O documento descreve o circuito da correspondência em uma empresa, incluindo as etapas de entrada, verificação, distribuição, resposta ou arquivo, assinatura, registro de saída e expedição. Também discute os tipos de correspondência confidencial, secreta e necessária, e como cada um deve ser tratado.
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Circuito da documentação modulo 14 Eduardo e filipa
1. Circuito da correspondência
Ana Filipa Sequeira
Nº2
Agrupamento de Escolas de Mem Martins
Eduardo Martins Nº5
Técnicas de Secretariado
Módulo XIV
2. Considera-se correspondência toda
e qualquer forma de comunicação
escrita, produzida e destinada a
pessoas jurídicas ou físicas, bem
como aquela que se processa entre
órgãos e servidores de uma
instituição.
Circuito da correspondência
são as fases em que a
correspondência passa
dentro da empresa desde o
remetente até ao
destinatário.
A correspondência
4. Cartas-patente são um tipo de documento legal em forma de
carta aberta entregue por um monarca ou governo, que garante
um ofício, um direito, um monopólio, um título ou um status a uma
pessoa ou para alguma entidade, como uma corporação.
6. Confidencial
A correspondência confidencial ou
secreta
nunca deve ser aberta, mas sim
conduzida
diretamente á direção. É
conveniente, contudo, registar a sua
entrada, de preferência numa
agenda própria para isso.
7. Tal como a correspondência confidencial, a secreta também é
sigilosa, mas ainda mais que a confidencial. Dito isto, podemos
concluir que é para um número ainda mais restrito de pessoas.
Secreta
11. Necessária
A correspondência necessária
pode dividir-se em três grupos:
->Dirigida a alguém;
->Confidencial;
->Dirigida à empresa
Não
Necessária
A informação não necessária
não tem interessa para a
empresa mas mesmo assim é
filtrada, se for para o Arquivo é
guardada por um curto
período de tempo.
12. Antes da correspondência ser inserido no sobrescrito deve-se
verificar se:
A carta está
datada e
assinada.
Contém o
material
referido no
anexo
O endereço
corresponde
ao do
sobrescrito
13. E por fim…
Toda a
correspondência
que é expedida da
empresa deve
possuir em arquivo a
respetiva cópia.
Quando a
correspondência
for registada,
juntamente com a
cópia, deve
ser arquivado um
exemplar do talão
de aceitação.
O registo é com
aviso de receção,
este, após ser
devolvido pelo
destinatário com a
respetiva assinatura,
de ver também ser
arquivado com a
cópia
da correspondência.
14. É toda a correspondência que circula no interior da
empresa, através de memorandos, comunicados,
ordem de serviços, entre outros
19. Resposta ou
arquivo
O destinatário dá–lhe o devido tratamento após a leitura
da correspondência . Se não for diretamente para o
arquivo a correspondência irá requerer resposta.
21. Registo de saída
Normalmente o registo de saída é assinalado
num livro próprio tal como no registo de entrada.
Deve-se tirar fotocópias dos originais e
encaminhar-se devidamente.
22. Expedição e
arquivo
Antes de se inserir a correspondência no
sobrescrito deve-se verificar se:
O endereço
corresponde
ao do
sobrescrito
Contem o
material
referido no
anexo
A carta está
datada e
assinada
23. Quando a
correspondência for
registada,
juntamente
com a cópia, deve
ser arquivado um
exemplar do talão
de aceitação
Toda a
correspondência
que é expedida da
empresa
deve possuir em
arquivo a respetiva
cópia
No caso do registo ser
com aviso de receção,
este,
após ser devolvido pelo
destinatário com a
respetiva
assinatura, deve
também ser arquivado
com a cópia da
correspondência.
Expedição e arquivo
E por fim
24. É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais permite
o envio de informação sempre em formato digital.
