4 operacions bàsiques de comunicació

Operacions bàsiques de comunicació
2.- La comunicació escrita
3.- Aplicacions i mitjans informàtics
que intervenen en la gestió de la
comunicació empresarial
Marta Costa Montmany
2015

1.- L’escriptura com a mitjà de
comunicació
1.1.- El missatge escrit: concepte
El missatge està format per un conjunt
d’elements que ens informen sobre quelcom
que l’emissor envia al receptor. Així, la
comunicació es produeix a través de missatges,
ja que d’una altra forma no existiria cap
connexió entre emissor i receptor.

comunicació
Per tal que la comunicació es produeixi cal que
ambdues parts coneguin i comprenguin el
llenguatge en el que és transmès el missatge.
Per tant no solament és important l’idioma en el
que es parli, sinó també els símbols, les
gesticulacions i les senyes que l’acompanyen.

comunicació
Abans de l’aparició de l’escriptura l’ésser humà es
comunicava a través de missatges simples en el
que la parla era l’únic objecte de comunicació. Un
cop creada la primera forma d’escriptura, l’ésser
humà va desenvolupar un missatge més complex a
través del mitjà escrit. Aquests missatges
s’enviaven a altres persones que podien estar més o
menys a prop. Actualment el llenguatge escrit ha
pres noves formes amb les tecnologies
comunicatives relacionades amb la informàtica.

1.2.- Característiques del missatge
escrit
L’escriptura va néixer de la necessitat de
plasmar la paraula i dotar-la d’un caràcter de
permanència en un suport físic, per tant
l’escriptura necessita del llenguatge parlat.
Missatge
Codi
Destinatari
Suport
Emissor

escrit
- Emissor: Qui escriu el missatge. També es
coneix com a remitent. Aquest sol
acompanyar el seu missatge de gestos amb les
mans i d’algun altre accessori o objecte com
per exemple un boli, màquina, teclat, etc.
Aprendre a escriure requereix un
aprenentatge previ, tant del coneixement del
codi d’escriptura com del maneig dels
instruments i de les pròpies mans.

escrit
- Missatge: És el contingut del codi que emet el
remitent. És l’objecte i essència de la
comunicació.
- Codi: Es tracta del mètode que es fa servir per
representar l’escriptura. Es composa d’un
conjunt de símbols que estan subjectes a un
sistema de normes, com l’ortografia, els
alfabets, els pictogrames...

escrit
- Suport: És el lloc o mitjà en el que queden gravats
els signes de l’escriptura. Tradicionalment ha
estat el paper, però avui pot ser qualsevol mitjà
telemàtic.
- Receptor: També conegut com a destinatari. Es
tracta de la persona a la que li arriba el missatge i
el llegeix. Igual que l’escriptura, per
l’aprenentatge de la lectura cal conèixer els
símbols, les regles i les normes del sistema
d’escriptura utilitzats per llegir.

escrit
El missatge escrit no té tants matisos com l’oral,
ja que resulta difícil expressar una idea o
descriure un lloc o objecte solament amb
l’escriptura. El missatge escrit no té la mateixa
retroalimentació que l’oral, ja que no permet
una resposta entre emissor i receptor de forma
immediata.

escrit
La paraula un cop dita no es pot corregir, el
missatge escrit sí, i també ens podem prendre el
temps necessari per escriure’l.
La desavantatge que té és que és menys espontani
i que l’estil d’escriptura pot ser més rebuscat.
Una altra avantatge és que ens permet comunicar-
nos de forma simultània amb moltes persones i
diferents llocs. A més, el missatge escrit és de
caràcter permanent i perdura, mentre els suports
en els que haguem escrit continuen.

1.3.- Tipus de comunicació escrita
Els diferents tipus de comunicació escrita es
poden resumir en els següents:
- El recurs: Va dirigit a l’administració pública, la
qual resol una instància que presenta
l’interessat i si no s’hi està d’acord es presenta
un recurs al mateix. Mitjançant el recurs
sol·licitem a l’autoritat competent que modifiqui
aquesta resolució. Aquest procés està marcat en
les lleis de les Administracions Públiques, Un cop
resolt, rebrem una notificació amb la resolució
del recurs.

- La declaració: També denominada declaració
jurada, degut a que és un document que va
firmat per una persona, que jura o promet que el
contingut és vertader. El que han de presentar a
l’Administració Pública els aspirants a participar
en un concurs oposició, els funcionaris públics
per declarar una decisió, etc.
- L’ofici: és el sistema de comunicació dels
organismes oficials. El seu objectiu és informar a
les persones les persones, ja siguin físiques o
jurídiques, d’algun fet que els hi afecti.
L’Administració respondrà a totes aquestes
sol·licituds mitjançant instàncies.

- L’avís: és una eina comunicativa que informa als
treballadors sobre diferent fets que els hi
interessen. El contingut dels missatges ha d’estar
redactat en un llenguatge senzill, fàcil d’entendre
per tots. Els comunicats de règim intern poden
transmetre’s per telèfon, per correu electrònic o
per altres mecanismes de comunicació.
- Una convocatòria: apareixen data, hora i lloc de
reunió. Se sol informar dels aspectes que s’hi
tractaran. Un cop a la reunió, es redacten els
diferents punts de discussió. Això és el que
s’anomena ordre del dia.

A. La instància
Molt utilitzada quan es tracta de sol·licitar
quelcom a l’Administració Pública. També
s’utilitza en l’àmbit privat quan ens dirigim a un
particular d’una empresa concreta. A
l’Administració Pública les instàncies venen
elaborades en models formals, pel que solament
haurem d’elaborar el seu contingut.

A. La instància

B. El Certificat
Document mitjançant el qual parlem d’algun fet,
servei prestat, pagament efectuat. Té valor legal
i pot ser emès tant per organismes de
l’Administració com per empreses.

B. El Certificat

C. L’acta
És un document en el que apareix el que ha
passat, el que s’ha tractat i abordat durant una
reunió. Aquest document no solament s’utilitza
en reunions, sinó també en grups, en
associacions, on s’utilitza per reflectir certes
informacions.

C. L’acta

D. Informe
A l’empresa, l’informe és un document escrit
que recull informació i es converteix en una eina
important en la gestió de l’empresa moderna. És
un document que recull una sèrie de dades, fets
o esdeveniments de manera objectiva, que
ajuden en el procés de presa de decisions.

D. Informe

E. La memòria
Es tracta d’un informe especial que es refereix a
activitats relacionades amb una persona, un
departament o una empresa. És un document
extens a on apareixen les activitats que es porten a
terme, els mitjans i els recursos dels que es disposa
per la realització d’una activitat, els resultats
obtinguts (si s’han aconseguit els objectius marcats)
i les conclusions finals. Un exemple podria ser el Pla
General de Comptabilitat d’una empresa.

E. La memòria

També es consideren comunicacions escrites:
- El memoràndum
- El contracte i reglament
- El manual i el butlletí
- L’entrevista
- El volant
- El rebut, la factura, el xec i el pagaré

1.4.- Principis de redacció perquè el
missatge sigui eficaç
Els principis en els que s’ha de basar una bona
redacció seran:
- Transmetre un missatge clar, concret i directe,
amés de senzill i comprensible. Cal ajustar el
missatge al receptor.
- Evitarem l’ús de massa paraules tècniques,
l’excés d’informació.
- La forma i el to d’emissió del missatge han de
ser els adequats.

No s’ha de caure en l’error de pensar que el receptor
entendrà el missatge d’avançada, ja que cal tenir en
compte les diferents interpretacions que pot fer una
persona sobre un missatge.
Cal evitar afegir-hi comentaris personals, i tenir en
compte que a vegades no s’entén correctament allò que
es vol transmetre.
La repercussió del missatge que transmetem dependrà
de com es rep i s’entén. És important que adaptem el
nivell d’informació del missatge a les necessitats del
receptor. La quantitat de detalls que incloguem amb el
missatge dependrà dels coneixements que tingui el
receptor sobre el tema.

Cal usar un llenguatge adaptat a tots els receptors,
amb paraules comprensibles, intentant que el
receptor entengui que la informació que estem
transmetent és important per nosaltres, i que per
tant estigui més atent i emeti una resposta.
Un cop redactat i abans d’enviar el nostre missatge
cal assegurar-nos que:
- Està complert i és realment el que volem dir.
- Hem utilitzat correctament les normes
ortogràfiques i les normes sintàctiques.

Si en el missatge s’inclouen terminis requerits
per una resposta, sobre tot si és un tema
urgent, cal ressaltar-lo i indicar-ho vàries
vegades. Insistirem en que la resposta per part
del receptor ha de ser imminent.
Caldrà també assegurar-nos que la manera
d’enviar el missatge és segura i que arribarà a
temps al nostre receptor.

1.5.- Planificació dels textos
La planificació a la comunicació es refereix a les
selecció d’idees i a l’elaboració del text. També es
refereix a l’elecció del tipus de llenguatge que
utilitzarem, segons el lector al que vagi dirigit.
En aquesta etapa ens preguntarem:
- A qui va dirigit el text?
- Quina relació tenim amb el destinatari?
- Quin tipus de redacció utilitzarem?
- Quina és la finalitat del nostre escrit?

1.5.- Planificació dels textos
Si responem a aquestes preguntes tindrem una bona
planificació i un bon enfocament del missatge escrit. Hi ha
altres factors que cal tenir en compte:
- Tipus d’estructura. Com hem dit anteriorment hi ha
diferents formes de comunicació escrita: carta, instància,
informe, acta, memòria...
- Tipus de llenguatge que utilitzarem. Més o menys tècnic, o
professional, personal, depenent del grau de proximitat
amb el destinatari.
- Tipus d’enunciat que utilitzarem, segons la persona a la
que va dirigit, direccions, espais, etc.
- Ordre del missatge. Cal tenir clar què és el que va al
principi, quin serà el cos del missatge, i com el finalitzarem.

1.6.- La correcció sintàctica i
gramatical
És fonamental perquè pugui ser correctament entès pel receptor.
Amb la correcció del missatge pretenem millorar el text perquè la
lectura sigui correcta. Responent als següents interrogants podem
conèixer si el text està correctament formulat i si el seu missatge
s’entén:
- Existeix coherència en el text i en tots els seus apartats?
- Les paraules que hem utilitzat estan escrites correctament?
- S’ha utilitzat el llenguatge adequat?
- Les expressions són correctes pel llenguatge escrit?
- Hi ha paràgrafs que poden ser ambigus?
- S'entén correctament el missatge que es vol transmetre?
- S’expressen totes les idees correctament?

gramatical
L’etapa de correcció i revisió del text inclou a
més una fase de reflexió del contingut. El que
escriu haurà de rellegir el text i posar-se en el
lloc de la persona que el rep, per saber si l’ha
formulat correctament i no es deixa cap idea
sense expressar. A més, cal revisar si està
formulat correctament, si hem utilitzat les
instruccions correctes per comunicar-nos en
funció de a qui vagi dirigit.

gramatical
Cal tenir en compte que un cop enviat el text es
pot usar com una prova de quelcom dit. A
diferència de les paraules, queda imprès en un
suport físic i es pot utilitzar en un judici. Per
tant el nostre missatge ha d’estar clar i no ha
d’expressar idees que ens puguin comprometre
en un futur. Això no solament va referit a les
cartes, a les instàncies o a altres escrits, sinó
també als e-mails i altres comunicacions
electròniques.

1.7.- Els signes de puntuació
Quan fem un escrit, les paraules no es presenten
aïllades, sinó que formen part d’un conjunt que
conforma el missatge. Els signes de puntuació
ens indiquen la forma de pronunciar les
paraules, les pauses que cal fer en el text, etc.
Podem dir que els signes de puntuació són com
les senyals de tràfic, ens indiquen les parades
obligatòries, els girs, els canvis de sentit. Cal
conèixer aquests signes per interpretar
adequadament el missatge.

Els signes de puntuació més comuns són:
- La coma, ens indica que cal fer una pausa breu, la
farem servir:
* Quan enumerem en el text
* Quan vulguem separar frases
* Quan vulguem introduir una oració explicativa.
* Quan separem el nom per dirigir-nos a una
altra persona.
* Quan no fem servir el verb i en el seu lloc apareix
la coma, ex: “L’any passat vaig tenir tres gossos,
aquest, solament un”.

- El punt i coma, el fem servir per marcar una pausa
més gran que una coma, però menor que un punt. Es
fa servir en els següents casos:
* Si fem servir frases que estan relacionades però
que van unides per una conjunció o preposició:
“Hem guanyat el partit; estem molt contents”.
* Quan enunciem i l’ús de la coma pot provocar
confusió: “En aquest prestatge es poden
trobar llapissos en el primer prestatge; en el segon
quaderns; al tercer, colors i retoladors”.
* Si separem una oració que fa referència a uns
elements citats anteriorment: “els llapissos, gomes,
quaderns; tot es pot trobar al prestatge”.

- El punt s’utilitza per accentuar una pausa. Cal
recordar que després del punt sempre cal
posar majúscula.
- Els punts suspensius (...) són sempre tres i els
fem servir per indicar que el sentit de la frase
no està complert.
* Molt útils per suprimir part d’una cita textual.
* Per evitar posar etc.
* Per indicar un dubte.

- Els dos punts es fan servir per indicar una
pausa llarga. També per cridar l’atenció sobre
el que s’escriu a continuació. Es fan servir
per:
• Molt útils per citar el que ha dit l’altra persona
• Per enumerar
• Per utilitzar després d’una salutació
• Per les instàncies, oficis i certificats

- El parèntesis (). És un signe doble que
s’utilitza per fer un incís dins d’una frase. Es
tracta d’un signe explicatiu en el que també
es descriu entre comes.
- El signes d’interrogació i admiració (? !)

1.8.- Les abreviatures i sigles
L’objectiu principal és economitzar espai i temps. Perquè
un text pugui ser interpretat correctament és
imprescindible respectar i conèixer les sigles establertes.
També és convenient no abusar massa d’abreviatures i
sigles, ja que el comunicat o escrit es pot convertir en un
jeroglífic.
Les abreviatures estan formades per una i varies lletres
extretes de la paraula a la que es refereixen. Conclouen
amb un punt o una barra. Ex: Avda. C/
Les sigles són una modalitat abreviada de la paraula. Es
composen de lletres majúscules i abreviatures
separades per un punt. Aquestes paraules fan referència
a procediments, empreses, organismes, institucions...
Ex: UE Unió Europea

2.- Equips i sistemes de comunicació escrits
2.1.- Els sistemes de comunicació:
concepte
El procés de comunicació implica enviar senyals com
sons, gesticulacions, senyes... Com ja hem indicat
anteriorment, perquè la comunicació tingui èxit, el
receptor ha de conèixer el codi en el que s’envia el
missatge i tenir habilitats que li permetin descodificar-lo.
El procés canvia de sentit quan el receptor respon a
l’emissor.
La comunicació entre éssers humans és un acte propi de
l’activitat física, com a conseqüència del pensament, del
llenguatge i del desenvolupament de les capacitats
psicosocials. L’intercanvi de missatges tant verbals com
no verbals pot influir en l’individu i aquest, a la vegada,
influir en els demés.

2.- Equips i sistemes de comunicació escrits
2.1.- Els sistemes de comunicació:
concepte
La comunicació es pot veure afectada pel que
s’anomena “soroll” o “pertorbació”. És allò que
dificulta l’emissió del missatge. En el cas de la
comunicació escrita, seria l’ortografia
defectuosa o un missatge mal redactat.

2.2.- L’ordinador
El que coneixem com a ordinador és una
màquina electrònica que ens facilita processar
certes dades. La societat actual ha arribat a
dependre tant dels ordinadors que avui en dia
és una eina fonamental en un lloc de treball.
Es composen de diferents elements que
efectuen nombroses seqüències o rutines
d’instruccions. A això se l’anomena
programació: és el procés que consisteix en
sistematitzar certes seqüències depenent de les
aplicacions que emeti l’ordre.

2.2.- L’ordinador
Els programes informàtics que fan que
l’ordinador desenvolupi cada una de les seves
funcions s’anomenen software. Són els
encarregats d’ordenar les dades específiques
per processar-les. La informació que conté un
ordinador es pot transmetre d’un a un altre o bé
utilitzar-la a nivell intern.

2.2.- L’ordinador
Podem classificar els ordinadors en funció de
varis criteris. Ens centrarem principalment en
dos criteris:
- Pel mètode de funcionament intern:
- Ordinadors analògics
- Ordinadors digitals
- Ordinadors híbrids
- Pel seu ús:
- Ordinadors d’ús general
- Ordinadors especials

2.2.- L’ordinador
A) Ordinadors analògics, digitals i híbrids
Aquesta classificació es basa en la constitució interna de
la unitat central de procés.
- Els analògics estan configurats amb circuits electrònics
que tracten dades analògiques, de tipus continu,
mesurant magnituds físiques com poden ser
temperatures, corrents, longituds... Són mesures
anàlogues als números que estan intervenint en el
procés. L’avantatge d’aquest tipus d’ordinadors és que
tenen una gran velocitat de càlcul matemàtic i que ens
facilita processos ràpids i reals. Són màquines utilitzades
per finalitats concretes com aplicacions físiques, control
de processos...

2.2.- L’ordinador
- Els digitals es configuren amb components
electrònics digitals, més senzills fiables que els
analògics. L’ordinador digital tracta dades
digitals com números, caràcters alfabètics i
símbols. Funcionen executant instrucció rere
instrucció. No són rigorosament exactes però sí
molt gràfics. Es podria dir que els analògics
mesuren i els digitals conten.
- Els híbrids s’utilitzen per aprofitar les
característiques dels altres dos tipus
d’ordinadors anteriors: tenen parts digitals i
altres analògiques.

2.2.- L’ordinador
B. Ordinadors d’ús general i ordinadors especials
Aquesta classificació fa referència a l’ús pel que han
estat dissenyats.
- Els ordinadors d’ús general són capaços de
resoldre diferents tipus de problemes a gran
velocitat amb eficàcia i flexibilitat.
- Els ordinadors especials realitzen tasques
específiques a través d’un programa incorporat a
l’equip. Són també ràpids i eficaços. L´ús d’aquest
tipus d’ordinadors és molt limitat, depenent del
perquè són dissenyats.

2.3.- El fax
És un sistema de comunicació integrat de
l’empresa. S’aplica a les comunicacions visuals
com textos, gràfics, etc. Fa una lectura òptica
d’un original i la transmet a través de línia
telefònica. El funcionament és molt senzill:
1.- Es col·loca l’original a l’escàner de la màquina
2.- S’introdueix el número de fax del destinatari
3.- S’escaneja el document
4.- S’envia
5.- Un cop rebut en destí, rebrem un raport.

2.3.- El fax
Els documents que s’envien i es reben mitjançant
fax porten un registre diferent als d’entrada i de
sortida. Actualment aquest registre es pot fer a
través de l’ordinador, on trobarem ràpidament tots
els faxos enviats i rebuts amb data, hora i document
escanejat.
Els elements que intervenen en l’enviament d’un
fax són tres: un escàner d’imatge, un mòdem i una
impressora, combinada amb un aparell específic.
L’escàner converteix el document original en digital,
el mòdem envia a través de la línia electrònica la
imatge i la impressora l’imprimeix i fa una còpia del
document.

2.3.- El fax
Els primers faxos enviaven documents en blanc i
negre, avui s’envien a tot color.
Al principi el fax s’utilitzava solament en
periodisme, però aviat es va començar a usar en
els negocis.
Actualment el correu electrònic ha desbancat el
fax, ja que és més ràpid i eficient.

3.- Comunicacions escrites de caràcter breu
3.1.- Concepte
Es tracta de missatges breus en els que
s’intercanvien informacions entre els diferents
departaments o àrees funcionals d’una empresa,
sobre temes ordinaris interns.
En formen part:
- L’avís
- El comunicat de règim intern
- L’informe d’empresa
- La memòria
- La convocatòria
- L’acta.

3.2.- Tipus de comunicacions internes
Dissenyar un sistema de comunicació interna
ha de tenir en compte el sentit en el que es
produeix la comunicació, és a dir, proposar els
mitjans formals de comunicació, segons aquest
sentit tindrem:
- Comunicació descendent: el seu objectiu
principal és el compliment de les tasques, ja que
es produeixen de dalt a baix. L’emissor de la
informació és superior al receptor.

- Comunicació ascendent: solen anar
acompanyades d’apreciacions sobre un
determinat tema, siguin reclamacions o queixes.
Es produeix de baix a dalt, és a dir, l’emissor
ocupa un nivell inferior al receptor.
- Comunicació horitzontal: es produeix d’igual a
igual, és a dir, entre diferents departaments de
l’empresa. Les converses poden ser sobre
problemes comuns, realització de treballs
conjunts o afinitats. Aquest tipus de
comunicacions ens ajuda a millorar la idea de
conjunt i la unitat de l’empresa.

En tota organització hi ha aquests tres tipus de
comunicació, i els mitjans que es poden utilitzar
per afavorir la comunicació de l’empresa són
els següents:
- Notes informatives. S’utilitzen per transferir
informació dels estatuts alts als inferiors,
informació sobre esdeveniments, matèries,
canvis, ascens, etc.

- Reunions, ens ajuden a intercanviar opinions
entre les persones citades sobre un tema
determinat.
- Publicacions periòdiques, són també conegudes
com revistes d’empresa. El seu objectiu principal
és difondre als treballadors certa informació que
els permeti conèixer determinats esdeveniments i
informacions sobre l’empresa.
- El telèfon, s’ha convertit en la forma més habitual
i ràpida de comunicació empresarial. Ens permet
transferir informació de forma instantània.

- L’ordinador. És el mitjà habitual per treballar.
A més s’usa com a mitjà de transmissió de
notes informatives a través del correu
electrònic.
- Els vídeos i les diapositives són molt utilitzats
en les reunions amb un gran número de
persones.
- Els taulons d’anuncis.
- Les vídeo conferències.

A) Els avisos: concepte i forma d’elaboració
Es fan servir per informar als treballadors dels
diversos esdeveniments i fets que els puguin
interessat relacionats amb la feina. Ex: informar de
la revisió mèdica de l’empresa.
El llenguatge utilitzat és senzill per tal que tothom
els pugui entendre.
Sol començar amb:
- Avís
- Anunci
- Comunicat
- A tot el personal

A més, han d’incloure la data a la part final de
l’avís i la firma de la persona responsable que
ha emès el comunicat o bé un segell del
departament del que ve.
L’avís ha d’estar en un lloc de trànsit i visible per
tots els usuaris com el taulell d’anuncis o un
passadís.

B) Els rètols: tipus de suport i papers,
instruments i tècniques.
La retolació és la forma d’expressar en un
cartell o rètol un text amb lletres fàcils de llegir.
Cal tenir en compte qui el llegirà, des d’on es
farà i la llum que hi haurà, distància i altura de
col·locació del text.
Els rètols ajuden a recordar el producte, la
marca o un determinat departament.

Per realitzar rètols de text escrit breus
comptem amb la retolació digital, que ens
ajudarà a reproduir qualsevol signe, logotip o
text utilitzant suport informàtic. Amb
impressores i materials adequats podrem
reproduir a qualsevol mida el rètol que
desitgem.

Es tracta d’un accessori molt utilitzat per donar
a conèixer i diferenciar un establiment d’un
altre. També es fa servir com a indicador o per
anuncis publicitaris. Existeixen diferents formes
i tècniques per dissenyar-los. En destacarem les
següents:
- Rètols exteriors: molt utilitzats perquè es vegi
a gran distància el logotip de l’empresa.

- Rètols interiors. Es fan servir per exposar
cartells de departaments i despatxos, noms dels
responsables dels departaments i les normes
generals d’ús. Ex: No fumar.

Per crear de forma correcta els rètols cal tenir en
compte:
- La llum ha de ser natural. Cal evitar interposar la
mà entre la llum i el paper.
- L’ideal per crear un rètol és una taula de treball
inclinada entre 30 i 45 graus. Si el dibuix és molt
gran ens serà més fàcil realitzar-lo i mantenir-lo
net.
- Cal mantenir l’espatlla recta i no inclinar en
excés el cap cap al paper.
- Cal evitar els llocs molt sorollosos. El lloc ha
d’estar ben ventilat i ben il·luminat, el que
afavorirà la nostra concentració.

La tècnica de la retolació més simple és la mà alçada. Es
fan servir formes en blocs per crear les lletres. A partir
de 7 línies base formem els caràcters alfanumèrics. Per
realitzar-ho utilitzarem un retolador de punta bisellada.
És recomanable no inclinar molt mentre s’està realitzant.
Les corbes seran poc pronunciades. Utilitzarem el
retolador de dalt a baix i d’esquerra a dreta. El gruix del
retolador serà adequat a la paraula que vulguem escriure.
El text serà el més reduït possible, en funció de les
imatges gràfiques que incloguem. Els colors de la lletra
que ressalten del fons han d’anar en colors cridaners. El
ombrejat s’ha de ressaltar amb un color més fosc que el
de la lletra.

Els materials utilitzats per realitzar un rètol varien en
funció de les necessitats de l’empresa i del tipus de rètol
que vulguin fer. Destacarem els següents materials:
- Retoladors de punta de feltre. Imprescindibles en el
disseny gràfic, ja que la punta traça una línia molt
semblant a la d’un pinzell.
- Llapissos. Han de ser de punta rodona i hexagonal. En
funció del tipus de traç que vulguem realitzar
utilitzarem un llapis més fi o més dur.
- Borrador. Generalment solen ser tous i flexibles i amb
tons clars, per evitar taques al paper. Un cop borrem,
caldrà assegurar-nos que tot queda net.

- “Borrona”, és una goma polvoritzada dins d’un
coixinet, amb la que podem eliminar les
partícules de llapis del paper.
- “Tirro”. Ens ajuda a fixar el paper a la taula de
treball. La diferència amb una cinta adhesiva és
que no ens deixa partícules ni tampoc ens trenca
el paper.
- Retoladora, es tracta d’una màquina que ens
escriu el text mitjançant un visor. Un cop acabat,
imprimim les cintes autoadhesives, que poden
ser de plàstic de colors o de tela.
- Altres. Podem utilitzar cartolina de colors, regla,
esquadra, pinzell, cúter...

C) Els comunicats de règim interior: concepte i
forma d’elaboració
Es tracta d’un tipus de comunicació interna que
circula entre els departaments d’una empresa i en
la que s’intercanvia informació.
En general aquest tipus de comunicació es fa per
telèfon, o oralment i de forma directa. A vegades
deixar constància escrita del missatge, i es fan servir
comunicats de règim interior. Aquests es fan servir
per sol·licitar un informe d’un altre departament,
acompanyar un informe o donar certes instruccions
de funcionament.

Es poden fer de diferents formes depenent de
les necessitats de l’empresa o departament, no
hi ha una forma de salutació o acomiadament
específica, però sí que han de portar la data i la
firma de la persona que l’emet. També
s’inclourà el segell del departament.

Un missatge és una informació que un emissor
envia a un receptor. La comunicació tan sols es
produeix a través del missatge, ja que d’una
altra forma no existiria cap connexió entre
emissor i receptor.

3.- Aplicacions i mitjans informàtics que
intervenen en la gestió de la comunicació
empresarial

1.-El correu electrònic
1.1.- Elements
Els elements necessaris per tal que aquest
mecanisme de comunicació funcioni són:
- Una direcció de correu electrònic
- Una programa que ens ajudi a enviar i a rebre en
un ordinador o dispositiu, amb connexió a
internet, el correu electrònic.
- Un servidor de correu, en el que es rebin els
missatges i que serveixi de punt de connexió
entre els diferents ordinadors que envien i reben
correus. A més, ha de permetre guardar els
correus. Ha ser servir de base de dades per
emmagatzemar els anteriors correus.

1.1.- Elements
La direcció electrònica es composa de tres parts:
- Una primera que identifica el nom de l’usuari
de la persona.
- Una segona que indica el servidor al que està
associat el correu electrònic.
- El símbol @ que uneix la identificació de
l’usuari amb el nom del servidor al que està
associat.

1.1.- Elements
La identificació del servidor dependrà de
l’activitat a la que es dediqui l’organització i es
representa en les tres últimes lletres de la
identificació del servidor, ex:
.com Organització comercial
.edu Organització educativa
.gov Organització governamental
.org Organització no
governamental sense ànim de
lucre
.net Organització amb serveis de
xarxa
.int Organització internacional
.mil Organització militar

1.1.- Elements
També hi ha les terminacions que identifiquen
un país: .es Espanya
.br Brasil
.cl Xile
.cz República Txeca
.co Colòmbia
.uk Regne Unit
.it Itàlia
.ch Confederació helvètica
(Suïssa)
.ar Argentina
.mx Mèxic
.us Estats Units

1.1.- Elements
Com podem recuperar un correu electrònic que
vam rebre fa dies i que ja vam llegir?
Existeixen programes per clients de correus que
ens permeten recuperar tots els correus passats,
tornar a enviar-los i fins i tot crear una llibreta
de direccions. A més podem adjuntar arxiu i
enviar-los a través de e-mail de forma
instantània. Aquest software ens permet tenir
una bústia de correu electrònic per consultar i
guardar tots els nostres correus electrònics.

1.1.- Elements
El programa encarregat de recopilar els missatges enviats des del
client i després processar aquesta informació per passar els
missatges a un altre destinatari és el servidor de correu. Un cop el
correu arriba, el servidor és l’encarregat de rebre’l i emmagatzemar-lo
en el seu disc dur, on guarda tots els missatges de correu. És una
espècie de bústia que té cada usuari.
Per poder accedir a tots aquests missatges guardats disposem d’un
servidor que ens permet consultar de forma remota missatges
passats i nous. Així, no hem d’estar sempre en contacte amb el
servidor per revisar el nostre correu enviat, sinó que, a través del
servidor d’accés a aquests missatges, podem consultar-lo sempre que
vulguem.
Actualment els correus més utilitzats són els gratuïts. Aquests
utilitzen aplicacions basades en la web. Ens permeten a través de
pàgines HTLM consultar el nostre correu de forma fàcil com a client.

1.2.- Enviament
Per enviar un correu cal connectar amb el servidor
de correus, escriure’l i enviar-lo. És el servidor el
que s’encarrega d’administrar els missatges que rep
i d’enviar-ne cada un al seu destinatari. El servidor
buscarà la ruta més adequada a la vegada que
comprova si existeix la direcció d’aquell destinatari.
En el cas que no existeixi torna a reenviar-lo a
l’emissor i l’informa que el remitent no existeix.
El protocol que cal seguir per enviar un correu
electrònic des d’un servidor a un altre s’anomena
STP (Simple Mail Transfer Protocol). El servidor de
correu que remet els missatges fins als destinataris
finals és un servidor SMTP.

1.3.- Recepció
La recepció d’un correu es fa des del servidor de
correus, el qual fa funció de bústia especial en la
que els usuaris poden dipositar tots els missatges.
De totes maneres nosaltres ens podem connectar al
nostre servidor i veure tots els missatges que han
arribat a la nostra bústia particular. El protocol que
s’ha de seguir per connectar-se al servidor de
correus i comprovar la nostra bústia s’anomena POP
(Post Office Protocol). Actualment és POP3, versió
3. És aquest servidor el que rep i guarda els
missatges que enviem d’un usuari a un altre
anomenat servidor POP3.

1.4.- Els arxius adjunts
Els arxius de correu són les dades adjuntes que es
poden enviar com a part del correu electrònic.
En qualsevol programa de correu trobarem un
comandament anomenat “adjuntar”, que ens
permetrà annexar qualsevol document del nostre
ordinador. A més, podrem adjuntar-lo en el
programa que s’ha dissenyat l’arxiu. Això ens
permetrà adjuntar-lo en el programa que s’ha
dissenyat l’arxiu. També podrem indicar el tema del
missatge que conté el correu.

Els passos a seguir per adjuntar un arxiu són els següents:
1.- Primer farem clic “Menú”, després “Arxiu”, a “Nou” i
a “Missatge de correu”.
2.- Un cop creat el missatge nou, fem clic a “Adjuntar”. A
la majoria dels programes és una icona amb un clip.
Després apareixerà una pantalla amb tots els arxius del
nostre ordinador: seleccionarem el que vulguem i
acceptem.
3.- Ens apareixerà sota el tema del missatge un clip amb
el nom de l’arxiu. Així sabrem si està adjuntat
correctament.
4.- Finalment, tan sols caldrà escriure el tema del
missatge i enviar.

Hi ha un límit pel que fa al pes de l’arxiu que
volem adjuntar. El límit de la mida del missatge
de la majoria dels servidors de correu electrònic
és limitat. Així el servidor no se satura ni tampoc
el compte de correu de la persona que el rep.

2.- L’agenda electrònica
És un software que ens facilita l’organització del
calendari, de la mateixa manera que en una
agenda de paper. Podem organitzar dates,
esdeveniments, tasques i cites.
Va incorporada al nostre navegador habitual, ja
que va annexa al nostre correu electrònic. Ens
permet crear i eliminar contactes i grups de
contactes. A més, podrem enviar correus amb
dades adjuntes i rebre’ls usant l’agenda
electrònica com a complement.

2.1- Contactes
Una de les aplicacions pràctiques de l’agenda
electrònica és que ens permet crear grups amb
els nostres contactes preferits sense haver
d’escriure’ls un per un. Així cada vegada que
enviem un missatge podrem veure també i junt
amb aquest la resposta de l’altra persona.

2.2- Tasques
L’agenda electrònica ens permet crear
esdeveniments i tasques de forma fàcil a través
del calendari, escollint un mes i any. Podem
programar el dia, la setmana o el mes. L’agenda
electrònica ens avisarà amb antelació amb un
avís.

2.3- Notes
2.4.- Calendari
A la secció Notes del correu podem escriure
qualsevol anotació sobre algun correu o
recordatori. El calendari de l’agenda electrònica ens
ho recordarà.
L’opció del calendari ens permet múltiples funcions
quan volem programar activitats, notes, tasques o
avisos a contactes. La major part d’aquestes
funcions es pot fer a partir del calendari, ja que
apareix a l’esquerra de la pantalla. El calendari
indicia el mes complert i ressalta el dia en que hem
programat qualsevol funció o activitat. A més, ens
permet actualitzar tasques, modificar elements, o
esborrar esdeveniments passats.

2.4.- Calendari
Podem veure el calendari des de la pantalla del
calendari o des de la d’esdeveniments i tasques.

3.- El Processador de text
3.1.- Estructura d’un processador de text:
Microsoft Word
El processador de text més utilitzat en Windows és
Microsoft Word d’Office.
En el menú inici de Word trobarem 6 seccions.
Amb el porta papers podrem tallar i copiar el
format d’un text per aplicar-lo a un altre. A més a la
secció Font podrem escollir el tipus de lletra, la
forma i la mida. A la secció Paràgraf podrem
dissenyar el paràgraf com vulguem, afegir
numeracions o vinyetes, tabular-lo, utilitzar
l'interlineat desitjat, ordenar alfabèticament o
ombrejar una part del text.

Microsoft Word
A la secció Estils trobarem diferents tipus de
lletra, mida i forma. Podrem anar canviant part
del text sense necessitat d’anar constantment a
la secció Font. Finalment trobarem la secció
Edició, que ens ajuda a buscar, substituir
paraules i seleccionar les que vulguem, a més
descodificar el document afegint firma i
privacitat.

Microsoft Word
El menú insertar és molt pràctic per dissenyar el
nostre document. Podrem dissenyar una pantalla,
afegir una pàgina en blanc o un salt de pàgina a la
secció Pàgines. A més es pot afegir una taula i
dissenyar com la volem, insertar imatges pre
dissenyades i gràfics a través d’una fulla de càlcul.
En aquest menú trobarem comandaments per
insertar hipervincles i ressenyes relacionades amb
alguna referència en el text. A més podrem insertar
un encapçalament (amb estils pre dissenyats), un
peu de pagina (on podrem insertar el número de
pàgina i algun comentari sobre el text)

Microsoft Word
Finalment aquet menú ens permet insertar un
quadre de text, diferents estils de lletra i
símbols.

Microsoft Word
En el menú anomenat Disseny de pàgina
podrem dissenyar la mida, l’orientació, els
marges i les columnes de la pàgina, etc. A la
secció Paràgraf podrem aplicar la sangria i
l’espai de text que vulguem.

Microsoft Word
En el menú Revisar podrem revisar l’ortografia i
la gramàtica del text, afegir notes al peu o
insertar cites específiques.

Microsoft Word
En el menú Vista podrem escollir entres les
diferents formes de veure el document, el que
ens facilita la seva lectura i disseny. A més
trobarem el zoom, la regla i la vista en
miniatura.

3.2.- Funcions d’un processador de text
Les funcions principals d’un processador de text són les
següents:
- Creació, ens ofereix la possibilitat de crear documents
de manera senzilla. El document es pot emmagatzemar
després en un dispositiu de memòria extern o en el
disc dur de l’ordinador.
- Edició, a més de crear el document, el processador ens
facilita modificar-lo, esborrar-lo o moure’l.
- Impressió, un cop creat el text i revisat, el podem
imprimir, i podem escollir el tipus de paper i la qualitat
de la impressió, així com l’orientació del text. En funció
del tipus d’impressora tindrem més o menys qualitat.

3.2.- Funcions d’un processador de text
Altres funcions:
- Insertar en el document una fulla de càlcul, etc.
- Corregir el text mitjançant un corrector
ortogràfic automàtic.
- Buscar sinònims de paraules o traduir el text en
altres idiomes.
- Representar gràfics en el document.
- Insertar fórmules matemàtiques i realitzar
càlculs sense haver de recórrer a processadors
de dades o fulles de càlcul.

3.3.- Gestió de documents
Per començar cal crear un nou document. Quan el cursor
parpellegi ja podrem escriure. També és possible escriure el
text en algun document que ja estava escrit, per fer-ho
caldrà col·locar el cursor al lloc on vulguem escriure per
insertar el text nou.
El següent pas serà escollir el format del text. Podem crear-lo
abans de començar a escriure o un cop haguem acabat.
Caldrà seleccionar el text i aplicar el format que vulguem.
Per seleccionar el text caldrà senyalar la part del paràgraf
que vulguem revisar, arrastrem el ratolí fins al final del text
que vulguem escollir. També podem utilitzar el teclat per fer-
ho però és més pràctic amb el ratolí.
Un cop seleccionat el text podrem realitzar les següents
accions tant amb el ratolí com amb el teclat:

OPCIONS PERQUÈ SERVEIX
Desfer / Refer acció Fa i desfà accions realitzades
Repetir acció Repeteix la última acció realitzada
Tallar Seleccionem el text i el tallem. El document queda en
el porta documents i desapareix del document
original.
Copiar Seleccionem el text i el copiem. El document queda al
porta documents i no desapareix del document
original.
Enganxar Icona que serveix per enganxar el text a la part del
document desitjada
Copiar format Icona representada amb una brotxa que ens permet
copiar el format sense haver d’anar a la secció font
Buscar Qualsevol d’aquestes opcions ens ajuda a buscar la
part del text en un document extens, substituir una
paraula o text (per no haver d’anar-les esborrant una
per una) i anar a la part del text que es vulgui.
Substituir
Anar a
Configurar pàgina Aquesta acció ens permet configurar la mida de la
pàgina, l’orientació del paper, els marges...
Imprimir Al polsar la icona de la impressora, s’obre un menú en
el que hi ha l’opció per imprimir, escollir les pàgines, el
número de còpies, el tipus de paper i la configuració
de la impressió.

Si estem treballant amb un text i li volem donar
format haurem d’anar al menú inici, secció Font.
Allà hi trobarem mides, colors o efectes de la
font que podem aplicar a un text, a un paràgraf
o a un document complert.

3.4.- Models de documents: faxs,
memoràndums, etc
En el treball d’una empresa caldrà enviar documents de
forma massiva, però gràcies a les noves tecnologies els
podem personalitzar introduint els noms dels
destinataris a partir d’una base de dades concreta;
també podem crear de forma automàtica sobres,
etiquetes, cartes, etc.
Per crear aquests documents personalitzats
necessitarem:
- El document principal, que contindrà el text i les
dades comunes per tots els destinataris: el segell, la
data i el text comú de la carta.
- El llistat de les dades de cada client, de manera que
sigui possible insertar-los combinant cognoms, nom,
direcció i empresa a la que va dirigit.

memoràndums, etc
Per combinar correspondència Word disposa
d’una eina; si activem la pestanya
Correspondència trobarem les diferents opcions
que ens dona el processador de text per poder
realitzar cartes, missatges de correu electrònic,
sobres, etiquetes, insertar directoris d’una base
de dades o utilitzar l’assistent per
correspondència.
Això és el que ens trobarem abans de començar
a combinar la correspondència:

memoràndums, etc

memoràndums, etc
El primer pas és crear el sobre o l’etiqueta que
es vulgui imprimir amb el format desitjat. En el
cas que vulguem utilitzar l’assistent de
combinació de correspondència el
seleccionarem i seguirem els passos del
següent menú:

3.5.- Aplicació de formats a documents
A l’aplicar un format determinat a un text estem marcant el
tipus de lletra i la mida que volem, l'interlineat, els espais i
l'alineació dels paràgrafs, la mida de la pàgina, les columnes...
Es pot aplicar un format a un caràcter, a un paràgraf o a una
pàgina:
- Donar format a un caràcter o a un grup de caràcters. El
caràcter és la unitat mínima a la que podem aplicar un
format. Podem modificar-lo de dues maneres:
- Escrivim un text i introduïm l’estil que vulguem. Posteriorment
podem desactivar aquell estil i posar el format inicial que ens
facilita el document. Per exemple, si activem la negreta i
escrivim en el text la part que vulguem ressaltar, posteriorment
podem desactivar-lo i continuar amb el text normal.
- Escriurem el text i després seleccionarem el fragment al que
vulguem canviar el format. Apliquem llavors el format de
caràcter desitjat.

- Donar format a un paràgraf. Seleccionem el
paràgraf prèviament amb el ratolí.
- Donar format a un pàgina o a un document
complet. Aplicarem un format després de
seleccionar tota la pàgina o tot el document.
A més en el format podem trobar diferents tipus de
lletra amb diferents formes artístiques. Els tipus de
lletra clàssics es caracteritzen per línies horitzontals
i verticals molt bàsiques o les anomenades
romanes, com per exemple la Times New Roman.

És important saber que el tipus de lletra escollit influeix en la facilitat
amb la que es llegeix el text. Les lletres del tipus romà són les més
adequades per textos llargs.
Entre les funcions que ens aporta el canvi de format podem destacar
les següents:
- Font o tipus de lletra
- Mida de la lletra
- Estil de la font: podem usar la cursiva, negreta o deixar el text
normal.
- Efecte de la font: el text pot anar subratllat, tatxat, i a més podrem
disminuir la lletra, posar-la en negreta, cursiva...
- Color de la font i de ressaltat: si volem ressaltar algun paràgraf amb
un subratllat especial o bé canviar el color del text solament caldrà
seleccionar-lo i clicar a l'Icona del color desitjat.

3.6.- Edició de documents
Per editar el document anirem al menú Inici, secció Paràgraf, i trobarem:
- Justificació: ens facilita alinear el text als marges que hem establert
prèviament, segons ens convingui.
- Sangria: és la distància que deixem entre el paràgraf i el marge esquerra
o dret del document. Quan apliquem sangria a la línia d’un paràgraf
s'estén a la resta del document i no solament a la primera línia. Hi ha
varis tipus de sangria:
- De primera línia: es distancia del marge esquerra més que les altres.
- Francesa: la primera línia sobresurt de les demés.
- Sangria dreta: espaiem el paràgraf més cap a la dreta que els demés.
- Sangria esquerra: espaiem el paràgraf més cap a l’esquerra que els demés.
- Nota al peu: són clarificacions sobre el text que es fan al final de la
pàgina. És un enllaç que s'inserten en el text i apareix com a anotació al
final de la pàgina.

3.6.- Edició de documents
Per crear una taula anirem al menú Insertar i
seleccionarem el número de caselles amb
columnes i files que necessitem.
Automàticament ens sortirà al fina del menú
una pestanya que ens indica el disseny. Allà
podrem obtenir taules ja dissenyades amb
diferents formats i colors, o bé fer-la al nostre
gust.

3.7.- Impressió de documents
Un cop editat i llest el document el podrem imprimir. Per
fer-ho caldrà anar a la icona impressora, a dalt a l’angle
esquerra. A continuació s’obrirà la finestra imprimir, i
aquí podrem escollir la impressora, el tipus d’impressió
(color o blanc i negre), el número de còpies, si volem
imprimir el document sencer o només seleccionar unes
pàgines, etc.
Al seleccionar Propietats, obtindrem cada una de les
característiques que la nostra impressora ens ofereix:
tipus de paper, qualitat, mida, tipus de color, orientació
del paper, si volem imprimir en horitzontal o vertical, a
doble cara, tipus i format de pàgina, etc.

3.7.- Impressió de documents
A l’opció buscar impressores accedim a totes les
impressores instal·lades al nostre ordinador i podrem
dirigir la impressió a través de la xarxa a la impressora
més adequada.
Si cal imprimir una carta especial, etiquetes, etc,
podrem adaptar la impressió al document que haguem
creat des de la finestra d’impressió.
Finalment en el menú Opcions de la finestra d’impressió
tenim opcions de com mostrar el document i canviar la
forma en la que es mostra el contingut del document,
revisar-lo prèviament abans d’imprimir-lo, diferents
formes de guardar-lo i altres opcions com personalitzar,
recursos i opcions avançades.

Moltes gràcies per la vostra atenció!!!
Marta Costa Montmany
Marketing per tu, creant marketing a mida
Tel. 696 85 70 52
http://marketingpertu.com
www.facebook.com/Marketingpertu
@Marketingpertu
http://www.slideshare.net/marketingpertu
• Bibliografia: Operaciones básicas de
comunicación – Módulo formativo II – Formación
Profesional para el Empleo - Eduforma

4 operacions bàsiques de comunicació

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (13)

Similar to 4 operacions bàsiques de comunicació

Similar to 4 operacions bàsiques de comunicació (8)

More from Marketing per tu

More from Marketing per tu (20)

4 operacions bàsiques de comunicació