Office 365 Grupos y Planner
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Slides del webcast del 24/02/2016 sobre Grupos Office 365 y Planner: Colaboración y Productividad End-To-End en el que se trató el nuevo concepto de colaboración, productividad y trabajo en equipo en torno a Grupos de Office 365 y Planner.
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- 1. OFFICE 365: BUILT FOR TEAMS AND NETWORKS GRUPOS DE OFFICE 365 & PLANNER: COLABORACIÓN y PRODUCTIVIDAD END-TO- END
- 2. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Juan Carlos González https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/ https://nl.linkedin.com/in/juagon @jcgm1978 jcgonzalezmartin1978@hotmail.com MVP de Office 365 Cloud & Productivity Advisor en MVP CLUSTER
- 3. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Rafael Ansino Lara http://cronicasdeungeek.azurewebsites.net/ https://nl.linkedin.com/in/ransino @ransino Rafael.Ansino@live.com PTSP de Office 365, Project y Dynamics CRM Business Development Team Leader en MVP CLUSTER
- 5. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Conectar equipos a través de experiencias modernas + poder de elección Intelligent Fabric Grupos de Office 365 Office Graph Infraestructura
- 6. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Beneficios que aportan los Grupos AUTO-SERVICIO PÚBLICOS POR DEFECTO COMPARTIR CON NO-MIEMBROS CONTEXTO E HISTORIA DEFINICIÓN ÚNICA SENCILLOS DE MANEJAR
- 7. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Experiencia de Usuario CONVERSACIONES DE OUTLOOK ARCHIVOS CALENDARIO PERSONAS SKYPE BLOC DE NOTAS (OneNote)
- 8. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Experiencia de Usuario Grupos en Outlook 2016 Participar en conversaciones, planificar reuniones, compartir archivos y bitas, iniciar una conversación / videoconferencia x Skype para tomar decisiones en tiempo real Aplicación de Outlook Groups Disponible en iOS, Android y WP Continuar conversaciones, visualizar archivos, menciones (@), descubrir otros grupos
- 9. Grupos de Office 365
- 10. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Arquitectura Identidad Grupos de Office 365 Office Graph In the browser
- 11. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Arquitectura Una única Identidad Azure Active Directory (AAD) es el repositorio de Identidades y miembros de Grupos de forma transversal a todo Office 365 (Exchange, SharePoint,…) Recursos Federados Los Grupos son extendidos con datos de los servicios de O365: las conversaciones se guardan en buzones de Exchange, los documentos en el sitio del Grupo Acoplamiento Débil Los servicios se notifican entre sí de los cambios en un grupo (crear, borrar, actualizar) SharePoint SPODS Documentos OneNote Colección de Sitios + ODFB Escenarios Adicionales Escenarios Específicos Recursos del escenario Directorio Local Exchange Conversaciones Calendario Buzón de GrupoEXODS Identity Resource URLs Owners Members AAD Group identity
- 12. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Principales características de los Grupos • Como objetos: • Pueden ser públicos (te puedes unir) o privados (solicitar acceso) • Como Objetos DL: • Subscribir / No subscribir • Dirección externa disponible (indicar) • Como Grupos de Seguridad: • Se pueden usar en SharePoint
- 13. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Integración con SharePoint Online Uso de Grupos de Office 365 como Grupos de Seguridad en SPO
- 14. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Integración con SharePoint Online
- 15. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Integración con Power BI Creación de un Espacio de Trabajo para colaborar con el Equipo. Crear y Revisar Perspectivas de Negocio de forma colaborativa
- 16. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Integración con Planner Crear nuevos Planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, hablar sobre el trabajo en progreso y visualizar el avance de las tareas Completamente integrado con Grupos de Office 365, de manera que las conversaciones de Planner están disponibles en Outlook 2016, OWA y las Apps de Grupos
- 17. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Integración con Dynamics CRM Online Crear Grupos para oportunidades, casos, cuentas y otras entidades del CRM La Experiencia de Grupos está completamente integrada en Dynamics CRM Online
- 18. Grupos de Office 365 y Otras Plataformas
- 19. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft A través de la UI Centro de Admin. de O365 (no EAC) Portal de Admin. de AAD / Panel de acceso de AAD PowerShell + DEV Cmdlets para operaciones CRUD: *-UnifiedGroup para administrar Grupos *-UnifiedGroupLinks para administrar propietarios, miembros, suscriptores API REST Administración de Grupos
- 20. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Desde el Centro de Administración clásico vs. Nuevo Centro de Adminstración Administración de Grupos
- 21. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Convenciones en nombres: • Mostrar política al crear / cambiar un Grupo • Lista de palabras bloqueadas, pre-/post-fix en base a atributos de ADD • Misma política que para Grupos y Listas de Distribución • Sobre-escribible por Administradores Políticas para Grupos
- 22. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Permisos para crear Grupos • Permiten controlar la creación de Grupos en OWA / Outlook para todos / algunos usuarios mediante la correspondiente política • No impide que los usuarios puedan crear Grupos • Los Administradores pueden seguir creando Grupos • + Info.: https://support.office.com/en-US/Article/Disable-Group-creation-cf0889c0-b287-4f45-bce7- 42e30963f1f3 Políticas para Grupos New-OwaMailboxPolicy –Name “<policy name>” Set-OwaMailboxPolicy –Identity “<policy name>” –GroupCreationEnabled $false Set-CASMailbox –Identity <user> -OWAMailboxPolicy “<policy name>”
- 24. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Referencias • Office 365 unified API overview • Office 365 Groups REST API reference • Deep Dive into the Office 365 Groups API API REST para Grupos • ¿Qué permite? • Crear soluciones verticales específicas • Conectar aplicaciones de línea de negocio con Grupos
- 25. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Los Grupos de Office 365 se crean y administran en Azure AD • Azure AD Connect permite sincronizar Grupos con un DA OnPremises en Listas de Distribución: • Target Address – La dirección de servicio asignada al Grupo en Azure AD • Recipient Type Details – Indica que los Grupos no residen en el DA OnPremises • Se requiere AAD Premium • Se requiere Exchange 2013 CU9 (buzones OnPremises) Escenarios híbridos con Grupos de Office 365
- 26. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • Dinamyc Membership: • Añadir usuarios a Grupos de forma dinámica en base a propiedades de Azure AD • Requiere Azure AD Premium: https://azure.microsoft.com/documentation/articles/active-directory- accessmanagement-simplerulegroup/ • Fijar la cuota del Sitio de un Grupo: • Por medio de PowerShell utilizando los cmdlets Get-SPOSite y Set-SPOSite • Enviar en nombre del Grupo: • Permite que miembros del Grupo puedan enviar y responder correos / mensajes usando en nombre del Grupo (usando su e-mail) Últimas novedades en Grupos Get-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -detailed |fl Set-SPOSite –Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/<groupname> -StorageQuota 3000 - StorageQuotaWarningLevel 2000 $groupAlias = "TestSendAs" $userAlias = "User" $groupsRecipientDetails = Get-Recipient -RecipientTypeDetails groupmailbox -Identity $groupAlias Add-RecipientPermission -Identity $groupsRecipientDetails.Name -Trustee $userAlias - AccessRights SendAs
- 27. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Últimas novedades en Grupos Cambios en el Look & Feel Descubrir Grupos
- 28. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Roadmap de Grupos de Office 365 Administración eDiscovery & legal hold Data Loss Prevention – en vistas de Grupos Auditoría Administración Móvil Membresía Dinámica y Oculta (*) Caducidad de Grupos inactivos Borrado Soft y Restauración Soporte multi-dominio (***) Informes de administración en el portal de Office 365 Mejoras para escenarios híbridos + Guías Experiencias Acceso de Usuarios Invitados (external users) Continuas mejoras a nivel de UI Búsquedas y Descubrir (*) Mejoras en Calendarios Soporte en Outlook para MAC Integraciones Office 365 Planner (**) Office Graph y Delve Skype Meet now SharePoint Yammer
- 29. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Roadmap de Grupos de Office 365 Descubre Grupos Aprende + A través de su perfil Las actividades clave del Grupo + Arriba
- 30. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft • …nos vemos en la Office 365 Network Dudas, cuestiones, comentarios,…
- 31. T E A M W O R K O R G A N I Z E D OFFICE 365 PLANNER ’PREVIEW’
- 32. TRADITIONAL TEAMING TEAMING TODAY 1. Forrester. 62% of employees work from multiple locations in a month1
- 33. 30% of executives say the greatest challenge to executing strategy is the failure to coordinate across units1 40% of productivity is lost when switching tasks2 25% of the average worker’s day is wasted on nonproductive activities3 1. Harvard Business Review. “Why Strategy Execution Unravels—and What to Do About It.” 2. Microsoft. “Sell in the Now.” 3. IDC. “The High Cost of Not Finding Information.” MODERN WORKPLACE CHALLENGES
- 34. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Design Marketing Procurement Operations Sales Accounting Facilities Support Strategy Support Sales Sales CHAOS ORGANIZED
- 35. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Design Marketing Procurement Operations Sales Accounting Facilities Support Strategy Support Sales Sales CHAOS ORGANIZED PLANNER
- 36. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft G E T S T A R T E D Q U I C K L Y W O R K T O G E T H E R W I T H O U T C H A O S A L W A Y S S T A Y I N F O R M E D
- 37. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Low Medium High Ad Hoc Teams PMO / Executives and Project Teams L E V E L O F C O M P L E X I T Y TA S K M A N AG E M E N T W O R K M A N AG E M E N T Individuals P ROJ E C T P O RT F O L I O M A N AG E M E N T FOR EVERY INDIVIDUAL & TEAM
- 38. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Project ,Planner and Wunderlist Manage PPM tasks in Planner View all tasks in Wunderlist
- 39. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Easily break down a task and manage it within Office 365 Planner Easily integrate with Office 365 Planner
- 40. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Task broken down and managed in Office 365 Planner; summary data flows back to Project Online Easily integrate with Office 365 Planner
- 41. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Wunderlist delivers a single view of all your tasks in one place—individual, Planner and Project related ones All tasks in one place - Wunderlist
- 43. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Launch Planner by simply clicking on the Planner tile in Office 365 App switcher
- 44. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Planner Hub shows all of the plans you’re working on. Plan tiles showcase key metrics associated with every plan.
- 45. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft My tasks presents all tasks assigned to you, across all your plans.
- 46. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Create a new plan with just a single click.
- 47. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft The Board view shows all of a plan’s tasks, in columns, to help keep things organized.To add a task, type a task name in the box, press Enter, and then keep typing to add the next task.
- 48. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Add new members in a few simple clicks. Sort tasks into buckets to help break things up into departments, phases, or whatever makes the most sense.
- 49. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Click a task to give it a due date. If the task has a start date, you can add that too. Attach files and links to tasks to make it easy for all team members to find things and collaborate.
- 50. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Have conversations around tasks to ask questions or discuss work with the team. Add labels to tasks to drive specific attention to a certain set of tasks.
- 51. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Group tasks by buckets, assignments, or progress for different views of your plan.
- 52. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft In the Board view, when grouped by Progress, drag tasks between the columns to change status.
- 53. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Assign a task to someone by simply dragging their profile picture from the top right onto the task.
- 54. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Quickly see things like who needs some help, which tasks are running late, and what’s left to do overall. The Charts view shows how your plan is progressing, with assignment details.
- 55. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Clicking the red section of a team member’s bar to see that person’s tasks, grouped by progress, with late tasks listed first.
- 56. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Access your plans and task assignment email notifications via any mobile device.
- 57. Nuestros consultores son referencia en las Comunidades Tecnicas Siempre a la vanguardia de la innovación tecnológica en Soluciones Microsoft Cuestiones LogísticasGRACIAS POR SU ATENCIÓN
Notas del editor
- Grupos de Office 365 & Planner: Colaboración y productividad empresarial end-to-end
- Brings together people, information, and apps across Office 365, to enable better communication and collaboration.
- Slide Objective: Speaker and product introductions Hello, my name is <your name>. Today I am here to talk to you about Office 365 Planner, a new member of the Office 365 family. Planner helps teams very easily organize their teamwork and get work done in a very efficient and collaborative fashion.
- Slide Objective: Workplace is evolving fast. Less than a decade ago, an important part of working was going to office, and teaming meant working together in the same building, same floor and maybe the same conference room. Today, the traditional workplace has given way to telecommuting. Teaming today means collaborating from wherever you are. It has become very normal for team members working together from all parts of the world to accomplish a common goal. This has been made possible due to a wide range of new-generation productivity and communication apps. More often than not, we see individuals being able to do what they traditionally did at their desks, from wherever they are and using whatever device they prefer. Business is already moving this direction: Forrester found that 62% of employees work from multiple locations in a month. This is the new normal—it’s what we call the modern workplace.
- Slide Objective: Modern day teaming presents several challenges. The modern workplace, defined in part by employees working from wherever on any device, presents several challenges. First, when employees work remotely, they have little context about the broader organizational structure, departments and capabilities therein. This results in siloed teams; in fact, 30% of executives say the greatest challenge to executing strategy is the failure to coordinate across units. Second, with the growth in number of productivity apps that may or may not interoperate with one another, employee productivity is lost as they switch between different tools. A study by Microsoft puts this lost productivity at 40%. Third, when team members start working together on tasks, lots of insights and context are locked away in emails, attachments, files, IM conversations, text messages etc. This is especially true when team members are working remotely. This trend results in team members constantly searching for these locked insights. A study by IDC suggests that team members lose 25% of their daily time on nonproductive work related activities.
- Slide Objective: Modern day teaming can be quite chaotic. We work in teams to get things done. Whether running a marketing campaign, writing a new proposal or planning a celebration, we work together with individuals from across departments, countries and even companies. Between emails, attachments, files, conversations, time zones and, of course, tasks, teamwork gets quite chaotic.
- Slide Objective: Planner can help organize teamwork. Office 365 Planner, the newest member of the Office 365 family, helps make teamwork a lot more organized and fun! With Planner, you can get started in a jiffy, work together without chaos and always stay on top your work as well as the overall team’s progress. Planner’s intuitive UI helps users get started very quickly and have a lot of fun working and organizing their teamwork. With Planner, everyone knows who is working on what at all times. Team members can attach files and have conversations around tasks. Files and conversations stay connected to tasks. Planner sends email notifications, when new tasks or assigned to you or you have been added to a conversation. This helps you keep track of team’s progress and stay on top of your work—from anywhere, on any device.
- Slide Objective: Let’s discuss the key benefits of using Office 365 Planner Planner’s intuitive UI helps users get started very quickly and have a lot of fun working and organizing their teamwork. Create a Plan, build team, assign tasks and update status in just a few simple clicks. With Planner, everyone knows who is working on what at all time. Team members can attach files and have conversations around tasks. Files and conversations stay connected to tasks for future reference. Planner sends email notifications, when new tasks or assigned to you or you have been added to a conversation. This helps you keep track of team’s progress and stay on top of your work—from anywhere, on any device.
- Talking Points: Let me first talk about how we think about this space as a whole. In the illustration, we have 2 axes, one representing the type of team and the other representing the complexity of the initiative. Note that the definition of a Project varies from team to team. For some, it could be putting together a small event while for others it could mean building an airplane. Also, the types of teams that work on each of these types of projects are also very different. At Microsoft, we meet all your needs across this wide spectrum with best-in-class solutions. Starting at bottom left, task management typically refers to management of personal task lists for which we recently acquired a company called Wunderlist with over 13 million users. Many users also manage their personal to-dos using Outlook also. Next up, many of us work on ad hoc teams for smaller projects, such as putting together a simple webcast, organizing a team offsite meeting, and so on. This category is called work management. Until now, we met this need with SharePoint task lists. Recently, we announced Planner, a much more intuitive and user friendly solution within Office 365. Finally, at the very top, we have Project and Portfolio Management as a category, where Project Desktop and Project Online fit in. These offerings are targeted at Project Managers, PMOs, and Executives. Today we will spend most of our time talking about Project Online roadmap.
- Talking Points The last investment area I want to talk about is around integration with Planner and Wunderlist.
- Talking Points Project Online will provide out of the box integration with Office 365 Planner. First, we expect to have millions of users, mainly from business teams who will use Planner to manage simple initiatives. Let’s say you are working on an engineering construction project and you want to purchase some material. To do so, today, you create a task and assign it your procurement counterpart. You email and notify them. On their end, the procurement will manage the whole vendor selection work somewhere outside the PPM platform. You as a Project manager have no real time visibility into this and you rely on regular emails back and forth to be on top of the situation. No more! Going forward, I can assign a task to my procurement counterparts who are more comfortable in Planner. Immediately, they will see a plan created in Planner. The procurement team can then break it down into sub tasks and manage in Planner. What is awesome is – the status rolls back to Project manager in Project Online automatically and the 2 teams are always in sync! This is very similar to what we are doing with Visual Studio Online integration. While Visual Studio Online is for Developer audience, Planner integration is for business audience.
- Talking Points Shows the Planner view where the business teams is managing the task assigned from the PPM project.
- Talking Points Finally, we have Wunderlist integration. Wunderlist has a base of 13mil users across a variety of mobile platforms. We will integrate Wunderlist with both Project Online and Planner. This means that if you are a Wunderlist user, you will see all your tasks – From Planner, Project Online as well as your personal tasks, all in one single place.