Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Marvin Behrendt – aforms2web Christian Bauer – dox42 Vortrag auf der BPM@ÖV 18.03.2014

1. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1
Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets
und wandelnden Anforderungen:
Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug
Marvin Behrendt – aforms2web
marvin.behrendt@aforms2web.com
= eGovernment Know How
Christian Bauer – dox42
Christian.bauer@dox42.com

2. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 2
EGOV360 Philosophie
Ausgangssituation
Elektronische Formularmappe
Businessprozess und
Herausforderungen
Lösung
Kundenfeedback und
Lessons learned
Inhalte

3. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 3
3

4. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 4
19.03.201
4
Seite
4
Kanton Zug

5. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 5
Ausgangssituation
Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im
Amt für Wirtschaft und Arbeit
Elektronische Formularmappe im Einsatz
Intern: Manuelle Bearbeitung durch drei Personen
Zahlreiche Beilagen/Dokumente
Schnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen
Amtsstellen

6. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 6
Formularmappe Überblick
Kundenführung (Wegleitung)
Fragen/Entscheide versus
mögliche Formulare
Online-Formulare und
Druckformulare (de/en)
Generieren aus
gemeinsamer Definition
• 33 Formulare
• 2 Wegleitungen
• Deutsch & Englisch
• Online & Papier
33*2*2=
134 Dokumente

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Formularmappe 1/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

8. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 8
Formularmappe 2/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

9. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 9
Formularmappe 3/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

10. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 10
Formularmappe 4/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

11. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 11
Formularmappe 5/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

12. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 12
Formularmappe 6/7
http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

13. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 13
AWA
Formularmappe 7/7
Antragspostfach
Ausblick

14. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 14
Prozess
Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
Formularmappe
Interner Prozess des
Amts für Wirtschaft und
Arbeit (AWA)
Interne Entscheidungen
Zahlreiche Dokumente
Interaktion mit Bundesamt
f. Migration
ZEMIS Dokument
Weiter im Amt f. Migration

15. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 15
Anforderungen
Formularmappe inklusive Beilagen
vollelektronisch einreichbar
Internen Prozess nachvollziehbar abbilden
Vertretung ermöglichen
Dokumente und Mails automatisch
generieren
Unterlagen elektronisch
nachfordern
Export für weiteres Tool

16. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 16
Herausforderungen
Geringes Mengengerüst
Teure Software-Entwicklung lohnt nicht
Einsparungspotentiale realisieren
Z.B.: Ein Dokument 500 mal/Jahr per Copy/Paste erstellt = 500h!
Fehlerquellen eliminieren
Wer irrt sich NICHT bei Copy/Paste?
Kundenservice weiter verbessern
Schnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen
Prozess und Dokumente flexibel ändern
Aus aktuellem Anlass…
Technische Plattform auch für andere Prozess

17. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 17
Softwarebausteinset

18. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 18
Systemübersicht

19. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 19
Workflow Ordner
> Im Browser oder in MS Excel
> Einfachster Datenexport

20. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 20
Steuerung der Dokumente
> Dokumenterstellung inklusive vorgegebener,
aber änderbarer Texte steuern
> Dokumente automatisch mit dox42 generieren

21. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 21
Beilagen
> Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert
> SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden
> Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten
> Zusätzliche Beilagen hochladen
> Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM

22. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 22
Feedback
Externe Kunden
Gute Kundenführung (Wegleitung)
Verständliche Formulare
Einfache Erfassung
Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit)
Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlich
Zeitersparnis durch automatisches Erstellen der
Korrespondenz
Zeitersparnis durch automatisches Erstellen des
ZEMIS-Dokumentes
Status jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen)
Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit"

23. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 23
Lessons Learned
Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung
wirklich beseitigt
Unterschrift auf dem Formular?
Size matters – bei Beilagen-Uploads
Prozess entwickelt sich weiter, wann live gehen?
Technische Basis erfüllt Herausforderungen
Sachbearbeiter können sofort damit arbeiten
Änderungen schnell + flexibel
Business Case rechnet sich

24. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 24
= eGovernment Know How
Let the work flow!
Marvin Behrendt
aforms2web
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Christian Bauer
dox42
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