Présentation générale de Qweeby

1. Dématérialisation fiscale de factures clients
avec Qweeby

2. Qweeby
Qweeby conçoit et opère un dispositif de dématérialisation fiscale de factures
clients utilisé par des entreprises situées sur toute la France (et en Espagne)
Qweeby part des factures PDF émises par l’outil de facturation de l’émetteur et
les transmet à tous ses clients dans un format exploitable (privé ou standard)
Qweeby est notamment opérationnel pour les flux destinés à Auchan France
(format privé), Carrefour France et Casino (GS1 XML)
L’offre Qweeby est modulaire pour faciliter le démarrage et la montée en
puissance des émetteurs de factures de toutes tailles sans leur imposer de
coût de mise en œuvre
Le dispositif Qweeby est conçu pour insérer la dématérialisation dans le
process de facturation en place sans modifier l’organisation et les pratiques
Trois années de R&D ont été nécessaires pour concevoir et mettre en œuvre
le dispositif
L’équipe fondatrice est constituée d’anciens de GS1 France et d’experts de la
cryptographie
© QWEEBY – 2012 – La technologie Qweeby est protégée par l’APP – Qweeby est une marque déposée

3. Les bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation permet à l’émetteur et au récepteur de réduire leurs coûts et de
fiabiliser leurs processus
Côté émetteur Côté récepteur
 Fiabilisation du processus de facturation  Réduction des coûts opérationnels :
• Réduction des temps de transmission • Moins de manipulations en réception
• Traçabilité et visibilité sur la remise de la facture • Pas de ressaisies
• Alertes et relances automatisées • Automatisation des processus de traitement
 Réduction des frais généraux : • Moins de manipulations de classement
• Moins de papier et d’impressions • Moins d’archives à conserver
• Moins d’affranchissement • Accès facilité aux factures (en ligne)
• Moins d’archives à stocker
• Suppression de coûts de numérisation / LAD /
 Réduction des coûts opérationnels RAD
• Moins de manipulations (envoi, classement,  Fiabilisation de la gestion des paiements
mise sous pli, affranchissement, bourrages…)
• Fiabilisation du circuit de validation des factures
 Création d’un avantage concurrentiel (et réduction du cycle de traitement)
• Facteur différentiant • Fiabilité des données de facturation
• Généralisation aux donneurs d’ordres
 Développement durable
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4. L’enjeu : les données
Dans les flux de facturation ce qui intéresse le destinataire ce sont les données,
idéalement dans un format exploitable, et non le support de transmission
Emetteur Informations Récepteur
L’émetteur met les informations sur un
Facture Facture
support matériel (papier) qu’il transmet
au destinataire… qui s’empresse de
saisir dans son propre système
Les données circulent directement d’un
système à l’autre par voie EDI
Rapide Fiable Coûteux Bilatéral
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5. Le papier : une solution lourde et coûteuse
Numériser la facture en réception est une solution coûteuse et illogique… Il est
préférable que l’émetteur génère à la source un flux exploitable
Emetteur Récepteur
Réalisation Dépôt à la Réception du Saisie Classement
de la facture Poste courrier comptable de la facture
Impression et Classement Contrôle et Emission du
mise sous pli de l’archive validation paiement
Le côté matériel du flux d’information introduit des opérations lourdes et coûteuses
Supprimer réellement le support matériel (dématérialisation fiscale) permet
de supprimer des opérations lourdes et coûteuses, telle que la numérisation
de factures fournisseurs réalisée par les récepteurs (à leurs frais)
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6. Insérer la dématérialisation dans le
processus de facturation est délicat
Les factures électroniques doivent se glisser dans le processus de facturation existant sans
en dégrader la productivité. Ceci est d’autant plus délicat lorsque les factures électroniques
sont noyées dans un flux de factures papier
Produire la facture
à partir des outils
de facturation Signer
électroniquement Déposer la facture
la facture dans le dispositif
d’archivage Transmettre la
électronique facture au
destinataire
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7. Pour l’émetteur, la véritable difficulté de
la dématérialisation est ailleurs
La dématérialisation fiscale des factures conduit à gérer des exigences clients et
une diversité de format / protocoles qui n’existaient pas avec le papier
Papier Client 1
PDF Signé en
GS1 XML
Client 2
PDF Signé et
Emetteur format propriétaire
Client 3
PDF Signé en FTP Client 4
EDI Client …
L’émetteur est conduit à faire face aux attentes et exigences de ses clients…
Est-ce à lui de les gérer ?
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8. La réponse de Qweeby
Que la dématérialisation
…à quelques factures
soit à votre initiative ou en
papier dans une
réponse à des demandes …passez facilement majorité de factures
de vos clients… de quelques factures électroniques
dématérialisées dans une
masse de papier…
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9. Les bénéfices du dispositif Qweeby
Gestion fluide et transparente de la cohabitation électronique / papier
Insertion totale dans le processus de facturation en place sans imposer de
changement dans la forme des factures et les pratiques
Modularité complète permettant de démarrer facilement et rapidement, puis
de monter en puissance avec un ROI rapide
Adaptation totale au contexte de l’émetteur
Interopérabilité avec les dispositifs d’archivages probatoire et certificats
Capacité à adresser tous les clients : du grand donneur d’ordre au plus petit
destinataire
Fourniture systématique d’un fichier d’intégration (données de la facture
dans un format exploitable) privé ou standard
Traçabilité et fiabilisation du processus de transmission (suivi, relances,
alertes, notifications…)
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10. Un dispositif validé…
Les e-DOC Awards sont organisés par la GS1 France (ex. Gencod EAN) regroupe
FedISA (Fédération de référence dans la les acteurs de la grande consommation
gestion documentaire). et organise leurs interactions.
Ils valident la conformité aux exigences La qualification GS1 France valide la
réglementaires et la contribution à la capacité à produire un flux conformes
diffusion de la dématérialisation par des aux standard GS1 XML à partir de
innovations d’usage factures PDF
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11. …et totalement interopérable
Ce n’est pas à l’outil de dématérialisation de dicter les choix de l’entreprise en
termes d’identité numérique (certificats) et d’archivage électronique
Autorités de certification et archiveurs partenaires :
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12. Les avantages de Qweeby
Une expertise reconnue de
Une offre modulaire qui permet de
la dématérialisation de
démarrer puis monter en puissance 2011
documents
Un dispositif spécifiquement conçu La maîtrise des protocoles
pour les émetteurs de factures techniques (PKCS, XAdES, AS2…)
Une équipe de support et
Le respect des standards
d’exploitation qui veille en continu à la
d’interopérabilité
qualité du service rendu
Des partenariats avec Des connexions avec
des acteurs de référence les grands donneurs
d’ordres prescripteurs
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13. Les points clés de l’approche Qweeby
Mise en œuvre à coût Adaptation aux outils, Des bénéfices réels et
limité avec une à l’organisation et au immédiats pour
logique d’options fonctionnement l’émetteur et ses
• Pour démarrer sans gros • Pour permettre des gains
clients
investissement opérationnels rapides • Traçabilité totale des envois
• Alertes de consultation
• Pour adapter les dépenses à • Pour limiter les impacts
• Formats d’intégration
la montée en puissance organisationnels et faciliter
• Accès illimité aux factures
• Pour assurer un ROI rapide l’acceptation du changement
transmises (pendant 12 mois)
et continu • Pour s’adapter aux cas de • Contrôle possible des
figure existants signatures à réception
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14. En pratique : en quelques secondes les
factures client sont signées et prises en charge
L’émetteur dépose toute sa facturation dans
la boite d’envoi installée sur son bureau (au
format PDF)
Les factures sont automatiquement triées
entre factures à dématérialiser et factures à
envoyer par courrier (option)
Les factures à envoyer par courrier sortent
directement sur l’imprimante locale
Les factures à dématérialiser sont signées
électroniquement par l’émetteur puis
transmises automatiquement à la plateforme
Qweeby qui assure leur transmission finale Comptabilité
avec la plupart
(avec traçabilité totale) et leur dépôt dans le
les certificats de
dispositif d’archivage signature agréés
MINEFI
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15. Toutes les factures sont transmises
par des modes sécurisés et tracés
• Notification e-mail adressée à une ou plusieurs
Factures adresses de contact (nombre illimité)
• Suivi de la consultation de la notification et du
transmises via chargement de la facture, avec notification à
QweebyNET l’émetteur
• Conservation des logs de consultation et chargement
Factures • Transmission par protocole AS2
destinées à • Protocole doublement sécurisé (authentification et
cryptage par clé publique / clé privée)
des donneurs • Remise confirmée par un accusé non répudiable
d’ordres • Garantie de transmission intègre et sans interception
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16. Les options permettent d’adapter la
dématérialisation à tous les contextes
Application de
Adaptation à la l’instruction fiscale de
volumétrie janvier 2007 Création automatique
des clients dans
QweebyNET
Détection automatique Prise en charge de
des factures à pièces jointes aux
dématérialiser factures
Découpage PDF
Signature en lot
Confort et ergonomie
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17. Et pour les tout petits émetteurs…
QweekFacture est une gestion commerciale en ligne, intégrant la dématérialisation
fiscale de factures, qui s’adresse aux émetteurs de factures manuelles
 Gestion commerciale complète :
– Portefeuille de clients, produits et commandes,
– Réception de commandes EDI
– Réalisation de devis, avis d’expédition, factures / avoirs…,
– Facture dématérialisée (289-V du CGI) native
– Outils de pilotage, rapports et états de suivi
– Personnalisation de l’environnement et des documents
www.qweekfacture.com
 Modèle tarifaire attractif
– Crédit utilisables sans limitation de durée
– Paiement en ligne par carte bancaire
– A partir de 10 € (équivalent à 20 factures 289-V émises)
– Utilisable pour tous les clients (hors donneurs d’ordres)
 Pré-paramétré
– Intégration des référentiels des points de facturation des
donneurs d’ordres
– Lien direct entre les factures et les commandes EDI
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18. Schéma d’ensemble
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19. Structure financière de Qweeby
SAS au capital de 139 950 €
Créée le 21 janvier 2009
RCS Saint-Etienne 509 919 692
Fondateurs Investisseurs
Aymen Ben
Eric Wanscoor Bernard Sion NOVARIS Equity
Abdallah 22,10 %
(président) (administrateur) (2 administrateurs)
(Tools4Com)
59,30 % 3,81 % 0,06 %
Alain Macaigne
Business Angel 14,73 %
Guillaume Bur Nicolas Voss Olivier Brizard
(Administrateur)
Parts en Parts en Parts en
industrie industrie industrie
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20. L’organisation de Qweeby
Eric Wanscoor
Président
Développement et Exploitation et support
Commercial et Marketing
maintenance applicative utilisateurs
Hanane Benali Marion Ruat
Aymen Ben Abdallah
(support clients) (chef de produit)
Ludovic Dudeck Macara Long
Olivier Brizard
(exploitation) (avant vente)
Abdel Zaiani
Hamid Hougli
(support partenaires)
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21. SAS au capital de 139 950 €
16 rue Jean-Sébastien Bach – 42000 Saint-Etienne
www.qweeby.com