Platica sobre Workflows de SharePoint 2010 presentada en el Cuarto Simposio Latinoamericano SharePoint en Mexico organizado por la Comunidad SharePoint en Mexico.

1. Flujos de Trabajo en SharePoint 2010 Haarón GonzálezConsultor Asociado de B-LOGIChgonzalez@b-logic.com.mx Blog: http://msmvps.com/blogs/haarongonzalez Twitter: http://twitter.com/haarongonzalez Facebook: http://facebook.com/haarongonzalez

3. Cambios Arquitecturales de SharePoint 2010

4. SharePoint 2007 Architecture SharePoint Server Client Apps Project Server 2007 Shared Service Provider Project Server 2007 Browsers (IE) InfoPath Service Project Web Access Search Service Office Client Project Web Access OneNote Excel Calc Service InfoPath User Profiles Project Business Data Catalog Outlook RSS Viewers Windows SharePoint Services Groove Content Config Workflow SharePoint Designer

5. SharePoint 2007 Architecture SharePoint 2010 Architecture SharePoint Server Client Apps Project Server 2007 Shared Service Provider Project Server 2007 Browsers (IE) InfoPath Service Project Web Access Search Service Search Service Office Client Project Web Access Excel Calc Service OneNote Excel Calc Service User Profiles InfoPath User Profiles Business Data Catalog Project Business Data Catalog Outlook RSS Viewers Windows SharePoint Services Groove Content Config Workflow Content Config Workflow SharePoint Designer

6. SharePoint Service Applications Shared Service Provider SharePoint 2010 Architecture SharePoint Server Client Apps Project Server 2010 Browsers (IE) 2007 Search Service Project Web Access Office Client Excel Calc Service OneNote User Profiles InfoPath Business Data Catalog Business Connection Service Project Outlook RSS Viewers SharePoint Foundation Windows SharePoint Services SharePoint Workspace Groove Content Config Workflow SharePoint Designer

7. SharePoint Service Applications SharePoint 2010 Architecture SharePoint Server Client Apps Project Server 2010 Browsers (IE) Browsers (IE, Fire Fox) Browsers (IE, Fire Fox) PowerPoint Broadcast Service Search Service Project Web Access Office Client Office Client Office Client Excel Calc Service Web Analytics Service OneNote OneNote OneNote FAST 2010 Office Web App Service 3rd Party Services.. FAST Search Service User Profiles Visio Graphics Service InfoPath InfoPath InfoPath Business Connection Service Access Service Project Project Project InfoPath Service Managed Metadata Outlook Outlook Outlook Word Conversion Service PerformancePoint RSS Viewers RSS Viewers RSS Viewers SharePoint Foundation SharePoint Workspace SharePoint Workspace Sandboxed Code Service Usage & Health Logging SharePoint Workspace SharePoint Designer SharePoint Designer Visio Content Config Workflow SharePoint Designer Access

9. Sandboxsolutions

10. ALM integrated

12. No te inventes problemas que demuestren tu superioridad ingenieril

13. Piensa en el usuario y su experiencia

14. También existe Office cliente como parte de la solución

15. Conoce las funcionalidades OOB (Out of the box) de SharePoint

16. No pierdas tiempo diseñando lo que ya existe

17. No instales el Office en los WFE

18. XML, XPath y XSLT son amigos

19. Aléjate del web.config y global.asax

20. No hagas Web Services para invocar Web Services de SharePoint

21. Conoce los roles de SharePoint y la arquitectura en general

22. Consulta el UserProfile programáticamente en vez del Active Directory

23. No todo son Event o Feature Receivers ni SiteDefinitions

24. Existen comandos en el stsadm.exe o PowerShell considéralos antes de abrir Visual Studio

25. Conoce lo que significa ensamblados Partial Trust y Full Trust en SharePoint

26. Abre tu mente a temas de infraestructura como SSL, DNS, FQDN, NLB, etcSobre todo, no minimices el problema

27. Agenda Objetivo OOB Tres estados Recopilar comentarios Aprobación Recopilar firmas Aprobación de Disposición Flujos de Trabajo Personalizados SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010

28. Objetivo Una mirada de 360 grados a la postura de flujos de trabajo de SharePoint 2010

29. Tres estados Diseñado para gestionar el seguimiento de los estados de un elemento de lista (3 estados en total) Cada que se modifica un estado se genera una tarea y cada que se completa una tarea se modifica el estado El flujo utiliza una columna de tipo elección como la fuente de los estados En la forma de configuración del flujo configuramos las personas, mensajes y notificaciones especificas al proceso http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/usar-un-flujo-de-trabajo-con-tres-estados-HA010154431.aspx

30. Tres estados Se sube una nueva propuesta Estados En proceso de revisión técnica En proceso de revisión comercial Lista para ser enviada a cliente No iniciada No iniciada Finalizada En curso En curso Completada Completada Se termina flujo de trabajo

32. Recopilar comentarios Diseñado para automatizar el proceso de revisión de documentos en grupos de trabajo Los revisores se pueden revisar y comentar en paralelo «cualquiera en cualquier momento» o en serie «uno seguido de otro» Cada paso del flujo notifica por correo electrónico a algún actor en especifico y de forma automática al iniciador en cuestión Al finalizar el iniciador recibe un correo electrónico con los comentarios de todos los revisores http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/recopilar-comentarios-en-un-documento-mediante-un-flujo-de-trabajo-HA010217853.aspx

33. Recopilar comentarios Mediante la pagina de historial del flujo de trabajo podemos ver el avance de las revisiones, el log de eventos y gráficamente los revisores que han participado mediante Visio Services

34. Recopilar comentarios El flujo soporta agregar revisor al vuelo durante la ejecución de una instancia El flujo de trabajo soporta la cancelación del mismo Cada tarea de revisión soporta enviar comentarios, cancelar la actividad, solicitar cambio y reasignar una tarea, todo desde SharePoint Server y Office Cliente comoWord y Outlook

35. Microsoft Confidential

36. Microsoft Confidential

37. Aprobación Es el mas común, nos permite orquestar el proceso de aprobación de un documento, considerando que la aprobación consiste en que un grupo de personas lo revise y especifique que aprueba o rechaza el documento Cuenta con la misma funcionalidad del flujo de trabajo de recopilación de comentarios http://office.microsoft.com/es-mx/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-HA010154425.aspx

38. Aprobación El formulario de la actividad de aprobación cuenta con botones específicos Microsoft Confidential

39. Recopilar firmas En combinación con flujo de trabajo mas firma digital es factible implementar documentos seguros Este flujo ha sido diseñado para hacer uso de la infraestructura de firmas electrónicas Utiliza firmas digitales generadas por alguna autoridad de certificados como CertificateAuthority de Microsoft Office 2010 almacena y mantiene la firma digital embebida en el documento Útil para dar validez legar al contenido electrónico

40. Recopilar firmas El flujo de trabajo toma la información de los firmantes directamente desde Word mediante el control Línea de Firma el cual permite incrustar la configuración de la firma Por cada firmante se incrustaran su configuración de firma

41. Recopilar firmas El documento como tal contiene los espacios pre definidos para almacenar la firma digital de cada persona colocada mediante la Línea de Firma

42. Recopilar firmas Se requiere definir en el flujo de trabajo la secuencia de firmas Al iniciar el flujo SharePoint gestiona el proceso y solicita la firma digital a cada firmante

43. Recopilar firmas Las características de firmas digitales de Office cliente y el flujo de trabajo colaboran en el proceso para recopilar la firma digital de cada usuario

44. Recopilar firmas El proceso de firma consiste en proporcionar la firma digital instalada en nuestro equipoi

45. Microsoft Confidential

46. Microsoft Confidential

47. Microsoft Confidential

48. Aprobación de Disposición Administra el vencimiento y la retención del documento permitiendo a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos caducados Trabaja en conjunto con las directivas de retención de documentos de la colección de sitio Estas tareas no se asignan a personas específicas, solo los que tienen permiso de acceso a la lista de tareas pueden completar las tareas http://office.microsoft.com/es-es/sharepoint-server-help/utilizar-un-flujo-de-trabajo-de-aprobacion-de-disposicion-HA010154429.aspx

49. Consideraciones Agregarunapolitica de retencion de la informacion Toda personalizacioncomo WSP Flujos de SPD o conocidosinternamentecomoNoCodeWorkflows se incluyen en la migracion

50. Flujos Personalizados SharePoint Designer 2010 Visual Studio 2010

51. Lo Relevante de SPD 2010 Sigue siendo una herramienta sin costo ahora disponible para arquitecturas 32 y 64 bits Totalmente reconstruida especialmente para trabajar con SharePoint 2010  no con SharePoint 2007  Nuevo diseñador de flujo de trabajo, nuevos tipos de flujos, nuevas y mejoradas actividades, nueva propuestas para gestión de tareas

52. Diseñador de Flujo de Trabajo Nuevo diseñador de flujos de trabajo de tamaño amplio

53. Diseñador de Flujo de Trabajo Principales mejoras en la herramienta como tal Lógica anidada Impersonación Bloques de ejecución en paralelo Mejora de la vinculación de datos en columnas bajo demanda – alto nivel de relacionamiento de la información Nuevas y mejoradas acciones Obtener administrador mediante búsqueda de datos del perfil Administración de registros y Documents Sets Lectura y escritura en listas externas Importar flujo de trabajo de Visio Premium 2010 Empaquetamiento de soluciones para portabilidad

54. Tipos de Flujos de Trabajo ListWorkflow Asociado a una lista Como los flujos de MOSS 2007 Pueden crearse en SPD 2010 Se pueden exportar/importar desde Visio Reusable Workflow Se pueden asignar a un tipo de contenido Se pueden exportar como .WSP para reutilización en otros sitios Se pueden exportar/importar desde Visio Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010 SiteWorkflow No se vinculan a una lista Se inicializan de forma manual o mediante el modelo de objetos Pueden crearse en SPD2010 o VS 2010

55. Acciones OOB Acciones principales Send Email, Set WF Status… Acciones Document Set SendtoRepository, StartApproval… Acciones de lista Check In/OutItem, Declare Record… Acciones relacionales Lookup Manager of User Acciones utilerias Substringoperations, Intervalbetween dates Acciones de tarea StartApproval, Assign a To-Do…

56. Creando un flujo de trabajo SPD2010 Demostración

57. Creando Acciones Personalizadas en Visual Studio 2010 En ocasiones encontraras que no existen actividades o condiciones que representen nuestras reglas de negocio Construir una acción personalizada para SharePoint Designer 2010 es la alternativa Una acción personalizada es una unidad de ejecución dentro de algún flujo de trabajo de .NET Framework 3.5

58. Pasos para crear una acción personalizada Crear el proyecto de Visual Studio Codificar la actividad Configurar la actividad Desplegar la actividad Utilizar la actividad en un flujo de trabajo de SPD 2010

59. Crear el proyecto en Visual Studio Microsoft Confidential

60. Codificar la actividad Agregarnos una clase que herede de Activity Creamos nuestras propiedades con los atributos correspondientes Sobrescribimos el método ActivityExecutionStatus

61. Configurar la actividad Para poder lograr una conversación entre el diseñador de flujo de trabajo y nuestro ensamblado requerimos configurar un archivo .actions Este archivo describe en formato XML la semántica de configuración y uso de la actividad en SPD 2010 En C:rogram Filesommon Filesicrosoft Sharedeb Server Extensions4EMPLATE082orkflow se encuentranestosarchivoswss.actions Editamos el archivos web.config del aplicación web para agregar el ensamblado que contiene la actividad

62. Microsoft Confidential

63. http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb897626.aspx

64. Creando un flujo de trabajo con Visual Studio 2010 Demostración

65. Flujos de Trabajo de Visual Studio 2010 Escenariospersonalizados sin limite Portabilidad y empaquetamiento Capacidades del .NET Framework

67. Recuerdecompletar el formato de evaluaciónparaparticipar en la rifa de los premios