manual de asana

1. Asana: trabajo en equipo sin e-mail:
Asana es una plataforma virtual en inglés que te permite organizar equipos de trabajo de
manera eficiente, pues como característica principal, no trabaja con e-mails; al estar
envueltos en un proyecto, bajo la plataforma Asana puedes encontrar en Asana las
conversaciones y las tareas de uno o varios proyectos en un mismo lugar; en cualquier
momento puedes revisar y organizar las tareas de cada uno de los miembros del equipo
de trabajo, lo que permite que se pueda compartir cualquier cantidad de proyectos entre
grupos de personas sin perder tanto tiempo enviando y leyendo e-mails y así darle un
mejor uso a tus recursos. Asana tiene una característica muy enriquecedora: En la
medida que vas avanzando en tu proyecto y sus tareas, va dándote ideas a fin de que tu
avance sea más eficiente.
Este manual persigue la idea de familiarizarte con esta magnífica interfaz; estaremos
trayendo al español los términos que encontrarás en Asana a fin de sacarle un mejor
provecho y uso.
Cómo iniciar un proyecto:
Paso 1: Regístrese.
Acceda a la página web www.asana.com. Para registrarte en la página, en la parte
inferior de la pantalla, utiliza tu cuenta de Google o crea una cuenta de correo para tu
empresa, en caso de que tu empresa tenga una página web.
Una vez registrado, en la parte superior derecha de la página, aparecerá un botón para
iniciar sesión en azul llamada “Log In” (Iniciar Sesión) como en la siguiente ilustración.
Lámina 1
Para ingresaren
Asana, pinchaaquí
Para registrarte,ingresa
con tu cuentade Google
O, crea unacuenta para
tu empresa

2. Una vez iniciada la sesión, en el cuerpo central del interfaz podrás visualizar todo lo que
podrás comenzar a hacer, a saber, los proyectos que vayas a emprender, organizar el
equipo (Team) que formarás, las tareas (Tasks) a asignar, la agenda de trabajo
(Calendar), los parámetros o criterios de trabajo y los miembros del equipo que efectuarán
dichas tareas, en los proyectos que te propongas llevar a cabo.
Al inscribirte en una nueva cuenta Asana, se crea automáticamente una Organización para
ti. Si no tienes una dirección de correo electrónico de empresa, siéntete libre de crear un
área de trabajo Asana.
Paso 2: Conociendo la interfaz de Asana.
La interfaz se compone de una línea principal donde se identifica de izquierda a derecha:
el nombre en azul la plataforma asana, un botón verde que funciona como un Menú
Rápido (Quick Tab) para agregar las actividades principales del interfaz, un menú de
tareas (MY TASKS); un menú de la bandeja de entrada (MY INBOX); una barra de
búsqueda que al cliquear, despliega un pequeño menú como el que verá a continuación
en esta lámina:
Tareas que he asignado a otros
Tareas y conversaciones que he creado
Tareas y conversaciones que estoy siguiendo
Actividades creadas por mí
Actividades seguidas por mí
(Búsqueda avanzada) Más opciones para personalizar tu búsqueda
En esta sección de la búsqueda avanzada, hallamos una plantilla donde puedes indicar los parámetros de búsqueda más
específicos:
Buscar en:
All: Todos los elementos
Tasks: Sólo los tasks
Conversations: Sólo Las Conversaciones
Contains the words: Que contenga las palabras …
Assigned to: Asignado a … (miembro del equipo)
In projects and sections: En los proyectos o secciones …
Tagged with all of: Etiquetado con todo lo de …
Attachments: Anexos (elegir Only (solamente con anexos) Any (cualquiera que tenga
anexos)
Elegir actividades que estén Completed (Completadas) Incompleted (Incompletas) o
Any (indistintamente si está completada o no)
Due Within the Next (con fecha tope para el próximo) Elegir fecha o colocar cuántos
días.
Followed by: Seguido por … (miembro del equipo)
Search by Another Field: Buscar por otro campo (elegir cuál campo)
Search: Iniciar la búsqueda
Y finalmente el campo de ajustes; al desplegarlo, aparecerá así:
Barra de Búsqueda

3. Lámina 2
En el área de Ajustes (Settings) aparecerá el nombre de la empresa en la que estás
iniciado en la plataforma; al pulsar el área dispuesta para la foto, se desplegará un menú
de ajustes que te permite elegir trabajar en la sección de la empresa (que es en la que
inicia por defecto), o en la sección de Tareas Personales (Personal Tasks).
Seguidamente, se encuentra el botón violeta llamado Upgrade (Actualización); al
pulsarlo, nos informa acerca del estado de nuestra cuenta de finanzas ante asana, los
planes disponibles y costos de los servicios. A continuación puedes hacer ajustes del área
de trabajo de la empresa en el menú (Nombre de la empresa) Settings tales como
cambio del nombre, miembros del equipo y puedes activar un programa de “time-traking”
para llevar un seguimiento del tiempo de las tareas y proyectos asignados a los miembros
del equipo (opcional). Puedes hacer ajustes de tu plataforma en My profile settings (Mi
configuración de perfil); allí tienes esta plantilla:
Lámina 3
Luego, se divide en tres paneles:
Panel
Izquierdo
Panel Central Panel Derecho
Nombre de la Empresa
Tu nombre
Lo que aparecerá acerca de ti
Pulsa para actualizar tu perfil

4. Lámina 4
Panel Izquierdo: Allí podrás ver:
“My Tasks”: Mis Tareas: allí puedes ingresar las tareas que has programado y a cuál
miembro del equipo la asignarás.
“My Dashboard”: Será tu Panel de Control, donde podrás evaluar el estado en que van
ejecutándose los proyectos; se vale de instrumentos que permiten ver el rendimiento
de los recursos de los que dispone esta plataforma, de quiénes lo usan y cómo lo usan. A
“Team Conversations”: En ese campo verás quiénes forman parte de tu equipo de
trabajo, y cómo van respondiendo a las peticiones provenientes de las tareas asignadas.
“Show more”: al pulsarlo, abre el menú “All Items”: éste último despliega la agenda de
trabajo del equipo; esta agenda resume tanto las tareas, anexos y conversaciones
alrededor del equipo de trabajo. Asimismo, las tareas y conversaciones que hayas borrado
(“Deleted Items”).
“PROYECTS +”: Menú donde se agregan los proyectos que iniciarás; debajo de él,
aparecen todos los proyectos del equipo.
Este panel puede minimizarse en la pantalla al cliquear la X ubicada al lado derecho de la
palabra asana.
Panel Central:
Es el cuerpo central del interfaz; es allí donde se despliegan todas las actividades que
activas en el Panel Izquierdo. Para ilustrar: si abriste en el Panel Izquierdo algún proyecto
(PROJECTS +), te aparecerán los elementos y detalles del proyecto de esta forma (en la
siguiente lámina colocamos Textualmente en ese campo “Nombre del Proyecto” para
hacer más evidente dónde aparecerá):
Lámina 5
Una vez dentro del campo del Proyecto, verás pestañas desplegables al toque de un click
que muestran los Listados de las tareas, El Calendario de actividades, Documentos
anexados, las vistas disponibles para las tareas por hacer y todo lo programado alrededor
de las tareas.
al pulsar el Nombre
del Proyecto, se
despliegan todos
sus detalles en el
Panel Central y
Derecho
Pestañas

5. En parte inferior del panel dispones de videos tutoriales que permiten conocer mejor esta
magnífica plataforma (disponibles en inglés).
Panel Derecho:
Inicialmente contiene los detalles del ítem seleccionado en el Panel Central, bien sean las
tareas o la bandeja de entrada de las conversaciones y archivos anexados.
Paso 3: Crea tu primer proyecto.
Cliquea en PROYECTS + (en el símbolo “más”, como lo señala el ejemplo de la próxima
lámina) en el Panel Izquierdo bajo el nombre del equipo o espacio de trabajo. Escribe un
nombre para el proyecto.
Luego Cliquea en el Panel Central para agregar las tareas que vas a incorporar a fin de
desarrollar el nuevo proyecto; una vez allí, para darle nombre a la tarea, puedes darle a la
Tecla y se desplegará el Panel Derecho; a continuación podrás asignar los otros
detalles de la tarea: por ejemplo, quiénes serán los miembros del equipo que se inviten al
proyecto. A continuación, Cliquea en el icono + en el campo de Proyectos e introduce el
nombre del nuevo proyecto y pulsa . Para ver el proyecto en el Panel Central y
añadir tareas adicionales, simplemente Cliquea en el nombre del proyecto; veamos un
ejemplo de un proyecto ya en marcha en la siguiente lámina:
Ahora veamos cómo se inicia un proyecto con un ejemplo llamado “Primer proyecto” los
campos que se generan en Asana al iniciarlo se verán como en la siguiente lámina:
Lámina 7
BOTON +: Pulsas ycreas tu proyecto
Nombre del Proyecto
Tareas actualesenejecución
Nuevastareasasignadas
1
2
5
6
3
3
4
1

6. 1: En el Panel Izquierdo bajo el campo de proyectos (PROYECTS +), aparece el nombre
Primer Proyecto (ese mismo nombre se despliega en el Panel Central en la Primera Línea)
2: En el Panel Central, el campo de las tareas, se ha creado la Tarea llamada “Creo la
primera tarea aquí”.
3: Tanto en la lista de tareas en el Panel Central como en el Panel Derecho en su lado
derecho aparecerá la fecha tope del proyecto (Proyect Due Date). Si el proyecto no tiene
fecha de entrega, aparecerá la pregunta junto al icono del calendario: When is this project
due? (¿Cuál es la fecha tope de entrega del proyecto?)
Al pulsar la Tecla , se despliega el Panel Derecho, donde verás también:
4: El dueño del proyecto; hasta que no se coloque ese nombre, aparecerá la pregunta:
Who is the proyect owner? (¿Quién es el dueño del proyecto?), junto al icono de persona.
5: Descripción del proyecto, el ejemplo muestra la pregunta que surge en este campo.
6: Status: en el campo de conversaciones del ejemplo explica cómo puede usarse el
campo donde se van generando las conversaciones del equipo involucrado en el proyecto.
Lámina 8
Por toda plataforma Asana hallarás ayudas de esa forma; si hay algo pendiente por
colocar del proyecto, saldrán preguntas de esa naturaleza; eso te permite ver si hay algún
detalle del proyecto y sus tareas pendiente por colocar. Por otro lado, al colocar el
puntero del ratón sobre los campos, aparecen cuadros de ayuda y a la vez la información
disponible allí. Por ejemplo, al colocar el puntero del ratón sobre el vínculo donde aparece
la fecha tope del proyecto, aparecerá un cuadro de fondo negro en forma de conversación
que indica qué se puede hacer en ese vínculo. Así es en todos los campos de la
plataforma, tal como aparece en el ejemplo de la siguiente lámina:
Lámina 9

7. El cuadro negro indica que puede cambiarse la fecha tope del proyecto, esta bondad de la
plataforma invita al usuario a pulsar el campo señalado y hacer o deshacer los cambios
que sean necesarios.
Paso 4: Cómo invitar a otros a ser miembros de tu equipo.
Para formar tu equipo de trabajo, debes invitarlos a formen parte de él en tu(s)
proyecto(s). El proceso es muy simple:
En el Panel Izquierdo aparece un símbolo de grupo de personas, tal como aparece en la
Lámina 5 sobre el “Nombre del proyecto; al pulsar el icono de grupo de personas,
ingresas el correo electrónico del que deseas invitar a tu equipo de trabajo; si ingresaste
con la página web de tu empresa, todos los que tengan correo en ella pueden formar
parte de tu equipo. Asana confirma el correo y envía una invitación a esa persona a ser
parte de tu equipo. Los miembros (Members) aparecerán en forma de icono con colores
distintos para cada uno y con las primeras dos letras de su correo, de esta forma:
Lámina 10
También tienes la opción de agregarlos simplemente con pulsar el botón del menú
central superior; al pulsarlo te desplegará el Menú Rápido, como verás a continuación:
Lámina 11
Ya tienes un equipo de trabajo (Team). Tú, como principal miembro del equipo
(Teammate), decides cómo y en qué parte del proyecto participarán los miembros que
has invitado; a su vez, los otros miembros del equipo, pueden ver, editar o borrar
proyectos dentro del equipo, así como agregar o remover otros miembros del equipo.
Pueden ser seguidores (Followers) de una tarea; observando su desarrollo en los
archivos anexados o comentarios agregados por los miembros envueltos en dicha tarea.
Paso 5: Crea tu Primera Tarea del Proyecto.
Como vimos en el ejemplo del “Primer Proyecto” (Lámina 7), en el Panel Central de la
interfaz estaba creada una primera tarea llamada “Creo la primera tarea aquí”.
1: iconode grupo de personas
2: iconode losmiembrosdel equipo
2
1
NuevaTarea
NuevaConversación
NuevoProyecto
Invitara un NuevoMiembro al equipo

8. Crear una nueva tarea envuelve colocarle un nombre que resuma el objetivo de éste,
como explica el ejemplo de la siguiente lámina; también debes pensar en cuánto tiempo
esperas que se efectúe esa tarea y quién la llevará a cabo. A su vez, cada tarea podrá
generar Sub-Tareas. Desde el Panel Central se pueden generar las tareas; una vez
creadas, se despliega el Panel Derecho. Este contiene un Menú Superior, como podrás
ver en la siguiente ilustración:
Lámina 12
Como podrás observar en el Menú Superior del Panel Derecho para tareas y sub-
tareas, dispones de las siguientes opciones:
Asignar responsables de las tareas actuales (New Tasks) y las tareas siguientes
(Upcoming)
Las fechas para asignar el tiempo de ejecución de las tareas
Agregar sub-tareas
Anexar archivos, (desde varias fuentes: tu computador, Dropbox, Google Drive o Box)
Manifestar el respaldo que se le darás a la Tarea o Sub-Tarea (al pulsarlo, aparecerá
el corazón rojo )
Y finalmente, un icono desplegable al toque de un click , el cual contiene un menú que
te permite hacer inicialmente 7 maniobras en esta área (las iremos describiendo en el
mismo orden en que aparecen desplegadas en el menú):
Lámina 13
Add to Proyect: agregas una tarea al proyecto y puedes agregarlo a otros proyectos.
Delete Task: elimina la tarea que tienes desplegada (si lo haces y deseas recuperarla, en
el Panel Izquierdo en Deleted Tasks puedes hacerlo, dependiendo de la accesibilidad que
tengas como miembro del equipo; esa accesibilidad la otorga el dueño del proyecto)
Make a Copy: Al cliquear esta opción, se despliega un sub-menú así:
Puedes editar el nombre de la nueva Tarea en el campo Task Name (Nombre
de la Tarea). Al copiar puedes seleccionar en las opciones siguientes:
Task Description: La descripción de la Tarea o Sub-Tarea
Assignee: A quien se asignó
Subtabs: Las Sub-Tareas
Attachments: Los archivos anexos

9. Tags: Las tareas etiquetadas
Projets: Los proyectos
Due Date: Fechas tope
Parent Tasks: Si es una sub-tarea, pueden copiarse las areas de dónde surgieron la tareas.
Lámina 14
Convert to a Proyect: Esta opción permite convertir una Tarea en un Proyecto; y
puedes elegir incluir traer al nuevo proyecto en esa conversión entre 3 elementos de la
tarea, tal como notas en la siguiente lámina:
Descripción de la Tarea como Descripción del Nuevo Proyecto
Sub-tareas como Tareas del Proyecto
Seguidores de las Tareas como Miembros del Proyecto
Lámina 15
Al pulsar el botón Convert, ya tienes un nuevo proyecto. Esto hace que la Tarea sea
automáticamente cerrada del proyecto original.
Print: puedes imprimir la Tarea o Proyecto con todos los detalles. (al tener desplegado el
menú de imprimir, puedes elegir guardarlo como un documento). Si deseas salir del menú
de imprimir, simplemente pulsas Cancelar.
Merge Duplicate Tasks: Esta opción permite que se puedan ensamblar tareas sin
duplicar los elementos de ambas; al hacerlo, elimina la tarea desde donde se originó el
ensamblaje y genera una tarea nueva.
Full Screen: Despliega en pantalla completa lo que tengas en el Panel Derecho.
Veamos cómo se genera una Tarea y al menos 1 sub-tarea.
Para añadir una nueva tarea, selecciona una línea en el Panel Central, presione en
el teclado; comienza a escribir el nombre de la tarea y luego pulsas la Tecla y en el
Panel Derecho se desplegará la plantilla para ingresar los detalles de la Tarea.
También puedes utilizar la función Quick Tab para agregar una nueva tarea ¿Cómo?
Presione + Q desde cualquier parte de Asana; esta función te desplegará una
plantilla que aparecerá así:
Lámina 16
2: Agregasladescripciónde latarea
3: Agregaslafechatope de latarea
1
3
2
4 4: Para ingresarestanuevaTarea, pulsas Create Task
1: Nombre de laTarea

10. Cuando se ha creado la Tarea, en el Panel Derecho aparecerán los detalles que agregaste
para crear esa tarea.
Allí mismo también se encuentra un campo de conversaciones donde los miembros del
equipo irán informando el estado (Status) de su actividad; esta dinámica creará un
“Historial de las conversaciones” (View History) con las notas y anexos de los miembros;
como la que veremos a continuación en la siguiente lámina:
Lámina 17
En la parte inferior del Panel Derecho de cada tarea, está un campo llamado Followers
(Seguidores); en este campo eliges a quien compete hacer seguimiento a estas tareas.
Los Seguidores podrán ver las actualizaciones que se hagan en estos historiales hasta
finalizar la tarea; en el icono que encontrarás al lado izquierdo de la palabra Followers,
como podrás ver en la siguiente ilustración, es un botón que le permite al Follower
(seguidor de esta tarea) elegir no seguir siéndolo y así no recibirás más notificaciones
de ella.
Lámina 18
Paso 5: Crea tu Primera Sub-Tarea del Proyecto.
Dependiendo de lo extensa que sea la Tarea, es probable que deba dividirse en sub-
Tareas; éstas puede generarse en el Panel Derecho en el campo de la Tarea, como
verás a continuación (este ejemplo plantea que en la medida que se va desarrollando la
Tarea, se genera una actividad más específica; el miembro del equipo que ha sido invitado
para emprenderla acepta la Tarea, de modo que esta actividad se convierte en una sub-
Tarea; veámoslo en la conversación de la Tarea):
1
2
2: Iconosde losmiembrosdel
equipo;cadauna de sus
participacionesconnotasva
actualizandoel Historial
1: Historiade lasconversaciones
3
3: Campode edición de la
Conversación. Al finalizarse pulsa
el botón“Comment”debajodel
campo de edición.
4: Conversaciónmásreciente
4
5 5: Seguidores(Followers)

11. Panel Derecho
Lámina 19
¿Cómo genero una sub-tarea? En el Menú Superior del Panel Derecho de la Tarea, en
el icono al lado derecho de la Agenda, como puedes notarlo en el círculo de la siguiente
ilustración:
Lámina 20
Al pulsarlo, se genera una línea de edición de Texto debajo del campo de la Tarea, tal
como en la siguiente lámina:
Lámina 21
Para agregar los detalles de esa sub-tarea, debes pulsar el globito de conversación
ubicado a la derecha del nombre de la sub-tarea creada; al cliquearlo, coloca el campo de
la Tarea en segundo plano (o visiblemente más pequeño en el Panel Derecho), de la
misma forma como la Tarea coloca al campo de Proyecto cuando está desplegada en el
Panel Derecho, y describes el objetivo de la Sub-Tarea tal cual como lo harías en un
campo de Tarea. Al igual que la Tarea, las funciones funcionan exactamente igual para las
sub-tareas.
Cuando un proyecto, una tarea o sub-tarea ha finalizado, puedes hacerlo saber a los
Followers mediante cliquear el cuadro de Visto Bueno ubicado al lado izquierdo del
nombre en el Panel Derecho, tal como verás en el símbolo de Visto Bueno en color verde
dentro del círculo en la siguiente ilustración:
1: De esta petición(yaceptación)
de otra tarea surge la primeraSub-
Tarea
1
Globitode Conversación
Nombre del Proyecto en segundo plano

12. Lámina 22
En la actualización también aparecerá reseñado el estado de tarea completada con el
mismo símbolo.
Si requieres ver el estado en conjunto del proyecto, en el Panel Central existe un panel
llamado Overview (Visión de conjunto, señalado en la lámina en el círculo). Al pulsarlo se
despliega en el Panel Derecho la siguiente información:
Lámina 23
En la primera sección Description, aparece la descripción del proyecto; en la sección de
Status, muestra la actualización más reciente de las conversaciones y finalmente, en la
sección de Progress, muestra un elocuente gráfico indicando esencialmente en azul,
cuántas tareas restantes hay, y en verde cuántas tareas completadas, así como también
la fecha tope de entrega. En el icono señalado con un rectángulo en la sección Progress,
permite elegir ver el gráfico sin detalles del estado de las tareas.

13. También puedes ver el estado de tu proyecto en el Panel Izquierdo en la opción
Dashboard (Panel de Control). Al desplegarlo, en el campo donde aparece el proyecto
hay un vínculo que al acercar el puntero del ratón colocan en letras azules a la pregunta
What´s the status of the Project? (¿Cuál es el estado del proyecto?), donde lo
puedes ver.
Lámina 24
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