4 operacions bàsiques de comunicació

409 visualizaciones

Publicado el

La comunicació escrita
Aplicacions i mitjans informàtics que intervenen en la gestió de la comunicació empresarial

Publicado en: Empresariales
0 comentarios
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en comentar

  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
409
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
15
Acciones
Compartido
0
Descargas
7
Comentarios
0
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

4 operacions bàsiques de comunicació

  1. 1. Operacions bàsiques de comunicació 2.- La comunicació escrita 3.- Aplicacions i mitjans informàtics que intervenen en la gestió de la comunicació empresarial Marta Costa Montmany 2015
  2. 2. 1.- L’escriptura com a mitjà de comunicació 1.1.- El missatge escrit: concepte El missatge està format per un conjunt d’elements que ens informen sobre quelcom que l’emissor envia al receptor. Així, la comunicació es produeix a través de missatges, ja que d’una altra forma no existiria cap connexió entre emissor i receptor.
  3. 3. 1.- L’escriptura com a mitjà de comunicació 1.1.- El missatge escrit: concepte Per tal que la comunicació es produeixi cal que ambdues parts coneguin i comprenguin el llenguatge en el que és transmès el missatge. Per tant no solament és important l’idioma en el que es parli, sinó també els símbols, les gesticulacions i les senyes que l’acompanyen.
  4. 4. 1.- L’escriptura com a mitjà de comunicació 1.1.- El missatge escrit: concepte Abans de l’aparició de l’escriptura l’ésser humà es comunicava a través de missatges simples en el que la parla era l’únic objecte de comunicació. Un cop creada la primera forma d’escriptura, l’ésser humà va desenvolupar un missatge més complex a través del mitjà escrit. Aquests missatges s’enviaven a altres persones que podien estar més o menys a prop. Actualment el llenguatge escrit ha pres noves formes amb les tecnologies comunicatives relacionades amb la informàtica.
  5. 5. 1.2.- Característiques del missatge escrit L’escriptura va néixer de la necessitat de plasmar la paraula i dotar-la d’un caràcter de permanència en un suport físic, per tant l’escriptura necessita del llenguatge parlat. Missatge Codi Destinatari Suport Emissor
  6. 6. 1.2.- Característiques del missatge escrit - Emissor: Qui escriu el missatge. També es coneix com a remitent. Aquest sol acompanyar el seu missatge de gestos amb les mans i d’algun altre accessori o objecte com per exemple un boli, màquina, teclat, etc. Aprendre a escriure requereix un aprenentatge previ, tant del coneixement del codi d’escriptura com del maneig dels instruments i de les pròpies mans.
  7. 7. 1.2.- Característiques del missatge escrit - Missatge: És el contingut del codi que emet el remitent. És l’objecte i essència de la comunicació. - Codi: Es tracta del mètode que es fa servir per representar l’escriptura. Es composa d’un conjunt de símbols que estan subjectes a un sistema de normes, com l’ortografia, els alfabets, els pictogrames...
  8. 8. 1.2.- Característiques del missatge escrit - Suport: És el lloc o mitjà en el que queden gravats els signes de l’escriptura. Tradicionalment ha estat el paper, però avui pot ser qualsevol mitjà telemàtic. - Receptor: També conegut com a destinatari. Es tracta de la persona a la que li arriba el missatge i el llegeix. Igual que l’escriptura, per l’aprenentatge de la lectura cal conèixer els símbols, les regles i les normes del sistema d’escriptura utilitzats per llegir.
  9. 9. 1.2.- Característiques del missatge escrit El missatge escrit no té tants matisos com l’oral, ja que resulta difícil expressar una idea o descriure un lloc o objecte solament amb l’escriptura. El missatge escrit no té la mateixa retroalimentació que l’oral, ja que no permet una resposta entre emissor i receptor de forma immediata.
  10. 10. 1.2.- Característiques del missatge escrit La paraula un cop dita no es pot corregir, el missatge escrit sí, i també ens podem prendre el temps necessari per escriure’l. La desavantatge que té és que és menys espontani i que l’estil d’escriptura pot ser més rebuscat. Una altra avantatge és que ens permet comunicar- nos de forma simultània amb moltes persones i diferents llocs. A més, el missatge escrit és de caràcter permanent i perdura, mentre els suports en els que haguem escrit continuen.
  11. 11. 1.3.- Tipus de comunicació escrita Els diferents tipus de comunicació escrita es poden resumir en els següents: - El recurs: Va dirigit a l’administració pública, la qual resol una instància que presenta l’interessat i si no s’hi està d’acord es presenta un recurs al mateix. Mitjançant el recurs sol·licitem a l’autoritat competent que modifiqui aquesta resolució. Aquest procés està marcat en les lleis de les Administracions Públiques, Un cop resolt, rebrem una notificació amb la resolució del recurs.
  12. 12. 1.3.- Tipus de comunicació escrita - La declaració: També denominada declaració jurada, degut a que és un document que va firmat per una persona, que jura o promet que el contingut és vertader. El que han de presentar a l’Administració Pública els aspirants a participar en un concurs oposició, els funcionaris públics per declarar una decisió, etc. - L’ofici: és el sistema de comunicació dels organismes oficials. El seu objectiu és informar a les persones les persones, ja siguin físiques o jurídiques, d’algun fet que els hi afecti. L’Administració respondrà a totes aquestes sol·licituds mitjançant instàncies.
  13. 13. 1.3.- Tipus de comunicació escrita - L’avís: és una eina comunicativa que informa als treballadors sobre diferent fets que els hi interessen. El contingut dels missatges ha d’estar redactat en un llenguatge senzill, fàcil d’entendre per tots. Els comunicats de règim intern poden transmetre’s per telèfon, per correu electrònic o per altres mecanismes de comunicació. - Una convocatòria: apareixen data, hora i lloc de reunió. Se sol informar dels aspectes que s’hi tractaran. Un cop a la reunió, es redacten els diferents punts de discussió. Això és el que s’anomena ordre del dia.
  14. 14. 1.3.- Tipus de comunicació escrita A. La instància Molt utilitzada quan es tracta de sol·licitar quelcom a l’Administració Pública. També s’utilitza en l’àmbit privat quan ens dirigim a un particular d’una empresa concreta. A l’Administració Pública les instàncies venen elaborades en models formals, pel que solament haurem d’elaborar el seu contingut.
  15. 15. 1.3.- Tipus de comunicació escrita A. La instància
  16. 16. 1.3.- Tipus de comunicació escrita B. El Certificat Document mitjançant el qual parlem d’algun fet, servei prestat, pagament efectuat. Té valor legal i pot ser emès tant per organismes de l’Administració com per empreses.
  17. 17. 1.3.- Tipus de comunicació escrita B. El Certificat
  18. 18. 1.3.- Tipus de comunicació escrita C. L’acta És un document en el que apareix el que ha passat, el que s’ha tractat i abordat durant una reunió. Aquest document no solament s’utilitza en reunions, sinó també en grups, en associacions, on s’utilitza per reflectir certes informacions.
  19. 19. 1.3.- Tipus de comunicació escrita C. L’acta
  20. 20. 1.3.- Tipus de comunicació escrita D. Informe A l’empresa, l’informe és un document escrit que recull informació i es converteix en una eina important en la gestió de l’empresa moderna. És un document que recull una sèrie de dades, fets o esdeveniments de manera objectiva, que ajuden en el procés de presa de decisions.
  21. 21. 1.3.- Tipus de comunicació escrita D. Informe
  22. 22. 1.3.- Tipus de comunicació escrita E. La memòria Es tracta d’un informe especial que es refereix a activitats relacionades amb una persona, un departament o una empresa. És un document extens a on apareixen les activitats que es porten a terme, els mitjans i els recursos dels que es disposa per la realització d’una activitat, els resultats obtinguts (si s’han aconseguit els objectius marcats) i les conclusions finals. Un exemple podria ser el Pla General de Comptabilitat d’una empresa.
  23. 23. 1.3.- Tipus de comunicació escrita E. La memòria
  24. 24. 1.3.- Tipus de comunicació escrita També es consideren comunicacions escrites: - El memoràndum - El contracte i reglament - El manual i el butlletí - L’entrevista - El volant - El rebut, la factura, el xec i el pagaré
  25. 25. 1.4.- Principis de redacció perquè el missatge sigui eficaç Els principis en els que s’ha de basar una bona redacció seran: - Transmetre un missatge clar, concret i directe, amés de senzill i comprensible. Cal ajustar el missatge al receptor. - Evitarem l’ús de massa paraules tècniques, l’excés d’informació. - La forma i el to d’emissió del missatge han de ser els adequats.
  26. 26. 1.4.- Principis de redacció perquè el missatge sigui eficaç No s’ha de caure en l’error de pensar que el receptor entendrà el missatge d’avançada, ja que cal tenir en compte les diferents interpretacions que pot fer una persona sobre un missatge. Cal evitar afegir-hi comentaris personals, i tenir en compte que a vegades no s’entén correctament allò que es vol transmetre. La repercussió del missatge que transmetem dependrà de com es rep i s’entén. És important que adaptem el nivell d’informació del missatge a les necessitats del receptor. La quantitat de detalls que incloguem amb el missatge dependrà dels coneixements que tingui el receptor sobre el tema.
  27. 27. 1.4.- Principis de redacció perquè el missatge sigui eficaç Cal usar un llenguatge adaptat a tots els receptors, amb paraules comprensibles, intentant que el receptor entengui que la informació que estem transmetent és important per nosaltres, i que per tant estigui més atent i emeti una resposta. Un cop redactat i abans d’enviar el nostre missatge cal assegurar-nos que: - Està complert i és realment el que volem dir. - Hem utilitzat correctament les normes ortogràfiques i les normes sintàctiques.
  28. 28. 1.4.- Principis de redacció perquè el missatge sigui eficaç Si en el missatge s’inclouen terminis requerits per una resposta, sobre tot si és un tema urgent, cal ressaltar-lo i indicar-ho vàries vegades. Insistirem en que la resposta per part del receptor ha de ser imminent. Caldrà també assegurar-nos que la manera d’enviar el missatge és segura i que arribarà a temps al nostre receptor.
  29. 29. 1.5.- Planificació dels textos La planificació a la comunicació es refereix a les selecció d’idees i a l’elaboració del text. També es refereix a l’elecció del tipus de llenguatge que utilitzarem, segons el lector al que vagi dirigit. En aquesta etapa ens preguntarem: - A qui va dirigit el text? - Quina relació tenim amb el destinatari? - Quin tipus de redacció utilitzarem? - Quina és la finalitat del nostre escrit?
  30. 30. 1.5.- Planificació dels textos Si responem a aquestes preguntes tindrem una bona planificació i un bon enfocament del missatge escrit. Hi ha altres factors que cal tenir en compte: - Tipus d’estructura. Com hem dit anteriorment hi ha diferents formes de comunicació escrita: carta, instància, informe, acta, memòria... - Tipus de llenguatge que utilitzarem. Més o menys tècnic, o professional, personal, depenent del grau de proximitat amb el destinatari. - Tipus d’enunciat que utilitzarem, segons la persona a la que va dirigit, direccions, espais, etc. - Ordre del missatge. Cal tenir clar què és el que va al principi, quin serà el cos del missatge, i com el finalitzarem.
  31. 31. 1.6.- La correcció sintàctica i gramatical És fonamental perquè pugui ser correctament entès pel receptor. Amb la correcció del missatge pretenem millorar el text perquè la lectura sigui correcta. Responent als següents interrogants podem conèixer si el text està correctament formulat i si el seu missatge s’entén: - Existeix coherència en el text i en tots els seus apartats? - Les paraules que hem utilitzat estan escrites correctament? - S’ha utilitzat el llenguatge adequat? - Les expressions són correctes pel llenguatge escrit? - Hi ha paràgrafs que poden ser ambigus? - S'entén correctament el missatge que es vol transmetre? - S’expressen totes les idees correctament?
  32. 32. 1.6.- La correcció sintàctica i gramatical L’etapa de correcció i revisió del text inclou a més una fase de reflexió del contingut. El que escriu haurà de rellegir el text i posar-se en el lloc de la persona que el rep, per saber si l’ha formulat correctament i no es deixa cap idea sense expressar. A més, cal revisar si està formulat correctament, si hem utilitzat les instruccions correctes per comunicar-nos en funció de a qui vagi dirigit.
  33. 33. 1.6.- La correcció sintàctica i gramatical Cal tenir en compte que un cop enviat el text es pot usar com una prova de quelcom dit. A diferència de les paraules, queda imprès en un suport físic i es pot utilitzar en un judici. Per tant el nostre missatge ha d’estar clar i no ha d’expressar idees que ens puguin comprometre en un futur. Això no solament va referit a les cartes, a les instàncies o a altres escrits, sinó també als e-mails i altres comunicacions electròniques.
  34. 34. 1.7.- Els signes de puntuació Quan fem un escrit, les paraules no es presenten aïllades, sinó que formen part d’un conjunt que conforma el missatge. Els signes de puntuació ens indiquen la forma de pronunciar les paraules, les pauses que cal fer en el text, etc. Podem dir que els signes de puntuació són com les senyals de tràfic, ens indiquen les parades obligatòries, els girs, els canvis de sentit. Cal conèixer aquests signes per interpretar adequadament el missatge.
  35. 35. 1.7.- Els signes de puntuació Els signes de puntuació més comuns són: - La coma, ens indica que cal fer una pausa breu, la farem servir: * Quan enumerem en el text * Quan vulguem separar frases * Quan vulguem introduir una oració explicativa. * Quan separem el nom per dirigir-nos a una altra persona. * Quan no fem servir el verb i en el seu lloc apareix la coma, ex: “L’any passat vaig tenir tres gossos, aquest, solament un”.
  36. 36. 1.7.- Els signes de puntuació - El punt i coma, el fem servir per marcar una pausa més gran que una coma, però menor que un punt. Es fa servir en els següents casos: * Si fem servir frases que estan relacionades però que van unides per una conjunció o preposició: “Hem guanyat el partit; estem molt contents”. * Quan enunciem i l’ús de la coma pot provocar confusió: “En aquest prestatge es poden trobar llapissos en el primer prestatge; en el segon quaderns; al tercer, colors i retoladors”. * Si separem una oració que fa referència a uns elements citats anteriorment: “els llapissos, gomes, quaderns; tot es pot trobar al prestatge”.
  37. 37. 1.7.- Els signes de puntuació - El punt s’utilitza per accentuar una pausa. Cal recordar que després del punt sempre cal posar majúscula. - Els punts suspensius (...) són sempre tres i els fem servir per indicar que el sentit de la frase no està complert. * Molt útils per suprimir part d’una cita textual. * Per evitar posar etc. * Per indicar un dubte.
  38. 38. 1.7.- Els signes de puntuació - Els dos punts es fan servir per indicar una pausa llarga. També per cridar l’atenció sobre el que s’escriu a continuació. Es fan servir per: • Molt útils per citar el que ha dit l’altra persona • Per enumerar • Per utilitzar després d’una salutació • Per les instàncies, oficis i certificats
  39. 39. 1.7.- Els signes de puntuació - El parèntesis (). És un signe doble que s’utilitza per fer un incís dins d’una frase. Es tracta d’un signe explicatiu en el que també es descriu entre comes. - El signes d’interrogació i admiració (? !)
  40. 40. 1.8.- Les abreviatures i sigles L’objectiu principal és economitzar espai i temps. Perquè un text pugui ser interpretat correctament és imprescindible respectar i conèixer les sigles establertes. També és convenient no abusar massa d’abreviatures i sigles, ja que el comunicat o escrit es pot convertir en un jeroglífic. Les abreviatures estan formades per una i varies lletres extretes de la paraula a la que es refereixen. Conclouen amb un punt o una barra. Ex: Avda. C/ Les sigles són una modalitat abreviada de la paraula. Es composen de lletres majúscules i abreviatures separades per un punt. Aquestes paraules fan referència a procediments, empreses, organismes, institucions... Ex: UE Unió Europea
  41. 41. 2.- Equips i sistemes de comunicació escrits 2.1.- Els sistemes de comunicació: concepte El procés de comunicació implica enviar senyals com sons, gesticulacions, senyes... Com ja hem indicat anteriorment, perquè la comunicació tingui èxit, el receptor ha de conèixer el codi en el que s’envia el missatge i tenir habilitats que li permetin descodificar-lo. El procés canvia de sentit quan el receptor respon a l’emissor. La comunicació entre éssers humans és un acte propi de l’activitat física, com a conseqüència del pensament, del llenguatge i del desenvolupament de les capacitats psicosocials. L’intercanvi de missatges tant verbals com no verbals pot influir en l’individu i aquest, a la vegada, influir en els demés.
  42. 42. 2.- Equips i sistemes de comunicació escrits 2.1.- Els sistemes de comunicació: concepte La comunicació es pot veure afectada pel que s’anomena “soroll” o “pertorbació”. És allò que dificulta l’emissió del missatge. En el cas de la comunicació escrita, seria l’ortografia defectuosa o un missatge mal redactat.
  43. 43. 2.2.- L’ordinador El que coneixem com a ordinador és una màquina electrònica que ens facilita processar certes dades. La societat actual ha arribat a dependre tant dels ordinadors que avui en dia és una eina fonamental en un lloc de treball. Es composen de diferents elements que efectuen nombroses seqüències o rutines d’instruccions. A això se l’anomena programació: és el procés que consisteix en sistematitzar certes seqüències depenent de les aplicacions que emeti l’ordre.
  44. 44. 2.2.- L’ordinador Els programes informàtics que fan que l’ordinador desenvolupi cada una de les seves funcions s’anomenen software. Són els encarregats d’ordenar les dades específiques per processar-les. La informació que conté un ordinador es pot transmetre d’un a un altre o bé utilitzar-la a nivell intern.
  45. 45. 2.2.- L’ordinador Podem classificar els ordinadors en funció de varis criteris. Ens centrarem principalment en dos criteris: - Pel mètode de funcionament intern: - Ordinadors analògics - Ordinadors digitals - Ordinadors híbrids - Pel seu ús: - Ordinadors d’ús general - Ordinadors especials
  46. 46. 2.2.- L’ordinador A) Ordinadors analògics, digitals i híbrids Aquesta classificació es basa en la constitució interna de la unitat central de procés. - Els analògics estan configurats amb circuits electrònics que tracten dades analògiques, de tipus continu, mesurant magnituds físiques com poden ser temperatures, corrents, longituds... Són mesures anàlogues als números que estan intervenint en el procés. L’avantatge d’aquest tipus d’ordinadors és que tenen una gran velocitat de càlcul matemàtic i que ens facilita processos ràpids i reals. Són màquines utilitzades per finalitats concretes com aplicacions físiques, control de processos...
  47. 47. 2.2.- L’ordinador - Els digitals es configuren amb components electrònics digitals, més senzills fiables que els analògics. L’ordinador digital tracta dades digitals com números, caràcters alfabètics i símbols. Funcionen executant instrucció rere instrucció. No són rigorosament exactes però sí molt gràfics. Es podria dir que els analògics mesuren i els digitals conten. - Els híbrids s’utilitzen per aprofitar les característiques dels altres dos tipus d’ordinadors anteriors: tenen parts digitals i altres analògiques.
  48. 48. 2.2.- L’ordinador B. Ordinadors d’ús general i ordinadors especials Aquesta classificació fa referència a l’ús pel que han estat dissenyats. - Els ordinadors d’ús general són capaços de resoldre diferents tipus de problemes a gran velocitat amb eficàcia i flexibilitat. - Els ordinadors especials realitzen tasques específiques a través d’un programa incorporat a l’equip. Són també ràpids i eficaços. L´ús d’aquest tipus d’ordinadors és molt limitat, depenent del perquè són dissenyats.
  49. 49. 2.3.- El fax És un sistema de comunicació integrat de l’empresa. S’aplica a les comunicacions visuals com textos, gràfics, etc. Fa una lectura òptica d’un original i la transmet a través de línia telefònica. El funcionament és molt senzill: 1.- Es col·loca l’original a l’escàner de la màquina 2.- S’introdueix el número de fax del destinatari 3.- S’escaneja el document 4.- S’envia 5.- Un cop rebut en destí, rebrem un raport.
  50. 50. 2.3.- El fax Els documents que s’envien i es reben mitjançant fax porten un registre diferent als d’entrada i de sortida. Actualment aquest registre es pot fer a través de l’ordinador, on trobarem ràpidament tots els faxos enviats i rebuts amb data, hora i document escanejat. Els elements que intervenen en l’enviament d’un fax són tres: un escàner d’imatge, un mòdem i una impressora, combinada amb un aparell específic. L’escàner converteix el document original en digital, el mòdem envia a través de la línia electrònica la imatge i la impressora l’imprimeix i fa una còpia del document.
  51. 51. 2.3.- El fax Els primers faxos enviaven documents en blanc i negre, avui s’envien a tot color. Al principi el fax s’utilitzava solament en periodisme, però aviat es va començar a usar en els negocis. Actualment el correu electrònic ha desbancat el fax, ja que és més ràpid i eficient.
  52. 52. 3.- Comunicacions escrites de caràcter breu 3.1.- Concepte Es tracta de missatges breus en els que s’intercanvien informacions entre els diferents departaments o àrees funcionals d’una empresa, sobre temes ordinaris interns. En formen part: - L’avís - El comunicat de règim intern - L’informe d’empresa - La memòria - La convocatòria - L’acta.
  53. 53. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Dissenyar un sistema de comunicació interna ha de tenir en compte el sentit en el que es produeix la comunicació, és a dir, proposar els mitjans formals de comunicació, segons aquest sentit tindrem: - Comunicació descendent: el seu objectiu principal és el compliment de les tasques, ja que es produeixen de dalt a baix. L’emissor de la informació és superior al receptor.
  54. 54. 3.2.- Tipus de comunicacions internes - Comunicació ascendent: solen anar acompanyades d’apreciacions sobre un determinat tema, siguin reclamacions o queixes. Es produeix de baix a dalt, és a dir, l’emissor ocupa un nivell inferior al receptor. - Comunicació horitzontal: es produeix d’igual a igual, és a dir, entre diferents departaments de l’empresa. Les converses poden ser sobre problemes comuns, realització de treballs conjunts o afinitats. Aquest tipus de comunicacions ens ajuda a millorar la idea de conjunt i la unitat de l’empresa.
  55. 55. 3.2.- Tipus de comunicacions internes En tota organització hi ha aquests tres tipus de comunicació, i els mitjans que es poden utilitzar per afavorir la comunicació de l’empresa són els següents: - Notes informatives. S’utilitzen per transferir informació dels estatuts alts als inferiors, informació sobre esdeveniments, matèries, canvis, ascens, etc.
  56. 56. 3.2.- Tipus de comunicacions internes - Reunions, ens ajuden a intercanviar opinions entre les persones citades sobre un tema determinat. - Publicacions periòdiques, són també conegudes com revistes d’empresa. El seu objectiu principal és difondre als treballadors certa informació que els permeti conèixer determinats esdeveniments i informacions sobre l’empresa. - El telèfon, s’ha convertit en la forma més habitual i ràpida de comunicació empresarial. Ens permet transferir informació de forma instantània.
  57. 57. 3.2.- Tipus de comunicacions internes - L’ordinador. És el mitjà habitual per treballar. A més s’usa com a mitjà de transmissió de notes informatives a través del correu electrònic. - Els vídeos i les diapositives són molt utilitzats en les reunions amb un gran número de persones. - Els taulons d’anuncis. - Les vídeo conferències.
  58. 58. 3.2.- Tipus de comunicacions internes A) Els avisos: concepte i forma d’elaboració Es fan servir per informar als treballadors dels diversos esdeveniments i fets que els puguin interessat relacionats amb la feina. Ex: informar de la revisió mèdica de l’empresa. El llenguatge utilitzat és senzill per tal que tothom els pugui entendre. Sol començar amb: - Avís - Anunci - Comunicat - A tot el personal
  59. 59. 3.2.- Tipus de comunicacions internes A més, han d’incloure la data a la part final de l’avís i la firma de la persona responsable que ha emès el comunicat o bé un segell del departament del que ve. L’avís ha d’estar en un lloc de trànsit i visible per tots els usuaris com el taulell d’anuncis o un passadís.
  60. 60. 3.2.- Tipus de comunicacions internes B) Els rètols: tipus de suport i papers, instruments i tècniques. La retolació és la forma d’expressar en un cartell o rètol un text amb lletres fàcils de llegir. Cal tenir en compte qui el llegirà, des d’on es farà i la llum que hi haurà, distància i altura de col·locació del text. Els rètols ajuden a recordar el producte, la marca o un determinat departament.
  61. 61. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Per realitzar rètols de text escrit breus comptem amb la retolació digital, que ens ajudarà a reproduir qualsevol signe, logotip o text utilitzant suport informàtic. Amb impressores i materials adequats podrem reproduir a qualsevol mida el rètol que desitgem.
  62. 62. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Es tracta d’un accessori molt utilitzat per donar a conèixer i diferenciar un establiment d’un altre. També es fa servir com a indicador o per anuncis publicitaris. Existeixen diferents formes i tècniques per dissenyar-los. En destacarem les següents: - Rètols exteriors: molt utilitzats perquè es vegi a gran distància el logotip de l’empresa.
  63. 63. 3.2.- Tipus de comunicacions internes - Rètols interiors. Es fan servir per exposar cartells de departaments i despatxos, noms dels responsables dels departaments i les normes generals d’ús. Ex: No fumar.
  64. 64. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Per crear de forma correcta els rètols cal tenir en compte: - La llum ha de ser natural. Cal evitar interposar la mà entre la llum i el paper. - L’ideal per crear un rètol és una taula de treball inclinada entre 30 i 45 graus. Si el dibuix és molt gran ens serà més fàcil realitzar-lo i mantenir-lo net. - Cal mantenir l’espatlla recta i no inclinar en excés el cap cap al paper. - Cal evitar els llocs molt sorollosos. El lloc ha d’estar ben ventilat i ben il·luminat, el que afavorirà la nostra concentració.
  65. 65. 3.2.- Tipus de comunicacions internes La tècnica de la retolació més simple és la mà alçada. Es fan servir formes en blocs per crear les lletres. A partir de 7 línies base formem els caràcters alfanumèrics. Per realitzar-ho utilitzarem un retolador de punta bisellada. És recomanable no inclinar molt mentre s’està realitzant. Les corbes seran poc pronunciades. Utilitzarem el retolador de dalt a baix i d’esquerra a dreta. El gruix del retolador serà adequat a la paraula que vulguem escriure. El text serà el més reduït possible, en funció de les imatges gràfiques que incloguem. Els colors de la lletra que ressalten del fons han d’anar en colors cridaners. El ombrejat s’ha de ressaltar amb un color més fosc que el de la lletra.
  66. 66. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Els materials utilitzats per realitzar un rètol varien en funció de les necessitats de l’empresa i del tipus de rètol que vulguin fer. Destacarem els següents materials: - Retoladors de punta de feltre. Imprescindibles en el disseny gràfic, ja que la punta traça una línia molt semblant a la d’un pinzell. - Llapissos. Han de ser de punta rodona i hexagonal. En funció del tipus de traç que vulguem realitzar utilitzarem un llapis més fi o més dur. - Borrador. Generalment solen ser tous i flexibles i amb tons clars, per evitar taques al paper. Un cop borrem, caldrà assegurar-nos que tot queda net.
  67. 67. 3.2.- Tipus de comunicacions internes - “Borrona”, és una goma polvoritzada dins d’un coixinet, amb la que podem eliminar les partícules de llapis del paper. - “Tirro”. Ens ajuda a fixar el paper a la taula de treball. La diferència amb una cinta adhesiva és que no ens deixa partícules ni tampoc ens trenca el paper. - Retoladora, es tracta d’una màquina que ens escriu el text mitjançant un visor. Un cop acabat, imprimim les cintes autoadhesives, que poden ser de plàstic de colors o de tela. - Altres. Podem utilitzar cartolina de colors, regla, esquadra, pinzell, cúter...
  68. 68. 3.2.- Tipus de comunicacions internes C) Els comunicats de règim interior: concepte i forma d’elaboració Es tracta d’un tipus de comunicació interna que circula entre els departaments d’una empresa i en la que s’intercanvia informació. En general aquest tipus de comunicació es fa per telèfon, o oralment i de forma directa. A vegades deixar constància escrita del missatge, i es fan servir comunicats de règim interior. Aquests es fan servir per sol·licitar un informe d’un altre departament, acompanyar un informe o donar certes instruccions de funcionament.
  69. 69. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Es poden fer de diferents formes depenent de les necessitats de l’empresa o departament, no hi ha una forma de salutació o acomiadament específica, però sí que han de portar la data i la firma de la persona que l’emet. També s’inclourà el segell del departament.
  70. 70. 3.2.- Tipus de comunicacions internes Un missatge és una informació que un emissor envia a un receptor. La comunicació tan sols es produeix a través del missatge, ja que d’una altra forma no existiria cap connexió entre emissor i receptor.
  71. 71. 3.- Aplicacions i mitjans informàtics que intervenen en la gestió de la comunicació empresarial
  72. 72. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements Els elements necessaris per tal que aquest mecanisme de comunicació funcioni són: - Una direcció de correu electrònic - Una programa que ens ajudi a enviar i a rebre en un ordinador o dispositiu, amb connexió a internet, el correu electrònic. - Un servidor de correu, en el que es rebin els missatges i que serveixi de punt de connexió entre els diferents ordinadors que envien i reben correus. A més, ha de permetre guardar els correus. Ha ser servir de base de dades per emmagatzemar els anteriors correus.
  73. 73. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements La direcció electrònica es composa de tres parts: - Una primera que identifica el nom de l’usuari de la persona. - Una segona que indica el servidor al que està associat el correu electrònic. - El símbol @ que uneix la identificació de l’usuari amb el nom del servidor al que està associat.
  74. 74. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements La identificació del servidor dependrà de l’activitat a la que es dediqui l’organització i es representa en les tres últimes lletres de la identificació del servidor, ex: .com Organització comercial .edu Organització educativa .gov Organització governamental .org Organització no governamental sense ànim de lucre .net Organització amb serveis de xarxa .int Organització internacional .mil Organització militar
  75. 75. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements També hi ha les terminacions que identifiquen un país: .es Espanya .br Brasil .cl Xile .cz República Txeca .co Colòmbia .uk Regne Unit .it Itàlia .ch Confederació helvètica (Suïssa) .ar Argentina .mx Mèxic .us Estats Units
  76. 76. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements Com podem recuperar un correu electrònic que vam rebre fa dies i que ja vam llegir? Existeixen programes per clients de correus que ens permeten recuperar tots els correus passats, tornar a enviar-los i fins i tot crear una llibreta de direccions. A més podem adjuntar arxiu i enviar-los a través de e-mail de forma instantània. Aquest software ens permet tenir una bústia de correu electrònic per consultar i guardar tots els nostres correus electrònics.
  77. 77. 1.-El correu electrònic 1.1.- Elements El programa encarregat de recopilar els missatges enviats des del client i després processar aquesta informació per passar els missatges a un altre destinatari és el servidor de correu. Un cop el correu arriba, el servidor és l’encarregat de rebre’l i emmagatzemar-lo en el seu disc dur, on guarda tots els missatges de correu. És una espècie de bústia que té cada usuari. Per poder accedir a tots aquests missatges guardats disposem d’un servidor que ens permet consultar de forma remota missatges passats i nous. Així, no hem d’estar sempre en contacte amb el servidor per revisar el nostre correu enviat, sinó que, a través del servidor d’accés a aquests missatges, podem consultar-lo sempre que vulguem. Actualment els correus més utilitzats són els gratuïts. Aquests utilitzen aplicacions basades en la web. Ens permeten a través de pàgines HTLM consultar el nostre correu de forma fàcil com a client.
  78. 78. 1.2.- Enviament Per enviar un correu cal connectar amb el servidor de correus, escriure’l i enviar-lo. És el servidor el que s’encarrega d’administrar els missatges que rep i d’enviar-ne cada un al seu destinatari. El servidor buscarà la ruta més adequada a la vegada que comprova si existeix la direcció d’aquell destinatari. En el cas que no existeixi torna a reenviar-lo a l’emissor i l’informa que el remitent no existeix. El protocol que cal seguir per enviar un correu electrònic des d’un servidor a un altre s’anomena STP (Simple Mail Transfer Protocol). El servidor de correu que remet els missatges fins als destinataris finals és un servidor SMTP.
  79. 79. 1.3.- Recepció La recepció d’un correu es fa des del servidor de correus, el qual fa funció de bústia especial en la que els usuaris poden dipositar tots els missatges. De totes maneres nosaltres ens podem connectar al nostre servidor i veure tots els missatges que han arribat a la nostra bústia particular. El protocol que s’ha de seguir per connectar-se al servidor de correus i comprovar la nostra bústia s’anomena POP (Post Office Protocol). Actualment és POP3, versió 3. És aquest servidor el que rep i guarda els missatges que enviem d’un usuari a un altre anomenat servidor POP3.
  80. 80. 1.4.- Els arxius adjunts Els arxius de correu són les dades adjuntes que es poden enviar com a part del correu electrònic. En qualsevol programa de correu trobarem un comandament anomenat “adjuntar”, que ens permetrà annexar qualsevol document del nostre ordinador. A més, podrem adjuntar-lo en el programa que s’ha dissenyat l’arxiu. Això ens permetrà adjuntar-lo en el programa que s’ha dissenyat l’arxiu. També podrem indicar el tema del missatge que conté el correu.
  81. 81. 1.4.- Els arxius adjunts Els passos a seguir per adjuntar un arxiu són els següents: 1.- Primer farem clic “Menú”, després “Arxiu”, a “Nou” i a “Missatge de correu”. 2.- Un cop creat el missatge nou, fem clic a “Adjuntar”. A la majoria dels programes és una icona amb un clip. Després apareixerà una pantalla amb tots els arxius del nostre ordinador: seleccionarem el que vulguem i acceptem. 3.- Ens apareixerà sota el tema del missatge un clip amb el nom de l’arxiu. Així sabrem si està adjuntat correctament. 4.- Finalment, tan sols caldrà escriure el tema del missatge i enviar.
  82. 82. 1.4.- Els arxius adjunts Hi ha un límit pel que fa al pes de l’arxiu que volem adjuntar. El límit de la mida del missatge de la majoria dels servidors de correu electrònic és limitat. Així el servidor no se satura ni tampoc el compte de correu de la persona que el rep.
  83. 83. 2.- L’agenda electrònica És un software que ens facilita l’organització del calendari, de la mateixa manera que en una agenda de paper. Podem organitzar dates, esdeveniments, tasques i cites. Va incorporada al nostre navegador habitual, ja que va annexa al nostre correu electrònic. Ens permet crear i eliminar contactes i grups de contactes. A més, podrem enviar correus amb dades adjuntes i rebre’ls usant l’agenda electrònica com a complement.
  84. 84. 2.1- Contactes Una de les aplicacions pràctiques de l’agenda electrònica és que ens permet crear grups amb els nostres contactes preferits sense haver d’escriure’ls un per un. Així cada vegada que enviem un missatge podrem veure també i junt amb aquest la resposta de l’altra persona.
  85. 85. 2.2- Tasques L’agenda electrònica ens permet crear esdeveniments i tasques de forma fàcil a través del calendari, escollint un mes i any. Podem programar el dia, la setmana o el mes. L’agenda electrònica ens avisarà amb antelació amb un avís.
  86. 86. 2.3- Notes 2.4.- Calendari A la secció Notes del correu podem escriure qualsevol anotació sobre algun correu o recordatori. El calendari de l’agenda electrònica ens ho recordarà. L’opció del calendari ens permet múltiples funcions quan volem programar activitats, notes, tasques o avisos a contactes. La major part d’aquestes funcions es pot fer a partir del calendari, ja que apareix a l’esquerra de la pantalla. El calendari indicia el mes complert i ressalta el dia en que hem programat qualsevol funció o activitat. A més, ens permet actualitzar tasques, modificar elements, o esborrar esdeveniments passats.
  87. 87. 2.4.- Calendari Podem veure el calendari des de la pantalla del calendari o des de la d’esdeveniments i tasques.
  88. 88. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word El processador de text més utilitzat en Windows és Microsoft Word d’Office. En el menú inici de Word trobarem 6 seccions. Amb el porta papers podrem tallar i copiar el format d’un text per aplicar-lo a un altre. A més a la secció Font podrem escollir el tipus de lletra, la forma i la mida. A la secció Paràgraf podrem dissenyar el paràgraf com vulguem, afegir numeracions o vinyetes, tabular-lo, utilitzar l'interlineat desitjat, ordenar alfabèticament o ombrejar una part del text.
  89. 89. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word A la secció Estils trobarem diferents tipus de lletra, mida i forma. Podrem anar canviant part del text sense necessitat d’anar constantment a la secció Font. Finalment trobarem la secció Edició, que ens ajuda a buscar, substituir paraules i seleccionar les que vulguem, a més descodificar el document afegint firma i privacitat.
  90. 90. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word El menú insertar és molt pràctic per dissenyar el nostre document. Podrem dissenyar una pantalla, afegir una pàgina en blanc o un salt de pàgina a la secció Pàgines. A més es pot afegir una taula i dissenyar com la volem, insertar imatges pre dissenyades i gràfics a través d’una fulla de càlcul. En aquest menú trobarem comandaments per insertar hipervincles i ressenyes relacionades amb alguna referència en el text. A més podrem insertar un encapçalament (amb estils pre dissenyats), un peu de pagina (on podrem insertar el número de pàgina i algun comentari sobre el text)
  91. 91. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word Finalment aquet menú ens permet insertar un quadre de text, diferents estils de lletra i símbols.
  92. 92. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word En el menú anomenat Disseny de pàgina podrem dissenyar la mida, l’orientació, els marges i les columnes de la pàgina, etc. A la secció Paràgraf podrem aplicar la sangria i l’espai de text que vulguem.
  93. 93. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word En el menú Revisar podrem revisar l’ortografia i la gramàtica del text, afegir notes al peu o insertar cites específiques.
  94. 94. 3.- El Processador de text 3.1.- Estructura d’un processador de text: Microsoft Word En el menú Vista podrem escollir entres les diferents formes de veure el document, el que ens facilita la seva lectura i disseny. A més trobarem el zoom, la regla i la vista en miniatura.
  95. 95. 3.2.- Funcions d’un processador de text Les funcions principals d’un processador de text són les següents: - Creació, ens ofereix la possibilitat de crear documents de manera senzilla. El document es pot emmagatzemar després en un dispositiu de memòria extern o en el disc dur de l’ordinador. - Edició, a més de crear el document, el processador ens facilita modificar-lo, esborrar-lo o moure’l. - Impressió, un cop creat el text i revisat, el podem imprimir, i podem escollir el tipus de paper i la qualitat de la impressió, així com l’orientació del text. En funció del tipus d’impressora tindrem més o menys qualitat.
  96. 96. 3.2.- Funcions d’un processador de text Altres funcions: - Insertar en el document una fulla de càlcul, etc. - Corregir el text mitjançant un corrector ortogràfic automàtic. - Buscar sinònims de paraules o traduir el text en altres idiomes. - Representar gràfics en el document. - Insertar fórmules matemàtiques i realitzar càlculs sense haver de recórrer a processadors de dades o fulles de càlcul.
  97. 97. 3.3.- Gestió de documents Per començar cal crear un nou document. Quan el cursor parpellegi ja podrem escriure. També és possible escriure el text en algun document que ja estava escrit, per fer-ho caldrà col·locar el cursor al lloc on vulguem escriure per insertar el text nou. El següent pas serà escollir el format del text. Podem crear-lo abans de començar a escriure o un cop haguem acabat. Caldrà seleccionar el text i aplicar el format que vulguem. Per seleccionar el text caldrà senyalar la part del paràgraf que vulguem revisar, arrastrem el ratolí fins al final del text que vulguem escollir. També podem utilitzar el teclat per fer- ho però és més pràctic amb el ratolí. Un cop seleccionat el text podrem realitzar les següents accions tant amb el ratolí com amb el teclat:
  98. 98. 3.3.- Gestió de documents OPCIONS PERQUÈ SERVEIX Desfer / Refer acció Fa i desfà accions realitzades Repetir acció Repeteix la última acció realitzada Tallar Seleccionem el text i el tallem. El document queda en el porta documents i desapareix del document original. Copiar Seleccionem el text i el copiem. El document queda al porta documents i no desapareix del document original. Enganxar Icona que serveix per enganxar el text a la part del document desitjada Copiar format Icona representada amb una brotxa que ens permet copiar el format sense haver d’anar a la secció font Buscar Qualsevol d’aquestes opcions ens ajuda a buscar la part del text en un document extens, substituir una paraula o text (per no haver d’anar-les esborrant una per una) i anar a la part del text que es vulgui. Substituir Anar a Configurar pàgina Aquesta acció ens permet configurar la mida de la pàgina, l’orientació del paper, els marges... Imprimir Al polsar la icona de la impressora, s’obre un menú en el que hi ha l’opció per imprimir, escollir les pàgines, el número de còpies, el tipus de paper i la configuració de la impressió.
  99. 99. 3.3.- Gestió de documents Si estem treballant amb un text i li volem donar format haurem d’anar al menú inici, secció Font. Allà hi trobarem mides, colors o efectes de la font que podem aplicar a un text, a un paràgraf o a un document complert.
  100. 100. 3.4.- Models de documents: faxs, memoràndums, etc En el treball d’una empresa caldrà enviar documents de forma massiva, però gràcies a les noves tecnologies els podem personalitzar introduint els noms dels destinataris a partir d’una base de dades concreta; també podem crear de forma automàtica sobres, etiquetes, cartes, etc. Per crear aquests documents personalitzats necessitarem: - El document principal, que contindrà el text i les dades comunes per tots els destinataris: el segell, la data i el text comú de la carta. - El llistat de les dades de cada client, de manera que sigui possible insertar-los combinant cognoms, nom, direcció i empresa a la que va dirigit.
  101. 101. 3.4.- Models de documents: faxs, memoràndums, etc Per combinar correspondència Word disposa d’una eina; si activem la pestanya Correspondència trobarem les diferents opcions que ens dona el processador de text per poder realitzar cartes, missatges de correu electrònic, sobres, etiquetes, insertar directoris d’una base de dades o utilitzar l’assistent per correspondència. Això és el que ens trobarem abans de començar a combinar la correspondència:
  102. 102. 3.4.- Models de documents: faxs, memoràndums, etc
  103. 103. 3.4.- Models de documents: faxs, memoràndums, etc El primer pas és crear el sobre o l’etiqueta que es vulgui imprimir amb el format desitjat. En el cas que vulguem utilitzar l’assistent de combinació de correspondència el seleccionarem i seguirem els passos del següent menú:
  104. 104. 3.5.- Aplicació de formats a documents A l’aplicar un format determinat a un text estem marcant el tipus de lletra i la mida que volem, l'interlineat, els espais i l'alineació dels paràgrafs, la mida de la pàgina, les columnes... Es pot aplicar un format a un caràcter, a un paràgraf o a una pàgina: - Donar format a un caràcter o a un grup de caràcters. El caràcter és la unitat mínima a la que podem aplicar un format. Podem modificar-lo de dues maneres: - Escrivim un text i introduïm l’estil que vulguem. Posteriorment podem desactivar aquell estil i posar el format inicial que ens facilita el document. Per exemple, si activem la negreta i escrivim en el text la part que vulguem ressaltar, posteriorment podem desactivar-lo i continuar amb el text normal. - Escriurem el text i després seleccionarem el fragment al que vulguem canviar el format. Apliquem llavors el format de caràcter desitjat.
  105. 105. 3.5.- Aplicació de formats a documents - Donar format a un paràgraf. Seleccionem el paràgraf prèviament amb el ratolí. - Donar format a un pàgina o a un document complet. Aplicarem un format després de seleccionar tota la pàgina o tot el document. A més en el format podem trobar diferents tipus de lletra amb diferents formes artístiques. Els tipus de lletra clàssics es caracteritzen per línies horitzontals i verticals molt bàsiques o les anomenades romanes, com per exemple la Times New Roman.
  106. 106. 3.5.- Aplicació de formats a documents És important saber que el tipus de lletra escollit influeix en la facilitat amb la que es llegeix el text. Les lletres del tipus romà són les més adequades per textos llargs. Entre les funcions que ens aporta el canvi de format podem destacar les següents: - Font o tipus de lletra - Mida de la lletra - Estil de la font: podem usar la cursiva, negreta o deixar el text normal. - Efecte de la font: el text pot anar subratllat, tatxat, i a més podrem disminuir la lletra, posar-la en negreta, cursiva... - Color de la font i de ressaltat: si volem ressaltar algun paràgraf amb un subratllat especial o bé canviar el color del text solament caldrà seleccionar-lo i clicar a l'Icona del color desitjat.
  107. 107. 3.6.- Edició de documents Per editar el document anirem al menú Inici, secció Paràgraf, i trobarem: - Justificació: ens facilita alinear el text als marges que hem establert prèviament, segons ens convingui. - Sangria: és la distància que deixem entre el paràgraf i el marge esquerra o dret del document. Quan apliquem sangria a la línia d’un paràgraf s'estén a la resta del document i no solament a la primera línia. Hi ha varis tipus de sangria: - De primera línia: es distancia del marge esquerra més que les altres. - Francesa: la primera línia sobresurt de les demés. - Sangria dreta: espaiem el paràgraf més cap a la dreta que els demés. - Sangria esquerra: espaiem el paràgraf més cap a l’esquerra que els demés. - Nota al peu: són clarificacions sobre el text que es fan al final de la pàgina. És un enllaç que s'inserten en el text i apareix com a anotació al final de la pàgina.
  108. 108. 3.6.- Edició de documents Per crear una taula anirem al menú Insertar i seleccionarem el número de caselles amb columnes i files que necessitem. Automàticament ens sortirà al fina del menú una pestanya que ens indica el disseny. Allà podrem obtenir taules ja dissenyades amb diferents formats i colors, o bé fer-la al nostre gust.
  109. 109. 3.7.- Impressió de documents Un cop editat i llest el document el podrem imprimir. Per fer-ho caldrà anar a la icona impressora, a dalt a l’angle esquerra. A continuació s’obrirà la finestra imprimir, i aquí podrem escollir la impressora, el tipus d’impressió (color o blanc i negre), el número de còpies, si volem imprimir el document sencer o només seleccionar unes pàgines, etc. Al seleccionar Propietats, obtindrem cada una de les característiques que la nostra impressora ens ofereix: tipus de paper, qualitat, mida, tipus de color, orientació del paper, si volem imprimir en horitzontal o vertical, a doble cara, tipus i format de pàgina, etc.
  110. 110. 3.7.- Impressió de documents
  111. 111. 3.7.- Impressió de documents A l’opció buscar impressores accedim a totes les impressores instal·lades al nostre ordinador i podrem dirigir la impressió a través de la xarxa a la impressora més adequada. Si cal imprimir una carta especial, etiquetes, etc, podrem adaptar la impressió al document que haguem creat des de la finestra d’impressió. Finalment en el menú Opcions de la finestra d’impressió tenim opcions de com mostrar el document i canviar la forma en la que es mostra el contingut del document, revisar-lo prèviament abans d’imprimir-lo, diferents formes de guardar-lo i altres opcions com personalitzar, recursos i opcions avançades.
  112. 112. Moltes gràcies per la vostra atenció!!! Marta Costa Montmany Marketing per tu, creant marketing a mida Tel. 696 85 70 52 http://marketingpertu.com www.facebook.com/Marketingpertu @Marketingpertu http://www.slideshare.net/marketingpertu • Bibliografia: Operaciones básicas de comunicación – Módulo formativo II – Formación Profesional para el Empleo - Eduforma

×