diterima di waktu yang tepat
ketika barang sedang kosong.
3.4 Penentuan metode pada control persediaan barang
7/8
8. Meskipun system control persediaan barang bisa dan akan menjadi penghasilan untuk
memenuhi kebutuhan yang spesifik pada apotek yang khusus, mereka bisa menjadi golongan
yang menyenangkan seperti keberadaan visual, berkala atau system yang berkesinambungan.
3.5 Pergerakan persediaan barang secara lambat
Keuntungan yang efisian pada system control persediaan barang tidak selalu dalam informasi
yang biasa untuk keputusan pembeliaan. Ini biasanya gawat karena penggolongan pergerakan
persediaan barang yang lambat itu tidal terlalu membutuhkan percobaan penilaian modal.
Untuk produk yang akan diperdagangkan dengan pergerakan yang lambat, ada beberapa
pilihan yang dapat digunakan, antara lain:
Potongan harga special pada saat penjualan
Menggunakan penampilan special point of purchase
Penempatan barang yang akan dijual selanjutnya untuk jenis jual cepat
Pemberian barang sebagai special of the week
Pemberian barang sebagai closeouts
Memberikan barang untuk kebaikan dan membicarakan harga yang tidak karuan
Pengembalian barang pada pemasok
3.6 Bar coding
Bar coding adalah teknologi automatic identifikasi itu memberikan data waktu yang tepat untuk
menjadi dengan tepat dan cepat. Kombinasi dengan menyediakan hardware dan software
computer, itu memberikan apotek keuntungan untuk mengembangkan control persediaan
barang.
(function(d, s, id) { var js, fjs = d.getElementsByTagName(s)[0]; if (d.getElementById(id)) return;
js = d.createElement(s); js.id = id; js.src =
"//connect.facebook.net/en_US/all.js#xfbml=1&appId=389919747724602";
fjs.parentNode.insertBefore(js, fjs); }(document, "script", "facebook-jssdk"));
8/8
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)