GuíA ParticipacióN Ciudadana

Guía participación ciudadana[VFr].pmd 1 20/11/2007, 9:36

Negro

¡Control fiscal con enfoque social!
¡Control fiscal enfoque
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ISSN 0124 - 471X

PROYECCIONES DEL CONTROL FISCAL

GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Diseño y Diagramación: MARÍA DEL PILAR GONZÁLEZ
Edición y Composición: JUAN DE DIOS CANO LONDOÑO
Impresión: IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
Bogotá, Colombia, octubre de 2007

2 PROYECCIONES DEL CONTROL FISCAL. GUÍA PARA LA PARTCIPACIÓN CIUDADANA


Negro

República
Auditoría General de la República


ANA CRISTINA SIERRA DE LOMBANA
Auditora General de la República
ANDRÉS AUGUSTO DÍAZ SÁENZ
Auditor Auxiliar
ABRAHAM ELÍAS JATTIN MANGONES FERNANDO GONZÁLEZ SOLER
Director de Planeación Director Oficina de Control Interno
CARMEN ELENA LENIS GARCÍA GUILLERMO ALFONSO SEGURA SÁENZ
Directora Oficina Jurídica Director Oficina Estudios Especiales
uditoría General

FÉLIX BARAJAS BLANCO
Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

FABRÍN VÁSQUEZ MENDIETA JOSÉ MILTON BLANCO SANTAMARÍA
Director de Control Fiscal Director de Responsabilidad Fiscal

NORA ELENA CORREA LONDOÑO ÉDGAR ERNESTO GUTIÉRREZ RODRÍGUEZ
Gerente Seccional I [Medellín] Gerente Seccional IV [Bucaramanga]
GIOVANNI SOTO CAGUA ENRIQUE A. DEL VECCHIO DOMÍNGUEZ
Gerente Seccional II [Bogotá] Gerente Seccional V [Barranquilla]
JAIME PARRA SÁNCHEZ ALBA SEGURA DE CASTAÑO
Gerente Seccional III [Cali] Gerente Seccional VI [Neiva]

MARÍA LUCÍA SERNA SÁNCHEZ
Gerente Seccional VII [Armenia]

ÁLVARO FERNANDO SILVA GÓMEZ
Secretario General

LUZ STELLA VARGAS LÓPEZ CRISTINA BRAVO LATORRE
Directora de Recursos Financieros Directora de Recursos Físicos

BEATRIZ AMALIA SÁNCHEZ LUQUE
Directora de Talento Humano

PROYECCIONES DEL CONTROL FISCAL. GUÍA PARA LA PARTCIPACIÓN CIUDADANA 3

Negro

CONTENIDO

¡Control fiscal
Guía para la participación ciudadana ....................................................................................................... 5
NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO 2007 – 2011 ........................................................................................................ 7
Plan anual de divulgación y estímulo a la participación ciudadana ......................................................... 8
ORGANIGRAMA DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ....................................................................................... 9
Funciones sobre la atención ciudadana en las dependencias de la Auditoría General de la República . 11
MARCO LEGAL DE LA AGR .............................................................................................................................. 12
Funciones de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal ................................................. 12
Funciones de la Dirección de Control Fiscal .............................................................................................. 12
Funciones de la Gerencias Seccionales .................................................................................................... 12
Peticiones atendidas por otra Áreas ......................................................................................................... 12
Oficina jurídica ......................................................................................................................................... 12
Control Interno Disciplinario ..................................................................................................................... 13

enfoque
Jefes de otras Dependencias ................................................................................................................... 13
Las quejas del Área Misional .................................................................................................................... 13
Para que hablemos con los mismos términos ........................................................................................ 14

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DERECHOS DE PETICIÓN- DENUNCIAS- QUEJAS ....................................................................................................... 14
GLOSARIO ................................................................................................................................................... 15
PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CIUDADANOS CON CALIDAD .................................................... 17
Participación en la AGR ........................................................................................................................... 19
NUESTRA HERRRAMIENTA SIQ ........................................................................................................................... 22
COMPETENCIAS DEL ÁREA MISIONAL EN LA AGR..................................................................................................... 25
Directorio de gerencias seccionales ...................................................................................................... 25
Planes de mejoramiento en las contralorías .......................................................................................... 31
¿CÓMO SE REALIZA EL CONTROL FISCAL? ............................................................................................................. 32
1. PROCESO AUDITOR ..................................................................................................................................... 33
2. HALLAZGOS ............................................................................................................................................. 35
3. PLANES DE MEJORAMIENTO ........................................................................................................................... 36
¿CÓMO PUEDEN LOS CIUDADANOS, A TRAVÉS DEL CONTROL SOCIAL, TOMAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO PARA HACER CONTROL
PARTICIPATIVO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS? ..................................................................................................... 37



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República

para participación
articip
Guía para la participación ciudadana
uditoría General


Negro

GUÍA PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA

¡Control fiscal
El Artículo 274 de la Constitución Política señala lo siguiente:

«La vigilancia de la Gestión Fiscal de la Contraloría General de la República se ejercerá por un
auditor elegido para periodo de dos años por el Consejo de Estado, de terna enviada por la Corte
Suprema de Justicia.
La ley determinará la manera de ejercer dicha vigilancia a nivel departamental, distrital y munici-
pal».

enfoque
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Negro

NUESTRO PLAN ESTRATÉGICO 2007 – 2011
República

Misión
«La Auditoría General de la República coadyuva a la transformación, depuración y modernización
de los órganos instituidos para el control de la gestión fiscal, mediante la promoción de los principios,
finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fo-
mento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erra-
dicar la corrupción. «
uditoría General

Visión
«Nos vemos en el año 2011 como una entidad fiscalizadora superior de segundo nivel, promotora
del buen gobierno, la transparencia en la gestión pública y el progreso social, comprometida con la
protección del patrimonio estatal».

Objetivo Institucional
Fomentar y estimular la participación ciudadana mediante el aprovechamiento de los diferentes
mecanismos adoptados por la institución de conformidad con lo dispuesto por la Constitución y la ley.

Objetivos Estratégicos
– Formular y desarrollar políticas para la promoción y estimulo de la participación ciudadana,
orientadas al fortalecimiento del control fiscal y social.
– Crear el grupo de participación ciudadana, que desarrolle actividades de fomento y estimulo de
los mecanismos adoptados por la entidad.
– Atender de manera oportuna y efectiva los requerimientos de los ciudadanos, a través del proce-
so auditor, visitas especiales u otros mecanismos conducentes.
– Participar y/o promover procesos y actividades de carácter interinstitucional y de capacitación a
la ciudadanía dirigidas al fomento y estimulo de la participación ciudadana.


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PLAN ANUAL DE DIVULGACIÓN Y ESTÍMULO A LA PARTICIPACIÓN
CIUDADANA

¡Control fiscal
Como política institucional se estableció la de realizar un plan anual con diversas actividades rela-
cionadas con la capacitación, estímulo y participación de los grupos de los interés, Veedurías y aso-
ciaciones cívicas, para integrar en forma efectiva el control social al control fiscal que ejerce la Auditoria
General de la República.
Entre las actividades programadas se encuentran, entre otras:
– Suscripción de Convenios
– Talleres de Capacitación
– Publicaciones
– Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas

enfoque
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ORGANIGRAMA DE LA AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
(Resolución Orgánica Nº 010 del 13 de octubre de 2006)
República
uditoría General


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¡Control fiscal
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GUÍA
CONTROL FISCAL.
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República

Funciones sobre la atención
atención
ciudadana en las dependencias de la
uditoría General

República


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¿CUÁL ES EL MARCO LEGAL DE LA AGR?

¡Control fiscal
Las funciones relacionadas con la atención ciudadana en las distintas dependencias son…

Funciones de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal
Es función de la Auditoría Delegada para la Vigilancia de la Gestión Fiscal, según el Decreto
272/00, la de establecer directrices para que al interior de la entidad se atienda de forma opor-
tuna el trámite de los requerimientos de la ciudadanía, relacionada con las funciones encomen-
dadas a la Auditoría y a las contralorías que son sus sujetos de vigilancia, además planear y
organizar los procedimientos que permitan impartir orientaciones a los ciudadanos para canali-
zar sus inquietudes.

enfoque
Funciones de la Dirección de Control Fiscal
El Decreto antes mencionado sobre la atención ciudadana, determina para la Dirección de Control

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Fiscal la de coordinar, controlar y ejecutar las actividades relacionadas para dar de manera oportuna el
trámite a los requerimientos de la ciudadanía en relación con la vigilancia de la gestión fiscal a cargo
de la Auditoría General de la República.

Funciones de la Gerencias Seccionales
Con base en el artículo 32 del Decreto 272/00, le corresponde a las Gerencias Seccionales, trami-
tar en forma oportuna las denuncias y quejas que presente la ciudadanía según sus competencias de
acuerdo con las políticas y directrices de la Auditoría General de la República.

Peticiones atendidas por otra Áreas

Oficina jurídica
– Consultas presentadas ante la Auditoría General de la República.



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Control Interno Disciplinario
– Quejas contra los funcionarios de la Auditoría General de la República.

Jefes de otras Dependencias
– Según competencias y funciones.
Lo anterior significa que todas las denuncias, quejas o derechos de petición relacionados con la
función de vigilancia fiscal ejercida por la Auditoría General de la República y sobre la gestión de las
República

contralorías que son nuestros sujetos de control fiscal, serán atendidas, las según competencias asig-
nadas, por todas estas dependencias que conforman el área misional: Auditoría Delegada para la Vigi-
lancia de la Gestión Fiscal, Dirección de Control Fiscal y Gerencias Seccionales.
De otra parte, sobre las funciones administrativas les corresponde atender los requerimientos a
otras dependencias según las funciones que ejercen. La de emitir conceptos jurídicos (consultas) se
remiten a la Oficina Jurídica y respecto de las quejas contra los funcionarios de la Auditoría General de
la República se tramitan a través del Control Interno Disciplinario de la entidad.
Lo anterior se entiende como…

Las quejas del Área Misional
uditoría General


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PARA QUE HABLEMOS CON LOS MISMOS TÉRMINOS

¡Control fiscal
DERECHOS DE PETICIÓN- DENUNCIAS- QUEJAS
Oficina de correspondencia - Gerencias seccionales

Requisitos
( Art 5º Código Contencioso Administrativo.)

enfoque
- Designación autoridad que se dirige
- Nombres, apellidos, documento identificación, dirección

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- objeto de la petición
- Razones en que se funda
- Documentos que lo acompañan
- Firma, cuando fuere el caso.

Queja anónima
Se recibirá y tramitará cuando acredite por lo menos sumariamente la veracidad de los hechos
denunciados o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables. (art 81
Ley 962/05).



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GLOSARIO
República

Derecho de petición
Solicitudes respetuosas de: - información, -copias, -examen de documentos,- certificaciones, y -
consultas.

Denuncia
Aviso verbal o escrito sobre hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible mane-
jo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos.
uditoría General

Queja/ reclamo
Acción para dar a conocer una situación irregular en el cumplimiento de las funciones de la entidad
o contra funcionarios.

Trámite directo
Cuando la AGR responde de fondo al peticionario. Si la respuesta requiere de auditoria especial o
verificarse en el proceso auditor, dentro de los 15 días siguientes a la fecha de radicación, se le
informará al peticionario sobre la actuación que se adelantará para dar respuesta de fondo al asunto
planteado.

Queja en trámite
Es de competencia de la AGR y se responde directamente o la respuesta de fondo depende de una
auditoria especial o proceso auditor.

Queja en seguimiento
La respuesta al peticionario la debe dar una contraloría que es sujeto de nuestra vigilancia. – La
AGR hace el seguimiento a la gestión de la contraloría para que resuelva de fondo.


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Queja/Denuncia/Derecho de petición archivada
Son todas aquellas que se les dio trámite y por consiguiente se encuentran terminadas:
- Por respuesta de fondo al peticionario.
- Se trasladó a otra entidad que era la competente, cuando no es una contraloría. (art 33 C:C.A)
- La que estaba en seguimiento y la contraloría correspondiente respondió al peticionario.

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PROCEDIMIENTOS PARA ATENDER LOS REQUERIMIENTOS DE LOS
CIUDADANOS CON CALIDAD
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uditoría General

[Continúa página siguiente]


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[Viene de página 21]

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República

Participación en la AGR
articip
ticipación
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Negro

PARTICIPACIÓN EN LA AGR

¡Control fiscal
¿Que tipos de solicitudes puede presentar el ciudadano?
1. Denuncias
2. Derechos de petición
3. Quejas y reclamos
4. Solicitudes de información
5. Conceptos (consultas)
6. Seguimiento de copias

Las vías de ingreso de los documentos son:

enfoque
1. Correo (Dirección) Cra 10 N° 17 -18 piso 9 Bogotá

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2. Internet (página) Web: www.auditoria.gov.co, e-mail: participación@auditoria.gov.co
3. Línea Gratuita 01 8000 – 120205
4. Fax : 318 67 90
5. Prensa
6. Personal



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VISITE NUESTRA PÁGINA WEB Y PARTICIPE
República

El Sistema de Información de Quejas, también tiene un módulo de interacción para con la ciudada-
nía, al cual se accede a través de la página Web de la entidad; este módulo permite directamente a la
ciudadanía, y desde cualquier lugar del mundo formular nuevas quejas como también consultar el
estado o el trámite que se ha realizado sobre las quejas que han sido presentadas, por este medio
también se pueden consultar todas las demás quejas que hayan sido presentadas por otros medios,
consultando a través del número SIQ o el No. de cédula del ciudadano.
uditoría General


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NUESTRA HERRRAMIENTA SIQ

¡Control fiscal
La Auditoría General de la República para registrar, controlar y administrar las quejas, creó una
herramienta denominada «Sistema de información de Quejas, Denuncias y Derechos de Petición» -
SIQ,- el cual identifica el requerimiento de los ciudadanos como No. SIQ, y en tiempo real éste consul-
ta las actuaciones realizadas para la atención del asunto o el estado en el que se encuentra la solicitud.
Este sistema SIQ se encuentra desconcentrado, es decir, la Dirección de Control Fiscal y las Geren-
cias Seccionales, manejan el sistema con los requerimientos que corresponden al ámbito de su juris-
dicción. El Grupo de Atención Ciudadana de la Auditoría Delegada maneja el SIQ de los requerimientos
de competencia de la Auditoría Delegada y todo el Nivel Central.

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PARA LA AGR ES IMPORTANTE SU EVALUACIÓN

Resuelta su petición le invitamos a diligenciar la encuesta que le remitirá la AGR.
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Competencias del área misional en la
AGR
uditoría General

DIRECTORIO


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A continuación encontrarán las dependencias del área misional de la AGR y las contralorías que le
han sido asignadas para lo de su competencia.

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Planes de mejoramiento en las
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contralorías


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PLANES DE MEJORAMIENTO EN LAS CONTRALORÍAS1

Antes de 1991, los ciudadanos participábamos en las decisiones del Estado a través del voto o
sufragio. Mediante este mecanismo, elegíamos los ciudadanos que conforman el Congreso, los Con-
cejos y las Asambleas, así como al Presidente de la República. Luego se amplió esa posibilidad de
elegir a la de los Alcaldes y Gobernadores. Sin embargo, una vez escogíamos el dirigente, se conside-

¡Control fiscal
raba que este obtenía un mandato que solamente concluía al cumplirse el período de su cargo. La
Constitución de 1991, no solo ha reconocido al ciudadano el derecho de participar en la política de la
Nación, sino que también ha previsto una serie de mecanismos de participación, de manera que no
solamente se verifique a través del sufragio o voto, sino de una manera más cercana, y más concurren-
te con la gestión de los servidores públicos. Una especie de esa participación se configura cuando la
ciudadanía participa en el control de los bienes públicos, conocido comúnmente como control ciuda-
dano, realizado como una función mancomunada con los organismos de control público, como son los
entes de control fiscal. El control fiscal se puede definir como «una función pública, que ejercen las
contralorías para vigilar la gestión pública de la administración y de los particulares que manejan
fondos y bienes del Estado, que se realiza de una manera posterior y selectiva.»2 En otras palabras,
existen órganos del Estado encargados de vigilar el manejo del dinero, buscando que sea no solamen-
te se aplique al objeto para el cual se estableció, sino que se haga en forma eficiente, es decir, logran-
do los resultados que espera la comunidad, de acuerdo a las políticas que fijan los diferentes poderes
públicos. Pero ese control ya no se realiza de manera solitaria. La comunidad puede, a través del
ejercicio del control ciudadano, apoyar a los órganos de control fiscal para asegurar que realicen su

enfoque
actividad de una manera orientada siempre hacia el interés social.

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¿CÓMO SE REALIZA EL CONTROL FISCAL?

Como la vigilancia de los recursos públicos y de la gestión sobre los mismos debe ser lo más
exacta y minuciosa posible, los órganos de control fiscal realizan lo que se denomina un proceso
auditor, esto es, un conjunto de procedimientos encargados de verificar las cuentas de los organismos
públicos, cómo se han utilizado los recursos, lo que se ha obtenido al gastarlos, y demás aspectos que
apunten a determinar la transparencia en la utilización de los mismos. Como resultado de ese proceso,
pueden encontrarse con diferentes situaciones: primera: los recursos se manejaron adecuadamente y
no hay observaciones. Segunda: hay observaciones. Esas observaciones pueden ser de carácter penal,
disciplinario, o administrativo. Cuando se determina que hubo errores o problemas en la gestión del
dinero público, se elaboran planes de mejoramiento, los cuales implican el compromiso por parte del
director, gerente o responsable de una entidad pública de que los hallazgos negativos que han sido
detectados en los ejercicios auditores generen acciones correctivas de tal forma que garanticen el
mejoramiento de los procesos. En el caso de la Auditoría General de la República, y como nuestra



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función es vigilar las contralorías, se han suscrito planes de mejoramiento con ellas, para enmendar
actuaciones erradas, equívocas o que han generado la observación negativa. Para conocer un poco
más acerca del seguimiento a los planes de mejoramiento que realiza la Auditoría General de la Repú-
blica, es importante precisar que contamos con el Manual del proceso auditor – MPA, versión 2.0,
donde se indica la forma en que se desarrolla el proceso auditor, se determinan los hallazgos y se
realiza la suscripción y seguimiento del plan de mejoramiento. A continuación se describe cada uno
de los procesos del trabajo auditor realizado por la Auditoría General de la República.
República

COMPETENCIA

El ejercicio auditor circunscribe la competencia para suscribir los planes de mejoramiento con las
contralorías, derivado del ejercicio auditor, a la Dirección de Control Fiscal quien adelanta el proceso
con la Contraloría General de la República y la Contraloría Distrital de Bogotá, y nuestras 7 Gerencias
Seccionales quienes vigilan las Contralorías Departamentales, Distritales y Municipales.
uditoría General

1. PROCESO AUDITOR

La Auditoría General de la República, en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 274 de nuestra
Constitución Política y el Decreto Ley 272 de 2000, ejerce la función de vigilancia de la gestión fiscal
de las contralorías, teniendo en cuenta los principios de control fiscal establecidos en la Ley 42 de
1993, que son: de eficiencia, economía, eficacia, equidad y la valoración de los costos ambientales y
los sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la
evaluación del control interno. Para llevar a cabo la vigilancia de la gestión fiscal, la Auditoría General
de la República ha adoptado mediante resolución orgánica 016 del 29 de diciembre de 2006, el Ma-
nual del Proceso Auditor de la Auditoría General de la República, como instrumento metodológico para
efectuar auditoría a la gestión fiscal de las Contralorías. En dicha metodología se define el proceso
auditor para la vigilancia de la gestión fiscal como el ejercicio de auditoría, realizado en forma trans-
parente, objetiva, sistemática y profesional, por parte de una organización externa e independiente
respecto de la entidad auditada, a la luz de los principios y en aplicación de los sistemas del control
fiscal, a través del desarrollo de varias etapas secuenciales, que inicia con la revisión de cuentas y
continúa con la planeación de la auditoría; el trabajo de campo; el informe de auditoría; la clasificación
y traslado de los hallazgos; organización de los papeles de trabajo; revisión y aprobación del plan de
mejoramiento propuesto por la entidad vigilada y su posterior seguimiento, con el fin de evaluar la
gestión y los resultados obtenidos por quienes administran los recursos públicos.


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Modalidades de Auditoría
Con el propósito de elevar los niveles de eficiencia del proceso auditor, así como su cobertura y
calidad en los resultados, la Auditoría General de la República, para ejercer la Vigilancia de la Gestión
Fiscal adopta dos modalidades (Integral y Especial), las cuales son aplicadas de acuerdo con los crite-
rios manejados por el Comité Institucional, para la formulación del Plan General de Auditoría (PGA).

Etapas del Proceso Auditor

¡Control fiscal
Las etapas definidas en el Manual del Proceso Auditor -MPA, versión 2.0, son:
– Plan General de Auditorías
– Revisión de cuentas
– Planeación de auditoría
– Ejecución o Trabajo de Campo
– Informe de Auditoría
– Clasificación y Traslado de Hallazgos
– Organización papeles de trabajo
– Revisión y aprobación de planes de mejoramiento
– Seguimiento a los planes de mejoramiento

Plan General de Auditorías

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Es la programación técnica que hace la Auditoría General de la República para definir las auditorías
que se van a practicar durante un periodo de tiempo determinado. Se priorizan las entidades a auditar

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y los procesos o temas a evaluar en cada una de las contralorías seleccionadas, ajustado a los recur-
sos disponibles, de tal manera que permita cumplir cabalmente la misión de la entidad El PGA por ser
una herramienta técnica de planeación, permite a su vez ejercer un adecuado control y seguimiento
oportuno de cada una de las actividades y etapas de cada auditoría.

Revisión de Cuentas
La Ley 42 de 1993, en su artículo 14, definió el sistema de revisión de cuentas como «(…) el
estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las
operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a
establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.». En cumplimiento de
este mandato y para facilitar la rendición de la cuenta por parte de las Contralorías y su posterior
revisión, la Auditoría General de la República ha diseñado e implementado el Sistema de Rendición
Electrónica de Cuentas - SIREL El resultado de la revisión se convierte en un insumo valioso para
adelantar las demás etapas del proceso auditor, a partir de la planeación de la auditoría hasta la
implementación de los planes de mejoramiento, cuando sea del caso.



Negro

Ejercicio auditor
La auditoría se compone de tres etapas: Planeación, ejecución e informe. La etapa de planeación de
la auditoría es tal vez la etapa más importante del proceso auditor. Es en ella donde se plasma el querer
de la Auditoría General de la República en el ejercicio de su labor misional de control fiscal, frente a
sus entes vigilados. La etapa de ejecución de la auditoría o trabajo de campo es el espacio o momento
utilizado para comprobar, corroborar y constatar la información suministrada por la entidad vigilada a
través de la rendición de la cuenta Los informes de auditoría son importantes porque en ellos se
plasman los resultados del proceso auditor, son el medio a través del cual la Auditoría General presen-
República

ta su trabajo a los entes vigilados y soporta el traslado de los hallazgos a las diferentes autoridades; a
su vez, será de conocimiento público, en especial por parte de la ciudadanía, quienes tienen interés en
conocer los resultados de la gestión de quienes administran los recursos públicos. El informe de
auditoría se convierte en insumo básico para definir el plan de mejoramiento, el cual a su vez está
basado en los hallazgos que han sido determinados.

2. HALLAZGOS

Las contralorías y la Auditoría General de la República, realizan auditorías a sus entidades vigila-
uditoría General

das, de cuyo resultado definitivo provienen los hallazgos.

Definición
«Conforme a la definición del diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española,
hallazgo es la acción y efecto de hallar, verbo que a su vez significa, entre otras definiciones: descubrir
con ingenio algo hasta entonces desconocido; ver, observar, notar; descubrir la verdad de algo; cono-
cer, entender después de una reflexión.»3 Entonces «podemos entender como hallazgo la narración
explicativa y lógica de los hechos relevantes, tanto positivos como negativos, detectados en el examen
de auditoría, la cual debe incluir el fundamento y evidencia suficiente, conducente, pertinente y útil.
Estará estructurada de acuerdo con los atributos de todo hallazgo»;4 como lo veremos mas adelante.

Tipos de hallazgos
Los hallazgos se pueden clasificar en cuatro grupos autónomos, con consecuencias diferentes y
especiales en cada uno de ellos, al igual que su tipificación y configuración, los cuales no son
excluyentes entre si. Podemos, entonces clasificarlos así:
1.- Hallazgos Administrativos.
2.- Hallazgos Fiscales.
3.- Hallazgos Disciplinarios.
4.- Hallazgos Penales.

Negro

Estructuración del hallazgo
Para su configuración y formulación se deben tener en cuenta cuatro características:5
1.-CONDICIÓN: (lo que es): Es el párrafo en el que el auditor describe la situación encontrada. Es
la narración descriptiva del hecho o acontecimiento.
2.-CRITERIO: (lo que debe o debió ser): es el párrafo en que el auditor detalla el estándar o parámetro
contra el cual ha medido o comparado la condición. Por lo general, se refiere a la normatividad
que regula el asunto.

¡Control fiscal
3.-CAUSA: (el por qué ocurrió la condición): Es el párrafo en el que el auditor detalla las razones
por las cuales a su juicio ocurrió la condición observada. Es aquello que le dio origen a al
condición.
4.-EFECTO: (la diferencia entre lo que es y lo que debió ser): es la consecuencia real, cuantitativa
o cualitativa de la condición descrita. A partir de los hallazgos negativos se define el plan de
mejoramiento que en últimas es el que garantiza el mejoramiento continuo de las entidades
vigiladas.

3. PLANES DE MEJORAMIENTO

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El Plan de Mejoramiento es el documento en el cual se plasman los compromisos asumidos por la
contraloría auditada para mejorar sus procesos y procedimientos misionales y administrativos, a partir

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de las observaciones planteadas en los informes de auditoría. Este Plan es el documento más impor-
tante para lograr el mejoramiento continuo de los entes vigilados, cuyo éxito no solo depende de su
ejecución, sino, en gran medida, de su previa revisión, ajuste y aprobación por parte de la Auditoría
General de la República. Al respecto es importante establecer la diferencia entre corrección, acción
correctiva y acción preventiva.
- Corrección es aquella acción que se realiza para enmendar lo errado o defectuoso, es decir, la
que corrige en concreto el hecho irregular o negativo.
- Acción correctiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que se han
presentado y han sido detectadas, con el fin de prevenir que a futuro vuelvan a ocurrir.
- Acción preventiva es la que se realiza para eliminar la causa de las irregularidades que poten-
cialmente pueden llegar a darse, con el fin de prevenir su ocurrencia futura.
Como el Plan de Mejoramiento es el cúmulo de compromisos adquiridos por la entidad vigilada,
éstos se deben cumplir en un determinado momento, por lo que frente a cada hallazgo negativo debe
formularse una o varias acciones correctivas; a su vez, cada acción debe tener determinado como
mínimo un responsable, un término para su ejecución, una meta cuantificable y un indicador para



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medir su cumplimiento. La Auditoría General de la República tendrá a su cargo tres tareas básicas:
revisión del plan de mejoramiento, su aprobación y su seguimiento. La revisión del plan de mejora-
miento es la principal función de la Auditoría, pues de ella depende su éxito. De poco o nada sirve un
plan de mejoramiento con acciones correctivas que no van a poner remedio al origen de las
inconsistencias. Aprobar un plan en estas condiciones es más perjudicial que no contar con dicho
plan, pues solo después de su ejecución y posterior seguimiento es que nos vamos a dar cuenta que
lo planteado no sirvió, perdiendo de esta forma mucho tiempo por demás valioso, para continuar igual
o peor que al momento en que se detectaron las irregularidades. La aprobación del plan de mejora-
miento se debe impartir solo cuando se esté seguro que las acciones correctivas, junto con su
República

cronograma de ejecución, metas e indicadores, son razonablemente lógicas y posibles y que en efecto
conllevan un alto grado de probabilidad de éxito en la mejora continua de la entidad vigilada. El segui-
miento del plan de mejoramiento pretende verificar, además del cumplimiento del mismo tal como se
planteó, el grado de efectividad en la mejora continua de la entidad vigilada. Este seguimiento debe
realizarse en la siguiente auditoría que se programe, a menos que por razones justificadas deba reali-
zarse antes, a través de una visita especial. El seguimiento entonces es el mecanismo utilizado por la
Auditoría General de la República para lograr el aseguramiento de la mejora continua de la entidad
vigilada, a través de la verificación del cumplimiento y eficacia del plan de mejoramiento propuesto.
Se trata entonces de convertir y ver al control fiscal como una alternativa que ayude al cambio conti-
nuo, que propenda por la excelencia del servicio prestado por las contralorías del país, dejando atrás
su concepción netamente policiva y sancionadora, pero sin olvidar su obligación constitucional y legal
uditoría General

de proteger y recuperar el patrimonio público. Después de la aprobación del Plan de Mejoramiento por
parte de la Auditoría General y el seguimiento al Plan estará a cargo de la misma, el cual se deberá
realizar al momento de ejecutar el siguiente ejercicio auditor, con el fin de verificar su real y efectivo
cumplimiento. Con la antelación necesaria, antes de iniciar la planeación de la siguiente auditoría, se
le debe solicitar a la contraloría vigilada un informe de avance sobre la ejecución del plan de mejora-
miento vigente. Revisado el plan de mejoramiento, el grupo auditor deberá emitir las observaciones
que estime convenientes, con el fin de que éstas sirvan de insumo y direccionamiento para la planeación
del nuevo proceso auditor. De esta forma comienza la ejecución del nuevo Plan General de Auditorías
–PGA–.

¿CÓMO PUEDEN LOS CIUDADANOS, A TRAVÉS DEL CONTROL SOCIAL,
TOMAR LOS PLANES DE MEJORAMIENTO PARA HACER CONTROL
PARTICIPATIVO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS?

Aun cuando el plan de mejoramiento es un compromiso que adquiere la contraloría como resultado
del ejercicio auditor respectivo con la Auditoría General de la República, en este caso, quien inicial-
mente mantiene el seguimiento para el mejoramiento de lo pactado es la Auditoría General de la
República, que tiene como una de sus funciones legales la vigilancia de la gestión de las contralorías,
la ciudadanía a través del control social puede coadyuvar para que este se cumpla, con la participación
al seguimiento de los objetivos pactados, desde el punto de los hallazgos negativos administrativos
únicamente, por cuanto los hallazgos disciplinarios, penales y fiscales son trasladados a las autorida-


Negro

des correspondientes no siendo objeto del plan de mejoramiento.
La ciudadanía podrá hacer un control social participativo a través de la evaluación de los resultados
del seguimiento al plan de mejoramiento que realice la Auditoría General de la República, una vez que
estos sean publicados en su página Web.

Notas

¡Control fiscal
1
El presente artículo se encuentra basado en la metodología Manual del Proceso Auditor – MPA versión 2.0, de la Auditoria
General de la República
2
Control Fiscal Participativo. Modulo 4 pag.16 Auditoría General de la República.
3
Manual del Proceso Auditor –MPA- Versión 2.0 Pag. 71
4
Idem 2
5
Manual del Proceso Auditor –MPA- Versión 2.0 pág. 66

enfoque
oq



Negro

República
uditoría General


Negro

oq


Cra. 10a. 17-18 Piso 9 PBX: 3186800 Fax: 3186790 Línea gratuita: 018000 120205
www.auditoria.gov.co Bogotá D.C. - Colombia



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