von Thorsten Sturm, PM FIREFIGHTERS Agiles Projektmanagement setzt sich in vielen Projekten aufgrund seiner Flexibilität und Transparenz als Management-Methode immer weiter durch. Auch im E-Commerce und besonders bei der Entwicklung von Online-Shops für den Versandhandel bewähren sich agile Methoden. Agile Methoden steigern bei Aufbau von E-Commerce-Strukturen Effizienz und sparen Kosten / Geregelte Feedback-Prozesse zwischen Projekt-Teams und externen Dienstleistern sorgen für zielsichere Umsetzung von Online-Shops

1. PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu
Mit Agilem Projektmanagement schneller zum fertigen Online-Shop
Agile Methoden steigern bei Aufbau von E-Commerce-Strukturen Effizienz und sparen
Kosten / Geregelte Feedback-Prozesse zwischen Projekt-Teams und externen
Dienstleistern sorgen für zielsichere Umsetzung von Online-Shops
von Thorsten Sturm, PM FIREFIGHTERS
Agiles Projektmanagement, ursprünglich ein Kind der Softwareentwicklung, setzt sich in
vielen Projekten aufgrund seiner Flexibilität und Transparenz als Management-Methode
immer weiter durch. Auch im E-Commerce und besonders bei der Entwicklung von Online-
Shops für den Versandhandel bewähren sich agile Methoden.
Grund hierfür ist das typischerweise komplexe Szenario, das einem E-Commerce-Projekt
eigen ist. Projekte im Versandhandelsbereich sind häufig dadurch gekennzeichnet, dass die
Unternehmen Teile ihres Geschäfts in die Hände externer Dienstleister geben. Dazu
gehören beispielsweise der Online-Shop, die Logistik, das Payment oder der Customer
Service. Vor allem Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren oder den
Aufwand gerade in Phasen hohen Ressourcen-Bedarfs selbst nur schwer stemmen könnten,
lagern diese Bereiche gerne aus. „Die Komplexität steigt insbesondere dann, wenn im
Rahmen von Outsourcing-Lösungen jeweils unterschiedliche Dienstleister, wie Shopsystem-
Lieferanten, Warehouse-Betreiber, Carrier, Zahlungsanbieter und Online-Marketing
Agenturen für die unterschiedlichen Leistungen entlang der E-Commerce Prozesskette
integriert werden müssen. Damit steigt der Koordinationsaufwand und dem
Projektmanagement kommt die zentrale Aufgabe zu, die unabhängigen Dienstleister zeitlich
abgestimmt und unter Berücksichtigung wechselseitiger Abhängigkeiten zu integrieren“,
erläutert Mirko Minnich, CIO des global tätigen E-Commerce Dienstleisters NETRADA.
Eine große Herausforderung an den Projektmanager in solch einer Konstellation ist, die
verschiedenen externen Spezialisten in der Gestaltungsphase der E-Commerce-Strukturen
unter einen Hut zu bringen und damit einen offenen Kommunikationsfluss und die zeitnahe
Abstimmung von Inhalten zu gewährleisten. So auch der Fall beim Launch komplett neuer
Online-Shops für die Marken Cecil und Street One. In diesen Projekten wurde der größte Teil
der Infrastruktur, Hosting, Online-Shop, Warenwirtschaft und Logistik aufgrund der knappen
Projektlaufzeit mit der Unterstützung externer Dienstleister initial aufgesetzt. Gerade im
Sinne der zeitlich aufeinander abgestimmten Integration dieser Dienstleister in den Work-
Flow war agiles Projektmanagement ein hilfreiches Management-Tool: Bei dieser
Verzahnung unabhängig voneinander operierender Akteure und Projektzweige kann agiles
Projektmanagement seine Stärken ausspielen.
Im Gegensatz zu klassischem Projektmanagement zeichnet sich agiles Projektmanagement
durch den flexiblen Umgang mit sich ändernden Zielanforderungen und ein durchgängig
iteratives Vorgehen aus. Dazu setzt agiles Projektmanagement auf eine möglichst kurze
initiale Entwurfsphase, bei der zunächst der Projektrahmen und die ersten Anforderungen
festgelegt werden, und mehrfache, kurze Iterationen von Anforderungsanalyse, Design,
Umsetzung und Test. So sorgt agiles Projektmanagement für schnelles Feedback zwischen
den Akteuren und eine flexible, situationsbezogene Umsetzung und Anpassung der Ziele.
Agiles Projektmanagement hat die richtigen Antworten auf die Fragen, die der vielschichtige
Aufbau oder der Relaunch von E-Commerce-Angeboten stellt.

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Markenverantwortliche haben für lange Zeithorizonte bei der Umsetzung eines Webshops oft
wenig Verständnis. Doch für einen kompletten Neuaufbau werden normalerweise mehrere
Monate benötigt. Oft bietet sich jedoch eine Abkürzung an, indem sich das Unternehmen
zum Start zunächst auf eine reduzierte Anzahl an Funktionalitäten beschränkt und weitere
Ausbaustufen zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügt. So etwa auch beim Launch der Online-
Shops von Cecil und Street One, wo weitere Ausbaustufen später hinzukamen, was aber
dem Gesamteindruck zum Start nicht beeinträchtigt hat. Diese situationsbezogene Flexibilität
ist ein typisches Merkmal für eine agile Vorgehensweise in Projekten im Versandhandel.
Eine häufig zu beobachtende Herausforderung bei der Umsetzung eines Online-Shops ist
die Integration der Design- und Programmierer-Teams im Projektalltag. Häufig gibt es
Schwierigkeiten, wenn das Design den praktischen Anforderungen des Shops und der
Programmierung nicht entspricht. Beim Relaunch von Online-Shops bilden beispielsweise
ungenaue Vorgaben an das Design-Team seitens der IT eine Problematik. Es entsteht eine
Schieflage, die im Normalfall dazu führt, dass das Ergebnis nur noch wenig mit den
ursprünglichen Anforderungen zu tun hat. Ein für alle Seiten unbefriedigendes und potenziell
kostspieliges Resultat. Durch die konsequente Anwendung agiler Methoden kann diese
Schieflage zwischen den Teams in diesen Projekten rechtzeitig erkannt und ohne
Mehrkosten aufgelöst werden.
Beim klassischen Projektmanagement führen Fehlentwicklungen, wie sie etwa durch einen
einseitigen Fokus auf das Design des Web-Auftritts entstehen können, zu langen
Abstimmungszyklen – es geht viel Geld und Zeit verloren. Beim Aufbau der Online-Shops
von Cecil und Street One wurden beispielsweise Veränderungen bei der Software nötig, auf
den ersten Blick nur kleine Anpassungen, allerdings zu einem recht späten Zeitpunkt. Mit
klassischem Projektmanagement würde ein solch unerwarteter Change einen besonderen
Prozess und einige Änderungen nach sich ziehen, die beide wiederum Zusatzkosten
verursachen. Alleine für die Bewertung und Analyse des Sachverhaltes kommen mit all den
involvierten Personen, schnell Kosten von mehreren tausend Euro für einen solchen noch
relativ kleinen Change Prozess zusammen.
Im Agilen Projektmanagement gibt es solche Turnarounds und Change-Management
Prozesse schlicht nicht: Ganz einfach, weil diese in der Natur des Agilen
Projektmanagements verankert sind. Neue Anforderungen können hier im Prinzip beliebig
hinzugefügt, entfernt oder verändert werden, ohne dass dies einen Kosteneffekt hat. Agiles
Vorgehen ermöglicht es, den Kunden verschiedene Lösungswege offen zu halten und diese
immer weiter anzupassen. Gleichzeitig herrscht durch das Plus an Feedback größere
Kosten- und Zeittransparenz.
Agiles Projektmanagement erfordert idealerweise, dass Teams Herausforderungen auf dem
kurzen Weg lösen. Große geographische Distanzen zwischen den verschiedenen Teams
sind beim Aufbau agiler Strukturen eine Hürde. Im Falle von Cecil und Street One sorgte die
räumliche Trennung von den externen Dienstleistern zeitweise für Probleme, weil sie
Feedbackschleifen und gemeinsame Arbeit an Zielen verzögerte. Die Effizienz war stets
dann am größten, wenn die verschiedenen Teams zusammensaßen.
FAZIT
Agiles Projektmanagement unterstützt Unternehmen dabei, während der Gestaltungsphase
flexibel auf Herausforderungen und Anpassungen reagieren zu können und dafür weniger
Geld und Zeit investieren zu müssen, als im Falle „klassischen“ Projektmanagements.

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Gerade bei Projekten in der Versandhandelsbranche, die durch eine Beteiligung und
notwendige Integration zahlreicher großer und kleiner externer Dienstleister zur Umsetzung
von E-Commerce-Strukturen gekennzeichnet sind, unterstützt agiles Projektmanagement die
effiziente Einbindung aller Akteure und einen kontinuierlichen Dialog mit dem Management.
Agile Methoden sorgen dafür, dass die Auswahl und Abstimmung zwischen den
verschiedenen Dienstleistern und Projekt-Teams enger, schneller und flexibler werden.
Beim Aufbau oder der Neugestaltung von Online-Shops steht in Vorgesprächen mit den
Markenverantwortlichen oft einseitig das Design im Fokus – auf Kosten der praktischen und
funktionalen Umsetzung des Web-Auftritts. Hier hilft agiles Projektmanagement durch sein
integriertes Change Management frühzeitig und fortwährend, Fehlentwicklungen zu
erkennen, diese konsequent zu benennen und ihnen rechtzeitig entgegenzuwirken.
Hamburg, im Dezember 2012
Der Autor
Thorsten Sturm hat 20 Jahre Erfahrung in der Softwareentwicklung, u.a.
als Leiter der Entwicklung für ein Softwarehaus. Seit sechs Jahren ist er
als Projektmanager mit Schwerpunkt auf dem Einsatz agiler Methoden
tätig. Er verfügt über Zertifizierungen in traditionellem (PMP) und agilem
Projektmanagement (CSM, CSP). Als technischer Projektleiter ist er
verantwortlich für die Durchführung diverser E-Commerce-Projekte. So
war er beim Aufbau der Online-Shops der Marken Cecil und Street One
als IT-Projektmanager unterstützend für die CBR eCommerce GmbH
sowie beim Aufbau von Online-Shops für die damalige D+S E-
Commerce GmbH (heute: NETRADA Europe GmbH) tätig.