[DE] Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 | Dr. U. Kampffmeyer, M. Hartbauer | SER GROUP Webinar 2013

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2013
1
© PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-16 / Quelle: PROJECT CONSULT 1
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014
Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT
Markus D. Hartbauer, SER
Webinar

2
Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 SER Webinar 10.12.2013Dr. Ulrich Kampffmeyer
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Berater & Geschäftsführer
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Hamburg
http://bit.ly/PC-Kff
http://bit.ly/WP-UKff
Markus D. Hartbauer
Lösungsarchitekt
SER Solutions Deutschland GmbH
markus.hartbauer@ser.de

3
Agenda
Fragen von PROJECT CONSULT:
• Was ändert sich bei GoBS und GDPdU?
• Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland?
• Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen umgehen?
• Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren?
• Hat ZUGFeRD eine Chance?
• Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept der
öffentlichen Verwaltung aus?
• Ist ein Archiv nur für die Erfüllung von Compliance wirtschaftlich?

4
Thema 1
Die GoBD am Horizont
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen
in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Was ändert sich zu den GoBS und GDPdU?

5
GoBD
Kritisiert von der Wirtschaft:
• BITKOM lehnt den Alleingang der Finanzverwaltung bei der
elektronischen Buchführung ab und sieht zusätzliche Kosten und
neue Bürokratie auf die Unternehmen zukommen
• Wirtschaftsprüfer sehen die Rechtslage deutlich verschärft und dies
einseitig zu Lasten des Steuerpflichtigen
• Steuerberater fordern eine umfassende Überarbeitung des
Entwurfs
• Zweiter Entwurf Juni 2013: http://bit.ly/GoBD2

6
GoBD
• Bringt die Ansätze von GoBS (1996) und GDPdU
zusammen (2001)
• Bereinigt Missverständnisse und aktualisiert auf Basis des
„State-of-the-Art“
• Betont IKS und Verfahrensdokumentation
• „Es gibt keine Produkt-Zertifikate“!

Doxis4 ECM
→ Elektronische
Archivierung seit über
25 Jahren
→ Standards kommen und
gehen, Archive bleiben
Doxis4 Storage Service
SAN/NAS
AlleNetApp
kompatiblen
EMCCentera(XAM-API)
ITA-Storage-Adapter
HPIAP&iCAS
HitachiHCP
WORM
EMC
Centera
EMC Celerra
IBM TSM
Optional Doxis4 SafeLock
IBMTSM(SSAM)
EMCCelerraFLR

Gutachten, Zertifikate und Testate

10
Thema 2
Das JStG 2013 lässt auf sich warten
Jahressteuergesetz 2013
Verkürzung der Aufbewahrungsfristen in Deutschland?

11
Jahressteuergesetz 2013
• Mehrfach in 2013 abgelehnt (jedoch nicht wegen der Verkürzung
der Aufbewahrungsfristen)
• Aufbewahrungsfristen
• ab 2013 auf 8 Jahre
• ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre
• Betrifft Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und
§ 14 b UStG
• Ausnahmen
Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB
Einschränkungen.
Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt
für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
• Erneuter „Anlauf“ in 2014
JStG 2013

Doxis4 ECM
→Umfangreiches Retention Management Service zur
Steuerung von Aufbewahrungsregeln
→Regel = Basisdatum + minimale/maximale Frist + Aktion
→Je Datenbestand und Dokumentklasse steuerbar
→Damit flexibel an geänderte Rahmenbedingungen zu
adaptieren

14
Thema 3
Aufbewahrungsfristen in Europa sind
ein Wirrwarr
Studie mit allen Aufbewahrungsfristen in Europa von Iron
Mountain, 2013 http://bit.ly/AufbewahrungsFristen
Wie sollen Unternehmen mit konkurrierenden Fristen
umgehen?

15
Konkurrierende Aufbewahrungsfristen und
Aufbewahrungsbedingungen
• In Deutschland:
Handelsrecht, Steuerrecht, Datenschutz, Zivilrecht, Umweltrecht,
Gesundheitsrecht, Zivilprozessrecht usw.
• In Europa und der Welt:
Von Staat zu Staat und von Branche zu Branche verschieden
Darf es in einer globalisierten Wirtschaft überhaupt
unterschiedliche Fristen geben?
Wie unterschiedliche Fristen managen?
Oder nimmt man einfach immer die längste Frist und die
schärfsten Aufbewahrungsbedingungen?
Aufbewahrungsfristen-Chaos

minimale Frist maximale Frist
minimale Frist maximale Frist
Retention Management in Doxis4
Zeit
trigger event
Regel & Bezugsdatum bekannt
Löschen möglich
(jedoch nicht automatisch)
Aufbewahrungsfrist
= Eventdatum + retention period
destroy, logical delete (review),
long term preservation
Default: Objekt geschützt,
solange keine Regel bekannt ist
disposition
action
Hinweis: minimale Frist = maximale Frist möglich
Default: Objekt nicht
geschützt, solange keine
Regel zugeordnet („Objekt
nicht als Record deklariert“)
Löschen nicht möglich
Verhalten in einem
„Archiv-Datenbestand“
(retention mode = strong)
Zeit
trigger event
Regel & Bezugsdatum bekannt
Löschen möglich
(jedoch nicht automatisch)
Aufbewahrungsfrist
= Eventdatum + retention period
destroy, logical delete (review),
long term preservation
disposition
action
Löschen nicht möglich
Verhalten in einem
„DMS-Datenbestand“
(retention mode = optional)
Löschen möglich

DIV_GLOBAL_SCRIPT
ateniecmcontractmain
enicontract
Application_OnDebugResume
Application_OnInit
enicontract_getUserLineOfBusinessenicontract_getRoleOUHierarchy
This_System_OnDocCheckIn
This_System_OnOverrideObjectRights
enicontract_canModifyContract
enicontract_canReadContract
SER_org_getUserByName
SER_org_getUsersOfGroup
SER_org_getUsersAsStringMatrix
SER_md_sortStringMatrix
SER_org_isUserMemberOfGroup
SER_qry_removeQueryDBsWithoutQueryDescriptorAssignment
SER_md_getFirstDescValueByDescName enicontract_doLUBES2eVA
this_getallLUBEScontracts
this_desc2LUBEScontract
Doc_getDescriptorStringValue
Query_search
Folder_setDescriptors
Folder_setDescriptor
Folder_getDescriptorStringValue
Date_formatISO8601
DMS_FILING_ENVIRONMENT
ContractAdministration
enicontract
DMS_FILING_ENVIRONMENT
AktenEntwicklung
enicontract
REC_FOLDER_DIALOG
EniContractDialogs
enicontract
Dlg_OnDebugResume
Dlg_OnDocumentChanged
enicontract_initControls
enicontract_initValues
tabEniObjectAccess_DbrsPersonen_OnDblClickItem
tabEniPartyInternal_SbVertragsManager_OnSelectionChanged
MyOrgCtrl_OnParticipantDblClick
this_updateAktuellerZugriff
GVL_getValue
DIV_ACTIVEX_WINDOW
MassKeyChange
enicontract
Dlg_OnDebugResume
Dlg_OnUserDataChanged
CmdExecute_OnClicked
changeValueSafe
tabEniPartyInternal_SbVertragsManager_OnSelectionChanged
tabEniPartyInternal_SbVertragsErsteller_OnSelectionChanged
DIV_ACTIVEX_WINDOW
MassRightsChange
enicontract
Dlg_OnDebugResume
Dlg_OnUserDataChanged
CmdExecute_OnClicked
addValuesSafe
removeValuesSafe
changeValuesSafe
tabEniObjectAccess_DbrsPersonen_OnDblClickItem
MyOrgCtrl_OnParticipantDblClick
this_updateAktuellerZugriff
tabEniObjectAccess_MvAktuellerZugriff_OnValueRemoved
DIV_GLOBAL_SCRIPT
deserdoxis4spcommonmain
dx4common
DMS_RESULT_DIALOG
ContractSearchResult
dx4contract
ResultWindow_OnRibbonBarInitialized
ResultWindow_OnRibbonElementClicked
DMS_QUERY_DIALOG
ContractDocumentSearch
dx4contract
Dlg_OnExecuteQueryObject
Komplexität von Regeln
→Vererbung über Dokumentklassen
→Vererbung Akte auf Dokumente
→ Variante: Aktenfrist übersteuert Dokumentfrist
→ Variante: Dokumentfrist bleibt unangetastet
→Auto-Dokumentation der
Abhängigkeiten

18
Thema 4
BSI TR-30138 Resiscan
Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der
Informationstechnik zum rechtssicheren und
beweissichernden Scannen mit anschließender Vernichtung
der gescannten Dokumente.
Muss man beim Scannen wirklich elektronisch signieren?

19
Ersetzendes Scannen: BSI TR 03138
BSI TR-03138: Ersetzendes Scannen (RESISCAN)
BSI Statement:
"Mit der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen wird
ein Handlungsleitfaden mit Anforderungen technisch-
organisatorischer Art an Scanprozesse zur Verfügung gestellt,
deren Einhaltung das Erstellen und die Anwendung möglichst
rechtssicherer Scanlösungen ermöglicht“
• Ersetzendes Scannen = Scannen mit anschließender
Vernichtung des Papiers
• Einsatz elektronischer Signaturen in bestimmten Bereichen der
öffentlichen Verwaltung und des Gesundheitswesens
• Verankert im neuen E-Government Gesetz (verabschiedet
am1.8.2013) für Bundesbehörden

DOXiS4 Capture Signaturoption
→Qualifizierter Zeitstempel
→Erzeugung über Trustcenter und Timeserver
→garantiert, dass ein gescanntes Dokument zum Zeitpunkt
des Scannens durch den Scanner-Benutzer genau so und
nicht anders aussah
→Voraussetzung für die Vernichtung von Papieroriginalen
in etlichen Anwendungsfällen (zB Kliniken,
Sozialversicherung, ...)
→Aber eben NICHT in der „freien Wirtschaft“

Gefahr: Signatur suggeriert Sicherheit
→Signatur alleine
→ beweist zwar allfällige Veränderung eines Dokuments
→ kann aber das Original nicht wiederbringen!
→Revisionssicheres Archivsystem
→ Garantiert Unveränderbarkeit und Unverändertheit über die
gesamte Aufbewahrungsdauer

22
Thema 5
Die elektronische Rechnung wird im
Bund in Österreich Standard.
In Deutschland wird das ZUGFeRD-Format entwickelt. Auf
Ebene der OECD gibt es bereits weltweit gültige Formate.
Hat ZUGFeRD in Deutschland eine ähnliche Chance?

23
Elektronische Rechnung: ZUGFeRD
ZUGFeRD = ein Standard für elektronische Rechnungen in
Deutschland
„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung
Deutschland“
• Hrsg. von FeRD
„Forum elektronische Rechnung Deutschland“
Dezember 2012 / aktuelle Version September 2013
• Versendung von standardisierten Rechnungen als PDF/A-3
mit integriertem XML-Datensatz für die automatische
Verarbeitung
• Ergänzt EDI-Standards wie EANCOM®
• Soll auch auf europäischer Ebene verankert werden
Ein deutscher Sonderweg?

E-Rechnung an den Bund
→Vorgaben an Format (Inhalt) und Übermittlung
(Transport)
→PEPPOL.eu eingearbeitet: Pan-Europäischer
Standard für elektronische Rechnungs-
legung an öffentliche Verwaltung
→GUI und Webservices stehen
zur Verfügung
Ab 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes
im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit
Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen
ausschließlich elektronisch in strukturierter Form
einzubringen. Ab diesem Zeitpunkt werden von
Bundesdienststellen keine Papierrechnungen
mehr akzeptiert.

25
Thema 6
Jenseits von DOMEA
Das DOMEA-Konzept wurde 2012 offiziell für beendet erklärt.
Stattdessen wurde ein neues Konzept (das sich vielfach aber
auf DOMEA 2.0 bezieht) eingeführt.
Wie sieht die E-Akte im neuen Organisationskonzept aus?

26
OkeVa
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
• Mai 2012 als Nachfolger und Ablöser von DOMEA
veröffentlicht
• Komponenten:
• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der
elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung
• Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische
Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und
Fachverfahren.
• Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem
aufgebaut.

27
OkeVa
Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit
Die folgenden Bausteine sind verfügbar:
• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte
• Grundlagen und Bedarfsanalyse
• E-Akte
• E-Vorgangsbearbeitung
• E-Zusammenarbeit
• Projektleitfaden
Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:
• E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)
• E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)
• Scan-Prozess (in Arbeit)
• Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)
• E-Fachverfahren (in Planung)

Doxis4 für Behörden
→2/3 des Umsatzes machen
wir mit Doxis4
Standardlösung
→Flexible E-Akten und
Vorgangsbearbeitung
→Intelligente Erweiterungen
zB mobiler Workflow
(Funktionäre!)

30
Thema 6
Exkurs: das neue
E-Government-Gesetz
• Verabschiedet am 1.8.2013.
• Verankert De-Mail, Resiscan und weiterhin qualifizierte
elektronische Signatur.
• Betrifft auch die elektronische Vorgangsbearbeitung und die
elektronische Akte nach dem neuen Organisationskonzept.

31
Thema 7
Ein Archiv nur aus Compliance-
Gründen:
Ist das denn wirtschaftlich?

32
Archivierung
• Archivsysteme müssen wirtschaftlich sein und die
Compliance-Anforderungen quasi „nebenbei“ erfüllen.
• Archivsysteme sind nur dann wirtschaftlich, wenn sie ihre
Inhalte in Prozessen und als Wissen zur Verfügung stellen.

Wirtschaftlichkeit von Doxis4
→Quantifizierbare Werte
Einsparungspotenzial ECM Enterprise Content Management
Analyse
Parameter - Arbeitsplatz
Zeit pro Mitarbeiter Effizienz-Steigerungen durch ECM in % Zeit pro Mitarbeiter
in Minuten pro Tag Dok./Akten Vorgänge Summe effizienzbereinigt
40,0 Recherche 75 0 75 10,0
10,0 Ablage -50 0 -50 15,0
15,0 Vervielfältigung 90 0 90 1,5
10,0 Urgenz, aktiv 0 80 80 2,0
10,0 Urgenz, passiv 0 80 80 2,0
85,0 Summe | Bearbeitung "Papierablage"
30,5 Summe | Bearbeitung "ECM"
Parameter - Unternehmen
300 Anzahl der Mitarbeiter mit PC Arbeitsplätzen
30 Ø Stundensatz dieser Mitarbeiter in EUR
60 % Deckungsgrad ECM (Abteilungen, Dokumente, Akten, Vorgänge) (maximal)
215 Arbeitstage pro Jahr
0
200
400
600
800
1,000
1,200
1,400
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Potenzial 0 26 92 210 394 605 841 1,091 1,354
Potenzial - Entwicklung | Diagramm
Werte in Tsd. EUR

Wirtschaftlichkeit von Doxis4
→Wettbewerbsvorteil 1:
Sekundenschneller Zugriff im FrontOffice/Call Center
steigert die wahrgenommene Auskunftsbereitschaft
 Kundenzufriedenheit
→Wettbewerbsvorteil 2:
Mitarbeiter werden von stupiden Routinetätigkeiten
entlastet und haben Zeit- und Hirnressourcen frei
 Innovationsbereitschaft

PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
www.PROJECT-CONSULT.com
© PROJECT CONSULT 2013
35
War uns ein Vergnügen!
Ulrich Kampffmeyer
E-Mail: Kff@PROJECT-CONSULT.com
Markus D. Hartbauer
E-Mail: markus.hartbauer@ser.de

[DE] Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 | Dr. U. Kampffmeyer, M. Hartbauer | SER GROUP Webinar 2013

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (20)

Destacado

Destacado (20)

Similar a [DE] Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 | Dr. U. Kampffmeyer, M. Hartbauer | SER GROUP Webinar 2013

Similar a [DE] Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 | Dr. U. Kampffmeyer, M. Hartbauer | SER GROUP Webinar 2013 (20)

Más de PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Más de PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH (20)

[DE] Neue Compliance–Anforderungen im ECM 2014 | Dr. U. Kampffmeyer, M. Hartbauer | SER GROUP Webinar 2013