Support du webinar sur les fonctions documentaires de Alfresco FR

1. Gestion Documentaire

2. Agenda
Gestion Documentaire et ECM
Fonctionnalités
Administration
Pour aller plus loin ...

3. Agenda
Gestion Documentaire et ECM
Fonctionnalités
Administration
Pour aller plus loin ...

4. Gestion documentaire et ECM
La gestion de contenu (ECM) s’oriente autour de la mise à disposition, de
contenus divers au sein d’une plateforme. Ces contenus peuvent être
de tout type (contenus html web, photos, archives légales etc …)
La gestion documentaire (GED) est une application particulière de la
gestion de contenus, appliquée aux documents. Une plateforme de
GED assure leur stockage et pilote leur cycle de vie (création, mises-à-
jour, suppression).
ECM systems

5. Gestion documentaire et ECM
Pour mettre fin à une idée reçue …
L’interface Share est apparue en version 3.0 d’Alfresco, offrant des
fonctionnalités collaboratives
Alfresco 3.0
Depuis la version 3.4, l’interface Share permet le travail collaboratif et la
gestion documentaire
Alfresco 3.4

6. Agenda
Gestion Documentaire et ECM
Fonctionnalités
Administration
Pour aller plus loin ...

7. Contenu et propriétés
• Gestion de tout type de contenu
(.doc .ppt .xls .jpg .mp3 .mp4)
• Métadonnées – informations sur
le document
o Nom, Titre, auteur, dates de création Propriétés
et modification, ...
• Support de types et aspects
personnalisés Document
• Extensible
o Nom de client, référence, ...

8. Un modèle de données flexible
Type = Rapport Type = Contrat Type = Email Type = Cas
Attributs du type Attributs du type Attributs du type Attributs du type
Sujet Date d’effet Sujet Format
Date d’envoi Valeur Expéditeur
Résumé Destinataires
Aspect = Client
Attributs de l’aspect
Nom de client
Référence
Contact
Statut

9. Organisation du contenu
• Stocke le contenu dans un
“espace”
• Navigation par
Dossier Propriétés
o Dossier
o Tag
o Catégorie Document
o Filtres (ex: favoris)

10. Suivi de version
• Plus besoin de changer
le nom de fichier
o Alfresco –v1.ppt
o Alfresco – v1.2.ppt Dossier Propriétés
o 2010-05 Alfresco.ppt
• Conservation des
relations entre versions Versions Document
• Retour en arrière
• Traçabilité

11. Contrôle d’accès
• Verrouillage pendant
l’édition
o Limite les risques de conflit
Verrou Dossier Propriétés
• Sécurité par permissions
• Qui a accès
• Avec quel droit
Version Document Rôles
• Les permissions sont agrégées
pour définir des rôles
lecteur, éditeur, contributeur,
collaborateur, coordinateur Sécurité

12. Contrôle d’accès
Collaborateur
Coordinateur
Contributeur
Lecteur
Editeur
Les rôles par
X X X X X V ir e p c s e lec n n
o s ae t o te u
défaut
X X X M ttreàjo r, é ite
e u d r
X X X A u ru c n n
jo te n o te u
X X X E ite le p p té
d r s ro rié s
X In ite d s u a u
v r e tilis te rs
X D v n p p ta
e e ir ro rié ire

13. Contrôle d’accès
Patti Jennifer
Risley Watmore
RH DG

14. Rendus, transformations et commentaires
• Création de fichiers
associés
• Transformation vers des Verrou Dossier Propriétés
formats différents
Ex: HTML, MS Office, PDF, Images
• Permet le commentaire Version Document Rôles
sur des contenus
o Les commentaires sont gérés
comme des objets indépendants Sécurité Rendus Commentaires

15. Prévisualisation Flash
Prévisualisation Flash des documents dans le
navigateur
• Aucune installation sur le poste client
• Zoom, multi-pages
• Streaming des pages (bande passante)
• Fichiers PDF, MS Office, Texte, Image
• Cas d’usage :
> Recherche d’une information dans un document
> Recherche d’un document à télécharger

16. Prévisualisation Flash

17. Règles et Actions
• Une règle de contenu est
appliquée à un espace
Règles
• Une règle de contenu : Actions
1/ un évènement déclencheur (contenu
entrant / sortant / modifié)
2/ un ensemble de conditions
(sur le nom du contenu, son type, etc …)
3/ une action à appliquer
(déplacer le contenu, lui appliquer un aspect,
envoyer un mail etc …)
• On peut cumuler les règles, choisir
leur ordre
• Les règles ajoutent de l’intelligence
aux espaces

18. Workflows
• Basé sur le moteur Jboss
jBPM
Règles
Actions
• Propose toutes les
fonctions BPM
o Branchements, jointures et
conditions Workflow
o Script
• Gestion du cycle de vie
Ex : création, brouillon, relecture,
approbation, publication etc …

19. Workflows

20. Accès de type lecteur réseau partagé
• CIFS / FTP / NFS / WebDAV
o Emule un protocole réseau
o Peut être monté comme lecteur
partagé (CIFS) o Toutes les règles sont appliquées
o Les lecteurs réseau deviennent des o Toutes les permissions sont
espaces intelligents grâce aux règles respectées
o Permet le glisser-déposer dans o Le suivi de version est assuré si il est
activé.
l’entrepôt
o Permet l’édition directe avec les
logiciels associés

21. Accès de type lecteur réseau partagé
FTP
CIFS

22. Accès par client messagerie (IMAP)
Vos emails sont des contenus que vous pouvez
gérer dans la GED Alfresco :
• Aucune installation sur le poste client
• Compatibilité outlook, thunderbird, Apple
Mail
• Drag’n Drop des emails dans Alfresco
• Extraction et affichage des métadonnées
des mails

23. Accès par client messagerie (IMAP)

24. Recherche
• Opérateurs de recherche “à la
Google” pour le contenu
Règles
• Exemples : Actions
o Type – type:document
o Property – modified:today
o Date – created:“2009-01-01”
o Text – text:“alfresco faq” Workflow Recherche
• Possibilité de recherche
combinée
o AND, OR, NOT
• Recherche sur le contenu
plein-text et les métadonnées

25. Recherche avancée
• Basé sur le moteur de formulaire
o Extension du service de formulaire existant
• Chaque formulaire de recherche décrit les champs
disponibles pour la recherche
o Il est possible d’avoir autant de formulaire que de types de
recherche, par exemple :
• Tous documents de type “Z” avec l’aspect “X”
• Tous documents approuvés
• ...
• Les formulaires disponibles apparaissents dans une liste
déroulante de la page associée

26. Agenda
Gestion Documentaire et ECM
Fonctionnalités
Administration
Pour aller plus loin ...

27. Gestion des utilisateurs
Vous pouvez gérer des utilisateurs internes d’Alfresco,
mais aussi connecter Alfresco à un annuaire
d’entreprise (LDAP, AD …)
• Assignation des utilisateurs dans des groupes
• Profils riches des utilisateurs
• Recherche « Google » des utilisateurs
• Changement de mot de passe

28. Gestion des groupes
Vous pouvez gérer des groupes au sein d’Alfresco, ces
groupes peuvent être extraits d’un annuaire
d’entreprise (LDAP, AD …)
• Gestion de groupes et sous-groupes
• Recherche « Google » des groupes
• …

29. Tâches de réplication
• Réplication de contenu sélective entre entrepôts
Alfresco distincts
• 2 concepts importants
o Cibles de transfert – Détermine où transférer le contenu
o Travaux de réplication – Détermine le quoi et le quand du
contenu à transférer vers la cible
• A la demande ou planifié par des travaux de réplication
• Rapports et suivi des travaux de réplication
• Les transferts peuvent être chaînés
• Cas d’usage siège / succursales : production centralisée
de contenus, et transfert vers les agences locales

30. Tâches de réplication
Alfresco A Alfresco B Alfresco C
X Transfert X Transfert X
Transfert
Y Y
Alfresco D
Lecture /
X Ecriture
X Y Lecture
X
seule

31. Agenda
Gestion Documentaire et ECM
Fonctionnalités
Administration
Pour aller plus loin ...

32. Pour aller plus loin …
• Essayez Alfresco !
• Essai pendant 24 heures en mode Cloud
o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
• Version d’évaluation 30 jours
o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
• Vidéos de démonstration
o http://www.youtube.com/alfresco101

33. Ce qu’il faut retenir