Kuntien kokonaisarkkitehtuuria käsittelevässä Kurttu-seminaarissa 30.10.2013 pitämäni esitelmä. Laita viesti, jos haluat slidet käyttöösi, paivi.sutinen@espoo.fi, Jaan materiaalia vastavuoroisuusperiaatteella sekä yhdessä tekemisen ja oppimisen hengessä.

1. Kokonaisarkkitehtuurin hallinnalla
kaupunkihaasteet kuriin
Kurttu –seminaari 30.10.2013, Kuntatalo
Päivi Sutinen
KT, palvelujen kehittämisjohtaja

2. Missä ollaan, minne mennään ja
miten sinne päästään?
 Kunnan haaste on kansallinen haaste
 Kokonaisarkkitehtuurilla kustannusvaikuttavuutta ja
tuottavuutta
 Teoriaa vai käytäntöä
 Yhteentoimivuutta, missä?
 Kokonaisarkkitehtuurisatsaus, siis miksi?
Päivi Sutinen - @PSutinen
29.10.2013
2

3. Missä ollaan?
Kunnan haaste
on kansallinen haaste
29.10.2013
3

4. Haasteena toiminnan ja talouden tasapaino tulevaisuudessa
• Kustannusvaikuttavuus paremmaksi – lupaus veronmaksajille (asukas ja yritys)
• Tuottavuus paremmaksi – lupaus työntekijöille (henkilöstö ja yritys)
Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi
29.10.2013
4

5. Ratkaisu 1.
Tunnistetaan haasteen juurisyyt
Kriittistä miten
muutetaan
Asiakkuuden määrittäminen siiloutuu
• johtaminen ja toiminta
hallinnoinnista
asiakkuusperustaiseen
toiminnan hallintaan
ja kehittämiseen
• tehtävien ja
velvoitteiden
hoitaminen
asiakaspalveluksi
• organisaatio/yksikkö
määrittää
• professio määrittää
• asiakas on jokaisen siilon
asiakas erikseen
• asiakastieto ei leviä
• asiakkuus pirstaloituu
TEKEMINEN, TUOTTAVUUS, VAIKUTTAVUUS
Päivi Sutinen - @PSutinen

6. Ratkaisu 2.
Otetaan haasteet haltuun asiakkuus edellä
Asiakkuuksien hallinta
Palvelujen järjestäminen
Palvelutuotanto
Asiakkaat, käyttäjät,
järjestäjät, tuottajat, kehittäjät
Hyvinvointi,
elinvoima,
kilpailukyky
palvelut, prosessit, tieto
Johtaminen ja kehittäminen
kokonaisarkkitehtuuri työkaluna
Päivi Sutinen - @PSutinen
29.10.2013
6

7. Missä ollaan?
Kokonaisarkkitehtuurilla
kustannusvaikuttavuutta ja tuottavuutta
29.10.2013
7

8. Kokonaisarkkitehtuuri – määritelmän
mukaan
Toimintaarkkitehtuuri
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on
 toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja palvelujen,
Tieto tietojen,
arkkitehtuuri
 tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien
palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne
Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen
lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen
rakenteiden hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta
tavoitetilaan valikoiduilla kehittämisalueilla
.
Tietojärjestelmäarkkitehtuuri
Teknologiaarkkitehtuuri
Avainsanoina
• strategialähtöisyys
• asiakaslähtöisyys
• toimintalähtöisyys
29.10.2013
Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
8

9. Kokonaisarkkitehtuurin hallinta määritelmän mukaan
Periaatteellinen
Taso –
MILLÄ EHDOILLA
• Espoon asiakkaat ja
sidosryhmät
Käsitteellinen
Taso - MITÄ
• Tavoitteet joita Espoon toiminnalle on asetettu (lainsäädäntö, omat strategiset tavoitteet)
• Tehtävät jotka Espoon on toteutettava tavoitteen saavuttamiseksi (lakisääteiset, Itse
asetetut)
• Mittarien määrittely ja riskien hallinta jolla ohjataan toimintaa ja seurataan tavoitteiden
toteutuminen
Arkkitehtuuriperiaatteet
Kehittämisvaatimukset
ja tavoitteet
Toimintaarkkitehtuuri
Tietoarkkitehtuuri
Sidosryhmät
Palvelusalkku
• Tieto, jota prosessin toteutuksessa
tarvitaan tai prosessissa tuotetaan
• Palvelut, joilla tehtävät
toteutetaan
Prosessit-järjestelmät
Prosessien kuvaus
• Prosessit, joilla palvelut
tuotetaan
Teknologiaarkkitehtuuri
Käsitemalli
SITO SOTET TYT PALI
Looginen
Taso - MITEN
Tietojärjestelmäarkkitehtuuri
KOHA SITO SOTET TYT PALI
Prosessitiedot
Loogiset tietovarannot
Liittymät ja rajapinnat
Fyysiset tietovarannot
Fyysinen
Taso - MILLÄ
9
Järjestelmäsalkku
Teknologiasalkku

10. Minkä alan ammattilaisia
on nyt paikalla, miettimässä
kokonaisarkkitehtuurikysymyksiä kuntasektorilla:
ICT vai toiminnan johto?
MUTTA
missä ollaan ja miksi – kansallisesti ja paikallisesti?
Teoriaa vai käytäntöä
29.10.2013
10

11. Kokonaisarkkitehtuuri –työkalun käytön
kriittiset kohdat
Toimintaarkkitehtuuri
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on
 toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja
Tietopalvelujen,
arkkitehtuuri
 tietojen,
 tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien
palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne
Tietojärjestelmäarkkitehtuuri
Teknologiaarkkitehtuuri
Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen
lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden
hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan
valikoiduilla kehittämisalueilla
Avainsanoina
.
• strategialähtöisyys
• asiakaslähtöisyys
• toimintalähtöisyys
29.10.2013
Päivi Sutinen - @PSutinen
Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
11

12. Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen työkalu,
joka auttaa toiminnan, tiedon, tietojärjestelmien ja teknologian yhdistämisen
hallinnassa
Strategia
•
Strategiset tavoitteet
•
Hallintomallit ja
rakenne edellä
edelleen
Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
Toimintanäkökulma
Toiminta-arkkitehtuuri
•
•
•
Tietoarkkitehtuuri
+
•
•
Teknologia-näkökulma
Asiakkaat
Palvelut
Prosessit
Kustannusvaikuttavuus
E
T
E
N
E
M
I
N
E
N
TK
OE
I H
M I
I T
NT
TÄ
AM
V I
EN
TE
ON
I
N
E
N
Koska
toiminnallista
yhteentoimivuutta ei
ole ratkaistu
Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet
Tietovirrat prosessien välillä
Järjestelmäarkkitehtuuri
•
•
Tiedon tuottamisessa käytettävät sovellukset
Sovellusten väliset integraatiot
Teknologia-arkkitehtuuri
•
•
Fyysinen teknologiainfrastruktuuri
Standardit, integraatioratkaisut
Päivi Sutinen - @Psutinen, mukaellen Jussi Vira
Järjestelmät ja
teknologia
edellä edelleen
12

13. Johtaminen ja ratkaisukehitys
Johtamisosaaminen
Toiminnan
nykytila ja tavoitetila
Toiminta
Päivi Sutinen - @PSutinen
ICT-osaaminen
Kehittämisen
hyöty- ja tuotostavoitteet
Ratkaisukehitykset
Palvelukehitys
toteutetaan
siilorakenteiden
sisällä

14. Kokonaisarkkitehtuuri –työkalun käytön
kriittiset kohdat
Toimintaarkkitehtuuri
Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on
 toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja
Tietopalvelujen,
arkkitehtuuri
 tietojen,
 tietojärjestelmien ja teknologian sekä niiden tuottamien
palvelujen muodostaman kokonaisuuden rakenne
Tietojärjestelmäarkkitehtuuri
Teknologiaarkkitehtuuri
Kokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen
lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden
hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan
valikoiduilla kehittämisalueilla
Avainsanoina
.
Innostaako ja kannustaako
arkkitehtuurityö johtoa,
näkyvätkö hyödyt johdolle?
• strategialähtöisyys
• asiakaslähtöisyys
• toimintalähtöisyys
29.10.2013
Päivi Sutinen - @PSutinen
Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
14

15. Esimerkki: arkkitehtuuri ja toiminta
Strategia
•
Strategiset tavoitteet
•
Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
Toimintanäkökulma
Toiminta-arkkitehtuuri
•
•
•
Tietoarkkitehtuuri
+
•
•
Teknologia-näkökulma
Asiakkaat
Palvelut
Prosessit
Kustannusvaikuttavuus
E
T
E
N
E
M
I
N
E
N
TK
OE
I H
M I
I T
NT
TÄ
AM
V I
EN
T
ON
I
N
E
N
Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet
Tietovirrat prosessien välillä
Järjestelmäarkkitehtuuri
•
•
Tiedon tuottamisessa käytettävät sovellukset
Sovellusten väliset integraatiot
Teknologia-arkkitehtuuri
•
•
Fyysinen teknologiainfrastruktuuri
Standardit, integraatioratkaisut
Päivi Sutinen - @PSutinen
29.10.2013
15

16. Miten sinne päästään?
Yhteentoimivuutta, missä?
29.10.2013
16

17. Ratkaisu 3:
Parannetaan tekemistä ja kehittämistä
MISSIO – VISIO – STRATEGIA
Miten toimintaympäristö ja oma tilanne vaikuttaa?
Missä on onnistuttava?
LIIKETOIMINTAMALLIT
Miten rahoitamme toimintamme?
Missä palvelutuotannossa olemme mukana?
TOIMINTAMALLIT
Miten toimimme, mitä teemme itse, mitä ostamme?
Miten kehitämme toimintaa?
TOIMINTA
A
PROSESSIT
Ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit
A
Tuottavuus
RESURSOINTI
Henkilöstö
HR-työ
Organisaatio
KYVYKKYYS
Tilat
Tieto
Tilatyö
Tietojärjestelmät
ICT-työ
Johtaminen ja
kehittäminen
KA:n avulla
Kustannusvaikuttavuus
Teknologia
29.10.2013
JUPS Heikkilää mukaellen

18. Ratkaisu 4:
Tunnistetaan paikalliset kyvykkyydet ja
yhteentoimivat ydinprosessit
Yhteiskunnan toimintakyky
Hyöty asiakkaalle
(Commodities)
Julkissektorin ydinprosessit
Asiakkuuksien hallinta -ydinprosessissa
määritetään
1. asiakkuuksien segmentit
2. segmenttien perusteella palveluvalikoima
Kriittisin
tekijä!
Palvelujen järjestämisen hallinta –ydinprosessissa
Kyvykkyydet
(Capabilities)
ratkaistaan organisaation kyvykkyyksien johtaminen,
kohdentaminen ja kehittäminen eli
määritetään, miten palveluvalikoiman tuottaminen toteutetaan :
1. omana tuotantona vs. markkinoilta ostettuna
2. keskitetysti vs. hajautetusti
Palvelutuotannon hallinta –ydinprosessissa
Toiminta
(Function)
määritetään
1. oman tuotannon tapa, sisältäen alihankinnan
2. markkinoilta ostetun tuotannon ohjaus, seuranta ja
valvonta
Lähde: Eija Nurminen
Päivi Sutinen - @PSutinen
18

19. Kokonaisarkkitehtuuri johtamisen ja kehittämisen työkalu,
joka auttaa omien ja ostettujen kyvykkyyksien kohdentamisessa ja kehittämisessä
Missio – Visio - Strategia
Toimintamalli
S
T
R
A
T
Ohjausprosessit
E
G
Ydinprosessit
I
1. asiakkuuksien hallinta
A
2. palvelujen järjestämisen hallinta
-
Asiakkuudet
Palvelut
Henkilöstö
-kyvykkyys
• Strategiset päämäärät, tavoitteet
• Kriittiset menestystekijät
• Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
Palveluostot
-kyvykkyys
3. palvelutuotannon hallinta
Prosessit
ICT
-kyvykkyys
Tukiprosessit
TILA
-kyvykkyys
J
A
Maankäyttö
-kyvykkyys
Tieto
Tieto
Tieto
Tieto
Tieto
Osaaminen
Perustehtävät
Markkinatuntemus
Tietojärjestelmät
Tilojen
rakentaminen
Kaavoittaminen
Johtaminen
Rakenteet
Markkinavaikutus
Teknologia
Tilojen kayttö
kunnossapito
Myynti ja
rakentaminen
Päivi Sutinen - @PSutinen
T
O
I
M
I
N
T
A
L
Ä
H
T
Ö
I
N
E
N
K
E
H
I
T
T
Ä
M
I
N
E
N
19

20. Johtaminen ja ratkaisukehitys
Johtamisosaaminen
Toiminnan
nykytila ja tavoitetila
ICT-osaaminen
Kehittämisen
hyöty- ja tuotostavoitteet
Toimintamalli
Toiminta
Organisaation
kyvykkyydet
HR – Ostot –ICT – Tilat - Maankäyttö
Päivi Sutinen - @PSutinen
Kehitysvaatimukset
Palvelukehitys
Ratkaisukehitys

21. Luonnos 10/2013
Ratkaisu 5.
Uudet keskeiset määritelmät
Kyvykkyysalue, kyvykkyys, palvelu ja prosessi
Määritelmät
Esimerkkejä
Kyvykkyysalue koostuvat organisaation kyvykkyyksistä, joiden avulla
toteutetaan organisaation strategia.
Kyvykkyydet koostuvat henkilöistä, prosesseista, informaatiosta ja
järjestelmistä, niitä käytetään palveluiden tuottamiseen ja ne määrittelevät
organisaation sisäisen toimintamallin
• edustaa ”mitä” -näkökulmaa
• kyvykkyydet ovat organisaation sisäinen näkökulma palveluntuotannossa
• kyvykkyys on eri asia kuin kompetenssi, joka kuvaa yksittäisten henkilöiden
tietojen ja taitojen tasoa
• palveluntuotannon kyvykkyys kertoo mitä Espoon kaupunki tarvitsee, jotta se
pystyy toteuttamaan strategiansa
• esimerkkejä: kuvantaminen, jätteenkeräys
Kyvykkyysalue
Henkilöstöhallinto
Perhe- ja
sosiaalipalvelut
Palkkahallinto
Lasten terapiapalvelut
Palkan laskenta
Lasten toimintaterapia
Palkan maksu
Lasten psykologiapalvelu
Palkkakuitin lähetys
Lasten puheterapia
Laske palkka
Tarjoa toimintaterapiaa
Maksa palkka
Tarjoa psykologiapalveluita
Tulosta ja lähetä
sähköinen palkkakuitti
Tarjoa puheterapiaa
lapsille
1
n
Kyvykkyys
1
n
Palvelut ovat kyvykkyyksiin verrattuna näkyvämpi elementti organisaation
ulkopuolelta katsottuna
• palvelut ovat kyvykkyyksiä hyödyntäviä aineettomia hyödykkeitä, jotka
määrittelevät asukkaille ja muille sidosryhmille esitettävän arvolupauksen
• esimerkkejä: röntgenpalvelut, jätteenkeräyspalvelut
Palvelu
n
n
Prosessi on kokoelma aktiviteetteja, jotka tuottavat halutun lopputuloksen
("miten")
• edustaa ”miten” -näkökulmaa
• prosessi kuvaa, kuinka yhtä tai useampaa kyvykkyyttä hyödynnetään
• esimerkkejä: ”kuvanna potilas”, ”kerää jätteet”
Prosessi
21

22. Ratkaisu 6.
Yhteensopiva ja toimintalähtöinen käsitteistö ja
sen systemaattinen käyttö
Ydinpalvelut
oleellisin syy miksi asiakas haluaa tai tarvitsee palvelua
Mistä
suurimmat
hyödyt?
Tukipalvelut
ydinpalvelun välttämätön osa
Minkä voi toteuttaa
DIGITAALISESSA KERROKSESSA?
Lisäpalvelut
tuo lisäetuja,
ei välttämättömiä
Mikä pitää toteuttaa
FACE TO FACE –KERROSESSA?
Asiointipalvelut
ohjaa ja neuvoo ydin-, tuki- ja lisäpalvelluista
8.12.2012

23. Ratkaisu 7: Yhteen sopiva julkissektorin
prosessi-kartta ja sen systemaattinen käyttö
Ohjausprosessit
Yhteisöt
Yritykset
Yhteisöt
Ydinprosessit
Yritykset
Y1.
Asiakkuuksien hallinta
Palveluvalikoima
Kuntalaiset
Y2.
ASIAKASTARVE
Palvelujen järjestämisen hallinta
Kuntalaiset
Palvelutarjooma
Käyttäjä
Y3.
Palvelutuotannon hallinta
Tukiprosessit
ASIAKASVAIKUTUS
Käyttäjä
Palvelut
asiakkaille
23

24. Miten sinne päästään?
Kokonaisarkkitehtuurisatsaus,
siis miksi?
29.10.2013
24

25. Kokonaisarkkitehtuurityön keskeisin haaste:
miten siilo- ja talousrakenteisesta kehittämisestä
toimintarakenteisiin perustuvaan kehittämiseen
Missio – Visio - Strategia
• Strategiset päämäärät, tavoitteet
• Kriittiset menestystekijät
• Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
S
T
R
A
T
Ohjausprosessit
E
G
Ydinprosessit
I
1. asiakkuuksien hallinta
A
2. palvelujen järjestämisen hallinta
-
Kuntien ydintehtävien tarkistaminen
Toimintamalli
Asiakkuudet
Julkissektorin ydinprosessien sopiminen
Palvelut
Prosessit
3. palvelutuotannon hallinta
Tukiprosessit
J
A
T
O
I
M
I
N
T
A
L
Ä
H
T
Ö
I
N
E
N
K
E
H
I
T
T
Ä
M
I
N
E
N
Palveluostot
-kyvykkyys
ICT
-kyvykkyys
Tieto
Tieto
Julkissektorin kyvykkyyksien määrittäminen
Tieto
Tieto paikallisesti
Tieto
Osaaminen
Perustehtävät
Markkinatuntemus
Tietojärjestelmät
Henkilöstö
-kyvykkyys
Johtaminen
Rakenteet
Markkinavaikutus
Päivi Sutinen - @PSutinen
TILA
-kyvykkyys
Tilojen
rakentaminen
Maankäyttö
-kyvykkyys
Kaavoittaminen
Yksityissektorin kyvykkyyksien määrittäminen
Teknologia
Tilojenpaikallisesti
kayttö
Myynti ja
kunnossapito
rakentaminen
25

26. Kokonaisarkkitehtuurityön keskeisin haaste:
miten siilo- ja talousrakenteisesta kehittämisestä
toimintarakenteisiin perustuvaan kehittämiseen
Strategia
•
Strategiset tavoitteet
•
Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
Toimintanäkökulma
Toiminta-arkkitehtuuri
•
•
•
Asiakkaat
Palvelut
Prosessit
Kuntien ydintehtävien tarkistaminen
Julkissektorin ydinprosessien sopiminen
TK
OE
I H
M I
I T
NT
TÄ
AM
V I
EN
T
ON
I
N
E
N
Julkissektorin kyvykkyyksien tunnistaminen paikallisesti
Kustannusvaikuttavuus
E
T
E
N
E
M
I
N
E
N
joustavaan
Yksityissektorin kyvykkyyksien tunnistaminen paikallisesti
Tietoarkkitehtuuri
Tietovarannot
käyttöön:
+
Teknologia-näkökulma
Perustietovarannot ja tietoluokittelu kuntoon
Järjestelmäarkkitehtuuri
Järjestelmät mahdollistamaan paikalliset palvelutarjoomaratkaisut:
Avoimet rajapinnat
Teknologia-arkkitehtuuri
Päivi Sutinen - @PSutinen
Teknologia mahdollistamaan tiedon liikkumisen:
ICT-palveluväylä / X-Road
29.10.2013
26

27. Miten kokonaisarkkitehtuurilla
enemmän aikaan?
ToimintaKokonaisarkkitehtuuri (KA) on
arkkitehtuuri
 toiminnan eli asiakkuuksien, prosessien ja
palvelujen,
 tietojen,
TietoTietojärjestelmä Kriittinen riski: ja teknologian sekä niiden Vähemmän yksityiskohtia,
tietojärjestelmien
arkkitehtuuri
arkkitehtuuri
enemmän modulaarisuuteen
ICT-osaamisvetoinen
tuottamien palvelujen
perustuvaa kokonaishallintaa.
arkkitehtuurityö etäännyttää
muodostaman kokonaisuuden rakenne
kaupunkien ydintoimintoja
Vähemmän hallintoa,
Johtavat kehittämistyöstä
TeknologiaKokonaisarkkitehtuuri on kokonaisvaltainen enemmän paikallisesti johdettua
arkkitehtuuri
lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden ydintekemistä.
kunnan
hallitsemiseksi ja kehittämiseksi nykytilasta tavoitetilaan
Vähemmän siilotoimintaa,
valikoiduilla kehittämisalueilla
enemmän kokonaisuuden kautta
Avainsanoina
priorisoitua tekemistä.
.
• strategialähtöisyys
Kriittinen mahdollisuus:
• asiakaslähtöisyys
Vähemmän käsitekikkailua,
KYVYKKYYSKARTTA
• toimintalähtöisyys
enemmän käsitteellistä selkeyttä
toimintaperustainen rakenne
(esim. palvelu vs. ict-palvelu).
johtamisen ja kehittämisen
kohdentamiseen
Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen, Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen
Päivi Sutinen - @PSutinen
29.10.2013
27

28. Kansallinen tavoite
kitkattomasti yhteentoimiva ja
teknologiaa tarkoituksenmukaisesti hyödyntävä Suomi.
Saavuttaminen edellyttää
sekä julkissektorin että yritysten osalta
paikallisten kyvykkyyksien
asiakkuusperustaista ja toimintalähtöistä
johtamista ja kehittämistä.
Kiitos!
Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi
@Psutinen
paivi.sutinen@espoo.fi
sutinen.paivi@gmail.com
29.10.2013
28