Conciliación bancaria y activos fijos en Siigo

SIIGO Dejando huella...........

SIIGO
STANDAR WINDOWS
PROCESO DE CAPACITACION
TESORERIA – ACTIVOS FIJOS

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Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com 1


TABLA DE CONTENIDO

1. CONCILIACION BANCARIA ....................................................................................... 4

1. 1. DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO ............................................ 4

1.2. LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO .............................................. 7

1.3. INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO ......................................................... 7

1.4. CONCILIACION BANCARIA ......................................................................................... 8

2. UTILITARIOS .................................................................................................................. 10

2.1. ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO ......................... 10

3. INTRODUCCION ............................................................................................................ 11

4. CUENTAS CONTABLES ................................................................................................ 12

5. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS................................................... 14

6. CREACION DE ACTIVOS FIJOS.............................................................................. 16

7. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS
FIJOS ........................................................................................................................................ 20

8.SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS .............................................................. 21

9. AJUSTES POR INFLACIÓN ....................................................................................... 24

9.1. CAPTURA DE INDICES .................................................................................................. 24

9.2. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN ACTIVOS FIJOS ......... 25

9.3. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.AG ............................. 26

9.4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN DIFERIDOS .................. 27

9.5. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO ............... 28

10. DEPRECIACION ........................................................................................................... 29



11. ACTIVOS NO AJUSTABLES .................................................................................... 32

12. ACTIVOS DADOS DE BAJA ........................................................................................... 33

13. TALLER MODULO DE TESORERIA ...................................................................... 38

13.1. CONCILIACION BANCARIA .................................................................................... 39

13.2. ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO ....................................................................... 39

13.3. LISTADO EXTRACTO BANCARIO ........................................................................ 40

13.4. INCORPORAR EXTRACTO BANCARIO ............................................................. 40

13.5. CONCILIACION BANCARIA .................................................................................... 41

14. TALLER DE ACTIVOS FIJOS .................................................................................. 42

14.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS
CONTABLES..................................................................................................................................... 43

14.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS .............................................................. 44

14.3. CREACIÓN DE ACTIVOS ............................................................................................ 44

14.4. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES ................................... 45

14.5. CONSULTA DE LA INCLUSION DE LOS ACTIVOS FIJOS ..................... 48

14.6. CAPTURAR EL P.A.A.G................................................................................................ 49

14.7. EJECUTAR EL PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION ...................... 49

14.8. PROCESO DE DEPRECIACION ............................................................................... 49

14.9. GENERACION DE INFORMES ................................................................................. 49



MODULO DE TESORERIA

1. CONCILIACION BANCARIA

Tiene como objetivo la generación de un comparativo de las contabilizaciones que se
han efectuado en las cuentas de bancos de la empresa contra los registros bancarios
informados por los bancos a través del extracto.

1. 1. DEFINICION ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – DEFINICION ARCHIVO
EXTRACTO BANCARIO

Esta opción permite definir la estructura del archivo plano del extracto bancario que
generan cada uno de los bancos, para posteriormente incluir esta información en
SIIGO.

Para definir el archivo del extracto bancario correctamente es necesario que el banco
suministre la información pertinente a cerca de la estructura del archivo plano. Una
vez se tiene esta información es necesario ingresar los siguientes datos.



 Banco: Se debe digitar el código del banco del cual se va a definir el
extracto.
 Camino y Nombre del Archivo a Leer: Con el icono de los puntos se puede
buscar la RUTA en la que se encuentra el archivo plano del extracto bancario.
 Columna de: Corresponde a la posición inicial en la que se encuentra el
campo que se va a definir.
 Columna a: Corresponde a la posición final en del campo que se está
parametrizando.
 Campos: Se debe seleccionar el tipo de campo de acuerdo a la estructura del
archivo plano del extracto bancario.
o Valor: Se debe escoger esta opción para el campo que corresponde al
valor de la transacción. Cuando se marca este campo el programa
habilita otra opción para indicar si este campo maneja decimales.
o Fecha: Se selecciona esta opción cuando el campo que se está
definiendo corresponde a la fecha de la transacción. Posteriormente el
programa habilita el campo que está frente a la opción de fecha para
seleccionar el tipo de formato que contiene el archivo plano del
extracto.
o Observación: Se marca esta opción cuando se está definiendo el
campo que corresponde a la observación de la transacción.
o No aplica: Se marca esta opción cuando dentro del archivo plano del
extracto se encuentra un campo que no es de valor, fecha,
equivalencia u observación. En este caso de deben diligenciar los
campos “Columna de” y “Columna a”, pero se marcará la opción no
aplica.

o Equivalencia: Se marcará esta opción cuando el campo del extracto
bancario que se está definiendo tenga un documento equivalente en
Siigo. Si es una consignación o depósito, el documento equivalente en
Siigo será un documento tipo L – Otros y si es un cheque será un
documento tipo G – Comprobantes de egreso. Una vez se marcado la
opción de equivalencia el programa habilita el campo que está frente a
la opción, para determinar si el campo en el archivo plano es numérico
o alfanumérico.



Dando chic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla
en la que se debe definir la equivalencia.

 Equivalencia: Corresponde al código asignado por el banco para identificar
esta transacción. Este código aparece relacionado en el extracto bancario.
 Descripción: Nombre que se quiere dar a la equivalencia para su
identificación en Siigo.
 Documento Siigo: Se debe escoger el tipo de documento de Siigo que es
equivalente a la transacción que aparece en el extracto.



1.2. LISTADO DEFINICION EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – LISTA DEFINICION
EXTRACTO BANCARIO

A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para
el extracto bancario. Para obtenerlo se debe escoger el código del banco.

1.3. INCORPORACION EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – INCORPORACION
EXTRACTO BANCARIO

A través de esta opción el programa permite incorporar a Siigo la información del
extracto bancario. Para ello es necesario escoger el código del banco y dar clic sobre
el botón “Incorporación”.



Una vez se ha incorporado la información el programa mostrará el siguiente
mensaje:

1.4. CONCILIACION BANCARIA

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – CONCILIACION BANCARIA

Este informe presenta la conciliación de cada una de las partidas del extracto
bancario y los registros contables efectuados en la cuenta del banco. Para obtener
este informe se debe escoger el código del banco a conciliar y el rango de fechas
objeto de la conciliación.



2. UTILITARIOS

En esta opción se ejecutará un proceso para asignar fechas optimistas y pesimistas a
los documentos en los que se afectaron las cuentas de clientes y proveedores. Estas
fechas serán asignadas de forma general y se debe ingresar la siguiente información:

2.1. ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y PESIMISTA AL MOVIMIENTO

RUTA: TESORERIA – UTILITARIOS – ASIGNA FECHA OPTIMISTA Y
PESIMISTA AL MOVIMIENTO

Esta opción permite asignar una fecha optimista y pesimista a los documentos que
ya se han elaborado y en los que se efectuó una contabilización a las cuentas de
proveedores y clientes.

Para ejecutar este proceso se debe digitar la siguiente información:
Cuenta: Se debe digitar la cuenta de clientes o proveedores para que el programa
haga la lectura de los documentos en las que se afectaron contablemente estas
cuentas y les asigne la fecha optimista y pesimista.

Días Optimista/Días Pesimista: Número de días que se van a tomar para la
asignación de fechas optimistas y pesimistas.

Una vez se ha marcado la opción “Esta seguro” el programa ejecutará el siguiente
proceso, en que asigna fechas optimistas y pesimistas al movimiento que se ha
efectuado a cada uno de los terceros.



3. INTRODUCCION

Los activos fijos de una compañía representan los bienes tangibles adquiridos,
construidos o en proceso de construcción con el fin de emplearlos en forma
permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para
arrendarlos o para usarlos en la administración del ente económico.

Por lo anterior el módulo de Activos Fijos de SIIGO brinda una herramienta eficiente
para el control y administración de los activos fijos de la empresa, optimizando los
procesos de ajustes por inflación y depreciación de los mimos.



4. CUENTAS CONTABLES

Las cuentas contables que intervienen en el proceso de activos fijos se relacionan a
continuación

 Activo: La primera cuenta contable que se debe definir es la de los activos
fijos. Los signos de interrogación hacen referencia a la clasificación de las
diferentes cuentas que corresponden al grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo,
de acuerdo a la estructura indicada en el Plan Único de Cuentas, ejemplo:
152405 Muebles y Enseres, 152010 Maquinaria y Equipo, 154010 Flota y
Equipo de Transporte, etc.

 Depreciación Acumulada: Los activos fijos sufren un proceso de desgaste
llamado depreciación que se origina por el uso, obsolescencia por avances
tecnológicos o por cambios en la demanda de bienes productivos o de los
servicios prestados. Para el manejo contable es necesario definir la cuenta
1592 – Depreciación Acumulada, donde los signos de interrogación clasifican
los diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de
Cuentas, ejemplo: 159215 Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres,
159210 Depreciación Acumulada de Maquinaria y equipo, 159235
Depreciación Acumulada de Flota y Equipo de Transporte, etc.

 Gasto Depreciación: El proceso de depreciación de los activos fijos genera
un gasto para la empresa y para tal efecto se debe definir la cuenta 5160 –
Gasto Depreciación Acumulada. Los signos de interrogación clasifican los
diferentes tipos de activos de acuerdo a la estructura del Plan Único de
Cuentas

 Ajuste por Inflación: Los activos fijos se deben ajustar para reconocer el
efecto de la inflación y los signos de interrogación corresponden a los
diferentes tipos de activos del grupo 15 – Propiedad Planta y Equipo, de
acuerdo a la clasificación establecida en el Plan Único de Cuentas, ejemplo:
152499 Ajustes por Inflación de Muebles y Enseres, 1520999 Ajustes por
Inflación de Maquinaria y Equipo, etc.



 Ajustes por Inflación a la Depreciación Acumulada: La depreciación
acumulada debe ajustarse por inflación de acuerdo a lo establecido en las
normas legales vigentes. Esta cuenta debe ser de naturaleza crédito.

 Corrección Monetaria: Corresponde a la contrapartida en los Ajustes por
Inflación de los activos fijos y la depreciación acumulada. Los signos de
interrogación hacen referencia a las Subcuentas 470515 - Corrección
Monetaria para el Ajuste por Inflación de los Activos Fijos y la 470545 -
Corrección Monetaria para el Ajuste por Inflación de la Depreciación
Acumulada. Esta última cuenta debe ser de naturaleza débito.



5. CREACION DE GRUPOS DE ACTIVOS FIJOS

RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Grupos

En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos a través de los
siguientes campos:

 Código Grupo: En este campo se debe digitar un código y una descripción
para identificar a cada uno de los grupos de activos, de acuerdo a las
necesidades de la empresa y a los activos que posea. El programa permite
crear hasta 9999 grupos de activos
 Cuenta Activo: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde al grupo de activos que se esta creando (15????).
 Cuenta Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta de
depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está
creando (1592??).
 Cuenta Gasto: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto de
depreciación acumulada que corresponde al grupo de activos que se está
creando (5160??).
 Cuenta Ajuste Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de ajuste
por inflación al costo histórico que corresponde al grupo de activos que se
está creando (15??99).
 Cuenta Contrapartida Activo: En este campo se debe digitar la cuenta de
la corrección monetaria que corresponde a la contrapartida del ajuste por
inflación al activo fijo (470515).
 Cuenta Ajuste Depreciación: En este campo se debe digitar la cuenta del
ajuste por inflación a la depreciación acumulada (159299).



 Cuenta Contrapartida Depreciación: En este campo se debe digitar la
cuenta corrección monetaria del ajuste por inflación a la depreciación
(470545).



6. CREACION DE ACTIVOS FIJOS

RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Apertura de Activos

En esta opción se deben crear los activos fijos de la empresa, por cada uno de los
grupos de activos creados anteriormente. Aquí se detallarán las características
principales de los activos.

Para la creación de activos fijos se deben seguir los procedimientos que se describen
a continuación:

 Código: En los cuatro primeros dígitos se debe colocar el código del grupo
creado y automáticamente aparecerá el nombre correspondiente al grupo. En
los siguientes cinco dígitos se debe colocar el código que se desea asignar al
activo fijo que se va a crear, posteriormente el programa habilitará un campo
para el nombre del activo fijo. El programa permite crear hasta 99999 activos
fijos por cada grupo y este código será la identificación del activo en SIIGO.
 Responsable: En este campo se debe digitar el número de cédula del
responsable del manejo del activo fijo que en este caso será uno de los
empleados de la empresa. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono
se pueden efectuar las búsquedas de los empleados creados o se podrá crear



desde esta opción en el caso de que no exista en SIIGO el Nit del
responsable.
 Fecha de Compra: En este campo se debe digitar el año (4 dígitos), el mes
(dos dígitos) y el día (2 dígitos) en que se adquirió el activo fijo. Es
importante digitar la fecha correcta de compra para efectos del cálculo de la
depreciación.
 Asegurado: Si se tiene constituida una póliza de seguros para el activo fijo
se debe marcar esta pregunta y el programa desplegará la siguiente pantalla
en la que se podrá efectuar la capturar los datos de la póliza y la compañía de
seguros, la fecha de vencimiento de la póliza y el monto por el que se
aseguró el activo fijo.

En caso de no contar con una póliza de seguros para el activo fijo se debe
dejar el campo en blanco.

 Activar/Desactivar: Cuando se esta creando un activo fijo se debe digitar
“A” para activar el activo fijo y se tenga en cuenta en los procesos e informes
relacionados con los ajustes por inflación y depreciación. Si el activo ya no
pertenece a la compañía o fue dado de baja se debe desactivar digitando “D”,
porque no podrá ser eliminado si posee movimiento.
 Nro. De Serial: Esta opción aplica para aquellos activos que están
identificados con un número de serial asignado por el fabricante.
Normalmente aplica para los equipos de cómputo y equipos de oficina como
calculadoras, máquinas de escribir eléctricas, etc.
 Centro de Costo y Subcentro de Costo: En este campo se debe digitar el
centro de costo al que pertenece el activo fijo, con el fin de controlar cada
uno de los movimientos contables como compras, saldos iniciales, ajustes por
inflación y depreciación por centro de costo. El subcentro de costo lo solicitará
el programa en caso de que el centro de costo lo maneje, en caso contrario el
programa no habilitará este campo.
 Veces a Depreciar: En este campo se debe digitar el número de veces a
depreciar que se aplicará al activo fijo para que cumpla su vida útil. La vida
útil de los activos fijos esta dada en años y para calcular número de veces a
depreciar se debe multiplicar el tiempo en años por 12 meses y el resultado



es el que se debe ingresar en este campo. El decreto 3019/89, determina la
vida en años de los activos fijos de la siguiente manera:

ACTIVO VIDA No. De Veces a
UTIL Depreciar
Inmuebles 20 años 240 meses
Barcos, trenes, aviones,
maquinaría, equipo y bienes 10 años 120 meses
muebles
Vehículos automotores y
5 años 60 meses
computadores

Recuerde

De acuerdo a lo establecido en la dinámica de la cuenta 1592 – Depreciación
Acumulada del Decreto 2650 de diciembre 29 de 1993 no se debe calcular
depreciación a los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y a la
maquinaria en montaje. Así mismo contempla que cuando se adquiera un bien que
haya estado en uso y por lo tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente
económico deberá depreciarlo, teniendo en cuenta la vida útil restante.

 Ultima Fecha Depreciación: El programa calcula de forma automática la
fecha en la que se aplicará la última depreciación al activo fijo, es decir,
cuando el activo cumple su vida útil. Esta fecha la calcula con la fecha de
compra y el número de veces a depreciar.
 Ubicación: En este campo se debe digitar el área exacta en la que se
encuentra ubicado el activo fijo.
 Código de Barras: En este campo se debe diligenciar si el activo que se
está creando esta identificado por un código de barras.
 Ajustable Inflación: Este campo se marcar para que el programa ajuste por
inflación el activo fijo que se está creando.
 Estado del Activo: El activo fijo que se está creando puede encontrarse en
tres estados que son A – Activo, L- Leasing, G – Garantía. A – Activo: se
debe marcar cuando el activo pertenece a la compañía; en este caso se
ajustará por inflación y se depreciará el activo fijo. L – Leasing: Se marcará
esta opción cuando el activo se encuentra bajo la modalidad de
arrendamiento financiero leasing, en este caso el programa no ejecutará los
procesos de ajustes por inflación y depreciación al activo. G – Garantía: Se
debe marcar esta opción cuando el activo fijo fue recibido como garantía para
respaldar alguna cuenta por cobrar, pero realmente el activo no pertenece a
la compañía, por lo tanto este activo no será ajustado por inflación ni
depreciado.
 Observación: En este campo se puede especificar alguna característica
particular del activo que se esta creando.
 Mantenimiento: Si el activo fijo cuenta con un contrato de mantenimiento o
se controlan los mantenimientos efectuados al activo se debe marcar este



campo. El programa desplegará la siguiente pantalla en la que se deben
digitar el Nit de la compañía que realiza el mantenimiento del activo, el
nombre del contacto y la fecha en la que se debe efectuar el mantenimiento.
Con la tecla de función F3 o con el icono se pueden consultar los tres
últimos mantenimientos realizados al activo. Si no se maneja mantenimiento
para el activo se debe dejar el campo en blanco.



7. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL MANEJO DE LOS ACTIVOS
FIJOS

 Compras (Tipo P): Todas las compras de los activos fijos se deben
contabilizar en un documento tipo P – Compras. Antes de efectuar el registro
de compra, el activo debe estar previamente creado de acuerdo a los
procedimientos establecidos anteriormente. En la compra de activos el valor
del IVA se debe llevar como un mayor valor del activo a excepción de la
importación de maquinaria en la que el IVA debe ser descontable.
 Saldos iniciales (Tipo L): El ingreso de los saldos iniciales de cada uno de
los activos fijos debe efectuarse en un documento tipo L – 999 (Saldos
iniciales) en el que se debe contabilizar el valor del costo histórico del activo
fijo en la cuenta 15???? – Propiedad Planta y Equipo y el valor de la
depreciación acumulada en la cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada.
 Depreciación (Tipo L): Para contabilizar la depreciación acumulada de los
activos fijos se debe definir un documentos tipo L – Otros.
 Ajustes por Inflación (Tipo A): La contabilización de los ajustes por
inflación al costo histórico del activo fijo y el ajuste por inflación de la
depreciación quedará en un documento tipo A – Ajustes por Inflación. En
un documento tipo A – 999 se debe efectuar el ingreso de los saldos iniciales
de los ajustes por inflación al costo histórico del activo y el ajuste por
inflación a la depreciación acumulada.



8.SALDOS INICALES DE ACTIVOS FIJOS

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entrada de
Comprobantes

Para llevar a cabo el ingreso de los saldos iniciales se deben diligenciar los siguientes
campos:

 Tipo: Se debe escoger el documento L – 999 para el ingreso de los saldos
iniciales.
 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del activo fijo en la que se
contabilizará el costo histórico del activo fijo, la cuenta de la depreciación
acumulada y la cuenta puente para que en el comprobante queden sumas
iguales. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar
la búsqueda de las cuentas.
 Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el
activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede
efectuar la búsqueda de los centros de costo. Después de digitar el centro de
costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe
seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con
las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar la búsqueda
de los activos fijos creados.



 Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del
movimiento que se esta realizando.
 Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del activo
se debe efectuar un movimiento Débito y para las cuentas de la de
depreciación y de la cuenta puente se debe efectuar un movimiento Crédito.
 Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del costo histórico del
activo fijo y en la cuenta de depreciación se debe registrar el valor de la
depreciación acumulada del activo fijo.

Después de ingresar los saldos iniciales del costo histórico y la depreciación
acumulada se deben ingresar los saldos iniciales del ajuste por inflación del activo a
través de un documento tipo A – Ajustes por Inflación, que contiene los siguientes
campos:



 Tipo: Se debe escoger el documento A – 999 para el ingreso de los saldos
iniciales.
 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta del ajuste por inflación al
costo histórico del activo fijo, la cuenta del ajuste por inflación a la
depreciación acumulada y la cuenta puente en la que se harán las
contabilizaciones correspondientes. Con las teclas de función F2 o F3 se
puede efectuar la búsqueda de las cuentas.
 Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el
activo fijo. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede
efectuar la búsqueda de los centros de costo. Después de digitar el centro de
costo el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe
seleccionar el activo fijo al que se le hará el ingreso de saldos iniciales. Con
las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los activos
fijos creados.

 Descripción: En este campo se debe indicar el detalle o descripción del
movimiento que se esta realizando.
 Movimiento Débito o Crédito: Para el movimiento de la cuenta del ajuste
por inflación del activo se debe efectuar un movimiento Débito y para las
cuentas del ajuste por inflación a la depreciación y a la cuenta puente se debe
efectuar un movimiento Crédito.
 Valor: En la cuenta del activo se debe digitar el valor del ajuste por inflación
al costo histórico del activo fijo y en la cuenta del ajuste por inflación de la
depreciación se debe registrar el valor correspondiente.



9. AJUSTES POR INFLACIÓN

9.1. CAPTURA DE INDICES

RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación - Captura de Índices

Los activos fijos se deben ajustar por inflación mensualmente el primer día de cada
mes con el PAAG (Porcentaje de Ajuste Año Gravable), establecido por el DANE
(Departamento Nacional de Estadística).

Para ejecutar correctamente el proceso de los ajustes por inflación se deben tener en
cuenta los siguientes procedimientos:

 P.A.A.G: En esta opción se debe efectuar la captura del PAAG (Porcentaje de
Ajuste Año Gravable) publicado por el DANE para cada uno de los meses del
año. Con la tecla de función F1 o con el icono finaliza la captura.



 ACUERDO: Esta opción aplica para entidades estatales (generalmente los
hospitales), los cuales no realizan los procesos de ajustes por inflación con el
P.A.A.G, sino que establecen un porcentaje que es acordado con el gobierno.

9.2. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN ACTIVOS FIJOS

RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Activos Fijos

Para ajustar por inflación los activos fijos se deben diligenciar los siguientes campos:

 Comprobante: En este campo el programa mostrará de forma automática
todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente. Se debe escoger el asignado para los ajustes por inflación de los
activos fijos.
 Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe
estar previamente creado.
 Centro de Costo: Este campo es de carácter informativo y se debe digitar el
centro de costo principal. NO es necesario ejecutar el proceso de los ajustes
por inflación por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Recuerde

Los activos fijos no se ajustan por inflación en el mes de compra, sino hasta el
siguiente mes.



La ejecución de los ajustes por inflación al P.A.A.G, Diferido y Diferencia en cambio
tienen un procedimiento similar al de los Activos fijos y se describe a continuación:

9.3. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN P.A.A.G

RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – P.A.A.G

A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a todas las cuentas
que en el momento de su creación se hayan marcado como Ajustables al P.A.A.G,
diferentes a las de los activos fijos, diferidos e inventarios. En este caso se ajustarían
las cuentas del Patrimonio.

previamente y se debe escoger el de P.A.AG.
 Nit a Usar: En este campo se debe digitar el nit de la empresa, el cual debe



Recuerde

Cuando no se cuenta con el módulo de Activos Fijos o Inventarios y dentro de la
contabilidad se manejan estas cuentas se ajustarán en el proceso descrito
anteriormente.

9.4. PROCESO DE LOS AJUSTES POR INFLACIÓN DIFERIDOS

RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferidos

A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los
diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento
de su creación.

 Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se
quiere ajustar por inflación
 Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se
quiere ajustar por inflación.
 Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática
previamente y se debe escoger el de Diferidos.



9.5. PROCESO DE LOS AJUSTES POR DIFERENCIA EN CAMBIO

RUTA: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferencia en Cambio

El ajuste por diferencia en cambio la deben ejecutar las empresas que manejan
moneda extranjera y deben re - expresar algunas de sus cuentas contables para
reconocer el efecto de las variaciones en las tasas de cambio que sufren las
diferentes monedas diariamente.

Este es el único proceso que se encuentra dentro de los ajustes por inflación que se
debe ejecutar el último día de cada mes y depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables y la alimentación diaria de las tasas de cambio.

Los campos que se deben diligenciar al ejecutar este proceso, son los siguientes:

previamente. Se debe escoger el asignado para el Ajuste por Diferencia en
Cambio.
 Nit a Usar: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, el cual debe

Recuerde



Los procesos de ajustes por inflación y ajuste por diferencia en cambio son
automáticos en todos los casos, únicamente depende de la correcta parametrización
de las cuentas contables.

10. DEPRECIACION

RUTA: Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación

De acuerdo a lo establecido en el decreto 2649 de Diciembre 29 de 2003 la
depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido
valor técnico tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de
producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la
norma básica de asociación.

El método que emplea SIIGO para determinar la depreciación es el de línea recta y
se debe ejecutar el último día de cada mes. El método en se aplica de la siguiente
manera:

Costo Histórico + Ajuste por Inflación
Depreciación
= ---------------------------------------
Mensual
Número de veces a Depreciar

Para la correcta ejecución del proceso de depreciación en SIIGO se deben tener en
cuenta los siguientes pasos:

 ¿ Desea correr la depreciación incluidos los ajustes?. Si no se marca
esta opción solo se realizará el Proceso de Depreciación, teniendo en cuenta
únicamente el costo histórico del activo para efectuar el cálculo de la
depreciación acumulada y terminará el proceso de depreciación. Si se marca
el campo, el programa calculará la depreciación acumulada sobre el costo
histórico más el ajuste por inflación del activo fijo.

Si la opción anterior fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla.



 ¿ Desea que se tengan en cuenta los movimientos por ajustes al
P.A.A.G. del presente mes?. El proceso de ajustes por inflación se debe
ejecutar el primer día de cada mes y el proceso de depreciación se realiza el
último día del mes. Si no se marca el esta opción, el proceso de depreciación
no tiene en cuenta los ajustes por inflación calculados el primer día del mes
en el que se realizará el proceso de depreciación. Si se marca el campo el
programa incluirá el ajuste por inflación de mes en el que se esta efectuando
el proceso de depreciación.

Si la opción anterior fue seleccionada el programa mostrará la siguiente pantalla.

 ¿ Desea que la depreciación del ajuste por inflación se contabilice en la
cuenta de depreciación?. Esta pregunta define la cuenta contable en la que se
debe contabilizar la depreciación al ajuste por inflación. Si se marca esta opción
el programa contabilizará la depreciación calculada al ajuste por inflación en la
cuenta 1592?? – Depreciación Acumulada, pero al final de la vida útil del activo el
valor de la depreciación será mayor al costo histórico y el valor en libros del
activo será negativo. Si no se marca esta opción el programa contabilizará la
depreciación del ajuste por inflación en la cuenta 159299 – Ajuste por Inflación a
la Depreciación y al final de la vida útil el valor en libros del activo será cero (0).

Después de haber marcado las dos primeras preguntas y dejar en blanco la última,
el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes
campos:



 Tipo: En este campo se debe digitar el documento L (Otros) que debe estar
previamente creado en el que se efectuará el registro contable de la depreciación
al costo histórico de cada uno de los activos fijos.
 Tipo: Inmediatamente, el programa solicitará un documento tipo A – (Ajustes
por Inflación), para contabilizar en este comprobante la depreciación que se
calcule al ajuste por inflación.
 Nit: En este campo se debe digitar el Nit de la empresa, para que las
contabilizaciones de la depreciación queden cargadas a este número.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

 Activo Desde: En este campo se debe digitar el código inicial del activo desde el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.
 Activo Hasta: En este campo se debe digitar el código final del activo hasta el
que se desea ejecutar el proceso de depreciación.



11. ACTIVOS NO AJUSTABLES

RUTA: Activos Fijos – Valores no Ajustables – Captura de Datos

Este proceso permite definir los valores de los activos que se deben excluir de los
ajustes por inflación de acuerdo a lo establecido en el decreto 3019/89.

Para efectuar la captura de estos datos se deben ingresar los siguientes datos, una
vez se ingresa a la opción:

 Año: En este campo se debe digita el año en el que se va a capturar la
información.
 Valor: En este campo se digita el valor tope establecido por cada uno de los
años, para excluir los activos fijos de los ajustes por inflación por cada uno de los
años.



12. ACTIVOS DADOS DE BAJA

RUTA: Activos Fijos – Manejo Fechas de Vencimiento – Actualización Fechas
– Fecha Baja

A través de esta opción el programa permite dar de baja los activos fijos que fueron
retirados de la empresa por venta, hurto, daño irreparable u obsolescencia.

Para ejecutar este procedimiento se deben diligenciar los campos que se describen a
continuación:

 Código: En este campo se debe digitar el código del activo que se quiere dar
de baja. Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede
efectuar la búsqueda de los activos fijos de la empresa. Posteriormente el
programa mostrará la información general del activo como el responsable del
activo, fecha de compra, centro de costo, ubicación, valor de compra, valor
de la depreciación y observaciones.

 Estado Actual: El estado A - Activo indica que el activo fijo aún permanece
vigente dentro de la compañía. B – Dado de Baja permite dar de baja al
activo. M – Malogrado indica que el activo fijo está deteriorado y se dará de
baja.



Una vez se ha dado de baja el activo fijo por la opción anterior se debe proceder a
efectuar los registros contables pertinentes al proceso de dado de baja de la
siguiente manera:
1. Consultar el valor en libros de Activo Fijo y los valores correspondientes al costo
histórico, ajustes por inflación al costo histórico, depreciación acumulada y los
ajustes por inflación a la depreciación

RUTA: Activos Fijos – Valor de Activos - Consulta Por Pantalla

Posteriormente se deben efectuar las contabilizaciones pertinentes.

Nota: Se hará la suposición de que el activo fijo consultado anteriormente fue
vendido por valor de 55.000.000.

RUTA: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de
Comprobantes

Los registros contables que se deben efectuar son los siguientes:



Tipo : L – Otros
Nro. : Presionar “Enter y dejar el consecutivo asignado por el programa”.
Cuenta: 154005
Nit : 800100200
Activo : Con las teclas de función F2, F3 o con el icono se puede efectuar
la búsqueda de los activos. Seleccionar la camioneta Ford.
D/C : “C”
Descripción : Comprobante Activos Dados de Baja
Valor : 60.000.000

Cuenta: 159235
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 14.082.073

Cuenta: 110505
Nit : 800100200
D/C : “D”
Descripción : Venta de Activos Fijos
Valor : 55.000.000



Cuenta: 422040
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 5.226.238

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “C”
Descripción : Saldos iniciales
Valor : 3.855.835

Posteriormente se debe hacer el registro contable de los ajustes por inflación.

RUTA: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de
Comprobantes

Tipo : A – Ajustes Por Inflación
Cuenta: 154099
Nit : 800100200



D/C : “C”
Descripción : Activos Fijos Dados de Baja
Valor : 4.924.398

Cuenta: 159299
Nit : 800100200
D/C : “D”
Descripción : Activos Fijos Dados de Baja
Valor : 1.068.563

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 3.855.835

Posteriormente se debe ingresar por la RUTA Activos Fijos – Valor de Activos –
consulta por Pantalla y se debe verificar que todos los datos del activo estén en
cero.



TALLER TESORERIA
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS

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13. TALLER MODULO DE TESORERIA


La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” requiere elaborar las conciliaciones
bancarias de forma rápida para conocer el valor real del efectivo que se encuentra en
los bancos.

Para llevar a cabo esta labor se deben ejecutar los siguientes pasos:

13.2. ARCHIVO EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – DEFINICION ARCHIVO
EXTRACTO BANCARIO

En la definición del archivo del extracto bancario se requiere ingresar la siguiente
información:

Banco : 001
Camino y Nombre Archivo a Leer: Con el icono de los puntos buscar la
RUTA C:TESOR01
Columna de : 1
Columna a : 10
Campo : Equivalencia – Desplegar la ventana
que está frente a este campo y
escoger “Alfanumérico”

Dar clic sobre el siguiente icono y crear las equivalencias

Datos Equivalencias:

Equivalencia : SGHK22153A
Descripción : Depósitos
Documento Siigo : L-001

Equivalencia : H3BF57291C
Descripción : Cheques Girados
Documento Siigo : G-001

Salir con “ESC o con el icono y continuar con la definición del archivo.

Columna de : 12
Columna a : 21
Campo : Fecha – Desplegar la ventana que esta frente a
este campo y escoger el formato AAAA-MM-DD



Columna de : 23
Columna a : 52
Campo : Observación

Columna de : 53
Columna a : 69
Campo : Valor
Maneja Decimales : Marcar esta Opción

Dar clic sobre el icono “bandera” y guardar la información registrada.

Presione “ESC” o el icono para salir de la opción y quedar en el menú principal.

13.3. LISTADO EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – LISTADO DEFINICION
EXTRACTO BANCARIO

Para obtener el informe de la definición del archivo del extracto bancario es
necesario ingresar la siguiente información:

Banco : 001

Generar el informe y verificar que la información se haya incluido de forma correcta.

13.4. INCORPORAR EXTRACTO BANCARIO

RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – INCORPORACION
EXTRACTO BANCARIO

Para incorporar la información del extracto bancario en a Siigo es necesario ejecutar
los siguientes pasos:

Extracto Banco : 001

Dar clic sobre el botón “Incorporación”

El programa incorporará la información de forma automática.

Presione “ESC” o el icono para salir de la opción y quedar en el menú principal.




RUTA: TESORERIA – CONCILIACION BANCARIA – CONCILIACION BANCARIA

Para generar el informe de diferencias de la conciliación bancaria se requiere
ingresar la siguiente información.

Código Banco : 001
Fecha Inicial : 2004-12-01
Fecha Final : 2004-12-31

Generar el informe y analizar la información.



TALLER ACTIVOS FIJOS
SIIGO ESTÁNDAR
WINDOWS

7



14. TALLER DE ACTIVOS FIJOS

La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” requiere controlar y administrar sus
activos fijos y en primer lugar debe efectuar la creación de tablas de activos, las
cuales deben estar clasificadas de acuerdo con los diferentes tipos de estos como son
Muebles y Enseres, Maquinaria y Equipo, Equipo de Cómputo, Vehículos, Edificios,
Terrenos, etc.

En la creación de las tablas de los activos fijos se utilizan las cuentas contables que
afectaran los diferentes movimientos y procesos que intervienen en esta aplicación,
por ello debemos definirlas con anterioridad de esta manera:

14.1. VERIFICACION DE LAS CARACTERISTICAS DE LAS CUENTAS
CONTABLES

RUTA: Contabilidad - Admón. cuentas contables - Apertura

Es importante revisar que las características de las cuentas estén marcadas de
acuerdo a las normas legales y las necesidades de la empresa, también que las
características de las cuentas coincidan unas con otras ejemplo: Si se manejan
Centros de Costos en la Depreciación se le debe marcar (Sí C.costos si se manejan)
en la cuenta 1592 y en la 5160.

 La primera característica es la marcación de “Si Terceros” si la empresa
requiere controlar los activos fijos de su empresa por el responsable del
activo fijo, también en el caso de la compra para controlar a quien se le
compro, o en caso dado de venderlo a quien se le realizo la venta del activo.

 La segunda característica es marcar la cuenta con “Si Centros de Costo” que
cumple la función de controlar los activos por centro de costo contabilizar los
movimientos de los activos fijos por centro de costo. (Activos fijos,
Depreciación, Gastos de Depreciación).

 La tercera característica es marcar la cuenta como PAAG para que el
programa ejecute de forma automáticamente el proceso de Ajustes por
Inflación. Sé deben marcar las cuentas de activos fijos, depreciación y la
cuenta de Ajustes por Inflación de las dos anteriores.

Una vez se ha efectuado la revisión de las cuentas que intervienen en el proceso de
activos fijos puede dar click sobre el icono o presionar la tecla “ESC” para
ubicarse en el menú principal.



14.2. APERTURA DE GRUPOS DE ACTIVOS

RUTA: Activos Fijos – Catálogos - Apertura de grupos

CODIGO: 0001 EQUIPOS DE CÓMPUTO

Cuenta de Activo 1528050000
Depreciación Acumulada 1592200000
Cuenta de Gastos 5160200000
Ajustes por Inflación al activo 1528990000
Contrapartida Activo 4705150000
Ajustes por Inflación de la Depreciación 1592990000
Contrapartida de La Depreciación 4705450000

CODIGO: 0002 VEHICULOS

Cuenta de Activo 1540050000
Depreciación Acumulada 1592350000
Cuenta de Gastos 5160350000
Ajustes por Inflación al activo 1540990000
Contrapartida Activo 4705150000
Ajustes por Inflación de la Depreciación 1592990000
Contrapartida de La Depreciación 4705450000

Una vez se ha efectuado la creación de los grupos de activos puede dar click sobre el
icono o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

14.3. CREACIÓN DE ACTIVOS

RUTA: Activos Fijos – Catálogos - Apertura de Activos

 Un equipo de computo 0001-00001 compuesto por un servidor DELL GX-150 con
numero de serial KVC-150320 el cual fue adquirido el día 14 de junio del año
2003.

Responsable: Ariza Méndez Elizabeth – Buscar con las teclas de Función con el
icono o con las teclas de función F2 o F3.

Asegurado : No marcar la opción
Activar / Desactivar : Marcar la opción
Centro de Costo : 001
Veces a Depreciar : 60
Ubicación : Departamento de Contabilidad
Ajustable por Inflación: Marcar la opción
Estado del Activo : “A”
Mantenimiento : No marcar la opción



 Crear el activo 0002-00001.Una camioneta marca Ford con placas JPG- 723 para
el transporte de mercancía, tiene una póliza de seguro Nro. 73801, por un monto
de 80.000.000.00, con vencimiento de Abril 01 de 2004. La camioneta fue
comprada el día 1 de abril de 2003.

Responsable: Guzmán Méndez Armando
Asegurado : Marcar la opción y asignar la compañía Suramericana de
Seguros y diligenciar los demás datos de acuerdo a los datos suministrados
anteriormente.
Activar / Desactivar : Marcar la opción
Centro de Costo : 002
Veces a Depreciar : 60
Ubicación : Despachos
Ajustable por Inflación: Marcar la opción
Estado del Activo : “A”
Mantenimiento : No marcar la opción

Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar click sobre el icono
o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

14.4. EFECTUE LA INCLUSION DE SALDOS INICIALES

Documentos

Revise que la relación de los documentos que se afectan con los procesos del módulo
de activos fijos son los siguientes:

 Saldos iniciales (Tipo L)
 Depreciación (Tipo L)
 Ajustes por Inflación (Tipo A)

Inclusión de los saldos iniciales

Para el ingreso de los saldos iniciales se debe ingresar en forma detallada por cada
código de activo digitando los cuatro valores así:

 Valor de compra y/o histórico, y valor depreciación acumulada con un
documento tipo “L”
 El Valor de ajustes por inflación al costo histórico y el ajuste por inflación a la
depreciación a la depreciación acumulada se deben ingresar necesariamente
en un documento Tipo A, para tener discriminados los rubros de cada activo
en los informes del módulo.



Se debe ingresar los datos de los activos fijos creados anteriormente:

RUTA: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entradas de
Comprobantes

Tipo : L – 999
Cuenta: 154005
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 80.000.000

Cuenta: 159235
Nit : 800.100.200
D/C : “C”
Valor : 21.856.221

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 38.143.779

Presionar la tecla de función F1 o el icono o de un click sobre el icono
para guardar el comprobante.

 Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo.

Comprobantes

Tipo : A – 999
Cuenta: 154099
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 6.300.000

Cuenta: 159299
Nit : 800100200



D/C : “C”
Valor : 3.614.349

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 2.685.651


 Ingresar los saldos iniciales del Servidor:

Comprobantes

Tipo : L – 999
Cuenta: 152805
Nit : 800100200
la búsqueda de los activos. Seleccionar el servidor.
D/C : “D”
Valor : 10.000.000

Cuenta: 159220
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 2.758.379

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 7.241.621




 Ingresar el valor de los ajustes por inflación correspondientes al activo fijo.

Comprobantes

Tipo : A – 999
Cuenta: 152899
Nit : 800100200
D/C : “D”
Valor : 750.000

Cuenta: 159299
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 364.349

Cuenta: 999999
Nit : 800100200
D/C : “C”
Valor : 385.651


Una vez se ha efectuado la creación de los activos fijos puede dar click sobre el icono
o presionar la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

14.5. CONSULTA DE LA INCLUSION DE LOS ACTIVOS FIJOS

RUTA: Activos fijos - Valor de activos - Consulta por pantalla



14.6. CAPTURAR EL P.A.A.G

Cambiar la fecha saliendo de SIIGO e ingresando con año 2004, mes 01 y día 01.

Capturar los índices de ajustes por inflación en el mes de enero de 1.0.

RUTA: Contabilidad - Ajustes Por inflación – Captura de índices

Ubicarse en el mes de diciembre y digitar el P.A.A.G indicado.

14.7. EJECUTAR EL PROCESO DE AJUSTES POR INFLACION

RUTA: Contabilidad - Ajustes Por inflación – Activos Fijos

Escoger la opción de Proceso
Comprobante : A-001
Nit. A Usar : 800100200
Centro de Costo: 001
Está seguro : “Si”

Cambiar la fecha por la RUTA: Administración – Cambio de Fecha y digitar
20040131.

14.8. PROCESO DE DEPRECIACION

RUTA: Activos Fijos – Depreciación – Comprobante de Depreciación

A las preguntas correspondientes al proceso de Depreciación contestar de la
siguiente manera: S - S – N.

Tipo : L – Depreciación
Tipo : A – Ajustes por Inflación Activos Fijos
Nit : 800100200
Código Activo Desde : Presionar “Enter”
Código Activo Hasta : Presionar “Enter”
Seguro : “Si”

14.9. GENERACION DE INFORMES

RUTA: Activos Fijos – Catálogo - Consulta Por Ubicación – Pantalla

Ubicación Desde :A
Ubicación Hasta :Z

Verificar el informe y posteriormente puede dar click sobre el icono o presionar
la tecla “ESC” para ubicarse en el menú principal.

RUTA: Activos Fijos – Catálogo - Consultas Generales – Impreso



Alfabético
Descripción Desde : Presionar “Enter”
Descripción Desde : Presionar “Enter”

Dar click sobre el icono y presionar “Enter” hasta visualizar el informe. Para salir
del informe de un click sobre el icono .

RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Mantenimiento de Activos




RUTA: Activos Fijos – Catálogo – Vencimiento de Seguros

Alfabético


RUTA: Activos Fijos – Activos Por Responsable – Activos por Responsable
Impreso

Nit Desde : Presionar “Enter”
Nit Hasta : Presionar “Enter”


RUTA: Activos Fijos – Valor de Activos – Informe Discriminado el Ajuste


Imprime Activos en cero y/o dados de baja (S/N): “No marcar la opción”




RUTA: Activos Fijos – Movimiento de Activos – Movimiento Impreso

Mes Inicio : 11
Mes Fin : 12

Código Activo Hasta : Presionar “Enter



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