Présentation en ligne du 28 Février 2017 du déjeuner-débat EIM360 organisé par Sollan sur le thème : "Gestion de l'information : Pensez collaboratif pour améliorer votre efficacité opérationnelle". Avec les éditeurs Cincom ECM, Jamespot, Knowings et Liferay.

1. Gestion de l'information : Pensez collaboratif
pour améliorer votre efficacité opérationnelle

2. Paul TERRAY
Consulting Manager,
Sollan
Thomas DECHILLY
Directeur Technique,
Sollan
Bonjour !

3. Agenda
À propos de Sollan
L’esprit EIM360
La question du jour
Quel collaboratif ?
Quels objectifs ?
Bonnes pratiques
Points de vue partenaires

4. A propos
SOLLAN

5. Sollan vous conseille sur vos
projets de gestion de contenus
numériques (ECM)

6. A propos de
Sollan
Société franco-anglaise
fondée en 2001.
60 collaborateurs
Conseil en gestion de contenus
numériques ECM
Intégration ECM et développements
spécifiques
Trimly, Solution de gestion photos, vidéos
et sons
Spécialiste de
l’information numérique

7. 7
Quelques Références

8. L’esprit EIM360
EIM360

9. 9
L’esprit EIM360 de Sollan
Des événements trimestriels.
Des déjeuners-débats autour d’une thématique d’actualité, perçue
lors de nos expériences terrain, parfois « sensible » ou
polémique.
Des entreprises issues de secteurs variés : Un éclairage pour
appréhender les problématiques de chacun.
L’apport d’expertise et le point de vue des acteurs majeurs du
marché.
La contribution des entreprises et organisations autour d’une
problématique commune.

10. La question du jour
Introduction

11. 11
Intranet
Wiki
Espaces
projets
RSE
Portail
Commentaire
s
Bouteille à la mer
Workflow
Validation
Partage de documents
Gestion de planning
Gestion des
tâches
Notification
s
Recherche
Annuaire
Base de connaissances
Processus
Messagerie instantanée
Mobilité
Extranet
Solutions
collaboratives

12. Comment s’y retrouver et
réussir un projet de
solution collaborative ?
Question

13. Quel collaboratif ?
1ère partie

14. 14
Documents
Collaborer autour de quoi ?
Organisation Individus Processus

15. 15
Collaborer autour de l’organisation
Structurelle (Services, Directions)
Opérationnelle (Projets)
Rapprocher ce qui est distant
• Géographiquement
• Hiérarchiquement
• Temporellement
Communautés
Outils de partage
Espaces d’échanges

16. 16
Collaborer autour des documents
Document
=
Résultat de l’activité
Co-élaborer des documents
➔ Collaborer dans l’activité
GED

17. 17
Collaborer autour des individus
Individus
= compétences, connaissances
Collaboration inter-individuelle
➔ Émergence d’une nouvelle
efficacité
RSE

18. 18
Collaborer autour des processus
Processus
= Activité de l’entreprise
Vision « dynamique » de l’entreprise
➔ outils supports plutôt que contraintes
« Case Management »

19. Quels objectifs ?
2e partie

20. 20
Capitaliser et gérer les connaissances
1. Objectifs business visés
o Améliorer la qualité et la pertinence des propositions commerciales
o Augmenter le nombre de réponses
o Améliorer les processus internes et le partage des savoirs et savoir-faire
o Assurer l’innovation et la définition de nouvelles offres plus transversales
2. Définir l’organisation et les situations d’usage liées à cette activité
o Qui a besoin de quelle connaissance et à quel moment?
o Qui peut produire / capitaliser et à quel moment?
o Quelle organisation opérationnelle pour cette connaissance?
• REX, outils de veille, référentiel d’offres, référentiel de méthodes…
3. Les solutions et les outils viennent en support de cette activité
o Référentiel documentaire des offres, espaces d’élaboration des propositions, espaces
projets, RSE avec groupes spécialisés par « practices »…

21. 21
Co-élaborer un livrable
1. Centré sur l’objectif d’un processus
o p.ex. Proposition commerciale
2. Définir clairement la cible
3. Fournir des outils pour l’atteindre
o Travail à plusieurs (verrouillage, suivi, commentaires, versions de travail, etc.)
o Mécanisme de relecture et de validation

22. 22
Outiller les échanges d’un projet
1. Groupe ayant un objectif commun
➔ Fournir un espace commun
2. Lieux d’échange
o Documents
o Informations libres
o Données structurées (dates, tâches, etc.)
Support plutôt que contrainte

23. 23
Suivre un prospect/client
1. Nouvelle approche
2. Favoriser la connaissance métier
3. Permettre la collaboration autour du cas
o Outils de collaboration (GED, WF, Tâches, Messages)
o Traçabilité et capitalisation
Données statiques (CRM)
+
Workflow stricts
Dossier/statuts (Case)
+
Outils de collaboration

24. 24
Entreprise étendue, transformation digitale
1. La collaboration avec ses clients ou ses partenaires
o Réseau concessionnaires qui partagent des pratiques ou des informations à
propos des produits
o Relation entre un assuré et son assurance lors de la déclaration et du suivi
d’un sinistre
o Relation entre une entreprise et ses clients pour le suivi et le support aux
services rendus
2. Mobiliser les solutions de collaboration au sein de nouveaux
dispositifs centrés vers l’utilisateur

25. Bonnes pratiques
3e partie

26. 26
Bonnes pratiques
1. Formuler les objectifs métiers et business avant tout
2. Définir les (nouveaux) processus
3. Identifier les composantes fortes de la collaboration
4. Identifier les sponsors et animateurs des nouveaux processus
5. Déployer suivant un principe de projet pilote
6. Assurer la conduite du changement
o Communication
o Formation
o Support aux utilisateurs

27. Points de vue
Partenaires
4e partie

28. Partenaires

29. Société
• Editeur de logiciels depuis 48 ans
• Monde : 800 personnes – CA 100M€
• 4 Centres de R&D
• Portefeuille de solutions diversifié
• 19 localisations avec une forte présence
européenne :
• Royaume-Uni, Italie, Espagne,
Allemagne…
• 10M€ de CA, 70 personnes, 800 clients
• 2 sites : Paris et Lyon (centre de R&D)
• Membre des associations eFutura, Xplor et Aiim

30. Point de vue
Echanges transverses Echanges plus directs
Implication de la direction + Conduite du
changement + Implication des métiers
=
Augmente le taux de réussite du projet
Intégration forte avec le SI

31. Offre
Document Management
Workflow
Web Content Management
Record Management
Capture Diffuser
Préserver
Collaboratif

32. Jamespot
JAMESPOT, ÉDITEUR DE LOGICIELS FRANÇAIS SPÉCIALISÉ DANS LES SOLUTIONS
COLLABORATIVES ET SOCIALES, ACCOMPAGNE LES ENTREPRISES ET LES INSTITUTIONS
DANS LEUR TRANSFORMATION DIGITALE.
La solution éponyme, Jamespot, est un réseau social professionnel hautement configurable selon
des contextes métiers grâce à un catalogue composé de plus de 80 applications activables en
quelques clics.
Jamespot est l’outil idéal pour partager des informations, interagir, collaborer, renforcer le lien entre
les utilisateurs et dynamiser l’activité d’une société au quotidien. Chaque métier renforce sa
performance par le collaboratif, en déployant des applications opérationnelles, ciblées sur les
processus (remontée terrain, visioconférence, appel d’offres, plans de communication...).

33. Jamespot – L’offre
AVEC JAMESPOT.PRO, CRÉEZ UN RÉSEAU SOCIAL D'ENTREPRISE À VOTRE IMAGE.
Activez simplement les applications métiers qui répondent à vos besoins spécifiques et qui sont
directement disponibles dans l’App Store. Voici les principaux usages de Jamespot :
Communication
Intranet / Extranet
Gestion
de projet
GED
Infos / Documents
Clubs et
communautés métier
Veille
collaborative
Gestion de
l’innovation
Processus métier
collaboratifs
KM / Base
de connaissances

34. Jamespot pour gérer l’information
JAMESPOT PERMET DE CAPITALISER SUR L'EXPÉRIENCE COLLECTIVE EN
METTANT À DISPOSITION DES COLLABORATEURS UN PUISSANT OUTIL POUR
FLUIDIFIER LES ÉCHANGES, PARTAGER DES DOCUMENTS, DISPOSER D’UNE
INFORMATION UNIFIÉE ET À JOUR.

35. Archivage Physique - Numérisation BPO - Logiciels de GED et collaboration
5 500 clients – 480 Collaborateurs – 14 sites en France + Suisse - Espagne - Maurice

36. 2 offres complémentaires
Knowings Collaborative ECM Intranet/extranet collaboratif et social
Usine à sites ou communautés
Paramétrage facilité par clonage
Classements par Facettes
Diffusion des informations par profils
Knowings Pack GED
GED collaborative et ouverte aux Tiers (clients,
fournisseurs, partenaires…)
Workflow
Automates de rangement, de diffusion
Design et ergonomie au service de la productivité
Recherches à facettes et arborescentes

37. Point de vue (nécessairement un peu caricatural)
GED Plateforme collaborative
Principaux Objets manipulés Documents Des individus et des contenus
multiples
Volumétrie Des millions de documents Des milliers ou centaines de
milliers
Finalité Classer, trouver, sécuriser,
conserver, gérer des processus
Créer, échanger, partager,
capitaliser, mettre en relation
Indicateurs d’activité et d’usage Volume de documents, temps
de conservation, flux de
documents, temps de
processus
intensités des échanges,
engagement, qualité des
contenus
Classement Organisé, contraint
(arborescences, formulaires)
Par tags, souple,
Intranet collaboratif et GED : 2 approches complémentaires mais nécessairement
distinctes
 2 logiciels basés sur le même socle mais différents

38. LIFERAY
.

39. Offre
• Liferay est principalement utilisé pour :
o Intranet et Digital Workplace
o Portail client et fournisseurs de type « selfcare »
o Sites Web avec « engagement client » (acquisition, fidélisation..)
o Website factory
 Multi-marques
 Multi-canal
• Le différenciateur ?
• « Liferay DXP offer WCM features against WCM product
who tries to offer Portal features »

40. Point de vue
• Les usagers veulent une vue 360°
• Automatisation des tâches et/ou chaîne
continue
• Outils accessibles en externe type mode
asynchrone et disponible 24/7
• Interfaces modernes et simplicité d’usage

41. MERCI!

42. contact@sollan.com
01 48 51 15 40
Contact