1. ANDREA VANEGAS
MARIA MARTINEZ
PAOLA CARREÑO
LINA MELO
JENNIFER SILVA
MENTALIDAD EMPRENDEDORA
FICHA: 399209

2. Nuestra empresa se ubicara en el Centro de la Ciudad de Bogotá por la Av.
Carrera 7 con calle 26 cerca al centro de comercio Internacional.

3. •Agua
• energía
• teléfono – redes de internet.
• Aires Acondicionados.
Es una de las zonas urbanas, financieras más reconocidas y tradicionales de la
ciudad de Bogotá, capital de Colombia. Su ubicación geográfica está
comprendida entre las calles 26 y 39 y la carrera 7 y 15 (Avenida Caracas), en
los barrios San Diego y San Martín principalmente.
El centro de Bogotá es el primer sector financiero de la ciudad. Aquí confluyen
bienes de interés cultural de carácter nacional, espaciosos parques, trazados
urbanos, barrios y nuevas edificaciones que han generado espacios públicos
interesantes para explorar.
Desde el punto de vista económico el centro de Bogotá es un punto
estratégico para nuestra idea de negocio debido a que se encuentran las
más importantes empresas financieras del país como los son bancos, ARL,
cajas de compensación, aseguradoras y algunas entidades prestadoras de
salud.

5. Los documentos se recibirán en
nuestras instalaciones, se realizara la
clasificación correspondiente, luego
se digitalizaran e indexaran, se
realizara control de calidad de la
imagen, su clasificación e indexación
electrónica, luego se dejara la
documentación tal cual como la
entrego el cliente y se dejara en el
archivo hasta ser entregada al
cliente, según lo que se halla
acordado.

6. Es un scanner de producción con gran
duración,
Diseñado para grandes volúmenes y todo
tipo de documentos
Maneja velocidades de 160 a 200
documentos por minuto en A4 esto los
convierte en los escáneres de producción
más rápido. Los scanner i1860
proporciona un panel de pantalla táctil
de color para una fácil operación. El
alimentador automático de documentos
ajustable facilita la alimentación de
documentos. Estas características hacen
que los scanner i1860 un dispositivo
ergonómico para todos los entornos de
procesamiento de documentos.

7. Escáner versátil IBML, proporcionan beneficios únicos
de procesamiento de transacciones para los usuarios
en una amplia gama de mercados verticales. procesa
documentos a altas velocidades fueron construidos
desde cero para los usuarios que requieren el
procesamiento de transacciones sofisticadas y robustas
en línea herramientas de negocio de procesamiento
de reglas y ordenar los documentos. proporcionan sin
igual en la línea de inteligencia basado en normas
para el procesamiento, dosificación automática de
agua que caen, bolsillo numerosas opciones de
seguimiento de auditoría y los procesos integrados.

8. La infraestructura de nuestra compañía debe ser un lugar libre de
humedad, con buena iluminación, amplio, que cuente con varias
conexiones a la energía, salidas de emergencia, que permita realizar
modificaciones según el proceso lo requiera. Que cuente con las
condiciones de seguridad según las herramientas de trabajo,
almacenamiento, orden y aseo.
Inicialmente las maquina para el proceso de digitalización se
arrendaran según la necesidad de los procesos, los equipos de
computo se compraran con sus respectivas licencias y accesorias
que se requieran.
Al iniciar nuestra idea de negocio la distribución de personal es
principalmente por el coordinador seguido de un líder de proceso, un analista
de producción, los operadores que son las personas encargadas de realizar el
proceso como tal de nuestro negocio y por ultimo un asistente administrativo
que manejara toda la parte de contratación.

9. El mantenimiento para las maquinas se realizara en un periodo
mensual realizándolo los primeros días de cada mes.
Los repuestos para las maquinas digitalizadoras se cambiaran
según la necesidad de la maquina o del operador teniendo en
cuenta el desgaste, los repuestos para los scanner son rodillos de
caucho, cartuchos de tinta, lámparas entre otras.
El
manejo
de
las
maquinas
digitalizadoras en el caso del scanner
Kodak i1860 lo debe realizar una
persona capacitada para su manejo
con una correcta postura, que no
permita que los documentos en la
bandeja se traspapelen, el operador
también debe tener el conocimiento
de las herramientas ofimáticas y del
aplicativo
correspondiente
del
scanner.

10. Los equipos consistiría en dar su estructura por departamentos
encontraríamos
• digitalización y computo: 2 maquinas digitalizadoras con su respectivo
equipo de computo, y los equipos disponibles para realizar la clasificación
y realización de las imágenes.
•Productividad: se encuentran mesas especiales para el alistamiento, sillas
altas.
•Un equipo de computo, fax, teléfonos entre otros.}

11. BAÑO
CAFETERIA
DIGITALIZACIO
N Y COMPUTO
MUJERES
AREA
PRODUCCTIVA
BAÑO
HOMBES
RECEPCION
BODEGA
ARCHIVO

12. PRECIO DE VENTA
precio venta producto 1
I sem estre
II sem estre
500
EJEMPLO
ventas mes de enero 1er semestre
valor del producto 1er. Semestre
0
500
Valor de las ventas 1er. Sermestre
0
ventas mes de junio 2do. Semestre
0
valor del producto 2do. Semestre
Valor de las ventas 2do. Sermestre
550
0
550

13. INFORMACIÓN INICIAL
PRODUCTOS
D IGIT A LIZ A C ION
COMPORTAMIENTO DE LAS VENTAS EN FORMA PORCENTUAL (%) SEGÚN EL ESTUDIO DE MERCADOS E HISTORIA DE LA CIA.
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
ENE
FEB
15%
10%
10%
8%
5%
5%
7%
5%
5%
TOTAL
10%
15%
100%
NOV
5%
DIC
DIC
TOTAL
INGRESOS OPERACIONALES
UNIDADES DE VENTA DE ACUERDO AL ESTUDIO DE MERCADO
PRODUCTOS
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
D IGIT A LIZ A C ION
90.000
60.000
60.000
48.000
30.000
30.000
42.000
30.000
30.000
30.000
60.000
90.000
600.000
TOTAL
90.000
60.000
60.000
48.000
30.000
30.000
42.000
30.000
30.000
30.000
60.000
90.000
600.000
PRECIO UNITARIO
PRODUCTO
D IGIT A LIZ A C ION
ENERO
500
FEBRERO
500
MARZO
500
ABRIL
500
MAYO
500
JUNIO
500
JULIO
AGOSTO
550
550
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
550
550
550
550
VENTAS EN PESOS $$$
PRODUCTO
D IGIT A LIZ A C ION
TOTAL
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
TOTAL
45.000.000
30.000.000
30.000.000
24.000.000
15.000.000
15.000.000
23.100.000
16.500.000
16.500.000
16.500.000
33.000.000
49.500.000
314.100.000
45.000.000
30.000.000
30.000.000
24.000.000
15.000.000
15.000.000
23.100.000
16.500.000
16.500.000
16.500.000
33.000.000
49.500.000
314.100.000

14. GASTOS OPERACIONEALES DE ADMINISTRACION
CENTRO DE COSTO:
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
TOTAL
535.000
%
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
535.000
6.420.000
GASTOS DE PERSONAL
SUELDOS
HORAS EXTRAS
COMISIONES
AUXILIO DE TRANSPORTE
CESANTIAS
8,33%
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
535.000
INTERESES SOBRE CESANTIAS
1,00%
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
5.350
64.200
PRIMA DE SERVICIOS
8,33%
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
44.583
535.000
VACACIONES
4,17%
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
22.292
267.500
DOTACION Y SUMINISTROS TRBAJ
4,00%
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
256.800
INDEMNIZACIONES LABORES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
CAPACITACION DEL PERSONAL
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
8,00%
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
42.800
513.600
APORTES FONDOS DE PENSIONES
12,50%
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
66.875
802.500
APORTES CAJA COMPENSACION
4,00%
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
21.400
256.800
APORTES I.C.B.F.
3,00%
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
16.050
192.600
SENA
2,00%
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
10.700
128.400
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
831.033
9.972.400
3.000.000
6.000.000
0 3.000.000
6.000.000
APORTES A ENTIDADES EPS.
OTROS
TOTAL GASTOS DE PERSONAL
HONORARIOS
ABOGADOS
3.000.000
OTROS
TOTAL HONORARIOS
0
0
0 3.000.000
0
0
0
0
0
0

15. ARRENDAMIENTOS
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
6.000.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
6.000.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
1.500.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
1.500.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
3.000.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
240.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
3.000.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
300.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
1.200.000
CORREO, PORTES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
FAX Y TELEFAX
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TRANSP. FLETES Y ACARREOS
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
GAS
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
645.000
7.740.000
NOTARIALES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
REGISTROMERCANTIL
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
VEHICULOS
TOTAL ARRENDAMIENTOS
SEGUROS
VEHICULOS
RESPONSABILIDAD CIVIL
TOTAL SEGUROS
SERVICIOS
ASEO Y VIGILANCIA
PROCESAMIENTO ELEC DATOS
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
ENERGIA ELECTRICA
TELEFONO
TOTAL SERVICIOS
GASTOS LEGALES
TOTAL GASTOS LEGALES
0

16. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
CONSTRUCCUINES Y EDIFICACIONES
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
1.200.000
MAQUINARIA Y EQUIPO
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
600.000
EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIONES
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
600.000
FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
600.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
3.000.000
INSTALACIONES ELECTRICAS
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
250.000
3.000.000
REPARACIONES LOCATIVAS
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
50.000
600.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
300.000
3.600.000
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
360.000
MAQUINARIA Y EQUIPO
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
60.000
720.000
EQUIPO DE OFICINA
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
25.000
300.000
EQUIPO DE COMPUTO Y COMUNICACIONES
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
180.000
FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
15.000
180.000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTAL GASTOS MANTENIMEINTO Y REPARAC
ADECUACIONES E INSTALACIONES
TOTAL GASTOS ADECUACIONES E INSTALAC
DEPRECIACIONES
ARMAMENTO Y VIGILANCIA

17. GASTOS OPERACIONEALES DE VENTA
CENTRO DE COSTO:
%
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
TOTAL
GASTOS DE PERSONAL
SUELDOS
1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 12.000.000
HORAS EXTRAS
COMISIONES
AUXILIO DE TRANSPORTE
CESANTIAS
8,33%
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333 1.000.000
INTERESES SOBRE CESANTIAS
1,00%
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
PRIMA DE SERVICIOS
8,33%
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333
83.333 1.000.000
VACACIONES
4,17%
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
41.667
500.000
DOTACION Y SUMINISTROS TRBAJ
4,00%
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
480.000
INDEMNIZACIONES LABORES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
CAPACITACION DEL PERSONAL
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
8,00%
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
80.000
960.000
APORTES FONDOS DE PENSIONES
12,50%
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
125.000
APORTES CAJA COMPENSACION
4,00%
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
40.000
480.000
APORTES I.C.B.F.
3,00%
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
360.000
SENA
2,00%
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
20.000
240.000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
APORTES A ENTIDADES EPS.
OTROS
TOTAL GASTOS DE PERSONAL
120.000
125.000 1.500.000
1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 1.553.333 18.640.000

19. GRUPO EMPRESARIAL
• La empresa de Outsourcing de Gestión
Documental, se uniría al GRUPO
EMPRESARIAL ADS INFORMATICO, con
presencia en varias ciudades del país.
Ofreciendo Soluciones informáticas
personalizadas de acuerdo a las necesidades de
cada uno de sus cliente.
• Aun siendo parte del grupo empresarial ADS,
tendremos la autonomía de manejar el
desarrollo de nuestras labores.

20. GRUPO EMPRESARIAL
• La empresa de Outsourcing de Gestión
Documental, se uniría al GRUPO
EMPRESARIAL ADS INFORMATICO, con
presencia en varias ciudades del país.
Ofreciendo Soluciones informáticas
personalizadas de acuerdo a las necesidades de
cada uno de sus cliente.
• Aun siendo parte del grupo empresarial ADS,
tendremos la autonomía de manejar el
desarrollo de nuestras labores.

21. PERSONAL EJECUTIVO
•LIDER DE POCESOS: Es aquel que genera el aporte a la
Organización de brindar un adecuado aseguramiento a la Gestion
de Recurso Humano brindando oportunidad y calidad.
Se debe manejar una alta experiencia en todos ámbitos
propuestos.
•Para las políticas de administración del personal: se generarían
contratos inicialmente de 3 meses para dar una prueba a la
persona encargada. Después dependiendo de la prueba se
firmaría un Contrato que iría a termino definido. Estos contratos
serán con todas las prestaciones y no se generarían aportes
adicionales a los salarios estipulados

22. EMPLEADOS
NECESIDADES CUALITATIVAS:
•Capacidad para resolver problemas propios del trabajador
•Competencia y compromiso en lo que se realiza
•Motivación por el avance Científico y Tecnológico
•La obtención de buenos recursos en el programa de la
producción
•Actuación sin provecho personal
•Actitud de respeto hacia el cumplimiento de las labores
NECESIDADES CUANTITATIVAS:
Aumentar el nivel de producción en la Organización
Aumento de la Calidad del Servicio
Generar un muy buen servicio al cliente, de acuerdo a
sus requerimientos

23. 1. PROCESO DE SELECCIÓN
• Requisición de selección
• Matriz de pruebas psicotécnicas
2. CONTRATACIÓN
2.1
Selección:
• Hoja de vida corporativa
• Entrevista de selección
• Informe de selección de personal
• Prueba Psicológica
• Prueba Psicotécnica
• Visita Domiciliaria
2.2 Documentos Básicos:
• Contrato
• Fotocopia Cédula de Ciudadanía del trabajador
• Fotocopia Libreta Militar del trabajador
• Fotocopia Pasado Judicial
• Fotocopia Cédula de Ciudadanía del cónyuge del
trabajador
• Fotocopia Registro Civil de Matrimonio del trabajador
• Fotocopia Tarjeta de Identidad de los hijos del
trabajador
• Fotocopia Registro Civil de Nacimiento de los hijos de
trabajador
• Exámenes médicos
• Experiencia laboral
• Incapacidades
• Notificación de embarazo

24. 2.3
Prestaciones de ley:
• Formularios de afiliación al Servicio de Salud
• Formularios de afiliación al Fondo de Pensiones y
Cesantías
• Formularios de afiliación a Caja de Compensación
Familiar
• Planillas de programación y pago de Vacaciones
• Carta de renuncia del trabajador
• Carta de despido del trabajador
• Carta de notificación de vencimiento del contrato
• Paz y salvo
• Evaluación de retiro
• Liquidación
• Libranza para pago a terceros
• Formato de Préstamos a funcionarios
2.4 Relaciones laborales:
• Llamados de atención
• Suspensiones
• Evaluación de desempeño
• Embargos
• Formato de registro de apertura de cuenta de nómina
• Formato constancia de entrega de carné de la empresa
• Certificado de retención
• Llamados de atención
• Comunicaciones de desempeño laboral

25. PROGRAMAS DE CAPACITACION
Capacitación:
• Certificados de Capacitación de servicio al cliente
• Certificados de Capacitación de trabajo en equipo
• Certificados de Capacitación de liderazgo
• Certificados de Capacitación de manejo del tiempo
• Diplomas de los cursos de capacitación
3. BIENESTAR
• Programación de eventos culturales
• Programación de eventos de integración
• Formatos de Presupuesto de los eventos
18DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA SERIE
HISTORIAS LABORALES
DEL AREA DE TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA COLGRABAR
4. CAPACITACIÓN
• Evaluación y seguimiento
• Cronograma
• Lista de asistencia
• Lista de ingreso
Todos los empleados firmaran un contrato con todas las prestaciones de ley.

26. ERRORES MAS FRECUENTES
• NO TENER UN CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL
PROYECTO.
Es muy importante antes de comenzar la realización
proyecto o ejecución de un servicio, tener claro
mediante un cronograma temporal qué actividades se
van cumpliendo al respecto.
Crear un cronograma permite organizar,
monitorear y ejecutar sus estrategias de forma
eficiente, y planificar de acuerdo a los recursos
disponibles.
Un cronograma establece las responsabilidades
necesarias y fases de acción del proyecto, y ayuda a
controlar su progreso a lo largo del tiempo.
La falta de este puede llegar a perjudicar los resultados
en los procesos.

27. CRONOGRAMA

28. ERRORES MAS FRECUENTES
• FALTA DE EVALUACIÓN REAL DE
CONSUMO Y DE PRODUCTIVIDAD.
El único camino para que un negocio pueda crecer y
aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es
aumentando su productividad.
Productividad en términos de empleados es
sinónimo de rendimiento. En un enfoque
sistemático decimos que algo o alguien es
productivo con una cantidad de recursos (
Insumos) en un periodo de tiempo dado se
obtiene el máximo de productos.

29. ERRORES MASDETALLE LA TECNOLOGIA DEL
• NO CONOCER AL FRECUENTES
NEGOCIO
• Es importante conocer que tipo de tecnologia se va a utilizar
en la empresa ya que la tecnología es necesaria para lograr
los objetivos y metas del negocio en términos de calidad,
efectividad, adición de valor y competitividad".

30. ERRORES SERVICIO,FRECUENTES ETCETERA).
• FACILIDADES, MAS UBICACIÓN, RECURSOS,
Mala ubicación. La ubicación suele ser un factor no tenido
debidamente en cuenta a la hora de comenzar determinadas
actividades. Ella tiene suma importancia en cuanto a la facilidad
de estacionamiento para los clientes, las características del
entorno, las especialidades propias de la zona, los niveles de
seguridad del lugar, la cantidad de personas que pasan por el
lugar, los niveles de accesibilidad entre otros. Ubicarse en el lugar
incorrecto en función de la actividad constituye desde un principio
un problema. Ubicarse en el mejor lugar comporta mayores gastos
en concepto de alquiler y menores niveles de gastos en publicidad;
razones éstas, como las anteriormente mencionadas que deben
evaluarse convenientemente a la hora de evitar inconvenientes
para el desarrollo de las futuras operaciones de la empresa.

31. ERRORES MAS FRECUENTES
• NO IDENTIFICAR PROVEEDORES
DE
MATERIAS PRIMAS Y O EQUIPOS
Problemas de materias primas. La
dependencia de determinadas materias primas
o productos, los cuales por diversas razones
puedan ser difíciles o costosas de adquirir,
pueden impedir el normal desenvolvimiento de
las actividades de la empresa.

32. • INTENTAR COMPRAR TODO
• Altos niveles de desperdicios y despilfarros. Ellos
llevan por un lado a mayores costes con la consecuente
pérdida de competitividad. Por otro lado éstas falencias
redundan en una reducción del flujo de fondos, e inclusive
llegar a pasar a un flujo de fondos negativos. El no detectar
las falencias propias de los procesos y actividades, que
generando costes no agregan valor para el cliente son
factores que condicionan la marcha de la empresa. Entre los
principales desperdicios tenemos: sobreproducción, exceso
de inventarios (de insumos y productos en proceso),
falencias de procesamiento, excesos de transportes internos
y movimientos, fallas y errores en materia de calidad,
actividades de corrección, actividades de inspección,
tiempos de espera excesivos, roturas y reparaciones de
maquinarias, tiempos de preparación, errores de diseño.
ERRORES MAS FRECUENTES

33. ERRORES MAS UNA POLITICA CLARA DE
NO FORMULAR FRECUENTES
INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA,
PRODUCTO EN PROCESO, PRODUCTO
TERMINADO.
• Como así también a la carencia de información
relevante y oportuna, lleva a la empresa a
acumular insumos y productos finales, o
artículos de reventa en una cantidad y
proporción superior a la necesaria. Este punto
se relaciona también muy directamente con los
altos niveles de desperdicios y despilfarros.

34. ERRORES MAS FRECUENTES
• Falta de dinero/capital.
• Es fundamental contar con la suficiente cantidad de
fondos que hagan innecesario por un lado la solicitud de
préstamos, y por otro contar con lo necesario para
desarrollar las operaciones básicas que la actividad en
cuestión requiere. Así por ejemplo cierto tipo de
actividades requieren de egresos fijos mensuales, como
lo es el caso de la publicidad en diarios por parte de los
negocios inmobiliarios, no disponer de los suficientes
fondos para amparar dichos egresos hasta tanto las
operaciones propias de la empresa permitan abonarlos
sin mayores problemas, es de fundamental importancia
para ocupar un lugar en el mercado.

35. ERRORES MAS FRECUENTES
Mala selección de personal.
• No elegir al personal apropiado para el desarrollo
de las diversas tareas que se ejecutan en la
empresa, ya sea por carencia de experiencia,
aptitudes, actitudes o carencias de orden moral
pueden acarrear pérdidas por defraudaciones,
pérdidas de clientes por mala atención, e
incrementos en los costos por improductividades,
aparte de poder llegar a generar problemas
internos con el resto del personal o directivos por
motivos disciplinarios.

37. ANALISIS TECNICO
• Para implementar el servicio de Gestión
Documental, es necesario hacer un inventario de
la empresa, tanto el nivel externo y/o interno
para su estructura según la necesidad que se le
ajuste

38. a. El cliente tiene la satisfacción de encontrar las
actividades según el tipo de portafolio además
contamos con maquinas supervisadas,
DEACUERDO AL DIA HORA Y FECHA DEL
CLIENTE .
b. Se realizara los 5 primeros días de cada mas una
visita, para el desempeño según la función.
c. De acuerdo a la situación actual de nuestra empresa
de Gestión Documental se hará un seguimiento
periódico por cada 15 días tanto a funcionarios
empleados para llevar su desempeño.
d. A la situación del proceso de Gestión se analizara y
se diseñara un plan teniendo en cuenta el futuro del
usuario y las soluciones mas rápidas para crear
portafolio según el cliente.

39. E Se le presenta al cliente propuestas, explicando
detalladamente el plan de negocio teniendo varias pautas
según la política de la empresa como por ejemplo: cada
cuanto vamos a hacer, el presupuesto, los posibles clientes
etc.
F . De acuerdo al cliente si decide comprar nuestra
propuesta por eficacia segura, y de convenio a bueno
términos emplearemos de inmediatamente el plan de
trabajo para la estructura organizacional.
G. facilita la alimentación de documentos. Estas
características hacen que las impresoras, scanner en
estructura física lo haga mas breve posible para su trabajo,
y verificar la lógica de certificación para el programa
necesario.

40. H. La entregada del producto de impresiones se hará por
convenio del cliente ya que son muchos portafolios por
cliente teniendo en cuenta las fechas solicitadas por acuerdo
directo.

41. DESARROLLO DEL PRODUCTO
Los trabajos que se realicen contaran con
maquinas
Los documentos se recibirán en nuestras instalaciones, se realizara
la clasificación correspondiente, luego se digitalizaran e indexaran,
se realizara control de calidad de la imagen, su clasificación e
indexación electrónica, luego se dejara la documentación tal cual
como la entrego el cliente y se dejara en el archivo hasta ser
entregada al cliente, según lo que se halla acordado.

42. QUERIENDO IMPLEMENTAR EN NUESTRA COMPAÑÍA LOS
CONOCIMIENTOS EN GESTION DOCUMENTAL , ADEMAS TENIENDO LOS
ELEMENTOS MAS AVANZADOS
DE RESPONSBILIDAD PARA LOS SUPERIORES
LAS DIRECTIVAS DE LA COMPAÑÍA HAN DETERMINADO QUE LOS
TRBAJADORES TENDRAN QUE PASAR POR UN PROCESO DE
CONOCIMIENTO EN HECHO VISITAR A NUESTROS CLIENTES A LA
EMPRESA SEGÚN LA NECESIDAD
ANALISANDO LA COMPAÑÍA TENEMOS UN PLAN DE IMPROVISACION
POR PRESUPUESTO EN CAJA MENOR ADEMAS CONTAMOS CON
DISEÑOS POR ALGUN ACONTECIMIENTO, SIN EMBARGO CONTAMOS
CON EL AREA DE PRESUPUESTO Y SE HARA UNA EVALUACION
INTERNA QUE IDENTIFIQUE LA ELABORACION DEL PROCESO

43. LE ENVIAMOS A LOS UNA PROPUESTA TENIENDO COMO BASES SUS
ARGUMENTOS HAN SIDO CONTRATO POR 1 AÑO, TENER VARIOS
AUXILIARES PARA QUE RUJA MAS RAPIDO EL TRABAJO, ADEMAS
CONTAMOS CON UNAS MAQUINAS ADECUADAS PARA EL PROCESO; Y LOS
CLIENTS TAMBIEN NOS SUJIEREN PARA EL VENEFICIO COMPAÑÍA
CLIENTE DE DIGITACION,IMPRESIÓN DE GESTION DOCUMENTAL.
SI
SE PEDIRAN LOS
DISPOSITIVOS POR
VIA INTERNET
YDEACUERDO A ESO
SE VISITARA EL
CLIENTE PARA
FIRMAR EL
CONTRATO Y
EMPEZAMOS CON EL
PLNA DE TRABAJO
NO
FIRMA
DEL
CONTRA
TO
SE HARA LA
SOLICITUD ESCRITA Y
SE ARCHIVARA HASTA
TERMINO DE
CONTRATO

44. SEGÚN LA ESTRUCTURA HEMOS IMPLEMENTADO UN
SISTEMA DE REVISION DE DATOS PARA QUE SOLO QUEDEN
POR PORTAFOLIO Y POR CLIENTES SEGÚN LA NECESIDAD .
EN EL AMNTENIMIENTO CONTAMOS CADA DIA VERIFICANDO EL
PORTAFOLIO, MAQUINAS Y/O EQUIPOS PARA UN MONITOREO
CONSTANTE SIN QUE SE PIERDA LA INFORMACION REQUERIDA AL
CLIENTE.

45. MECANISMO DE CONTROL
Se identifica exactamente como se encuentra el
análisis diseñado e la estructura con la
expectativa del cliente, pasamos la cotización
cuando tengamos la claridad total de la
necesidad, antes de finalizar el proceso de
documentación contamos y verificamos el
cumplimiento después garantizamos el proceso
siempre antes de entregar revisamos

46. ANALISIS ADMINISTRATIVO
digital group 09 LTDA se constituirá según el
régimen de sociedad responsable limitada esta
compuesta por 5 socios;
1 Jennifer Silva, Andrea vanegas, maría Martínez,
Lina zaparon y Paola Carreño en calidad de
gestión como capitalistas.
Aportan 37% vinculado laboralmente a la
empresa cada socio.

47. ANALISIS ADMINISTRATIVO
digital group 09 LTDA se constituirá según el
régimen de sociedad responsable limitada esta
compuesta por 5 socios;
1 Jennifer Silva, Andrea vanegas, maría Martínez,
Lina zaparon y Paola Carreño en calidad de
gestión como capitalistas.
Aportan 37% vinculado laboralmente a la
empresa cada socio.