Ayuda nemon seguimiento incidencias

AYUDA

www.nemon2ib.com

Aplicaciones Web de Gestión, en Modelo SAAS.

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1. Presentación de NEMON


Pantalla Principal de NEMON

Una vez hayas dado de alta la aplicación (ya sea FREE o de pago), accederás a la pantalla
principal de NEMON, desde dónde podrás gestionar toda la información.

En este documento de ayuda te explicaremos las funcionalidades generales del programa.

Si tienes dudas sobre algunos detalles de la aplicación en la que estés trabajando, podrás
consultar el documento de ayuda específico.


1 Pantalla Principal


2. Opciones Superiores


2 Opciones Superiores

En la parte superior ves en todo momento: el Usuario y Organización con la que estás
conectado y el Rol que te han asignado, la Aplicación con la que estás trabajando ahora
mismo y el Tipo de Cuenta contratada.
Además te indicamos el espacio de base de datos que está ocupando tu Organización.

Los enlaces de Administración y Soporte, te permiten:

Mejorar Versión (Upgrade) : Actualizar el Tipo de Cuenta.
Gestión de tu Cuenta : Permite acceder a la Gestión de Cuentas.
Soporte y Ayuda: Cuando tengas dudas o problemas. Con el primero enviarás un correo
electrónico a nuestro equipo de Soporte, y con el Segundo accedes a esta Ayuda.



Mejorar Versión (Upgrade)

Cuando estés trabajando, verás el Tipo de Cuenta contratada (FREE en este caso), de
color verde. En el momento que se vuelva en rojo, significará que has sobrepasado la
cuenta y no podrás realizar ninguna introducción de datos más hasta que realices un
UPGRADE.



Realizar un Upgrade

Upgrade (o Downgrade)

Opción que permite
actualizar la cuenta con
una versión más alta o más
baja, según sean las
necesidades. Sólo lo
puede hacer el
Administrador de la
Organización.



Cuenta Sobrepasada
Cuando se sobrepasa el uso que se tiene contratado de la Aplicación, se recibe una
notificación en cada una de las Acciones para que se actualice la Cuenta (UPGRADE).
El usuario que se encuentre en esta situación, podrá consultar y eliminar datos, pero no
podrá Insertar ni Actualizarlos.

Para perder la condición de
Cuenta Sobrepasada, también se
puede conseguir Eliminando el
contenido de la Entidad/Tabla que
ha provocado que se sobrepase la
Cuenta.
Para la cuenta de Registros, se
cuentan los activos y los
Eliminados (ya que se pueden
Recuperar). Se tiene que eliminar
Físicamente el Registro para que
deje de contar (opción sólo
disponible para el administrador).



Gestión de tu cuenta

Con esta opción, accederás a un menú dónde podrás gestionar tus datos, las
organizaciones de las que eres Administrador, aplicaciones que tienes contratadas, usuarios
de tus aplicaciones y accesos públicos.

Las aplicaciones que tienes acceso pero no eres el Administrador, no se listarán en la opción
aplicaciones. Para acceder a ellas tendrás que seleccionar la aplicación que desees en
Aplicación por Defecto (opción General de Gestión de tu Cuenta).

Además, si eres el Administrador (has contratado NEMON) podrás invitar a otros usuarios
para que compartan tu información y definir los roles de cada usuario para controlar a qué
información tienen acceso.


3. Gestión de tu Cuenta


3.1 General

Administración de datos.

Podrás introducir los datos
de contacto y elegir el
idioma de tus aplicaciones.


3.1 General

Aplicación por Defecto

Puedes definir la
Aplicación de la
Organización con la que
trabajarás cada vez que
entres.


3.1 General

Aplicación por Defecto

En esta opción están
listadas TODAS las
Aplicaciones a las que
tienes acceso, aunque no
seas el Administrador de
ellas.


3.1 General

Cambio de Contraseña

Desde esta pantalla,
podrás realizar el cambio
de Contraseña,
introduciéndola 2 veces
para confirmar.


3.2 Organizaciones

Creación de Nuevas
Organizaciones

Desde este punto de
Gestión de tu Cuenta,
podrás dar de Alta
Nuevas Organizaciones,
editar las que ya tienes
creadas o Dar de Baja
aquellas que ya no
necesites.


3.2 Organizaciones

Exportación de Datos

Mediante el Botón
Exportar, puedes
descargar Todos los
Datos, en un fichero ZIP,
por cada una de las
Tablas de tu Base de
Datos.


3.2 Organizaciones

Administrador de la Organización
El ADMINISTRADOR de la organización es la persona que contrata NEMON y será nuestro
contacto.
La Plataforma NEMON, te permite tener la misma Aplicación Contratada para N
Organizaciones (para cada caso, se trata de una Contratación Distinta – consulta los
descuentos aplicables en www.nemon2ib.com ).

Cualquier usuario puede ser Administrador de una Organización y usuario con rol Manager a
Invitado de otras.

En el Apartado General del Gestor de Cuentas (Aplicación por Defecto), tendrás listadas
todas las organizaciones (y aplicaciones) en las que tienes permiso de acceso, ya seas el
Administrador o no. Cuando quieras cambiar de Organización, lo deberás hacer también,
cambiando la Aplicación por Defecto.

Sólo el Administrador podrá agregar usuarios y definirles los roles.


3.2 Organizaciones

Organizaciones
Una Organización, puede ser: una empresa, un colectivo, o los datos de cualquier particular
profesional. Cada Organización creada, corresponde a una Base de Datos en nuestro
Sistema, y el nombre de la Organización tiene que ser único en todo nuestro Sistema, por
este motivo, cuando intentes crear una nueva Organización te indicaremos si el nombre ya
existe.

Cada Organización, tiene UN Administrador, que corresponde al Usuario que ha creado la
Organización. El Administrador, es la persona de referencia para NEMON dentro de una
Organización y será nuestro contacto.

Todos los Usuarios de NEMON, pueden crear nuevas Organizaciones, contratando las
Aplicaciones que necesiten.

Organizaciones con Aplicaciones de Pago

Si decides Contratar una Aplicación de Pago, necesitamos que tengas registrado
correctamente tu NIF/CIF, para poder emitirte una Factura por cada pago que nos realices.


3.2 Organizaciones

Borrar Organizaciones

Podrás dar de baja las
organizaciones que ya
no te sean útiles.


3.2 Organizaciones

Borrar una Organización
Pulsando el botón Borrar, no borras físicamente una Organización, le aplicas un Estado de
Baja. Sólo el Administrador puede borrar la organización.

Estando en estado de Baja, no podrás trabajar con la Aplicación, aunque si que podrás
Exportar tu datos.

Podrás Reactivar tu Organización durante los 90 días posteriores (consulta las condiciones
de Reactivación). Pasado ese tiempo eliminaremos la Organización (notificándotelo
previamente).


3.3 Aplicaciones

Contratación de
Aplicaciones

Puedes tener todas las
aplicaciones que quieras
contratadas para una
Organización. Aunque
una misma Aplicación,
sólo puede estar una
vez por Organización.
Sólo el Administrador de
la Organización puede
contratar o dar de baja
aplicaciones.


3.3 Aplicaciones

Usuarios

Para cada Aplicación
que has contratado
cómo Administrador,
podrás añadir usuarios y
asignarles los roles.


3.3 Aplicaciones

Añadir Usuarios

Siempre que seas el
Administrador de la
Organización, podrás
añadir Nuevos Usuarios.
Indica el correo
electrónico del usuario y
el rol dentro de la
aplicación (para
establecer los niveles de
seguridad de la
información que desees
compartir).


3.3 Aplicaciones

Lista de Usuarios
El Administrador de la Organización, pulsando el enlace correspondiente al número de
usuarios que tienen acceso a la Aplicación, podrá ver qué Usuarios son, administrar sus
Roles o Quitar el Acceso a la Aplicación a determinados Usuarios.


3.3 Aplicaciones

Disponibilidad del
servicio

Este campo indica la
fecha hasta cuando
tendrás acceso a la
Aplicación contratada.
Para poder seguir
utilizando la aplicación
más allá de la fecha,
deberás renovar la
subscripción de tu
cuenta, realizando el
Pago del Servicio
(consulta toda la
información referente al
pago en
www.nemon2ib.com).


3.3 Aplicaciones

Borrar Aplicaciones

Podrás dar de baja
todas las aplicaciones
que no se adapten a tus
necesidades y dejar de
pagar por ellas.


3.3 Aplicaciones

Borrar Aplicaciones

Sólo el Administrador puede borrar aplicaciones.

Las Aplicaciones que Borres, no son Eliminadas físicamente, sino dadas de Baja. Mientras
se encuentren en este estado, no las podrás utilizar, ni tu ni ninguno de los Usuarios que
tengan permiso. Lo que sí podrás hacer será Exportar los datos de las tablas.

Podrás Reactivar tu Aplicación durante los 90 días posteriores (consulta las condiciones de
Reactivación). Pasado este tiempo eliminaremos la Aplicación (notificándotelo previamente).


3.4 Usuarios

Añadir Usuarios

Para cada usuario que
introduzca el
Administrador de la
Organización, se puede
definir las Aplicaciones a
las que podrá tener
acceso y seleccionar el
Rol para cada caso.


3.4 Usuarios

Definir el Rol

El Administrador de la
Organización, puede
definir los niveles de
seguridad de la
información con los
roles. De esta manera,
será él quien decidirá a
que tipo de información
puede acceder cada
usuario.


3.4 Usuarios

Definir el Rol

Es muy importante que el Administrador de la Organización tenga bien definidos los roles de
los usuarios, ya que estará definiendo los niveles de seguridad de la información.

Cómo las limitaciones son diferentes para cada aplicación, en la pantalla principal (INICIO)
del Administrador de la Organización se le explicará qué límites tiene cada rol en la
aplicación contratada. Sólo el Administrador podrá definir o modificar el rol de cada usuario.
Pueden existir distintos usuarios con el mismo rol.

Cada usuario, cuando acceda a su pantalla principal (INICIO), se le explicará qué es lo que
puede modificar y lo que sólo puede consultar (en función de los Roles que le haya definido
el Administrador).

Los roles entre los que se podrán elegir son: MASTER, MANAGER, STAFF, EXTERNO,
INVITADO y PUBLICO.


3.4 Usuarios

Definir el Rol

El Administrador de la Organización, puede decidir qué tipo de rol quiere tener. Por defecto
se le asignará el rol de Máster, pero puede modificarlo.

En general, el usuario con rol de Máster tendrá acceso a toda la información y podrá
modificarla. Además, tendrá unos privilegios que ningún otro usuario con otro rol tendrá.

El usuario con rol de Manager, por lo general, tendrá menos permisos de acceso que el
Máster pero más que los usuarios con roles inferiores. En determinadas aplicaciones, el
Manager podrá tener los mismos permisos y privilegios que el Máster.

El rol de Staff, por lo general, se le asignaría a los trabajadores de una organización. Los
usuarios con este rol podrán modificar e introducir ciertos datos referente a ellos, y otros sólo
los podrán consultar, si bien puede ser que en cada aplicación tengan permisos diferentes.


3.4 Usuarios

Definir el Rol

El rol de Externo, se le asignaría a los clientes de una organización. Los usuarios con este
rol pueden consultar, introducir y modificar ciertos datos referente a ellos, si bien puede ser
que en cada aplicación tengan permisos diferentes.

El rol de Invitado, esta pensado para que determinados usuarios puedan acceder a cierta
información en un momento determinado.

El rol de Público se define para que los usuarios puedan tener acceso des de determinadas
webs. Los usuarios con este rol sólo podrán tener acceso a ciertas informaciones.

Es muy importante consultar, para cada aplicación, qué permisos tiene cada ROL.


3.5 Accesos públicos

Accesos Públicos

Para que los usuarios tengan más facilidades de acceso a las
aplicaciones que han contratado, NEMON permite crear un
acceso público para que se pueda poner un enlace directo a una
web.
Por seguridad, NEMON te facilitará una clave de conexión.


3.6 Entorno de ejecución

Entorno de ejecución te permite acceder directamente a tu página principal dónde
encontrarás las herramientas de trabajo.


4. Entorno de Ejecución


4 Entorno de Ejecución

En la página principal de NEMON, encontrarás unas herramientas que te permitirán
trabajar cómodamente.

Todas las Aplicaciones de la Organización
El Selector de Aplicaciones, te muestra todas las Aplicaciones
que tienes Contratadas para tú Organización. Para cada una
de las Aplicaciones, te muestra un Árbol con cada una de las
Opciones que puedes ejecutar directamente.

Para cambiar la Aplicación con la que estás trabajando,
simplemente, tienes que pulsar sobre la Aplicación, y a
continuación sobre la Opción, y ya te encontrarás trabajando
con otra Aplicación.


4.1 Herramientas - INICIO

Botón INICIO
Muestra una descripción del Objetivo de la Aplicación.
Explica el Significado de cada Entidad/Tabla, y permite el acceso rápido vía enlaces a las
Principales funcionalidades.
Cada usuario, en función del Rol que tenga asignado, tendrá explicado a qué tendrá acceso.


4.2 Herramientas - BUSCAR

Botón BUSCAR

Permite buscar rápidamente entre toda la información
de la aplicación. Busca entre todos los campos de las
Entidades o Tablas.
Además, permite filtrar entre tus archivos seleccionando
las opciones que se listan.

En Resultado de la Búsqueda es listado en tablas, con una descripción de dónde se
ha encontrado y un Enlace, a partir del cual, podrás acceder al Elemento encontrado.


4.3 Herramientas – ELEMENTOS RECIENTES

Elementos Recientes

El Sistema, almacena los últimos elementos
que has modificado o consultado para que
puedas volver rápidamente a ellos con un solo
click.


4.4 Herramientas – INFORMES Y TABLEROS

Informes y Tableros
Los Informes y Tableros, son
una forma rápida de ver
información estadística sobre
distintos aspectos de la
Aplicación.

En la parte superior tienes
disponible un desplegable a
partir del cual podrás
seleccionar el Tablero que
quieres consultar.

Dependiendo de la
información, puede constar de
una Tabla, un gráfico (Líneas,
Columnas, Pastel) o ambos.
Para las Tablas, puedes
exportar el contenido a CSV.


4.5 Herramientas – IMPORTADOR

Selección del Origen de Datos
El primer paso que tienes que realizar es seleccionar el origen de datos.
Puedes indicar un Fichero (de contenido texto), o bien copiar y Pegar, en la caja de texto.
En ambos casos, el contenido tiene que ser Texto, separado por un Carácter (ver el
siguiente paso).

El contenido, tiene que contener la información a Importar desde la primera fila.
No tiene que contener los Nombres de Columnas.



Selección del Carácter Separador
El Siguiente paso, es indicar el carácter separador. Para las importaciones desde EXCEL,
utilizando la técnica de Copiar y Pegar, el carácter separador, será siempre el Tabulador.

Cuando se ha indicado el carácter separador, te mostramos como queda la división a partir
de la información que nos has facilitado para los primeros 4 registros.



Opciones Avanzadas para el tratamiento de las Columnas
Cuando se importa contenido entre sistemas, es necesario en muchas ocasiones,
transformar el contenido leído en una relación con una Tabla, para garantizar la
información contenida en la Aplicación.

En este caso, tiene que indicar la Columna que corresponda, indicar la Entidad con la que
se tiene que vincular y el Campo de Referencia que se utilizará para obtener otro valor
(normalmente el Identificador de la Entidad Relacionada, campo nemonid).
Cuando tengas que realizar este tipo de importaciones, por favor, ponte en contacto con
nuestro equipo de soporte y te ayudaremos.



Correspondencia entre Campos

El último paso es indicar a que
Entidad/Tabla se tienen que
importar los datos.

Te mostramos el contenido que
nos has facilitado, separado por
columnas, pintando en función
del tipo de contenido (texto,
número, fecha).

Encima del contenido que nos has facilitado, te mostramos los campos que forman la
Entidad/Tabla en la que quieres Importar los datos, pintando las columnas, en función del tipo
de campo. Los campos Obligatorios para la Importación son indicados en color rojo.

Debes arrastrar los campos, a la cabecera de la lista, a la zona indicada con el texto, “Mueve
un campo aquí”. Asignados, los campos, puedes pulsar el botón Importar, para proceder a la
Importación de datos.


4.6 Herramientas – PAPELERA

Eliminación de un registro
En las Aplicaciones de NEMON, cuando Eliminas, mueves el registro a la Papelera.

Desde la Papelera únicamente el Administrador de la Organización podrá hacer la Eliminación
Física del Registro. En este momento, ya no se podrá recuperar la información del registro
eliminado.

La información que puedes ver
de los registros eliminados es: la
fecha de Eliminación, el Usuario
Eliminador, un botón para
Recuperar el Registro, y otro,
disponible únicamente para el
Administrador de la Organización,
para Eliminar definitivamente el
contenido del registro.


5. Detalle de la Información


5.1 Listas de Información

Gestión de Listas
Las listas te permiten consultar los Elementos que tienes para una Entidad/Tabla,
visualizando rápidamente los principales campos.



Gestión de Listas
Mediante los botones de Acciones, situados a la Izquierda de la lista, puedes acceder
rápidamente, al detalle (botón llave), o Eliminar el registro (papelera).



Gestión de Listas
El desplegable, Vistas Contextuales, te permite aplicar distintos filtros predefinidos, sobre el
conjunto de datos.



Gestión de Listas
Con estas opciones podrás personalizar las vistas contextuales que desees consultar.



Gestión de Listas
Con estas opciones podrás aplicar criterios de búsqueda (lupa), actualizar la tabla (flechas) o
bien exportar datos (exportar).


5.2 Detalle de Información

Detalle de un Registro
Rellena los campos del Registro y guárdalo mediante los botones que tienes en la parte
superior e inferior.


5.2 Detalle de Información

Detalle de un Registro
Rellena los campos del Registro y guárdalo mediante los botones que tienes en la parte
superior e inferior.
En la parte inferior del control detalle, tienes información de quién creó el registro y cuándo,
así como quién lo modificó por última vez.


5.2 Detalle de Información – Tipos de Campo

Desplegables
Permiten la vinculación entre datos de distintas Entidades/Tablas. Desde el Detalle, puedes
Crear un Nuevo registro (botón Más) o bien, Editar el registro seleccionado, mediante el botón
Editar.

Numéricos
Para la introducción de contenido únicamente numérico.

Fecha
Información referente
a fechas.


AYUDA POR ROLES
NEMON Seguimiento de Incidencias y Tareas


MASTER


¿Puedo recibir notificaciones en varias direcciones de correo,
cuando la incidencia está asignada a un técnico concreto?

Sí.
En la opción Crear Técnicos (apartado 3.7.2) insertando más direcciones
en el campo Notificación Adicional. Cuando se produce un cambio en
una Incidencia/Tarea asignada a este técnico, además de recibirla el
propio Técnico y el Creador de la Incidencia, la recibirán las Direcciones
de Correo indicadas.


¿Puedo realizar una Planificación, asignando la Fecha de
Finalización Prevista automáticamente?

Sí.
Indicando en el apartado Prioridad el campo Días Para Finalizar, cuando
se cree o modifique una Incidencia/Tarea que no tenga informado el
campo Fecha Finalización Prevista, ésta será informada, a partir de la
fecha de hoy, más los Días Para Finalización.


¿Puedo controlar las incidencias que se están retrasando?

Sí.
Cuando se introduce una incidencia con una Fecha de Finalización
Esperada anterior a la fecha de hoy, y aún no se ha registrado la Fecha de
Finalización ( no está finalizada), se puede consultar en el apartado
INFORMES Y TABLEROS el tablero Gestión de Fechas y así controlar
qué incidencias se están retrasando y cuántos días.


¿Puedo gestionar la calidad del trabajo de mis técnicos?

Sí.
A través de informar la Valoración, podemos obtener un cálculo de las
Valoraciones de cada técnico.
A cada Valoración, le podemos indicar un valor numérico con el que
podremos realizar este control.
En el apartado de INFORMES Y TABLEROS, podremos consultar las
Valoraciones para cada técnico para un determinado intervalo de tiempo


¿Puedo limitar el número de horas que se dedican a un Proyecto
Concreto?

Sí.
En el apartado Proyectos, informando el campo Máximo Número de
Horas imputables, limitamos que no se puedan asignar más horas a un
determinado Proyecto. Además, si se han registrado direcciones de correo
electrónico en el campo Notificación Máximo Horas, cuando se supere el
Máximo de una imputación, dicha imputación no se permitirá realizar
advirtiendo con un error en pantalla al técnico, y además se enviará un
correo para notificarlo en las direcciones registradas.


¿Puedo Anexar Documentos a las Incidencias?

Sí.
En cada Incidencia podemos Anexar los Documentos que nos hagan falta
para completar la información.


¿Recibiré un informe cada día que me permita controlar las Tareas e
Incidencias de los Técnicos?

Sí.
Cada día, los roles de Master y Manager recibirán un correo electrónico
con las Tareas e Incidencias en un estado de no finalización, así como un
resumen de las últimas imputaciones.


¿Puedo controlar cuántas incidencias y cuánto dedico para cada
cliente?

Sí.
En el apartado de INFORMES Y TABLEROS, puedes consultar informes
detallados sobre la ocupación que te produce cada uno de tus clientes


¿Puedo indicar que todas las incidencias para un Cliente concreto
sean Facturables?

Sí.
Informando el Campo Facturable del Cliente, todas las incidencias o
tareas que se le asignen serán marcadas como facturables.


MANAGER


STAFF


¿Cada Técnico, puede controlar las incidencias que tiene
Pendientes?

Sí.
En la lista de Incidencias/Tareas, tiene una vista Contextual, que indica
Mis Pendientes, que le muestra las Incidencias que tiene Pendientes.
Además recibe una notificación Diaria, de recordatorio con las
Incidencias/Tareas que aún no ha solucionado.


¿Recibiré un informe diario que me recuerde las incidencias que no
tengo finalizadas?

Sí.
Cada día, los técnicos, reciben una notificación, con todas las incidencias
con un estado de no Finalización, en la que ven la Fecha de Fin Esperada,
y la Prioridad para su gestión.


EXTERNO


¿Puedo consultar todas las incidencias de la Organización?

No.
Sólo puedes consultar la información referente a ti.


INVITADO


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Ribera”, FLIX 43750 TARRAGONA, SPAIN


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